Variables de la comunicacin organizacional

Las organizaciones dependen de la comunicacin para coordinar las actividades de sus miembros, sobre todo cuando el entorno cambia imprevisiblemente.

Rasgos importantes del proceso de comunicacin

La

comunicacin es un proceso dinmico transaccional, personal y seriado.

 No

se puede hablar del comienzo o del fin de una comunicacin, ni tampoco que una idea en particular provenga de una fuente especfica, ni que la comunicacin tenga lugar tan slo en una direccin

La Comunicacin Dinmica

En 1960, David Berlo public lo que para muchos fue el comienzo de una nueva era en la comunicacin introduce la idea de que la comunicacin es un proceso dinmico e interactivo

 Si

aceptamos el concepto de proceso, debemos considerar a los acontecimientos y a las relaciones como dinmicas, cambiantes y continuas.

 Cuando

consideramos que algo es un proceso, damos a entender que no tiene un comienzo ni un fin, ni una serie fija de acontecimientos.

 La

comunicacin por tanto en un proceso de doble direccin es decir, un orador enva un mensaje a travs de un canal y las respuestas del receptor vuelven al orador.

La Comunicacin Transaccional
Otros

investigadores de la comunicacin; enfatizan lo que Berlo denomin un proceso dinmico y definen a la comunicacin como un proceso transaccional.

 En

esta definicin el prefijo trans significa mutuamente, recprocamente y se utiliza el prefijo inter que significa entre. El uso del prefijo trans (en transaccin).

 Lo

que nos indica que la comunicacin es un proceso recproco en el que ambas partes (el orador y el receptor) se afectan mutuamente al enviar y al recibir mensajes.

 En

un proceso transaccional:

Todos

los individuos estn ocupados en enviar (encodificar) y recibir (decodificar) mensajes simultneamente, ambos individuos comparten el proceso de encodificar y decodificar y cada uno de ellos afecta al otro.

Transaccional
Dentro

de una organizacin esta variable de la comunicacin se da cuando un individuo tiene que llegar a una comunicacin de acuerdos para poder desarrollarse y crecer en la misma.

es por esto que para coordinarse eficientemente con el resto de los miembros de la organizacin, cada uno de sus integrantes requiere contar con cierta informacin.

Por lo que la comunicacin transacconal en una organizacin se traduce en: Instrucciones de trabajo. Retroalimentacin sobre el desempeo. Noticias que permitan a las personas estar al da con respecto a los asuntos concernientes a su trabajo Informacin de carcter personal; informacin que humaniza las relaciones de trabajo.

La Comunicacin Personal

Sabemos

que son los individuos los que determinan el significado, no las palabras, las personas pueden asignar el significado que deseen a cualquier palabra o mensaje.

 La

percepcin es el proceso mediante el cual recibimos y organizamos los datos sensoriales procedentes del medio ambiente, los clasificamos, les damos un significado y una respuesta apropiada.

Segn sean nuestras necesidades, valores, sentimientos, apariencia fsica y las pasadas experiencias, responderemos o ignoraremos la informacin recibida.

 Por

consiguiente, debido a que la percepcin y la conducta sern distintas, debemos concluir que la comunicacin es un proceso altamente personal gobernado por interpretaciones nicas de los mensajes humanos.

 Por

tanto es una interaccin de forma conversacional que implica el intercambio de informacin verbal y no verbal entre dos o ms participantes, en un contexto organizacional en el que la comunicacin personal tiene una implicacin.

 Pues

la relacin entre individuos y la forma en que planean y regulan sus intercambios comunicativos. Estar regulada por su:

 Cultura

(rasgos atribuidos de las personas con base en estereotipos de raza, nacionalidad, clase social, etctera). Sociolgia (basada en los grupos de membresa y de referencia) Psicolgica (los rasgos que distinguen a unos individuos de otros).

Metas de la comunicacin personal

Placer, catarsis, respuesta manifiesta, respuesta encubierta. Por lo que, un buen comunicador deber proveer mensajes que se dirigirn, primordialmente, al mantenimiento de las relaciones.

Comunicacin Seriada
Denominamos

a este proceso reproduccin seriada de mensajes, debido a que implica una serie paso a paso de mensajes repetidos. Es fcil comprender que casi toda la comunicacin humana fluye de esta manera.

 El

juego de nios (denominado el telfono) sirve para ilustrar el proceso de la comunicacin persona-persona-persona. muy poca diferencia entre el juego de nios y el jefe que da una orden a sus empleados utilizando varios canales.

Hay

 Estos

ejemplos explican el proceso de una o ms personas enviando y recibiendo mensajes a una o ms personas que son reproducidos por medio de uno o ms canales hasta que llegan a su destino final.

Se reconocen ciertas debilidades en el proceso de comunicacin debido a su caracterstica seriada, pues los mensajes reproducidos en serie, como el agua en un gran ro, cambian debido a prdidas, ganancias, absorciones y combinaciones a lo largo del camino recorrido desde sus fuentes hasta el destino final.

Variables de la comunicacin organizacional

Dentro de toda institucin existen variables de la comunicacin que se dan entre sus miembros, las cuales deben de ser estudiadas y analizadas para poder planear estrategias de comunicacin

Cmo se manifiestan?
Las

variables de comunicacin se darn en el plano formal e informal, a travs de: programas de induccin, reglamentos, manuales de polticas, manual de procedimientos, etc.

 As

como las que no consten por escrito que sern las que gobiernan la interaccin de matizar, actualizar y, a veces, contravenir a las oficiales.

 Las

variables de comunicacin que no constan por escrito son muchas veces las que forman parte de la cultura real de la organizacin.

 Por

eso, muchas veces, slo cuando se dominan los aspectos informales es cuando se conocen verdaderamente las reglas de la comunicacin interpersonal en la organizacin.

Qu hacer:
Para

comprender las variables de la comunicacin organizacional ser necesario estudiar el comportamiento de la misma desde diferentes ngulos: la observacin, la encuesta, la interrogacin y los diferentes roles que juegan cada personaje dentro de la organizacin.

Cmo puede ayudar?

Su

estudio presentar una visin ms realista de las organizaciones con toda su complejidad: identificacin de las partes o subsistemas de la organizacin y har nfasis en la necesidad de interrelacin de stas entre s, con el todo y con los elementos externos ms importantes.

Misin de la organizacin ante las variables de la comunicacin

La

organizacin deber estar al tanto y cuidar con especial atencin la informacin recibida del entorno (social, econmico, poltico y cultural) y la informacin generada en el entorno.

Una empresa comunica al medio no slo a travs de escritos o declaraciones. Tambin, a travs de: resultados, logros, calidad del producto, servicio, etctera. Por ello, debe haber una estrecha relacin entre las demandas del entorno y la manera en que una organizacin responde.

Transaccional -dinmico
Aqu

las relaciones formales y las informales dentro del rol o papel que cada quien juega resulta indispensable para comprender la interaccin y no olvidemos que quien tiene el poder establece la reglas del juego.

 Relaciones

que se dan en trminos de proximidad, similitud de actitudes y complementariedad de necesidades. Situaciones que implican una relacin cooperativa.

Seriado- dinmico
Es

la variable de comunicacin en la cual a partir de la dinmica y la estructura de la organizacin lleva a una serie de comunicaciones que siguen en una continuidad.

Es decir, en un proceso comunicativo empresarial a partir de una serie de comunicaciones desde el inicio hasta el final de una jornada. Y de la participacin del individuo en la empresa para realizar el producto o servicio.

Estructura
Este

trmino se refiere a diferencias en la posicin que cada uno ocupa en un grupo especfico, es decir, a factores como el estatus o el poder. Procedimientos: tiene que ver con cuestiones como el inicio, la frecuencia o la terminacin del intercambio comunicativo.

Situaciones de las variables

Durante las primeras etapas de la relacin de trabajo, es necesaria cierta similitud entre las actividades del nuevo miembro y las de su supervisor con respecto a algunos aspectos clave, como el propio trabajo, el sentido de responsabilidad, el compromiso con el grupo y con la empresa, etc.

 En

etapas avanzadas los niveles ms profundos, como la similitud y complementariedad como variables, son determinantes de la amistad.

Quien domina los aspectos polticos de la vida organizacional sabe bien que la auto revelacin tiene lmites muy claros, ms all de los cuales uno se pone literalmente en manos de los dems.

Por eso, resulta tan fcil, para un observador atento encontrar en ese medio toda una serie de artimaas personales. Ya que con esto se logra una fachada de nter personalidad que da apariencia agradable al trato cotidiano.

Algunos conflictos y barreras en la comunicacin organizacional

La distorsin semntica La distorsin serial Sobre carga de informacin Escasez de informacin

Por ello el comunicador tiene la obligacin de cumplir con ciertos requisitos para crear estrategias.

Requisitos del estratega en comunicacin organizacional

Conocer a sus receptores tan a fondo como sea posible. Elaborar el mensaje considerando las capacidades comunicativas del receptor. Estructurar los mensajes en forma clara y sencilla.

Proporcionar al receptor la informacin necesaria y suficiente ni ms ni menos. Utilizar la redundancia; es decir, enviar el mensaje en distintas formas y medios. Comprender con claridad la funcin de los roles en la interaccin.

Conocer con detalle las reglas de comunicacin aplicables en su contexto y utilizarlas adecuadamente. Emplear canales alternativos. No olvidar que el principal responsable de que la comunicacin se lleve a cabo de forma exitosa es el emisor.

 La

comunicacin organizacional debe verse desde mltiples ngulos y la preocupacin del comunicador en esta rea debe ser darle una direccin adecuada, promover comunicaciones en todos los sentidos (hacia arriba, hacia abajo y fundamentalmente horizontal).

 Facilitar

y dar soporte a la interaccin entre los diferentes protagonistas, conocer el papel preponderante de los patrones formales e informales en materia de comunicacin grupal, interpersonal, transaccional, serial, dinmica, etc.

 Lo

anterior con la finalidad de que se den las tres necesidades bsicas de un miembro de una organizacin: induccin, control y afecto, lo cual se reflejar en un mayor grado de confianza y compromiso. Por ello, identificar el nivel de funcionamiento organizacional es el paso inicial para lograr un cambio.

Cuatro tcnicas centrales que utilizar un comunicador.

Quienes intervienen en el cambio organizacional (promotores y actores) recurren a cuestionarios, entrevistas o a la observacin para auxiliarse y entender que est ocurriendo.

Tcnicas: entrevista, observacin, cuestionario y experiencia grupal. Observacin y experiencia grupal para los grupos y entrevista y cuestionario para el personaje individual.

Naturaleza de los datos

Para

hacer una dinmica de experiencia grupal deben de tomarse en cuenta caractersticas personales de los protagonistas, experiencia que se requiere de los participantes, grado de conocimiento mutuo entre ellos mismos en lo social- personal.

 De

igual forma, para hacer una entrevista o cuestionario deber uno conocer de la persona y el rol que ocupa en la empresa as como tener bien claro que se busca con dicha informacin que se obtendr.

Preguntas que tendr que responder el comunicador El estratega en comunicacin organizacional tendr que preguntarse para saber qu hacer con su organizacin y utilizar las herramientas adecuadas: Con qu enfoque me identifico ms Qu tecnologa ser factible de ser utilizada dentro de mi rea de influencia.

 En

qu medida la tecnologa que pregono es compatible con el estado que guarda la organizacin en la cual quiero implantar la accin de informacin. Qu plan de desarrollo profesional se deber concebir a fin de crecer en el camino que me he fijado?

Cultura, creencias y valores

Cultura: conjunto de valores y creencias comnmente aceptadas, consciente o inconscientemente, por los miembros de un sistema cultural. Las creencias son lo que las personas que integran un sistema cultural aceptan como cierto. No siempre existir una absoluta uniformidad en las creencia y sern ellas las que dominen su cultura y le den a sta su sello distintivo.

 Los

valores, por su parte, son ideales que comparten y aceptan, explcita o implcitamente, los integrantes de un sistema cultural y que, por consiguiente, influyen en su comportamiento. Se refiere a las pautas deseables de conducta individual y colectiva.

Cultura, creencias y valores

A

diferencia de las creencias, los valores se mueven y se manifiestan en el plano emocional y, por lo tanto, se produce una identificacin emocional. Las creencias se aceptan racionalmente. Esto a travs de las manifestaciones culturales: conceptuales simblicas, conductuales, estructurales y materiales.

 El

conocimiento de estos conceptos, nos llevar a conocer la cultura de una organizacin, lo cual repercutir en la planeacin correcta de estrategias de comunicacin.

Conocimientos predictivo, descriptivo y explicativo

Descriptivo: conocer las caracterstica fsicas exteriores. Predictivo: informacin vlida sobre los valores, creencias y modos de comportarse de los otros para pronosticar modos de actuacin. Explicativo: supone comprender las razones de comportamiento de los dems.

La vida laboral

Est colmada de relaciones interpersonales entre jefes, subordinados, compaeros, clientes, proveedores, amigos, etc. Por ello, las relaciones de trabajo suelen ubicarse en los planes descriptivo y predictivo, lo cual indica que no se establece una verdadera comunicacin interpersonal con quienes nos rodean.