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Repblica de Colombia
FORO DE GESTIN EN EDUCACIN SUPERIOR INDICADORES DE GESTIN COMO HERRAMIENTA DE PLANEACIN ESTRATGICA
Mara Victoria Angulo Gonzlez Directora de Fomento de la Educacin Superior
Bogot, Octubre 2007
CONTENIDO
1. Premisas
2. Contexto
3. Antecedentes en el proceso Colombiano
Premisas
En las condiciones actuales de desarrollo en el plano internacional, las IES tienen que jugar su papel. Dirigir la complejidad de los procesos en la educacin superior, obliga a la bsqueda continua de la eficiencia y la eficacia en los mtodos de direccin. La disponibilidad de informacin por s misma, no garantiza mejoramiento alguno en la gestin o en el desempeo organizacional, es su uso oportuno, los anlisis, su construccin y debate permanente, en la bsqueda de explicar fenmenos la clave del desempeo. Lo anterior permite aprender, desaprender y construir nuevas organizaciones, que se autotransforman y regulan, al ser concebidas como un sistema complejo dinmico adaptativo.
CONTENIDO
1. Premisas 2. Contexto
Contexto
CHILE: Universidad Austral de Chile: El Ministerio de Educacin solicita a las universidades que a travs de indicadores muestren cmo estn funcionando en aspectos como eficiencia, productividad acadmica e investigacin, entre otros. En este marco se viene perfeccionando la implantacin del modelo comprensivo de indicadores de gestin, que contempla el proceso de planificacin estratgica, indicadores incorporados al plan de desarrollo, su evaluacin y monitoreo y los sistemas de informacin que permiten proporcionar los datos para su validacin.
Contexto
Universidad de Chile:
Analizar el funcionamiento de la Universidad de Chile, en trminos de Gestin Institucional, requiere de datos, informacin e indicadores que midan y comparen las actividades de la Misin de la Universidad en el tiempo. Se estableci el diseo y puesta en marcha del Sistema de Informacin de Gestin Acadmica (SIGA) como herramienta confiable, la constatacin y medicin de procesos y acciones que realiza la Universidad, permite recopilar y tratar la informacin de los distintos niveles institucionales, lo que relaciona la labor docente, investigativa, de creacin artstica y extensin, y permite conocer cuantitativa y cualitativamente las iniciativas desarrolladas por los distintos organismos de la Institucin, para generar Indicadores y reportes de anlisis en docencia de Pregrado, Postgrado, de actividad acadmica, de investigacin y extensin
Contexto
ESPAA: Universidad de Sevilla:
El anlisis de eficacia no tiene por objeto marcar un camino nico en la toma de decisiones, sino aportar diagnsticos tiles que ayuden a los agentes que las toman. El anlisis de eficiencia en los departamentos universitarios se centra en el estudio de los orgenes, evolucin, caractersticas y funcionamiento, de una de las tcnicas ms reputadas para la medicin de la eficacia, la tcnica del anlisis envolvente de datos (DEA), se aplica esta tcnica de eficacia sobre los ms de cien departamentos que componen la estructura de la Universidad de Sevilla.
Contexto
FRANCIA:
El modelo utilizado se denomina SAN REMO (Sistema Analtico de Reparticin de Medios). Este modelo tiene el propsito de aumentar la autonoma de las universidades en el manejo de las diferentes categoras de gastos, de acuerdo con sus propios requerimientos. Para el Ministerio de Educacin de Francia el modelo ha implicado una profunda modificacin de su papel. Por ejemplo, el desarrollo de capacidad de evaluacin (y no de control), la concepcin de sistemas de informacin adecuados e indicadores pertinentes, y tambin la adopcin de mecanismos que compatibilicen los compromisos plurianuales con el carcter anual del presupuesto.
Contexto
MXICO:
Ante la diversidad de informacin e indicadores entre las Instituciones de Educacin Superior (IES), en Mxico se puso en marcha el Programa para la Normalizacin de la Informacin Administrativa (PRONAD). En una primera etapa se dirigi a 34 universidades pblicas estatales, con el propsito de integrar en cada institucin un sistema integral de informacin administrativa.
El eje principal fue la adopcin o adaptacin de un modelo de contabilidad matricial ad hoc para las IES, que permitiera registrar, agrupar y presentar los estados financieros bajo un enfoque integral, normalizado nacionalmente y compatible con estndares internacionales, con el propsito de mejorar sustantivamente la operacin, administracin y control de los recursos institucionales.
Contexto
MXICO:
Las necesidades de informacin del SIIA fueron ms all de la normalizacin de la informacin contable financiera, pues abarc componentes igualmente importantes como son: la administracin de alumnos, cursos, profesores, recursos fsicos, administracin de recursos humanos e informacin relativa a la planeacin y evaluacin institucional. Los modelos de asignacin de presupuesto trabajados en Mxico constituyen otro esfuerzo importante en la construccin de indicadores comparables. No obstante, estos procesos sealaron la complejidad de establecer un sistema nacional de indicadores. La gran mayora de indicadores entre las IES sigue siendo poco comparable y an responde a necesidades especficas de las instituciones.
CONTENIDO
1. Premisas 2. Contexto
Antecedentes
Para fortalecer la gestin de las instituciones de educacin superior, de manera que estn en capacidad de definir objetivos y planes estratgicos, asignar recursos segn prioridades, tener informacin suficiente y oportuna, administrar los recursos de forma eficiente y transparente y rendir cuentas sobre los resultados de gestin, se plantearon proyectos orientados a mejorar la eficiencia del sub sector:
Fortalecimiento de la Eficiencia de los Recursos de Educacin Superior Fortalecimiento del Sistema Nacional de Informacin de la Educacin Superior: A travs de la redefinicin conceptual y tecnolgica del SNIES y la implementacin del nuevo sistema que permita entre otras cosas informar a la sociedad sobre la oferta en educacin superior.
Antecedentes
Modernizacin de la gestin de las Instituciones de Educacin Superior: a travs de rganos directivos calificados con procesos claves definidos soportados con infraestructura tecnolgica adecuada. Seguimiento y monitoreo del subsector de educacin superior para fortalecer la gestin del uso eficiente y transparente de los recursos de educacin superior.
Fase I Rediseo Conceptual del SNIES y definicin de NBC (U. Rosario y CID) Diseo y desarrollo tecnolgico del SNIES Diseo del Tablero de Indicadores del SNIES Implementacin del nuevo SNIES en muestra piloto 10 IES inicialmente, luego se ampli a 40 IES adicionales Fase II Expedicin de normatividad: Decreto 1767 de 2006, Resoluciones 626 y 1622 de 2007 Implementacin del SNIES nacional: 220 IES. Avance: Todas las IES con SNIES implementado y report informacin el 93% de IES para el 2007_1 Consolidacin de la articulacin del SNIES con los sistemas del Ministerio y de las entidades relacionadas Fortalecimiento de los sistemas de informacin de las IES (lnea de crdito ICETEX)
Metas 2010
Tablero de Indicadores (SNIES)
Procesos
E N T R A D A S
Infraestructura Docencia Cobertura Graduados
Estudiantes
Profesores
Recursos Financieros
Extensin Investigacin
R E S U L T A D O S
Cobertura
Calidad
Eficiencia
Pertinencia
Impacto
16
21
CONTENIDO
1. Premisas
2. Contexto 3. Antecedentes en el proceso Colombiano 4. Modelo de Indicadores de Gestin - SUE: - Objetivos - Modelo - Estimacin: componente esttico y dinmico 5. Caso Tecnolgica de Pereira 6. Retos
Objetivos especficos:
Insumo de informacin para las polticas del sector, articulado con los dems mecanismos de seguimiento. Simplificar el reporte de informacin. Brindar informacin para el desarrollo integral de las cuatro funciones bsicas de las IES: docencia, investigacin, extensin y bienestar.
Apoyo para fortalecer a las IES como organizaciones eficientes y competitivas dentro de las exigencias de la comunidad acadmica internacional.
Instrumento para el Estado y las IES en la autorregulacin del sector de la educacin y la focalizacin de sus estrategias de fomento. Fijar la metodologa de distribucin de recursos para las universidades pblicas de acuerdo con lo establecido en la ley 30, artculo 87 de 1992, fomentando el logro de las polticas de Educacin Superior.
En el ao 2004, el Viceministerio de Educacin Superior en conjunto con el SUE, aplic el modelo estadstico multivariado para medir la eficiencia de las universidades pblicas, en dos macrovariables: Formacin y Produccin. Para el ao 2005, el modelo de indicadores de gestin incorpora informacin de los aos 2003 y 2004 e incrementa y mejora los indicadores con los cuales se mide la eficiencia del sistema universitario estatal en las reas de Formacin, Produccin y Bienestar. En el ao 2006, se crea un incentivo para las Universidades que integran el SUE y que estn acreditadas, se destin un 5% del total de los recursos del articulo 87 Ley 30 de 1992. Frente al modelo se miden los resultados de eficiencia del sector en 4 variables; Formacin, Produccin, Bienestar y Extensin.
FORMACIN
Tasa de relevo de docentes Porcentaje de los programas acadmicos de pregrado con acreditacin de calidad Productividad y calidad de la produccin bibliografica Programas Acreditados
PRODUCCIN
Revistas Indexadas Tasa de participacin de los grupos de investigacin A y B Numero de grupos de investigacin Numero de programas de Maestra
Esfuerzo de la institucin en la formacin docente en Doctorado
Total: 31 Indicadores
FORMACIN
Graduados Estudiantes nuevos Total Estudiantes Total Programas Acadmicos ofrecidos
PRODUCCIN
Revistas Indexadas Grupos Reconocidos COLCIENCIAS Libros resultado investigacin por de
BIENESTAR
Atencin de estudiantes en salud $ ejecutados en actividades de promocin socioeconmica Presupuesto total ejecutado en Bienestar
Programas Acreditados
Puntaje por libros de texto elaborados por los docentes Resultados ECAES
Total: 19 Indicadores
FORMACIN
Graduados Estudiantes nuevos
PRODUCCIN
Revistas Indexadas Grupos Reconocidos por COLCIENCIAS
BIENESTAR
Atencin de estudiantes en salud $ ejecutados en actividades de promocin socioeconmica Presupuesto total ejecutado en Bienestar
EXTENSIN
Ingresos por venta de servicios de extensin Numero de horas de dedicacin docente a extensin
Total Estudiantes
Total Programas Acadmicos ofrecidos Programas Acreditados Puntaje por libros de texto elaborados por los docentes Resultados ECAES
Total: 21 Indicadores
FORMACIN
Graduados
PRODUCCIN
Revistas Indexadas
BIENESTAR
Promocin y apoyo socioeconmico a estudiantes de pregrado y posgrado Participaciones de la comunidad universitaria en programas en Des Hum, culturales, deportivos, recreativos y de salud Presupuesto total ejecutado en Bienestar ndice de Retencin
EXTENSIN
Ingresos por venta de servicios de extensin
Estudiantes nuevos
Numero de DTCE, dedicados a las actividades de extensin, dentro y fuera de la jornada Numero de estudiantes vinculados a las actividades de extensin Numero de horas ofertadas en programas de educacin continuada al ao
Total Estudiantes
Total Programas Acadmicos ofrecidos Programas Acreditados Puntaje por libros de texto elaborados por los docentes Resultados ECAES
Total: 24 Indicadores
Capacidades
Resultados
ESTATICO
Evaluacin de resultados en el ao correspondiente con relacin a la capacidad
DINAMICO
Evaluacin de resultados en el tiempo (2003-200n..) Evaluacin de resultados con respecto al crecimiento de la capacidad
+ +
Modelo de indicadores:
Personal Docente
CAPACIDAD
Personal No Docente
Recursos Fsicos
Modelo de indicadores:
Programas Acreditados
FORMACIN
ndice de Retencin
Modelo de indicadores:
Revistas Indexadas
INVESTIGACIN
Grupos de Investigacin
Modelo de indicadores:
ndice de Retencin
BIENESTAR
Presupuesto Total
Modelo de indicadores:
Educacin Continuada
EXTENSIN
Venta de Servicios
Modelo de indicadores:
U1 Y
U2
X1
X2
ICAD
Modelo de indicadores:
2005
ICAD
Modelo de indicadores:
Componente Esttico
1. Bolsas independientes para Formacin (IRFOR), Produccin acadmica (IRPROD), Bienestar (IRBIE), Extensin (IREXT). 2. Metodologa de componentes principales para la construccin de los ndices de resultados de cada bolsa. 3. Relacin entre el ndice de resultados y el de capacidad para cada bolsa (Regresin lineal) 4. La distancia entre el resultado de la universidad individualmente y los resultados promedios del sistema, determinan la posicin relativa de la universidad con respecto al sistema.
Modelo de indicadores:
IR FORMACIN 2005
18
UA
13
DIS
VALLE
UN
8 3 -2 -7 -12 -5
SUC GUA MAY LLAN CES AMAZ CUN CHOC PAM UTP FPS MILI MAGD SURCO QUIN CORD
ATL CALD CAU
UIS
UPTC
TOL
NARI
CART UNAD
UPN
-2
1
ICAD 2005
10
Modelo de indicadores:
7
IR PRODUCCIN 2005
UA UN
5 3 1 -1 -3 -5 -5
LLAN SUC MAY CUN GUA CHOC UTP UPN CAU CALD UPTC CART DIS UIS
VALLE
AMAZ CES
ATL
-2
1
ICAD 2005
10
Modelo de indicadores:
IR BIENESTAR 2005
3,2
MAGD
1,2
LLAN CHOC CES PAM
-0,8
FPS CUN
UPN SURCO
CART
-2,8 -5
AMAZ
UNAD
-2
1 ICAD 2005
10
Modelo de indicadores:
Modelo de indicadores:
Componente Dinmico
1. Bolsas independientes para Formacin (IRFOR), Produccin acadmica (IRPROD), Bienestar (IRBIE), Extensin (IREXT).
2. Metodologa de panel para capturar la evolucin de cada indicador de resultado en el tiempo y su relacin con el crecimiento del indicador de capacidad. 3. Se determina los dos subcomponentes: a. Crecimiento de los resultados en el tiempo b. Crecimiento de los resultados con respecto al crecimiento de la capacidad en el tiempo.
Modelo de indicadores:
IRFORM
3 -2 -7 -12 -7 -4 -1 2 ICAD 5 8 11
Modelo de indicadores:
IRPROD
1 -1 -3 -5 -7 -4 -1 2 ICAD 5 8 11
Modelo de indicadores:
IRBIE
-1
-3 -7 -4 -1 2 ICAD 5 8 11
Modelo de indicadores:
RELACION DE LOS INDICES DE CAPACIDAD Y EX TENSION 3.6 2.6 1.6 AO 2003 2004 2005
IREXT
Que sigue?
A partir del siguiente ao (2008), incluir algunos indicadores adicionales y estabilizar el modelo con una batera que midan las diferentes reas. Mejorar los procesos de recoleccin de informacin integrndolos al Sistema Nacional de Informacin de la Educacin Superior - SNIES.
CONTENIDO
1. Premisas
2. Contexto 3. Antecedentes en el proceso Colombiano 4. Sistema de Indicadores Modelo SUE : Objetivos Modelo Estimacin : componente esttico y dinmico 5. Caso Tecnolgica de Pereira 6. Retos
Propsitos:
1. Apoyar a la organizacin en la gestin.
2. Crear un espacio de reflexin y anlisis en la alta direccin de la Universidad, haciendo un mejor y mayor uso de la informacin existente, orientada a la toma de decisiones y a la efectividad organizacional. 3. Establecer el tablero de mando de la Universidad, como mecanismo de seguimiento y control del desempeo organizacional, de manera tal que se contribuya al logro de las metas establecidas.
4. Utilizar el modelo de eficiencia SUE como parte del tablero de mando para la toma de decisiones en cuanto al uso eficiente de los recursos y los resultados obtenidos. 5. Fortalecer el modelo de gestin por resultados
NDICE DE CAPACIDAD IC
150.0% 100.0% 50.0% 0.0% 2003 2004 2005 2006
INDICE DE RESULTADOS IR
Ao
Una vez conocidos los resultados del modelo en el ao 2004, la Oficina de Planeacin cre de comn acuerdo con la Rectora, el Comit Ejecutivo y de Estrategias, con el fin de fortalecer el direccionamiento estratgico de la universidad, que permitiera tomar acciones y generar impactos en el corto, mediano y largo plazo. El Comit acogi el modelo de eficiencia como parte de su tablero de mando y desde entonces, ha tomado diferentes decisiones para garantizar el cumplimiento de los indicadores y las metas del mismo.
Implicaciones
Como resultado de estas acciones, se logr mejorar en el desempeo del ao 2005, en el cual la Universidad ocup a nivel general el puesto nmero 16 y ya en el ao 2006, alcanz el puesto nmero cuatro en el modelo, lo cual, signific la adicin de recursos por artculo 87 de la Ley 30 de 1992 por valor de $1.185.571.636 Adems, del mejoramiento a nivel micro en el sistema de planeacin y el fortalecimiento del trabajo en equipo a nivel de la alta direccin, que requiere de una estrecha interaccin con quienes estn llevando a cabo las tareas.
Resultados
1. Focalizacin de la accin de la organizacin durante un periodo en alcanzar la acreditacin de alta calidad (se estaban llevando a cabo certificacin ISO e Identificacin de riesgos). 2. Modificacin del calendario de grados para incrementar el nmero de graduados.
3. Montaje de un grupo de trabajo para anlisis de la desercin y posteriormente la Gerencia de desercin, lo cual tuvo incidencia en la discusin y establecimiento de estrategias sobre el tema a nivel nacional. 4. Anlisis del nmero de docentes equivalentes a tiempo completo y acciones (modificacin del estatuto docente en el nmero de horas de los docentes de ctedra (paso de 8 horas hasta un mximo de 20 horas ctedra).
Resultados
5. Montaje de un proceso de sensibilizacin para el establecimiento de indicadores de impacto para extensin, preparando a la organizacin para el establecimiento en el modelo de esta macrovariable, lo cual posteriormente sucedi. 6. Difusin del modelo de eficiencia en el Comit de estrategias, Consejo Acadmico, los Consejos de Facultad, los Comits Curriculares de los diferentes programas y Comit de Apoyo Administrativo. 7. Realizacin de talleres de sensibilizacin para la incorporacin de la MML como metodologa para la formulacin del nuevo plan. 8. Establecimiento de los indicadores del modelo de eficiencia, para ser monitoreados por el proceso de Rectora, como parte del sistema de seguimiento, anlisis y mejora del sistema de gestin de la calidad del rea administrativa de la Universidad.
Resultados
lgico de la mesa de alianzas estratgicas en la formulacin del nuevo plan de desarrollo. 10. Realizacin de estudios de mercado y anlisis de informacin de absorcin en los programas acadmicos.
11. Se logr pasar de perder recursos en el modelo de eficiencia a salir de esa franja de ineficiencia y llegar al cuarto lugar en los resultados del modelo en el ao 2006, con base en la informacin del 2005.
12. Inclusin de la Universidad Tecnolgica de Pereira en la Subcomisin Tcnica del SUE para la discusin del modelo de eficiencia.
1. Premisas
2. Contexto
CONTENIDO
3. Antecedentes en el proceso Colombiano 4. Sistema de Indicadores Modelo SUE : Objetivos Modelo Estimacin : componente esttico y dinmico 5. Caso Tecnolgica de Pereira 6. Retos
Retos
1. Continuar trabajando en el modelamiento de la organizacin. 2. Tomar los indicadores del las matrices de marco lgico MML de las mesas y replantear el tablero de mando. 3. Profundizar el anlisis de recursos, competencias y capacidades de la universidad, frente a la estrategia y su complemento, diferenciacin o contradiccin con el modelo de eficiencia. 4. Avanzar en la construccin de modelos dinmicos. 5. Transferir ese conocimiento a toda la organizacin con el fin de cualificar los anlisis, la discusin y la toma de decisiones. 6. Ir migrando con este aprendizaje hacia una organizacin de alto desempeo que utilice la informacin, el conocimiento que de ella se desprende para aprender y desaprender, sin el temor a realizar autocrtica como parte de una organizacin de clase mundial.
MUCHAS GRACIAS