Presentacion para Administracion de Proyectos

ADMINISTRACION DE PROYECTOS
OBJETIVO:
PLANEAR Y ORGANIZAR ACTIVIDADES; AS COMO INTEGRAR, DIRIGIR Y CONTROLAR RECURSOS EN TIEMPO-COSTO APLICANDO HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS.
ORIGEN Y SIGNIFICADO DE LA PALABRA PROYECTO: La palabra proyecto fue inicialmente utilizada alrededor del siglo XVI y se deriva del latn projicereque significa aventar hacia adelante. El diccionario define proyecto como: Una empresa individual o en colaboracin o actividad en desarrollo , la cual es planeada cuidadosamente y diseada para alcanzar una meta particular Por lo tanto podemos decir que proyecto es un conjunto de actividades que se efectan en un perodo de tiempo especifico para lograr un objetivo u objetivos especficos, establecidos normalmente por el cliente.
CARACTERISTICAS DE UN PROYECTO: Tiene fecha de inicio y terminacin definida Evento nico Tiene costo establecido y presupuestado Tiene recursos definidos Tareas definidas Objetivos tangibles Tienen un propsito Son realistas Son complejos Estn constituidos por etapas.
PREGUNTAS BASICAS PARA LA SELECCIN DE PROYECTOS:
El primer paso para la realizacin de un proyecto consiste en definirlo, esto es dejar en claro sus alcances as como las estrategias bsicas para llevarlo a cabo. Para proceder con lo antes mencionado, es importante responder a las siguientes preguntas:
incrementa el proyecto la utilidad de la organizacin? incrementa o consolida la participacin en el mercado? le permite a la organizacin entrar a nuevos mercados? maximiza la utilizacin de los recursos de la organizacin? mejora la imagen de la organizacin? los riesgos que se van a tomar son aceptables? el objetivo del proyecto es consistente con los objetivos de la organizacin?
QUE ES LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS? La administracin se define en trminos sencillos como la habilidad o la prctica de controlar, dirigir o planear algo. el acto de dirigir o administrar con un propsito. Dicho de otra manera, es el esfuerzo que se realiza de planear, organizar y movilizar a las personas y los recursos orientados a un propsito dado. En el caso de la administracin de proyectos, nos referimos a las capacidades y habilidades que hacen que el proyecto sea factible y real. Esto requiere un liderazgo en los proyectos. En la institucin, el administrador del proyecto es responsable de administrar los recursos humanos y materiales, as como de guiar al proyecto a los resultados esperados.
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DE PROYECTOS: a).-Administra a las personas que realizan el trabajo b).- Administra la informacin y la comunicacin c).-Administra las relaciones externas d).-Administra las finanzas
e).-Administra los recursos materiales

f).- Administra el trabajo
CARACTERISTICAS QUE DEBE TENER UN ADMINISTRADOR DE PROYECTOS: Un organizador, con capacidad para entender, planear y coordinar los esfuerzos y recursos para alcanzar los recursos. un estratega, capaz de poner en claro objetivos a corto y largo plazo. un motivador, con habilidades y actitudes que le permitan motivar y comprometer a las personas con el proyecto. Un generador de fondos, con habilidades para solicitar fondos, administrarlos y dar cuenta de ellos con integridad y competencia. Un activista, en el sentido de alguien que es capaz de tener iniciativas y organizar ideas en acciones sociales significativas con valores claros que evolucionen a travs del tiempo. Un visionario, como alguien capaz de imaginar e innovar. Un trabajador comunitario, con una preocupacin de los asuntos de la comunidad y/o la organizacin en la que esta involucrado. Un trabajador social, capaz de preocuparse de las personas; infundiendo en ellos la motivacin y confianza para tomar parte en la conformacin de su propio futuro y haciendo realidad sus proyectos Un maestro y un alumno, capaz de promocionar y potenciar a las personas y al mismo tiempo poder aprender de las experiencias y utilizarlas para la organizacin, el proyecto o la comunidad, monitoreando y evaluando un proceso en relacin con los objetivos, cambiando planes y en ultimo termino cambiando objetivos de acuerdo con las circunstancias.
RAZONES POR LA QUE LOS PROYECTOS TIENEN XITO: 1.-La estructura organizacional es adecuada para el equipo en el proyecto. 2.-El equipo en el proyecto participa en la planeacin. 3.-El equipo en el proyecto esta comprometido en establecer un programa de trabajo. 4.-El equipo en el proyecto esta comprometido en establecer propuestas realistas. 5.-El proyecto utiliza de manera adecuada, las tcnicas de planeacin y no permite que el plan sea un fin en si mismo. 6.- El equipo en el proyecto trabaja con burocracia, las polticas y los procedimientos y no en contra de ellos. 7.-El equipo en el proyecto esta de acuerdo en metas especificas y realistas para el proyecto. 8.- Las personas en el grupo de atencin son involucradas desde el inicio del proyecto.
POR QUE FRACASAN LOS PROYECTOS: 1. 2. 3. Liderazgo inadecuado. Falta de participacin del equipo en la planeacin del proyecto. Falta de participacin del equipo en la solucin de los problemas.
4.
5. 6. 7. 8.
Inadecuadas habilidades comunicativas.

Inadecuadas habilidades tcnicas. Inadecuadas habilidades administrativas. Programacin del proyecto poco realista. Metas del proyecto pocas claras.
2.- FASE
DE
DEFINICION
La administracin de proyectos proporciona un proceso dividido en 4 fases: DEFINICION
PLANEACION
EJECUCION CIERRE La DEFINICION es la primera fase de la administracin de proyectos que se encarga de contestar las siguientes cuestiones: Cul es el propsito del proyecto? Cules son sus objetivos? Quin es el lder del proyecto? Qu resultados se esperan? Qu recursos son necesarios?
DEFINICION DEL PROYECTO Cmo nace un proyecto? Los proyectos nacen de problemas, sueos u oportunidades. En el trabajo, en la escuela o en el hogar. Y se le asigna a alguien la responsabilidad de llevarlo a cabo. Ese alguien es el ADMINISTRADOR DE L PROYECTO
Una vez reunido el ncleo del grupo del proyecto, su primer trabajo consiste en dejar aclarado el proyecto, as como llegar a un acuerdo entre los miembros sobre la definicin y alcance del mismo, al igual que las estrategias bsicas para llevarlo a cabo.
ENUNCIADO DEL PROYECTO: El primer paso en la administracin de proyectos consiste en clarificar el propsito. El enunciado del proyecto debe ser conciso acerca del propsito del mismo, define las tres principales dimensiones dentro de los cuales se formulara el objetivo del proyecto y la divisin del trabajo. El enunciado del proyecto consiste para ser efectivo, de al menos los siguientes elementos: a. Una palabra que denote accin y un resultado final. b. Una fecha establecida para terminar (tiempo). c. Un costo total del proyecto (dependiendo del tipo de proyecto ya que algunos no tienen costo). Ejemplos: Implementar el sistema de calidad ISO 9000-2008 para la certificacin de la S.S.P. en un plazo mximo de 4 meses con una inversin de $35,000. Instalar el nuevo sistema de control de Asistencia antes de semana 45 con un costo de $25,000.
OBJETIVOS: Los objetivos del proyecto identifican y proporcionan una ruta o mapa del mismo. Los resultados describen lo que el equipo del proyecto espera tener al terminar el proyecto. Las tres limitaciones ms importantes de cualquier proyecto son: Recursos Humanos, Dinero y Tiempo, pero existen otras reas que podran afectar el xito. CARACTERISTICAS DE LOS OJETIVOS: Especficos Medibles Acordados Restringidos ( Tiempo, Costo y Calidad) Realistas La definicin de los objetivos pueden incluir los siguientes aspectos: Antecedentes Alcances Beneficios esperados Congruencia en la misin y la visin de la organizacin. Nota: En proyectos grandes , el desarrollo del mismo se puede dividir en objetivos parciales, conocidos tambin como entregables
EL LIDER DEL PROYECTO: Tarea crtica cuya responsabilidad recae en la alta direccin -Su seleccin debe ser lo mas temprana posible. -Basado en un balance de habilidades, tcnicas y humanas. -su rol deber ser siempre como lder y administrador, ms que como coordinador y supervisor. - el rol tiene tres frentes de trabajo: a. Ante el cliente b. Ante la alta direccin. c. Ante el equipo de trabajo.
3.-FASE DE PLANEACION
La fase de planeacin tiene como propsito organizar las tareas y recursos del proyecto; establecer marcos de tiempos y fechas de entrega realistas (programacin), e identificar las acciones necesarias para asegurar el xito, y responde a las siguientes preguntas: Quin ser responsable de las diversas tareas? Cules son las tareas crticas? Cmo deben organizarse los recursos? La planeacin Es el estudio y seleccin de alternativas sobre pronsticos de operaciones futuras.
Dnde estamos
cmo?
Dnde Queremos llegar
La planeacin coordina, controla y comunica
La planeacin es de suma importancia en la administracin de proyectos, esto nos dice que se debe enumerar detalladamente todo lo necesario para terminar el proyecto con xito siguiendo las tres medidas vitales de la CALIDAD, EL TIEMPO Y EL COSTO.
La planeacin de la calidad requiere de la atencin al detalle. Con la finalidad de asegurar que el resultado del proyecto funcionar. El plan de la calidad tambin establece los criterios de la ejecucin con los cuales se comparar el resultado del proyecto una vez terminado. Al planear la medicin de la calidad incluye las especificaciones para la calidad y clase de los materiales que se usarn, el estndar de ejecucin que debe cumplirse y los medios para verificar la calidad como p.e., el ensayo y la inspeccin. Existen dos tcnicas que facilitan la planificacin de la calidad: la estructura de la divisin del trabajo (EDT) y las especificaciones del proyecto.
LA ESTRUCTURA DE LA DIVISIN DEL TRABAJO (EDT) Es una estructura exhaustiva, jerrquica y descendente formada pos los entregables y las tareas necesarias para completar un proyecto. Es una presentacin organizada del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentacin de este trabajo, P.E. Se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (Definicin, Planeacin, Ejecucin y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel ms alto. Otra forma de organizarla, es teniendo en cuenta las Necesidades funcionales. Es importante recordar que la EDT documenta el alcance del proyecto, no suplan de ejecucin. La EDT se compone como como sigue: ESTRUCTURA: Similar a un organigrama , donde cada nivel representa una subdivisin del nivel superior. DESCRIPCION: Cada elemento debe tener un nombre breve y claro que describa el concepto. NUMERO DE CODIFICACION: La EDT sirve para codificar partes del proyecto de forma ordenada y lgica.
2.3 Planeacin de la Medicin del Tiempo El objetivo de planear la medida del tiempo es determinar el tiempo mas corto necesario para para terminar el proyecto. Comience con la EDT y determine el tiempo necesario para terminar cada componente. Despus determine en que secuencia deben terminarse los componentes y en cuales se puede estar trabajando al mismo tiempo. A partir de este anlisis habr determinado los tres elementos del tiempo ms importantes.
Lo mas tarde que puede comenzarse un paso Lo mas pronto que puede comenzarse un paso
La duracin de cada paso
Es necesario que la planeacin de la medida del tiempo se lleve a cabo por personas que tienen experiencia en el ramo. Algunos administradores de proyectos estiman los intervalos de tiempo como un promedio mas que como cantidades exactas. A continuacin vemos una tabla la cual es es utilizada para concentrar informacin:
Componente o paso
To
Tp
Tm
Te
Donde: To =Tiempo optimista Tp = Tiempo pesimista Tm= tiempo probable
Te = Tiempo estimado = (To + 4Tm + Tp) / 6
Una vez que se tienen las actividades del proyecto, se realiza el plan de trabajo definiendo: La duracin de cada actividad La lgica del desarrollo del proyecto Las restricciones de tiempo Dentro de los mtodos de programacin mas utilizados tenemos: Diagrama de Gantt Diagrama de Ruta Critica o Precedencias
EL DIAGRAMA DE GANTT Esta herramienta muestra de manera grafica la relacin entre el tiempo y los pasos de un proyecto. (Henry Lawrence Gantt (1917)). Cada paso de un proyecto esta situada en el diagrama en el periodo de tiempo dentro del cual se ejecutar. Una vez terminado el diagrama de Gantt, ste muestra la secuencia del flujo de las actividades, como tambin las que se estn llevando a cabo al mismo tiempo.
Ejemplos de diagramas de Gantt:
Ventajas : Fcil de construir Fcil de entender til como herramienta de planeacin Prctica para reportes ejecutivos.
Desventajas: No muestra claramente la dependencia entre las actividades No distingue actividades crticas
EJERCICIO: A).-De sarrollar el diagrama de Gantt para el proyecto Pintar la casa en un plazo mximo de 5 semanas con una propuesta de $5000.00. Tabla informativa: ACTIVIDAD I II III IV V VI VII A B C D E F G HACER DISEO CONSEGUIR ALBAIL COMPRAR MATERIAL LIMPIAR MUROS COLOCAR TIROL PINTAR PAREDES HACER LIMPIEZA DURACION/DIAS 1 2 3 4 5 6 3 1,2 2 3, 4 3 5, 6 REQUUISITOS
B).- Se debe instalar la mquina TPM, la mquina ya se tiene en planta, el equipo de proyectos desarroll la siguiente lista de actividades. 1.- Obtener el tiempo de duracin del proyecto y la grfica de Gantt 2.-Suponiendo que el proyecto inicie el prximo lunes Cundo comenzara a funcionar la mquina?
LA RUTA CRTICA Este mtodo se interpreta como la dimensin mxima que puede durar el proyecto. Es aplicable y til en cualquier situacin en la que se tengan que llevar a cabo una serie de actividades relacionadas entre s para alcanzar un objetivo determinado. Si el mtodo es utilizado correctamente determinar un proyecto ordenado y balanceado el cul podr ser ejecutado de manera eficiente y en menor tiempo.
Beneficio importante de este mtodo es que resume en un solo documento, la imagen general de todo el proyecto, lo que nos ayuda a evitar omisiones, identificar de una manera rpida contradicciones en la planeacin de actividades facilitando abastecimientos ordenados y oportunos llevando al proyecto a su final con los mnimos errores.
Importante el seguimiento de este mtodo al pie de la letra.
Ver video de ruta critica
PLANEACIN DE LA MEDICIN DEL COSTO

Existen muchas razones para hacer una planeacin cuidadosa del costo del proyecto. Un buen plan comprende la identificacin de las fuentes de suministros y materiales con esto se a sugura que los costos sean realistas. El objetivo principal de un buen presupuesto consiste en supervisar los gastos de un proyecto mientras se encuentra en progreso y evitar los gastos excesivos. Ser tan realista como sea posible
En la fase de EJECUCION el control del proyecto ayuda al lder a saber cuando se termin a tiempo alguna parte de la estructura de la divisin del trabajo y a establecer acciones correctivas cuando ocurra alguna desviacin. Durante esta fase el administrador del proyecto coordina todos los elementos del proyecto, ello incluye progresivo control del trabajo para ver si se esta ejecutando de acuerdo con el plan. Esta responsabilidad requiere diversidad de conocimientos y experiencias. Se requiere toma de decisiones inmediatas para solucionar problemas. En esta y todas las actividades de un proyecto es importante la comunicacin entre el equipo de trabajo, uno de los planes de comunicacin es a travs de un tablero que muestre grficamente los resultados del proyecto, permitiendo que el administrador del proyecto intervenga en caso necesario. Se deben organizar reuniones para informar y administrar el equipo del proyecto, es decir discutir el progreso del proyecto y determinar las prioridades para las siguientes semanas.
Cierre es la ltima de las fases del proyecto. Requiere que el lder y el equipo respondan las preguntas clave que evaluarn el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para futuros proyectos. Las presuntas sern: Qu tambin se concluyo el proyecto? Qu se aprendi que nos ayude en futuros proyectos?
La mayora de los proyectos implican un gasto econmico sustancial muy por encima de lo presupuestado. Un balance de los datos financieros y la determinacin de las utilidades son vitales para determinar el xito del proyecto. Para evaluar el proyecto, revise primero los objetivos y determine si han sido alcanzados, revise tambin el desempeo del proyecto definido en la E.D.T. El desempeo, el costo y el tiempo son las tres reas bsicas para el cierre y evaluacin del proyecto. La evaluacin es pate del plan del proyecto
Ejemplo de un formato de evaluacin FORMATO DE EVALUACION DEL PROYECTO Se cumplieron los objetivos se cumplieron los plazos satisfactoriamente? se cumpli el presupuesto planeado? fue real la E.D.T.? fue real la planeacin? SI NO
fue adecuada la planeacin del recurso?

fue alta la satisfaccin del cliente? Para futuros proyectos (experiencia) Qu problemas potenciales se tuvieron y como se resolvieron? Qu aprendizaje obtuvimos? Qu hara diferente la prxima vez?
PREGUNTAS 1- Que se entiende por planear un proyecto? asignar tareas a las personas que participan en la planeacin del proyecto y as lograr su objetivo - Que cosas abarca? que se quiere lograr y como lo aremos. - Quienes deben intervenir en trabajo de planeacin? Quienes participen en la realizacin del trabajo y que tengan el conocimiento 2- Que significa la expresin objetivo del proyecto? resultado esperado o producto final, es el resultado que el equipo debe entregar al concluir el proyecto - Que podra suceder si no se expresa claramente el objetivo? no se obtendra el xito esperado para este proyecto - Da tres ejemplos de objetivos redactados claramente. realizar una fiesta para algn familiar el prximo 22 de abril del 2011 con un presupuesto de 5000 pesos con el cual se compraran las siguientes cosas tales como comida, regalos, pastel y sonido. Construir un cuarto de cocina y terminarlo antes de septiembre del presente ao con un presupuesto de 50000 pesos con el que se compraran los materiales necesarios. Realizar una visita estudiantil a la casa hogar Benito guares el da 5 de agosto para pasar un agradable momento con los nios y llevarles un momento de alegra, con un presupuesto de 3 mil pesos.
-Da tres ejemplos de objetivos redactados claramente. realizar una fiesta para algn familiar el prximo 22 de abril del 2011 con un presupuesto de 5000 pesos con el cual se compraran las siguientes cosas tales como comida, regalos, pastel y sonido. Construir un cuarto de cocina y terminarlo antes de septiembre del presente ao con un presupuesto de 50000 pesos con el que se compraran los materiales necesarios. Realizar una visita estudiantil a la casa hogar Benito guares el da 5 de agosto para pasar un agradable momento con los nios y llevarles un momento de alegra, con un presupuesto de 3 mil pesos. 3- Que es una estructura de divisin de trabajo? herramienta que nos permite dividir un trabajo en piezas a partidas manejables para ayudar a identificar todos los elementos para complementar el alcance de trabajo del proyecto. - Que es una Matriz de responsabilidades? mtodo utilizado para mostrar, en un formato tabular las personas que tienen la responsabilidad de realizar las partidas de trabajo en un EDT.
-Como se relacionan entre si?

mediante la asignacin de letras por parte del administrador para le principal y el secundario. 4- Que es una actividad? Es un trabajo que exige de tiempo. -Requiere siempre la intervencin humana?
no siempre lo requiere.
5- Que significa evento de predecesor y evento de sucesor? Evento de predecesor: evento de inicio. Evento del sucesor: evento al final de la actividad. 6- Consulta la figura 5.9 Que actividades an de efectuarse antes de iniciar "capturar datos de la respuesta" Identificar los consumidores Elaborar borrador del proyecto. Cuestionario para prueba piloto Revisar y terminar cuestionarios. Imprimir el cuestionario. Enviar cuestionarios y esperar repuestas. Que actividades pueden empezarse despus de terminar imprimir el cuestionario Enviar el cuestionario para obtener respuestas Capturar datos de las respuestas Analizar resultados Preparar informes Mencione dos actividades que pueden realizarse al mismo tiempo. Desarrollar programas para anlisis de datos Realizar programas para comparar datos.
7- Cuando utilizas el escalonamiento en un diagrama de red?
Cuando tenemos que realizar un proyecto en el que solo contamos con un experto y este realiza tareas en diferentes reas
El tiempo que consume una actividad puede ser de tres tipos Tiempo optimista: menor tiempo en el que se puede ejecutar una actividad
Tiempo pesimista: sin representar el fin del proyecto.

Tiempo probable: Tiempo exacto posible, se pueden obtener un tiempo estimado
8- Porque recomendaras los programas para administracin de proyectos a alguien que intervenga en ella? Porque te facilitan la planeacin y muestran claramente que actividad debe realizar Que caractersticas y beneficios ofrecen? llevar un control de lo que realizaremos as tendremos muy claro las actividades de cada miembro

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e).-Administra los recursos materiales

Inadecuadas habilidades comunicativas.

Dnde Queremos llegar

La planeacin coordina, controla y comunica

La duracin de cada paso

Donde: To =Tiempo optimista Tp = Tiempo pesimista Tm= tiempo probable

Te = Tiempo estimado = (To + 4Tm + Tp) / 6

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PLANEACIN DE LA MEDICIN DEL COSTO

fue adecuada la planeacin del recurso?

-Como se relacionan entre si?

7- Cuando utilizas el escalonamiento en un diagrama de red?

Tiempo pesimista: sin representar el fin del proyecto.

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