Module QU 2.

3
Learning Unit 3
Communicating Effectively and Efficiently

International Training Centre of the ILO, 2007

LU3-Learning objectives
define the nature of communication; define the concept of communication; explain the relationship between communication and the interpretation of meanings; describe the functions and the different types of communication; analyse the elements, the process and the barriers to communication and how they interact; describe the major components of spoken and written communication; define the factors that lead to effective communication; analyze and compare personal communication styles; explain the motivational value system

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 2

LU3-Main topics
LU 3-1 Communicating effectively and efficiently 3.1 The communication process 3.1.1 The nature of communication 3.1.2 Defining communication 3.1.3 Communication: the interpretation of meanings 3.1.4 The functions of communication 3.1.5 Types of communication 3.1.6 Defining the communication process 3.1.7 The elements of the communication process 3.1.8 How the different elements interact together 3.1.9 Barriers to communication 3.1.10 Setting boundaries
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 3

LU3-Main topics

3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3

Written communication Effective writing Effective reading What and when of effective communication Factors that lead to effective communication What is your communication style? The motivational value system

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 4

What is communication?
COMMUNICATION
is derived from the Latin word communis = sharing experiences is the transfer of conveying meaning happens when one mind affects the other is the mechanisms through which human relations exist and develop, or share experience on the basis of commonness What does communication mean to you?
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 5

The functions of communication

In a social system, communication has different functions
information education cultural promotion

COMMUNICATION
integration entertainment

debate and discussion

International Training Centre of the ILO, 2007

persuasion
QU 2.3 - TR. 6

Types of communication
There are 4 types of communication: 1. INTRAPERSONAL COMMUNICATION : it takes place within a person it is like talking and listening to oneself

2. INTERPERSONAL COMMUNICATION:
it takes place between two persons it is considered as ideal because one can get immediate feedback from the other

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 7

Types of communication (2)

3. GROUP COMMUNICATION : more than 2 individuals are involved in exchange of ideas, skills and interests it provides an opportunity for direct group interaction.

it is time consuming
4. MASS COMMUNICATION : it has large number of audiences it transmits messages through mass media (radio, TV, magazines, Web, )
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 8

Defining the communication process

5 basic questions to bear in mind when analysing the communication process who says ? what ? in which channel ? to whom ? with what effect ?

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 9

Defining the communication process (2)

The communication process can be described as a REINFORCING LOOP : it is a cycle which constantly renovates itself in a never ending interpretation cycle
previous knowledge

sender

interpreting

receiver

background of abilities

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 10

The elements of communication process

channel

sender

message

receiver

context

noise

feedback
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 11

How the different elements interact together?

The Communication Process

CHANNEL

SENDER

MESSAGE/FEEDBACK

RECEIVER

CONTENT/CONTEXT

Tr. 7

Centro Internacional de Formacin de la OIT Nina Billorou y Julieta Leibowicz, Octubre 2004

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 12

Barriers to communication
There are 2 types of barriers that distort the flow of communication

barriers due to the senders and the receivers

differences in perceptions language problems differing emotional states incorrect filtering poor listening differing backgrounds

barriers due to the external factors

conflicting messages poor printing impression bad quality instruments car traffic

different technologies noisy colleagues

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 13

Barriers at the senders level

The sender
may lack self-knowledge regarding strengths and weaknesses of the communicator may not have adequate information to pass on the receiver information under-load

may have so much information that he/she presents it in a way that confuses the receiver information over-load
may lack competence in presentation skills (speaking and writing)

dislikes the receiver and the receiver dislikes him/her

may not know the receiver
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 14

Barriers that can occur during transmission

During transmission it may occur that
noises makes it difficult for the receiver to hear what is being said static on telephone line causes problems in communication the message has to travel through many links before reaching its destination the message is subject to distortion due to multiple interpretation a message repeated through different channels of communication can lead to a communication breakdown

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 15

Barriers at the receivers level

The receiver.
is a non-listener
is threatened by the message or it contradicts what he/she already knows has interests that are ignored by the sender when communicating; is impatient and will not remain attentive through the communication process; has a negative attitude toward self, message or sender; has a physical impairment that prevents him/her from understanding lacks receiving skills (reading and listening ) does not understand the terms used in the message;
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 16

Barriers at the feedback level

During the feedback phase, it may happen that feedback is not provided since is not possible to know the effect that the communication has had on the receiver delayed feedback causes communication problems because corrective action cannot be taken on time if the feedback is judgmental and evaluative, there could be a communication breakdown since the receiver is likely to respond more to what it does to his/her self-esteem than to what it says
Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 1/7
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 17

Setting boundaries
BOUNDARY = anything that marks a limit

BOUNDARY- SETTING

considers the need of the other person, but it does not always accommodate them
always takes ones own needs into account and relies on honest and direct communication

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 18

Mengatur batasan-batasan (2)

untuk Mengatur batasan-batasan kamu harus
memelihara perasaan yang sehat terhadap diri sendiri tentukan prioritas teratas beranilah untuk berkata tidak untuk hal lain pikirkan menang-menang= pikirkan hal positiv tanamkan dalam pikiran bahwa musuh yang paling baik adalah seringkali yang baik

Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 2/7

QU 2.3 - TR. 19

International Training Centre of the ILO, 2007

Komunikasi lisan
Berbicara yang efektif adalah seni menggunakan suatu lambang untuk berbicara atau bertindak melalui lambang Mengadopsi suatu pendekatan sistem yang akan kita visualisasikan komunikasi lisan sebagai berikut
Pembicara
Katakan apa yang ingin kita selesaikan

Pendengar

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 20

Komunikasi lisan (2)

Dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe bicara:
1. ASSERTIVE :

Pernyataan,tuntutan
2. DIRECTIVE :

menyatakan keyakinan

Permintaan, perintah
3. KOMISIVE :

menyatakan keinginan kita

menyatakan tujuan kita

harapan, penawaran
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 21

Pedoman untuk menjadi pembicara yang baik

Untuk menjadi pembacara yang baik kita harus: Penggerak motivasi Bersiaplah Menjadi jelas Menjadi sederhana Dengan visual Secara alami
Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 3/7
QU 2.3 - TR. 22

International Training Centre of the ILO, 2007

Pendengar yang Efektif

MENDENGAR Mendengar = proses fisik dengan rangsangan indera pendengar dan disampaikan ke otak. Ada 4 macam tingkat Pendengaran

Pendengar Pasif

Pendengar Untuk Mengetahui

Pendengar Aktif

Pendengar Dengan Empati

QU 2.3 - TR. 23

International Training Centre of the ILO, 2007

Pendengar yang Efektif (2)

1 Pendengar Pasif

Pendengar pasif atau dengan perhatian, sebenarnya kita tertarik untuk mendengarkan dan dapat memahami pandangan orang lain, tetapi tetap pasif dan tidak memverifikasinya. Pendengar pasif mengisaratkan bahwa respon dari pendengar tidak aktif. Mungkin sebenarnya ada pembicaraan oleh pendengar pasif, namun dalam cara yang terbatas. 2 Pendengar untuk Pengetahuan

Orang orang ini mungkin tidak tertarik berinteraksi dengan yang lain. Mereka hanya ingin menambah inti pengetahuan. Ketika pendengar untuk mengetahui dilibatkan, catatan yang akurat adalah hal yang vital.

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 24

Pendengar yang Efektif (3)

3 Pendengar Aktif

Pendengar aktif adalah memahami dunia orang lain, bernilai, peduli, dan mempunyai kerangka acuan. Seorang pendengar yang baik memungkinkan pembicara merasa didengar, dimengerti dan diterima.
Untuk menjadi Pendengar yang aktif kita dilarang

Membantah Menginterupsi Membuat penilaian

Memberi saran kecuali diminta secara khusus

Menggeser Pengetahuan ke diri sendiri
Mencoret

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 25

Pendengar yang Efektif (4)

3 Pendengar dengan empati

EMPATI = suatu identifikasi dengan atau pengalaman perasaan atau pikiran dari orang lain. Pendengar dengan empati adalah adalah suatu kedalaman dari mendengarkan yang aktif dan muncul pada tingkat perasaan dan emosi

Mendengarkan dengan empati adalah memungkinkan jika kita : Memilih waktu yang tepat untuk mendiskusikan masalah Jernihkan pikiran kita dari masalah pribadi Jagalah kesunyian sepanjang pembicara berbicara ketika sedang mengindentifikasi dan mengekspresikan perasaan dan emosinya.

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 26

Komunikasi non verbal

Lebih dari 80% komunikasi disampaikan dan diterima tanpa katakata melalui berbagai cara (contoh :ekspresi wajah, gerakan, dll..)
Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah.
Melengkapi Mengganti

KOMUNIKASI NON- VERBAL

Pengaturan
Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 4/7
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 27

Kontradiksi

Komunikasi tertulis
Hal pertama untuk menulis secara efektif adalah mengetahui alasan kenapa kamu menulis : Apa yang ingin kamu selesaikan?

Penulis
Apa yang akan kita selesaikan?

Pembaca

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 28

Komunikasi tertulis (2)

Dalam rangka meningkatkan efektifitas kita baik sebagai pembaca dan penulis, kita harus memberi perhatian dan menjawab pertanyaan berikut dibawah ini : Bagaimana keinginan kita untuk menghadirkan diri kita sendiri dalam tulisan? Ditujukan kepada siapa? Bagaimana seseorang menghasilkan gagasan? Adakah standard format yang diikuti?

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 29

Komunikasi tertulis (3)

Langkah pertama untuk menulis secara efektif adalah .... Ketahuilah alasanmu mengapa kamu menulis Membentuk/merangsang gagasan kita Mengorganisasi pikiran Menyempurnakan presentasi Kenali peserta yang kamu targetkan dan pilih tipe bahasa (formal/informal) yang akan kamu gunakan.
Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 5/7
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 30

Membaca yang efektif

Membaca mungkin menjadi elemen penting dalam studi kita, di sisi lain menulis yang efektif sangat erat hubungannya dengan membaca. Untuk membaca secara efektif kamu harus : 1. Fokus pada tujuan kita membaca, apa yang ingin kita penuhi 2. Buka pikiranmu dan nikmati bacaannya Ada 4 macam level membaca

Mengamati bacaan
International Training Centre of the ILO, 2007

Membaca sepintas

Membaca cepat

Membaca aktif
QU 2.3 - TR. 31

Membaca yang efektif (2)

1 Mengamati bacaan

Kita menggerakkan mata dengan cepat diatas kertas untuk mencari kata-kata khusus atau phrasa yang relevan terhadap tugas yang sedang kita kerjakan. Ini bermanfaat untuk melihat bagian dari tulisan jika bermanfaat untuk kita
2 Membaca dengan sepintas Pada level ini kita boleh melanjutkan membaca tulisan dan membaca dengan cepat untuk mendapatkan point-point penting, dan menghapus yang kecil-kecil. Ini bermanfaat untuk sepintas.

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 32

Membaca yang efektif (3)

3 Membaca cepat

Membaca cepat membantu kita membaca dan memahami tulisan lebih cepat. Ini merupakan suatu ketrampilan yang penting dalam lingkungan apapun dimana kita menguasai volume yang besar dari informasi dengan cepat. Sebelum menggunakan tipe membaca ini, sangat penting untuk mengetahui informasi apa yang kita inginkan dari dokumen tersebut.

Membaca dengan aktif

Membaca dengan aktif adalah ketika kita membaca setiap kata, dan belajar dari tulisan. Ketika kita membaca suatu dokumen dengan teliti, membaca sepintas seringkali membantu jika kita mengangkat kepermukaan, menggarisbawahi dan mencatatnya karena kita harus terus membaca.
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 33

Faktor-faktor yang mengarahkan komunikasi efektif

Untuk menjadi komunikator yang efektif kita harus .... Mempunyai Pengetahuan sendiri dan memahami orang lain Menjelajah keinginan dan perasaan Tafsiran/ringkasan Tes untuk konsensus dan Meningkatkan partisipasi Menjadi pro aktif Menghindari kurang percaya diri dalam berbicara
International Training Centre of the ILO, 2007

Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 6/7

QU 2.3 - TR. 34

Apa gaya komunikasi saurada?

Memahami gaya pribadi komunikasi akan terus maju membantu kita menciptakan kesan yang baik dan kesan yang kekal pada orang lain. Cara kita berkomunikasi tergantung pada

Motivasi dalam Diri kita

Komunikasi yang berharga

Perilaku mempelihatkan 20 persen dari kita dapat diarahkan untuk menentukan tujuan Motivasi adalah 80 persen yang lainnya, sesuatu yang tidak dapat diobservasi langsung, berhubungan dengan latar belakang dari kemampuan dan pengetahuan sebelumnya. Hal ini mendasari cara kita menyaring dan menerima dunia sekitar kita.
International Training Centre of the ILO, 2007 QU 2.3 - TR. 35

Sistem motivasi yang berharga

Sistem motivasi yang berharga alat yang baik untuk menyederhanakan dan memperbaiki hubungan sosial kita Mengklasifikasi motifasi dibelakang tingkah laku Dibedakan menjadi 3 macam motivasi berdasarkan tingkah laku

altruistic nurturing

assertive directing

analytic autonomising
QU 2.3 - TR. 36

International Training Centre of the ILO, 2007

The motivation value system (2)

1 ALTRUISTIC-NURTURING

the basic sense of worth comes from caring about others they feel good when they are acknowledged for their help 2 ASSERTIVE DIRECTING

the basic sense of worth comes from getting things done they feel good when they can achieve results

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 37

The motivation value system (3)

3 ANALYTIC-AUTONOMISING

the basic sense of worth comes from the achievement of getting it right

they feel good by autonomy, order and getting things right

they seems observers of life because they tend to be calm, controlled and unemotional

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 38

The motivation value system (4)

Every one has a different communication style which is a mix of those three basic components
Action oriented Peopleoriented Cerebral

Look at a) Guidance note b) Activity QU 2.3 AS 7/7

International Training Centre of the ILO, 2007

QU 2.3 - TR. 39