SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS

(D. LEG. 681 Y DEMAS NORMAS COMPLEMENTARIAS) SUMARIO

Bloque III-Ambiente Virtual

1. INTRODUCCION - LA INFORMACION - EL DOCUMENTO ELECTRONICO - LEGISLACIONES 2. MICROFORMAS CONCEPTO PROCESO TECNICO Y FORMALES EFECTOS LEGALES 3. TECNOLOGIAS DE MICROGRABACION 4. PROCESO DE DIGITALIZACION MASIVA 5. EL EXPEDIENE ELECTRONICO

SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 1. INTRODUCCION.

EN ESTA NUEVA SOCIEDA DIGITAL EXISTE UNA DIVERSIDAD DE SOPORTES PARA LOS DOCUMENTOS CON QUE CONTAMOS HOY, LO QUE NOS OBLIGA A CONOCER LAS REGULACIONES TECNICO-JURIDICOS QUE SE ESTABLECEN EN NUESTRO ORDENAMIENTO LEGAL PARA CONOCER EL VALOR LEGAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Y SU PROBLEMTICA. DE ESTA MANERA CREAR CONCIENCIA NO SOLO EN EL ESTUDIANTADO SINO DIFUNDIR SU CONOCIMIENTO A NIVEL EMPRESAS-UNIVERSIDADES SOBRE LA TRASCENDENCIA DEL DOCUMENTO ELECTRONICO EN LAS DIVERSAS TRANSACCIONES QUE HACE EL CIUDADANO EN LA ADMINISTRACION PUBLICA E INSTITUCIONES PRIVADAS y EN FORMA PAARTICULAR.

El desarrollo de la tecnologa permite al hombre usar herramientas mucho ms complejas para comunicarse cambiando el pincel por el teclado, el mouse, etc. y el papel por un soporte magntico. 2. GENERALIDADES. CONCEPTO TADICIONAL DE DOCUMENTO. ESCRITO QUE DEBE SER REPRESENTATIVO Y DECLARATIVO (contenido) QUE SIRVE PARA ACREDITAR UN HECHO (Art. 233 C.P.C.) y QUE DEBE CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DE FORMA Y DE FONDO CASO CONTRARIO SE DECLARA SU INEFICACIA POR NULIDAD DEL DOCUMENTO.

SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 2. TIPOS DE DOCUMENTO. - EL DOCUMENTO (Art. 234 del Cdigo Procesal Civil -modificado Art. 5 de la Ley 26612, publicada el 21-05-96) Documento son los escritos pblicos o privados, los impresos, fotocopias, facsimil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografas, radiografas, cintas cinematogrficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informticos y otras reproducciones de audio o video, la telemtica en general y dems objetos que recojan, contengan o representen algn hecho o una actividad humana o su resultado. CONCEPTO DE DOCUMENTO ELECTRONICO. Debe entenderse como toda representacin expresada en lenguaje binario y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen, que recojan hechos virtuales de la realidad social en cualquier tipo de soporte magntico (cd-rom, tarjeta inteligente, etc), incluso los soportes informticos y reproduzcan una manifestacin de voluntad u otro tipo de relevancia jurdica con eficacia Probatoria. Los registros magnticos sobre hechos virtuales para que tenga valor probatorio como tales, y que jurdicamente, en nuestro sistema de valoracin legal se les considere como medios de prueba, es que deben ser firmados digitalmente dichos mensajes magnticos para que constituyan instrumentos asimilables a los documentos pblicos o privados.

SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 2. Caractersticas del documento electrnico digital: a) Tienen escritura basada a travs de un lenguaje en el sistema binario. b) Se materializa a travs de soportes fsicos. (D. Leg 681) c) Manifestacin de la voluntad en forma expresa (Ley 27291) d) Se le ha dado seguridad a travs de la firma digital (Ley 27269 y su Reglamento), asi como otras normas sobre las buenas prcticas. e) Tiene valor probatorio (D. Leg 681 y dems normas complementarias)

Pero lo ms interesante aqu es profundizar en el tema del soporte en s mismo y del carcter del documento como original porque registra una realidad virtual social y saber el grado de durabilidad en la conservacin de la informacin. Este tipo de documento exige tener determinadas condiciones ambientales de conservacin, personal calificado para la administracin de los mismos, etc. Es una tendencia que ya se esta aplicando en la administracin pblica SUNAT, ADUANAS, RENIEC, ENTIDADES FINANCIERAS, ETC.

SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 3. LEGISLACION NACIONAL. Ley N 25328 (11-06-91) Ley del Sistema Nacional de Archivos. Acervo Documentario. D. Leg. 681 (14-10-91) Regula uso de tecnologas avanzadas en materia de archivo de documentos e informacin forma convencional y la producida por procedimientos informticos en computadoras. D.S. N009-92-JUS, Reglamento del D.LEG. 681, modificado por ley 26612. Ley N 27269. (27-05-00) Ley de Firmas y Certificado Digitales. Ley N 27291. (24-06-00) Ley que modifica el C.C. Permite la utilizacin de medios electrnicos para la manifestacin de la voluntad y la utilizacin de firma electron Ley N 27444. (11-04-01) Ley de Procedimiento Administrativo General (Art. 160) Ley N 27658. (30-01-02) Ley Marco de Modernizacin y Gestin del Estado. Ley N 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica D.S. N 018-2007-TR (29-08-07) El uso del documento denominado Planilla Electrnica. Encarga a la SUNAT la produccin del Medio Informatico. Res. Superintendencia N 056-2009/SUNAT, aprueban nueva versin 1.3 PDT Formato Virtual N 0601, vigente de marzo del 2009.

SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS 3. LEGISLACION NACIONAL. Ley N 28612 (18-10-05) Ley que norma el uso y adquisicin y adecuacin del SW en la administracin pblica. 1ra. Disposicin Final: Las Inst. Educativas no dedicadas a la enseanza especializada de uso de software, que contemplen en sus programas de enseanza el uso de programas informticos, lo harn en condiciones de neutralidad tecnolgica. Carta de la UNESCO N 1878, PATARIMONIO DIGITAL en su Art. 10, establece: b) Fomentar la formacin y la investigacin, e impulsar el intercambio de experiencia y conocimientos entre las instituciones y las asociaciones profesionales relacionadas con el tema; c) Alentar a las universidades y otras instituciones de investigacin, pblicas y privadas, a velar por la preservacin de los datos relativos a las investigaciones. NTP: 392.030-2:2005. Regula la Produccion y almacenamiento, basado en Arc. Ele NTP: ISO/IEC 17799:2007-EDI. 2da Edicin. (25-08-07)Regula uso del Cdigo de Buenas Practicas para la Gestin de la Seguridad de la Informacin. Res. Jef. N 271-2009-JNAC/RENIEC, Regula sobre el inicio de la Plataforma Virtual de Multiservicios. Res. Minis. N 0391-2009-AG- Regula sobre la Politica de Seguridad de la Inform. Sistema de Emisin Electrnica (Emisin de Recibos por Honorarios en formato Electrnica y Generacin de Libros de Ingresos y Gastos 4ta. Categoria.

3.1 LAS MICROFORMAS. 1)Concepto: (Art. 1 D. Leg 681, modificado por Ley 26612) Es la imagen reducida y condensada, o compactada o digitalizada de un documento que se encuentra grabado en un medio fsico tcnicamente idneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoqumico, informtico, electrnico, electromagntico o que emplee alguna tecnologa de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leida con la ayuda de equipos visores o mtodos anlogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original

2) Terminologas empleadas dentro de los sistemas de micrograbacin: MICROFORMA, MICRODUPLICADO, MICROGRABACION, ETC.
En qu consiste la certificacin de idoneidad tcnica de sistemas de produccin y almacenamiento de microformas? - En evaluar la aptitud de un procedimiento estructurado para la realizacin de una tarea especfica, especificamente la convercin de archivos en soporte papel a microformas, declarados mediante el Certificado de Idoneidad Tcnica. - Sistema:Permita reproducir los documentos originales: Fidelidad e Integridad. - Normada por la Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales de INDECOPI y adoptado por el MITINCI a travs del D.S. 002-98 (NTP:392.030-2:2005

4) Los requisitos que deben cumplir las empresas que operan sistemas de produccin de microformas estn comprendidos: NTP 392.030-1:1997. Certificado de idoneidad tecnica basado en micropeliculas NTP 392.030-2:1997 Produccin y Almacenamiento basado en arhivo electronico NTP 392.030-2:2005 OBJETO:REQUISITOS PARA LAS ORGANIZACIONES QUE OPERAN SISTEMAS DE PRODUCCION DE MICROFORMAS. PARTE 2.MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRONICO. Y ADMINISTRAN SU ALMACENAMIENTO EN CONDICIONES DE SEGURIDAD Y CONSERVACION. OFICIALIZADO EL 22 DE SETIEMBRE DEL 2005. CAMPO DE APLICACIN: PARA LA EVALUACION DE LA IDONEIDAD TECNICA DE: SISTEMAS DE PRODUCCION Y ALMACENAMIENTO DE MICORFORMAS DE LAS ORGANIZACIONES AUTORAS O PROPIETARIAS DE LOS DOCUMENTOS ORIGINALES Y DE LAS EMPRESAS ESPECIALIZADAS CONTRATADAS PARA PROVEER SERVICIOS ESPECIALIZADOS DE PRODUCCION, ALAMCENAMIENTO O DE INTERMEDIACION DIGITAL. LOS SISTEMAS DE PRODUCCION DE MICROFORMAS A PARTIR DE DOCUMENTOS ORIGINALES EN FORMATOS, FISICOS O GENERADOS ELECTRONICAMENTE, IDENTIFICADOS Y ELEGIDOS POR LA ORGANIZACIN PROPIETARIA.

Campo de Aplicacin: COMPRENDE LOS REQUISITOS TECNICOS QUE SE DEBEN CUMPLIR CUANDO EL SISTEMA DE ELABORACION DE MICROFORMAS SE INCLUYEN LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE DOCUMENTOS, INFORMACION O DATOS EN REDES PRIVADAS O PUBLICAS. NO SE APLICA A SISTEMAS DE PRODUCCION DE MICROFORMAS QUE UTILIZAN COMO SOPORTE MEDIOS DE ARCHIVO ELECTRONICO QUE PERMITAN MODIFICACIOES TOTALES O PARCIALES DE LOS DATOS O DOCUMENTOS CONTENIDOS MEDIANTE CUALQUIER APLICATIVO INFORMATICO.

POR LO QUE, LOS PROCESOS PARA ELABORAR UN CD ROM. TIENE QUE CUMPLIR CON REQUISITOS QUE GARANTICEN LA ESTABILIDAD, INMUTABILIDAD E INALTERABILIDAD DEL DOCUMENTO. POR ESO LA TECNOLOGA UTILIZADA PARA EL PROCESO DE GENERAR LA GRABACIN DEL DOCUMENTO DEBER CONLLEVAR LA MODIFICACIN IRREVERSIBLE DE SU ESTADO FSICO, DE MODO QUE NO SEA POSIBLE EL BORRADO NI LA SOBREESCRITURA DE LA INFORMACIN REGISTRADA

Definiciones: IMAGEN ELECTRONICA.- REPRESENTACION DE UN DOCUMENTO EN FORMA DE DATO SOBRE UN SOPORTE DE ALMACENAMIENTO DIGITAL, ELEMENTOS DE UN CUADRO SOBRE EL ECRAN DE UN DISPOSITIVO DE PANTALLA VISUAL O EN FORMA DE COPIA IMPRESA.

LINEA DE PRODUCCION.- CONJUNTO DE PROCESOS, PROCEDIMIENTO Y RECURSOS DE SOFTWARE Y HARDWARE INTEGRADOS COMO UNA UNIDAD DE PRODUCCION PARA ELABORAR MICORFORMAS. MICROFORMA.- TERMINO GENERICO PARA CUALQUIER MEDIO QUE CONTIENE IMGENES. SISTEMA INFORMATICO.- CONJUNTO DE ELEMENTOS RELACIONADOS, COMPUESTO POR UNO O MAS PROCESOS, HARDWARE, SOFTWARE, INSTALACIONES Y PERSONAL QUE PROPORCIONAN LA CAPACIDAD DE SATISFACER UNA NECESIDAD U OBJETIVO DEFINIDO.
.

3.2

LOS PROCEDIMIENTOS MICROFORMAS.

TECNICOS

FORMALES

PARA

LA

CONFEC-CION

DE

A) PROCEDIMIENTO TECNICO PARA LA CONFECCION DE MICRO-FORMAS QUE DEBEN GARANTIZAR LOS RESULTADOS. B) CUMPLIMIENTO DE NORMAS TECNICAS INTERNACIONALES "INDECOPI" Y LAS NORMAS TECNICAS INTERNACIONALES. QUE ADOPTE EL

C) EL PROCEDIMIENTO FORMAL ES QUE DEBE EFECTUARSE BAJO LA DIRECCION Y RESPONSABILIDAD DE UNO DE LOS DEPOSITARIOS DE LA FE PUBLICA (FEDATARIO INFORMATICO).

REGLAS:
a) LEVANTAR UN ACTA DE APERTURA b) ACTA DE CIERRE c) ACTA DE VERIFICACION 3.3 TECNOLOGIAS OPTICAS: (falta de conocimiento sobre el uso de las tec. Opt.) a) Tecnologa de formacin de burbujas (Burbble Formng) llamada True Worm. Disco que utiliza una capa de platino y es solo de lectura. Longevidad 50 aos. b) Tecnologa Magneto Optico. Disco reescribible. Garantiza 10 aos. denominada Phase Change, utiliza elementos como el telurio, el selenio c) El CD-ROM, disco optico con capacidad 600 MB. Disco optico de bajo costo. La tecnologa

3.4 EFECTOS LEGALES: (Arts. del 8 al 13) a) LOS MEDIOS PORTADORES DE MICROFORMAS, SUSTITUYEN A LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS ORIGINALES. b) COPIAS FIELES DE LAS MICROFORMAS PUEDEN SER UTILIZADOS EN JUICIOS.

c) COPIAS AUTENTICADAS DE INSTRUMENTOS PRIVADOS SON IDO-NEOS PARA EL RECONOCIMIENTOS JUDICIAL DE SU CONTENIDO Y FIRMA.
d) LAS COPIAS AUTENTICADAS NO SUSTITUYEN A LOS TITULOS VALORES PERO SIRVEN PARA EXPEDIR DUPLICADOS. e) CUANDO SE TACHE UNA COPIA FIEL O COPIA CERTIFICADA, ADUCIENDO SU FALSIFICACION EN EL PROCESO DE MICROGRABADO LOS PERITOS HAN DE TENER LAS CALIDADES ESTABLECIDAS EN EL D.LEG. 681 (DIPLOMA DE IDONEIDAD TECNICA) f) LOS MICROARCHIVOS SON VALIDOS ANTE CUALQUIER REVISION DE ORDEN CONTABLE O TRIBUTARIO, ASI COMO PARA EXAMENES Y AUDITORIAS.

g) SER UTILIZADOS EN LA TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS Y LA TRANSFERENCIA ELECTRONICAS DE DATOS INFORMATIZADOS

4. TECNOLOGIAS DE MICROGRABACION. - MEDIOS DE ALMACENAMIENTO. - SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO: ARREGLO DE DISCOS, LIBRERA DE CDS, JUKE BOXES - REDES DE COMUNICACIN - HERRAMIENTAS DE DIGITALIZACIN: SCANERS,CAMARAS DIGITALES, ETC. LA INFORMATICA NOS OFRECE: EL OCR (OPTICAL CHARACTER RECONIGTION) PARA DIGITALIZAR CONTENIDOS DE LETRAS Y NMEROS A TRAVS DE LA UTILIZACIN DE UN SCANNER Y PUEDE SER MANIPULADO POR UN PROCESADOR DE TEXTOS. EL ICR (INTELLIGENT CHARACTER RECONIGTION), SISTEMA DE RECONOCIMIENTO DE CARACTERES QUE SE BASA EN LA EXTRAPOLACIN Y ANALOGA CAPAZ DE RECONOCER CUALQUIER TIPO DE CARACTERES SIN IMPORTAR SU ESTILO O SU POSICIN EN EL TEXTO. - PROGRAMAS DE FLUJO DOCUMENTARIO: EL WORK FLOW Y EL DMS, SON UTILIZADOS COMO PROGRAMAS DE ARCHIVO DOCUMENTARIO, COMO HERRAMIENTA DE CONTROL Y COMO HERRAMIENTA DE BSQUEDA.

POR QU MICROGRABAR LOS DOCUMENTOS?

- Para implementar el archivo virtual de la empresa que le permite mayor concurrencia en el acceso de la informacin, incrementar productividad, etc.
- Valor legal del archivo virtual. De conformidad con lo establecido en el D. Leg 681 y su Reglamento D.S. 009-92-JUS, Ley 26612; D.S. N 002-98-ITINCI, las NTP y el Reglamento de Certificacin en Micrograbacin de SGS del Per. - Capacidad de almacenamiento y Por los costos 4.1 QU DEBE GARANTIZAR UN SISTEMA DE MICROGRABACION? Art. 5 - LAS MICROFORMAS OBTENIDAS, DEBEN REPRODUCIR LOS 0RIGINA-LES CON ABSOLUTA FIDELIDAD E INTEGRIDAD. LAS MICROFORMAS OBTENIDAS, POSEAN CUALIDADES DE DURABI-LIDAD, INALTERABILIDAD YFIJEZA SUPERIORES O SIMILARES A LOS ORIGINALES.

- QUE, LOS MICRODUPLICADOS, SON REPRODUCCIONES DE CONTENI-DOS EXACTAMENTE IGUAL A LAS MICROFORMAS ORIGINALES. - QUE, A PARTIR DE LAS MICROFORMAS O MICRODUPLICADOS PUE-DAN RECUPERARSE EN PAPEL U OTRO SIMILAR, COPIAS FIELES Y EXACTAS DEL DOCUMENTO ORIGINAL. - QUE, LAS MICROFORMAS OBTENIDAS, TENGAN SISTEMAS DE SEGU-RIDAD DE DATOS E INFORMACIN QUE ASEGUREN SU INALTERA-BILIDAD E INTEGRIDAD.

4.2. PROCESO DE DIGITALIZACION MASIVA. 1) Digitalizacin. O MICROGRABACION ES EL PROCESO TECNICO POR EL CUAL SE OBTIENEN LAS MICROFORMAS. 2) Componentes del proceso de digitalizacin:

- Software de captura masiva de imgenes; servidor de imgenes; estacin de datos; escanner de produccin; grabador de cds; DMS o sistema visualizador de documentos; personal especializado.
3) Diagrama de produccin. Conversin de documentos a microformas; servidor de imgnes; control de calidad y verificacin; indexacin, grabacin en cds y un servidor central. Proceso de indexacin. Es la digitacin de ndices o datos de referencia del documento digitalizado. 4) Etapa previa. Consiste en armar la distribucin de los equipos:

- Definir el objetivo, establecer la estrategia, implementar el layout, instalar el software y hardware de captura, probar la linea de produccin, start up del proceso.

4. 2 PROCESO DE DIGITALIZACION MASIVA. 5) Etapa de ejecucin. - Inventario de documentos; captura masiva de documentos; indexacin; control de calidad de imgenes; importacin de imgenes al servidor; instalacin de un DMS o un visualizador de imgenes. Diagrama del proceso de digitalizacin. 6) Etapa posterior. - Mantenimiento y soporte; Plan de contigencia; Destruccin de originales con intervencin de fedatarios; Registros de destruccin de originales y custodia de documentos y de medios magnticos de respaldo. - Seguridad y control. Es necesario, con la finalidad de garantizar tanto la inalterabilidad de las microformas como su correcta produccin, almacenamiento, recuperacin e impresin. Requerimientos de contingencia.

- Equipo de contingencia elctrica; instalacin elctrica y pozo de tierra; alta disponibilidad del servidor; sistema de respaldo de equipo; sistema de respaldo de informacin y mantenimiento de equipos.
Requerimientos de seguridad.

5. EL EXPEDIENTE ELECTRONICO 1) Componentes del Sistema. - Una carpeta electrnica. - Un administrador de imgenes (work flow, DMS) - Un programa administrador de recursos de cmputo. 2) Caractersticas. - Presentacin del archivo de tipo jerarquico; Reduce el tiempo promedio de respuesta; permite a varios usuarios revisar simultneamente una carpeta; permite la consulta y el proceso remotos; distribuye el trabajo entre los recursos de cmputo disponibles; mide la productividad de los procesos y las personas; anticipa los cuellos de botella durante el proceso; realiza busqueda contextuales; controla el acceso en base a protocolos de seguridad; registra las distintas versiones de un mismo documento y se puede enlazar con otras aplicaciones. 3) Ventajas. El xito del sistema es la capacidad para administrar eficazmente medios variados de almacenamiento, generando los siguientes beneficios: - Mejor uso de los recursos disponibles; mayor versatibilidad para futuro crecimiento; facilita la migracin a plataformas similares; se integra facilmente a sistemas de data werehouse; mitiga el impacto en caso de desastres.

1.

JUSTIFICACION DE MICROGRABAR LOS DOCUMENTOS:

Por los costos. Por ejemplo en un disco ptico, si hablamos de inversin en Un milln de pginas, vermos el siguiente ahorro.

$ 15,000

$ 10,000

$ 375

DISCO OPTICO

MICROFICHAS

PAPEL