Documentando Los Procesos

Lic. Anabell S. Lpez C.

10/10/2013

Objetivo de la Charla

Explicar desde la perspectiva conceptual y tecnolgica de la gerencia por procesos, qu se entiende por proceso, cmo los procesos pueden interaccionar como un sistema dentro de la organizacin, sus tcnicas de mejoramiento y las bases para documentarlos.
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Qu es Gerencia por Procesos

Es un enfoque gerencial distinto y complementario a la Gerencia Funcional Es una disciplina: Articula un conjunto de conocimientos de la Teora de la Organizacin, Filosofa de la Calidad, Teora de los Sistemas, etc.. Es una metodologa Es una Herramienta
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Qu es Gerencia por Procesos

Es un requisito de la Normas ISO 9000/2000: promueven la adopcin de un enfoque basado en procesos. Especficamente en: La Norma ISO 9001:2000 enfatiza la importancia para una organizacin de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de sus procesos que son necesarios para el sistema de gestin de calidad, y para gestionar las interacciones de estos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin

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Qu es Gerencia por Procesos

Asimismo en la Norma ISO 9004:2000 gua a la organizacin a centrarse en las mejoras del desempeo de los procesos y recomienda una evaluacin de la eficiencia y eficacia de los mismos.

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Ventajas de su Utilizacin

Su accin se basa en una metodologa sistemtica y toma en cuenta los factores intra e interpersonales.
Intrapersonales
Autoestima Motivacin al Logro Liderazgo Estilo/ Aprendizaje .......

Interpersonales
Trabajo en Equipo

Manejo de Conflictos
Negociacin Calidad de la Relacin .......

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Ventajas de su Utilizacin

Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la organizacin....Determinar cmo y por qu piensan los usuarios de la informacin que saben ellos acerca de lo que conocen; el conocimiento y las actitudes que poseen y las decisiones que toman cuando interactan con los dems... Codificado Sin Codificar

Codificacin

Conocimiento Tcito

Sin Difundir
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Difusin

Difusin

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(Continuacin) Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco
ORGANIZACIONES TRADICIONALES ORGANIZACIONES POR PROCESOS

Ventajas

PROCESOS

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(Continuacin)

Ventajas

A partir de la identificacin de los procesos de una organizacin podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniera. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades se gestionan como un proceso
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Requerimientos Organizacionales

Compromiso de la alta gerencia Voluntad de aplicarla Capacitacin a los miembros de la organizacin Definir y documentar los procesos bsicos de la organizacin

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Conceptualizacin y Metodologa para la Identificacin de procesos

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Qu es un proceso

Existen distintas definiciones entre las cuales tenemos:

Organizacin de personas, recursos y actividades ordenadas en secuencia lgica, para lograr unos resultados determinados En un sentido ms amplio el trmino se refiere a cmo se hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzo una calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el proceso es la manera en que lo hago: caminando, corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que me ayude, etc

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Continuacin

Un conjunto estructurado y medible de actividades designadas para producir un output especfico para un cliente particular en el mercado. Esto implica un fuerte nfasis en cmo el trabajo se hace dentro de una organizacin, en contraste a un nfasis enfocado al producto, en el que...

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Continuacin

Un proceso es un ordenamiento de las actividades de trabajo a travs del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y exsumos claramente identificados.... Son estructuras mediante las cuales una organizacin hace lo necesario para producir valor a sus clientes

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Qu es comn en todos los conceptos

Es una secuencia lgica de actividades , u ordenamiento de actividades. Se hace nfasis en cmo se hacen las cosas El principio y fin (insumos y exsumos) estn claramente identificados El conjunto de actividades que se realizan en un proceso van a producir un output, resultado determinado, un exsumo de mayor valor para alguien que denominamos clientes.
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Caractersticas relevantes de los Procesos

Estn centrados en el cliente:

Son una cadena de valor que comienza con el cliente y termina con el cliente

En contraste con el enfoque tradicional o funcional en el que la posicin del empleado es hacer su trabajo y entenderlo en base a lo mandado por el Jefe, el enfoque de procesos es ayudar a hacer el proceso y entender como su trabajo encaja en el proceso total
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Caractersticas relevantes de los Procesos

Son medibles:

Se pueden incorporar medidas de valor tales como: tiempo, costo, calidad.

Son adaptables:

fciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores)

Se puede detectar con facilidad la problemtica asociada a cada proceso

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Criterios para Identificarlos

MODELO ESTRATGICO
MISIN
VALORES

VISIN

OBJETIVOS

Proces s Proces s Proces s

Proces s Proces s Proces s

PROCESOS
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Proces s Proces s Proces s

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VALORES

PROCESOS
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Tipos de Procesos

Procesos Estratgicos:

proporcionan directrices, lineamientos a los procesos calves.

Procesos claves o fundamentales: Procesos de soporte:

son la razn de ser en una organizacin, generan un impacto al cliente creando valor para ste. son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales para que puedan ejecutarse

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Elementos a considerar en la identificacin de un Proceso

Controles
Cliente Inicial
Insumos
P roces s P roces s P roces s

Cliente Final Exsumos/ Productos

Mecanismos
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Elementos a Identificar
Este modelo esta dibujado utilizando una tcnica de diagramacin que se conoce como Diagrama de Bloque. En ellas las flechas de flujo tienen una interpretacin diferente dependiendo de la manera que ingresa en una caja o salen de ella. As las flechas que que entran o salen horizontalmente corresponden al concepto habitual I/O: Algo entra para transformarse en una salida; las flechas que entran verticalmente desde arriba son flujos de control, que dirigen , restringen e instruyen a las actividades que se ejecutan en un proceso, tales como: polticas, reglas, decisiones especficas,etc.; y las flechas que ingresan desde abajo son mecanismos o recursos que apoyan una o ms actividades del proceso, pero no son parte de la transformacin I/O.
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Elementos a Identificar
Clientes: Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el producto/servicio final. Cliente Final: Son aquellos que reciben el producto/servicio final. Fronteras o Lmites: Definen los siguientes aspectos: Que incluye el proceso y que no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados etc.
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INTERACCIN CON OTROS PROCESOS

Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como se muestra en la figura.
Entrada al Proceso A Entrada al Proceso B Salida del Proceso A Entrada al Proceso C Salida del Proceso B

PROCESO A

PROCESO B

PROCESO C

Salida del Proceso C

Las interacciones entre los procesos de una organizacin, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes externos como con con los internos. En la figura siguiente se muestra un ejemplo de red de procesos que interactan.
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RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIN

CLIENTES EXTERNOS
ENTRADA A Proceso A Salida A ENTRADA E Proceso E Salida E

CLIENTES EXTERNOS

ENTRADA C

Proceso C

ENTRADA D

Salida D Proceso D

ENTRADA B

Proceso B

Salida B

FRONTERA DE COMIENZO

FRONTERA INFERIOR

FRONTERA DE FINALIZACIN

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Bases para Documentar los Procesos

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DONDE SE ENCUENTRA ENMARCADO LA GERENCIA DE PROCESOS EN EL

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN (S.I) (Fuente: Prof Montilva)

El ciclo de vida de un S. I. se puede agrupar en las siguientes etapas: Surgimiento de Necesidades Desarrollo

Operacin y Mantenimiento
Renovacin o Extincin
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ETAPA: DESARROLLO DE UN S.I.

Fuente: Ing. Gustavo Briceo

Anlisis y Diseo de SI

Diseo conceptual de mecanismos de almacenamiento

Programacin

Prueba, implantacin y entrenamiento

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Anlisis y Diseo de S.I.

METODOLOGA UTILIZADA

PREPARACIN ORGANIZACIONAL MEDIDAS, CONTROLES Y MEJORAMIENTO CONTINUO

ENTENDER EL PROCESO ACTUAL

REDISEO DEL PROCESO

Direccin de servicios de Informacin Administrativa Fuente: Prof. Nagib Callaos

ELABORACIN DE MANUALES E IMPLANTACIN

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PREPARACIN ORGANIZACIONAL
Comprensin de Compromiso la solicitud Plan de Proyecto

ENTENDER EL PROCESO ACTUAL Anlisis y Diseo de S.I.

Diagnstico
Especificacin Funcional

SIA

Procesos Actuales

REDISEO DEL PROCESO

Procesos Especificacin Rediseados Funcional

SIA

ELABORACIN DE MANUALES E IMPLANTACIN

Manuales Administrativos
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SIA
SIO
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DOCUMENTACIN DE PROCESOS :
Base para la Preparacin y Estandarizacin

MACROPROCESOS
Diagrama de Bloque PROCESOS

JERARQUA DE LOS PROCESOS

SUBPROCESOS

Diagrama de Flujo

ACTIVIDADES
TAREAS

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DOCUMENTACIN DE PROCESOS :
Base para la Preparacin y Estandarizacin
Las descripcin y documentacin de los procesos se realiza en varios niveles de detalle con el fin de manejar su complejidad. Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba hacia abajo, partiendo de un nivel general (Macroprocesos, Procesos, Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle adecuado (Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos encontremos las tcnica de diagramacin que se utiliza es el Diagrama de Bloque y los Diagramas de Flujos (forman parte del Manual de Procesos) ; el Diccionario de Datos / Descripcin de Entradas y Salidas(describe cada flujo de datos, estructura de datos y elementos del dato, es decir lo que entra y lo que sale de cada proceso), este documento es parte el paquete de procesos que se entrega al Programador, cuando se trata de procesos a automatizar.
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INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS 1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

Introduccin Objetivo Conceptos Bsicos Uso, Utilizacin y Localizacin del Manual

2. MODELO ESTRATGICO
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Valores Visin Misin Objetivos

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INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS 3

Estratgicos

INVENTARIO DE PROCESOS

Claves o Fundamentales Soporte o Apoyo

4. VISION GENERAL DEL MACROPROCESO

Nombre Objetivo Diagrama de Bloque Fronteras

Insumos y Exsumos Clientes

Procesos Formularios

Involucrados Base Legal

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INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS

Nombre Insumos y Exsumos Involucrados Clientes Subprocesos Base Legal Formularios

5. VISION GENERAL DEL PROCESO 6.

Objetivo Diagrama de Bloque Fronteras Nombre Objetivo Diagrama de Bloque Fronteras

Insumos y Exsumos

Base Legal Formularios Procedimientos Diagrama de Flujo

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VISION GENERAL DEL SUBPROCESO

Involucrados
Clientes Actividades /Tareas

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BIBLIOGRAFA

Schein Edgar H. (88).. Consultora de Procesos Harrigton H. James (98)... Mejoramiento de los Procesos de la Empresa Koulopoulos C. Y Frappaolo C. (01)... Gerencia del Conocimiento Montilva Jonas (92) Desarrollo de Sistemas de Informacin Pittaluga Carlos (02) Taller de Gerencia de Procesos. IESA Callaos Nagib (99).. Introduccin Preliminar a la Reingeniera de Procesos Organizacionales 36
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GRACIAS
POR SU ATENCIN

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