AUDITORIAS

Gonzlez Rodrguez Juana Ivonne

DEFINICIN

La norma ISO 10011-1 NM-ISO 8402 (UNE-EN 30011-1) define la auditora de la calidad como:

Examen metdico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y para comprobar que estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos.
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DEFINICIN

La NORMA ISO 9000:2000 define la auditora de la calidad como:

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias del objeto de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determianar la extensin en que se cumplen los criterios de dicho objeto.

TIPOS DE AUDITORAS

auditoras del sistema de la calidad auditoras de la calidad del proceso auditoras de la calidad del producto auditoras de la calidad del servicio

Las auditoras de la calidad, teniendo en cuenta quien audita, pueden ser:

Internas, por iniciativa de una organizacin en su propia organizacin. Externas, son las realizada a una organizacin por otra externa a ella.

parciales globales

programada extraordinaria

de primera parte. de segunda parte, de tercera parte,

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NORMATIVA

La actual normativa se refleja en las normas: ISO -10011 Reglas generales para las auditorias de los sistemas de calidad Parte 1 - auditorias Parte 2 - Criterios para la cualificacin de los auditores de los sistemas de calidad Parte 3 - Gestin de los programas de auditorias

Dichas normas estn en etapa de revisin y sern sustituidas por las normas ISO 19011 que contemplarn todos los aspectos genricos para auditorias ambientales y de calidad.
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Alcance y objetivos
Qu se va a auditar???? Todo el SGC Una parte del SGC Un proceso Un sector Para que se va auditar????? Para certificar Para identificar oportunidades de mejora Para cumplir el Plan de auditorias Se acuerdan con el auditado

OBJETIVOS
Verificar si se cumplen los requisitos del SGC especificados e la norma. Verificar si el sistema de gestin de calidad es efectivo. Dar oportunidad a la organizacin auditada de mejorar su SGC. Dar oportunidad a la organizacin auditada de incorporarse a un registro de organizaciones certificadas, si se hace una auditoria de certificacin

Evaluar a un proveedor. Las auditoras de proceso, de producto, o de servicio tienen como finalidad verificar la adecuacin de estos a los objetivos establecidos a partir de los 8 requisitos definidos.

Eficacia = hacer las cosas correctas Eficiencia = Hacer las cosas correctamente (con el menor uso posible de recursos) Efectividad = eficacia + eficiencia
Cmo lo hace Bien
Lo que hay que hacer

Mal Eficaz y no eficiente

Efectivo

Qu hace

Lo que no hay que hacer

Eficiente y no eficaz

No eficaz ni eficiente

Objetos de auditorias
Procesos Sistema de Gestin de Calidad Gestin Comercial Gestin Tcnica Planificacin Gestin de Materiales Gestin Compras Productos

Frecuencia de las auditorias

Lo fija el auditor con el auditado en funcin de:

evaluacin de un proveedor
verificacin, del proveedor verificacin interna

cambios en el sistema de la
resultados de auditorias anteriores seguimiento o renovacin de la certificacin

Las 3 C de la auditoria
auditoria de Conformidad Evala la eficacia del SGC. Compara el Manual de Calidad (MC) con la Norma ISO

auditoria de Concordancia Evala la eficiencia de la implantacin del SGC. Compara los procedimientos generales (MPG) con la Norma ISO auditoria de Cumplimiento Evala la efectividad del SGC. Compara los procedimientos (MPO) con las actividades que se realizan

ACTORES EN UNA AUDITORA

Auditor/es: Personas que llevan a cabo la auditora. Cumplen con requisitos necesarios. Auditado: Organizacin o parte de la organizacin que se somete a la auditora. Cliente: persona u organizacin que solicita la auditora.

REQUISITOS DEL AUDITOR DEL SISTEMA DE CALIDAD

EDUCACIN: Grado superior completo (mnimo) ENTRENAMIENTO: Generalmente cursos de: Conocimiento y comprensin del "Sistema de Gestin de la Calidad Formacin de auditor ATRIBUTOS PROFESIONALES: Capacidad de expresin oral y escrita Analtico, perspicaz Capacidad de sntesis

RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES

Planificar y desarrollar objetiva, efectiva y eficientemente las tareas asignadas Preparar documentos de trabajo

Recopilar y analizar las evidencias

Documentar las observaciones. Participar en la elaboracin del informe con los resultados de la auditoria Verificar si se ejecutaron acciones correctivas de las no conformidades detectadas en auditorias anteriores. Retener y salvaguardar los documentos pertinentes a la auditoria.

RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

Determina la necesidad y el propsito de la auditoria e inicia el proceso

Determina el organismo auditor

Determina el alcance de la auditoria

Recibe el informe de auditoria,

Determina las acciones a seguir como consecuen cia de la auditoria e informa al auditado de ello.

RESPONSABILIDAD DEL AUDITADO

Informar al personal involucrado los objetivos y alcance de la auditoria. Designar miembros de su personal para acompaar a los miembros del equipo auditor. Poner todos los medios para asegurar un eficiente proceso de auditoria. Permitir el acceso de los auditores a las instalaciones y a las evidencias objetivas. Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoria Determinar e iniciar acciones correctivas basadas en el informe de las auditorias

 CUANDO HACER LA AUDITORIA?

Cuando se necesite evaluar el SGC

Antes de un contrato con un proveedor

Despus de un contrato con el proveedor Despus de realizar modificaciones en procedimientos Cuando hay problemas en el producto o servicio. Cuando necesitamos verificar las acciones correctivas del proveedor.

ETAPAS DE UNA AUDITORIA

PREPARACION O PLANIFICACION

REALIZACION

INFORME

SEGUIMIENTO

Preparacin
Se nombra equipo auditor y Se define objetivo y alcance Se estudia la organizacin a auditar Se solicita documentacin: manuales, ordenes de compra, resultados de otras auditorias, informes, etc. Se preparan listas de verificacin Se definen tareas de los auditores Se redacta el plan de auditoria Se comunica fecha y plan al auditado

El equipo auditor

Debe contar con un auditor lder o jefe de equipo auditor

Deben ser aceptados por el auditor responsable y las partes interesadas.

El auditor jefe debe asignar las tareas a cada miembro del equipo
Se regir por el procedimiento de ejecucin de auditorias correspondiente (interno o externo)

Metodologa para la realizacin de una auditora.

INICIACIN
Alcance de la auditora
El cliente, con la colaboracin del auditor jefe, debe: Definir lo elementos y actividades del sistema a auditar Especificar las normas y documentos de referencia Proporcionar los recursos necesarios Presentar las evidencias objetivas necesarias Centros a auditar
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 Frecuencia de la auditora

Debe definirla el cliente en funcin de requisitos especificados, y cambios importantes en la gestin, organizacin, poltica...

Revisin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad

Si el auditor considera que el sistema no satisface los requisitos, comunica al cliente la conveniencia de corregir esta situacin antes de continuar con la auditora.
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Metodologa para la realizacin de una auditora. PREPARACIN

Plan de la auditora
objetivos y alcance de la auditora. personas y departamentos que tienen responsabilidades directas documentos de referencia (norma, manual de calidad, procedimientos..) composicin del equipo auditor e idioma. fecha y lugar en que ha de realizarse la auditora. calendario de reuniones a celebrar con la direccin del auditado. requisitos de confidencialidad. lista de distribucin del informe y su fecha de emisin.

El cliente debe de aprobar el plan de la auditora y comunicarlo a los 24 auditados.

 El auditor jefe debe distribuir las actividades a realizar entre los miembro del equipo auditor. Documentos
listas de verificacin formularios para reflejar las observaciones de la auditora formularios para recoger los evidencias necesarias

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Metodologa para la realizacin de una auditora.

EJECUCIN
Reunin inicial
Presentaciones del equipo auditor y del personal de la empresa. Recordar los objetivos y el alcance de la auditora. Aclarar y acordar cualquier duda sobre la programacin Establecer la forma de comunicacin entre el auditor y el auditado. Procedimiento que se va a seguir en la auditora. Medios materiales necesarios. Dudas y preguntas.

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Ejecucin del plan

La auditora se lleva a cabo siguiendo el programa especfico previamente aprobado. Se examinarn y evaluarn evidencias basadas en documentos, observaciones, medidas o ensayos que puedan ser verificados, evitando dar impresiones o emitir conclusiones.

Verificar la documentacin Verificar procedimientos Registrar otras observaciones Cumplir las entrevistas Registros Comportamiento

Evidencia

Fsica Documental
Memorandos Registros de Contabilidad

Testimonial Analtica
Entrevistas

Clculos-ComparacionesRazonamientos

 las observaciones de la auditora deben documentarse de forma clara y precisa y soportadas en evidencias. Identificndose adecuadamente las no conformidades. al finalizar la auditora, y antes del informe, conviene que el equipo auditor se reuna con la direccin del auditado y los responsables de las reas auditadas, a fin de presentar las observaciones realizadas y asegurar que son entendidas por la empresa.

Corresponde al auditado indicar los caminos o los medios para corregir no conformidades detectadas.
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No Conformidades.

Critica. Es la ausencia total de un elemento del sistema de la calidad, en toda la empresa.

Mayor Es la ausencia o el incumplimiento parcial de un elemento del sistema de la calidad en toda la empresa o parcial/total en un departamento/rea de la misma.

Metodologa para la realizacin de una auditora.

DOCUMENTACIN
El informe de la auditora debe reflejar el resultado de la auditora. Recoger los siguientes aspectos:

Objeto y alcance de la auditora Miembros del equipo auditor Personas de contacto durante la auditora Documentacin de referencia No conformidades detectadas. Apreciacin del equipo auditor sobre el grado de conformidad. Capacidad del sistema para alcanzar los objetivos de calidad definidos
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Terminacin de la auditora

La auditora se da por finalizada con la entrega del informe de la auditora al cliente.

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Seguimiento de la accin correctiva

La responsabilidad conformidades.

del

equipo

auditor

es

identificar

las

no

A la organizacin auditada corresponde tomar las acciones correctivas necesarias para corregir o eliminar las causas de las no conformidades detectadas. El cliente y el auditado deben acordar un plazo para la finalizacin de las acciones correctivas.

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PROBLEMAS COMUNES DURANTE LAS AUDITORIAS

Inadecuada planificacin y preparacin Falta de claridad al definir el alcance Procedimientos inadecuados Falta de entrenamiento de los auditores Falta de seguimiento de las deficiencias detectadas

Bibliografia
Auditoria Principios y Procedimientos Arthur Holmes 1960 Auditoria un nuevo enfoque empresarial Slosse-GordiezSevideo-Lopez Lado-Dreispiel-Pace-Demarco Ed. Macchi 1990 Guia de Auditoria Larry Bailey- Oscar Holzmann 1998. Auditoria en Contextos Computadorizados Leopoldo Cansler Agosto 2005. Auditoria de Estados Financieros Juan Jos Cossio Ed. Su libro 1997. Resolucin nro 7 FACPCE.