SISTEMAS DE INFORMACION y tratamiento de documentacin para archivos de oficina Luisa Isabel pin castillo integrantes: Guadalupe Aparicio bautista

Sabina victoria Garca Ziga Katia itandehui apango salinas Josseline taniveth Hernndez naranjo Claudia Beatriz cajero Cedeo Javier Snchez espina Adriana Bernal ortega

Introduccin.01 Justificacin.........................02 Desarrollo del tema..03 Clasificacin de archivo por orden numrico..06 Qu es clasificacin de archivos07 Clasificacin de archivo por orden numrico08 En que consiste.....09 Como se organiza..10 Ventajas desventajas....11 Objetivo del archivo.......12 Importancia de la gestin de archivos13 Gestin documental alfabtica16 Sistema onomstico..17 Conclusin18 Bibliografa.19 ..
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Uno de los factores de mayor importancia en la administracin actual, es poseer informacin de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organizacin, como para la toma de decisiones., esto ha provocado que cada da se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos tcnicos para obtenerla, como de los sistemas de informacin que se desarrolla, con el objeto de lograr resultados oportunos y confiables. El sistema de informacin de una empresa es el punto bsico para una buena gestin administrativa, ya que a travs de sus componentes toma los datos desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboracin, al proceso de decisiones. Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la informacin se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrnicos de datos sean coherentes y acten como un todo que satisfaga los requerimientos de quienes deben hacer uso de dicha informacin.
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Debido a la gran informacin que se maneja en una empresa, se nos ha facilitado clasificarla por medio de diversos sistemas, se hace difcil el control y seguimiento de la documentacin en la empresa ; con esto, nace la necesidad de desarrollar un sistema de informacin, lo cual permitir contar con una herramienta adecuada para automatizar el proceso de gestin empresarial , el sistema de informacin nos apoyara en las actividades de la empresa , con ayuda del sistema de informacin realizaremos cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento , procesamiento y salida de informacin con esto tendremos una mejor aceptacin en el mbito laboral y empresarial .

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Para comprender lo que significa un buen sistema de informacin dentro de una entidad, es necesario identificar los objetivos que este persigue. En las empresas pueden existir innumerables sistemas de informacin, dependiendo del tipo de empresa los ms comunes son: 1.- El Sistema Contable: 2.- El Sistema de Costos 3.- El Sistema de Presupuesto Todo sistema cualquiera sea su naturaleza tiene un porque de su existencia, cada empresa sabe como aplicarlo y l porque lo aplica. Adems es muy importante saber como y donde se va a guardar la informacin de la empresa, uso y organizacin de la misma, todo esto depende de la clasificacin que la empresa le d a sus archivos. La clasificacin puede llevarse a cabo segn diversos criterios : Clasificacin Alfabtica Clasificacin Numrico Clasificacin Geogrfica
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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN.

Este trata fundamentalmente de: Elaborar los mtodos y desarrollar las tcnicas necesarias para adquirir y transmitir la informacin, as como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y utilizacin posterior. Servir de soporte al sistema de planificacin, recogiendo su contenido en documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente. Establecer causes para recoger la informacin interna y externa, lo cual es relevante para la vida de la empresa, transmitindola a aquellos que deben incorporarla a las operaciones a travs de sus decisiones. Proveer los medios para que la informacin procedente de los resultados de la actividad, sea elaborada de acuerdo con las reglas determinadas al efecto. Dar a conocer en forma sistemtica y organizada la informacin, a los ejecutivos y directores de la empresa, a travs de los sistemas de informacin, control y gestin.
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En nuestra empresa ordenaremos, clasificaremos y conservaremos , adecuadamente los documentos en un lugar determinado con el fin de localizarlos fcil, rpido, y protgelos de perdidas o deterioros.

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 Nos

Permitir clasificar nuestros documentos asignando a estos un numero, cada documento tendr una ficha informativa sobre el contenido del expediente. Utilizaremos colores, ndices auxiliares que faciliten su clasificacin.

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 Consiste

en asignar nmeros consecutivos a las personas o empresas que forman parte de nuestras operaciones. se hace una ficha con el nombre, el numero asignado y se archiva.

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*Al archivo principal. * El archivo miscelneo alfanumrico. * El tarjetero ndice. * El registro de nmeros asignados. En el archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos El archivo miscelneo alfabtico se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta que se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos. El Tarjetero ndice se organiza en el orden alfabtico por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numrico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre del corresponsal. El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relacin de los nmeros asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a ms de un corresponsal. 10

Ventajas
Su carcter es ilimitado. Es exacto. Es totalmente confidencial. Es de fcil identificacin.

Desventajas
La localizacin resulta difcil si no se tiene el numero. Es posible intercambiar nmeros si no se tiene un ndice. Es necesario un tarjetero ndice.

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 Ofrecer

al usuario la documentacin necesaria para que realice un trabajo especifico. Que tenga acceso rpido a la documentacin requerida. Establecer un archivado organizado de forma sistemtica de toda la documentacin empleada y necesaria. Conservara la memoria de la empresa o institucin.
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 Para

una empresa es necesario llevar una gestin documental; aunque a simple vista se pueda decir que no es de suma importancia. La gestin documental trae grandes beneficios para la empresa y para los que laboran en la misma; como por ejemplo la bsqueda de un documento de manera urgente. Otra ventaja de la gestin documental esta en la personalizacin y seguridad de los datos crticos en documentos en cualquier forma de informacin.
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 Esta

actividad es de gran ayuda para los ejecutivos y gerentes de una empresa ya que son quienes estn en busca de una manera mas eficiente, rpida y rentable de gestionar toda la informacin de la empresa que esta a cargo de ellos; y as mismo lograr que la administracin sea mas flexible. Pueden ser Organizados por: Fechas Alfabticamente Por movimiento

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 Se

apoyan de una base de conocimiento universal: el alfabeto. Tiene como fundamento el orden alfabtico de todas las letras del nombre o asunto. Los sistemas alfabticos se denominan directo, por que los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre en la unidad de conservacin (carpeta, bolsa, legajador, entre otros..) Los sistemas de orden alfabticos son tres:

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 Este

sistema se utiliza para ordenar nombres los cuales pueden ser: Nombres de personas naturales Nombres de razones o formas racionales:

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Podemos decir, que los Sistemas de Informacin de la Empresa son conjuntos organizados de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir informacin de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas en la empresa de modo que desempeen sus actividades de modo eficaz y eficiente. La informacin puede verse sobre personas, lugares, cosas o eventos internos a la empresa, o sobre el entorno que los rodea. Las personas utilizan la informacin para tomar decisiones, mantenerse informado sobre los recursos empleados y para planificar el futuro. La informacin tiene atributos de exactitud, fiabilidad y oportunidad.
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http://www.monografias.com/trabajos94/disenosistema-informacion-control-gestiondocumentos/diseno-sistema-informacion-controlgestion-documentos.shtml#ixzz2gIXQ7Muu http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf. shtml#ixzz2gIYsVhPQ

http://es.scribd.com/doc/53755479/CLASIFICACIONDE-ARCHIVO http://www.hispazone.com/Guia/91/Los-archivostipos-extensiones-y-programas-para-su-uso.html http://www.hipertexto.info/documentos/archivos.ht m

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