DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS

PABLO LLEDO

El rea de gestin de riesgos es necesaria para complementar la planificacin de uno o mas procesos dentro de la gestin de un proyecto, es una de las reas de conocimientos que debe tener prioridad al inicio del proyecto, ya que incluso de su anlisis deriva la respuesta si un proyecto es realizable con la condiciones establecidas o no.

El riesgo.- Representa el impacto potencial de todas las amenazas u oportunidades que podran afectar los logros de los objetivos del proyecto. Incertidumbre y riesgo. La incertidumbre se da cuando no conocemos la probabilidad de ocurrencia de un evento.
Mientras que en una situacin de riesgo podemos estimar cul ser su probabilidad de ocurrencia.

Probabilidad de ocurrencia .- Cada evento riesgoso tiene alguna chance de suceder. La probabilidad de ocurrencia se cuantifica de 0 % a 100 % o de 0 a 1. En casos de incertidumbre se puede considerar rangos de probabilidades. Impacto .- El riesgo no se cuantifica slo por su probabilidad de ocurrencia, sino tambin por su efecto sobre los objetivos del proyecto (alcance, tiempo, costo, calidad). Este efecto se contabiliza, en una unidad monetaria estndar para el proyecto.

Si la ocurrencia de un evento produce impactos importantes en un proyecto y adems no se conoce la probabilidad de ocurrencia, seguramente seremos incapaces de tomar buenas decisiones para este proyecto.

Valor monetario esperado (VME) VME = Probabilidad x Impacto

Recordar que el impacto puede ser positivo o negativo, VME ayuda a contabilizar el costo beneficio de cada situacin prevista. Adems es una herramienta bsica de calculo para analizar las primas que se pagan a las empresas aseguradoras.

Riesgos desconocidos o imprevistos Los imprevistos son aquellos riesgos desconocidos que pueden ocurrir sin haber anticipado su ocurrencia. Estos sucesos dependen de una inusual combinacin de factores que no se pudieron detectar con anticipacin.

RIESGO IDENTIFICADO SI SUCESO

Se conoce el riesgo

conoce la probabili dad

SI

RIESGO IDENTIFICADO + PROBABILIDAD

NO
RIESGO IDENTIFICADO + INCERTIDUMBRE

EVALUACIN CON EL IMPACTO

NO IMPREVISTO

Se trabaja para hallar su PROBABILIDAD

RIESGO IDENTIFICADO CUANTIFICABLE

Asignan RESERVAS de Gestin

Asignan contingencias u otras respuestas

Actitud frente al riesgo

Como encarar al riesgo depende de cada empresa y se estudia en base a estos factores. Apetito: el grado de incertidumbre que estamos dispuestos a aceptar para obtener una posible recompensa a futuro. Tolerancia: qu cantidad de riesgo estamos dispuestos a enfrentar.

Respaldo financiero: organizaciones con gran respaldo financiero podran tolerar ms riesgo que aquellas ms pobres.
Diversificacin: si tenemos los huevos en diferentes canastas, podramos aceptar ms riesgo.

Sntomas: Evento que indica alguna dificultad en el proyecto. Ejemplo, retrasos. Disparadores: Cuando las variables superan el nivel aceptable de riesgo (umbral), se implementan los planes de respuesta al riesgo para aliviar el impacto. Por ejemplo, si el ndice de desempeo del cronograma es inferior a 0,8 se decide hacer una ejecucin rpida. Riesgo residual: Subsiste despus de haber implementado la respuesta. Debe ser aceptado y administrado para verificar que se mantenga dentro de lmites aceptables para el proyecto. Riesgo secundario: Es el que se origina como consecuencia directa de la implementacin de respuestas a otros riesgos.

El objetivo de la gerencia de riesgos es maximizar la probabilidad de ocurrencia y efectos de eventos positivos y minimizar la probabilidad y efectos de eventos negativos.

Quines van a identificar los riesgos? Cundo se llevar a cabo la identificacin de los riesgos? Qu escala se utilizar para el anlisis cualitativo de riesgos? Cmo se priorizarn los riesgos? Qu herramientas se utilizarn para el anlisis cuantitativo? Cules sern las estrategias a implementar para cada riesgo? Con qu frecuencia se realizar el seguimiento de riesgos?

Metodologa.- Si se usar los estndares globales del PMI u otra tal como el PRINCE 2. Las herramientas usadas en la identificacin de riesgos, para el anlisis cualitativo, para el anlisis cuantitativo. Equipo de Gestin de Riesgos y custodios de cada riesgo identificado que se le halla planificado su control. Definicin de Probabilidad. Definicin de Impacto.

Resultados de los anlisis realizados. Informes de priorizacin y categorizacin de riesgos (RBS). Formatos de Informes de Riesgos. Se expresar la periodicidad con la cual se realiza el control de riesgos y cada cuanto tiempo se trata en las reuniones.

Qu necesito para empezar?

Plan de gestin de riesgos. Planes: alcance, cronograma, presupuesto, calidad, recursos humanos. Registro de interesados. Documentos del proyecto y de las adquisiciones.
La identificacin de los riesgos es un proceso iterativo que se actualiza en cada uno de los procesos de gestin de riesgos.

Qu HERRAMIENTAS puedo utilizar? Revisin de la documentacin Tcnicas de recopilacin de informacin:

Tcnica Delphi:

Se separa fsicamente a los miembros del grupo y un coordinador general contacta a todos los miembros para que opinen sobre potenciales riesgos, manteniendo el anonimato de los involucrados. El coordinador le informa a los participantes las razones que justifican distintas opiniones sobre los riesgos identificados y les solicita que re-evalen su respuesta para profundizar el anlisis. Este proceso de retroalimentacin iterativo contina hasta que no hay ms cambios que realizar.

Qu HERRAMIENTAS puedo utilizar? Listas de Verificacin Check list

Qu HERRAMIENTAS puedo utilizar? Anlisis de Supuestos. Revisar los supuestos utilizados en los planes del proyecto para analizar si estn completos y son consistentes. De no ser as se consideran focos de riesgos.

Tcnicas de diagramacin: Diagramas causaefecto, diagrama de flujo, diagramas de influencia, etc. Anlisis DAFO (o FODA)

Qu obtengo al final del proceso? Registro de riesgos: documento que incluye los riesgos identificados, las posibles respuestas, las causas de los riesgos y las categoras de riesgo.

El registro de riesgos comienza como una salida del proceso de identificacin de riesgos y luego se sigue completando y actualizando en los otros procesos.

El anlisis cualitativo consiste en evaluar cul es el impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de los riesgos identificados. En este proceso, los riesgos se ordenan de acuerdo a su importancia relativa sobre los objetivos del proyecto. Qu necesito para empezar? Plan de gestin de riesgos Lnea base del alcance Registro de riesgos

Qu herramientas puedo utilizar? Evaluacin de probabilidad e impacto: a travs de entrevistas con expertos se estima cul es la probabilidad de ocurrencia y el impacto de cada riesgo identificado. Ejem.

Qu herramientas puedo utilizar?

Matriz de probabilidad e impacto: suele representarse con una tabla de doble entrada donde se combina la probabilidad y el impacto para poder hacer una priorizacin de los riesgos.

La asignacin de prioridad de cada riesgo se realiza a partir de los resultados de la matriz de riesgo y se determina mediante: el anlisis de experiencias, actitud frente al riesgo, respaldo financiero, diversificacin de riesgo, el contexto, etc.

RESUMIENDO 1.- Asigno probabilidad e impacto. 2.- Desarrollo la matriz de riesgo 3.- Clasifico en funcin de la prioridad asignada.

Categorizacin de los riesgos, a continuacin presentaremos diversos ejemplos de categorizacin de riesgos.

Qu herramientas puedo utilizar? Evaluacin de la urgencia.- Evaluar qu riesgos requieren de una respuesta rpida.

Qu obtengo al final del proceso? Registro de riesgos actualizado: prioridades de cada riesgo, categoras, causas y urgencias. Listado de supuestos actualizados .- A medida que se tiene mayor informacin a travs de la evaluacin cualitativa de riesgos, los supuestos pueden cambiar.

Primero se debe realizar un anlisis cualitativo de riesgos y luego continuar con el anlisis cuantitativo en aquellos riesgos de alta o media prioridad.

Qu necesito para empezar el anlisis cuantitativo?

Planes: cronograma, presupuesto y riesgos. Registro de riesgos

Qu herramientas puedo utilizar? Entrevistas: se obtiene informacin de expertos para estimar la probabilidad de ocurrencia (%) y el impacto ($) de cada riesgo identificado.

Distribuciones de probabilidad: existen varios tipos de distribucin de probabilidad que se pueden utilizar en el anlisis de riesgo, como ser: uniforme, triangular, beta, normal, lognormal, poisson, hypergeomtrica, F, Chi-cuadrada, etc.

Probabilidad 6 5 4 3 2 1 0 $ 40 $ 60 Precio

Probabilidad 6 5 4 3 2 1 0 300 350 400 450 500 550 600 650 Precio 700

Analisis de la probabilidad acumulada.- Se observa que el 50% de la probabilidad acumulada se ubica en un impacto de $ 95 y que este sera un valor adecuado de impacto para este riesgo.

Probabilidad

25

20
15 10 5 0

300

310

320 325 330

340

350 Impacto

Suele ser ampliamente utilizada en la evaluacin de proyectos como por ejemplo para estimar la edad de una persona, las lluvias en una regin, las ventas por hora, etc.

Valor monetario esperado: Se obtiene de multiplicar la probabilidad de ocurrencia por el impacto en valor monetario. Por ejemplo:

Una empresa debe seleccionar entre 4 proyectos agrcolas cuyos ingresos netos dependern de factores climticos. Se han estimado 3 posibles escenarios futuros: optimista, normal, pesimista. Cada uno de estos escenarios influir sobre la rentabilidad de cada proyecto.

Modelado y Simulacin.- Simula los resultados que

puede asumir el valor esperado de una variable del proyecto a travs de la asignacin aleatoria de un valor a cada variable crtica que influye sobre ella.

Una vez definidas las variables que afectan al resultado del proyecto, casi siempre el VAN del proyecto, sus interrelaciones y sus distribuciones de probabilidad, se debe asignar un valor aleatorio a cada variable.

Resultado de una Simulacin con Monte Carlo

rbol de decisin: diagrama que describe las implicaciones de elegir una u otra alternativa entre todas las disponibles. Un problema se puede dividir en menores segmentos, ramas del rbol, a los fines de facilitar la toma de decisiones.

Ejemplo del rbol de Decisin En un proyecto de construccin de un barrio tenemos que decidir por el tamao ptimo del proyecto. Nos enfrentamos con 3 alternativas de tamao:

Anlisis de sensibilidad: consiste en preguntar cul ser el impacto en los objetivos del proyecto si cambia alguna variable. Podra realizarse una sensibilidad de una sola variable (punto de equilibrio) o de varias variables en forma simultnea (anlisis de escenarios).

Modelado y simulacin: simula los resultados que puede asumir el valor esperado de una variable del proyecto a travs de la asignacin aleatoria de un valor a cada variable crtica que influye sobre ella.

Qu obtengo al final del proceso?

Registro de riesgos actualizado: priorizacin de riesgos cuantificados, probabilidad de cumplir con los objetivos de tiempo y costos del proyecto, y estimacin de tendencias.

Amenazas

Desarrolla opciones y determina acciones.

Oportunidades

Aborda a los riesgos en funcin de su prioridad, como resultado de los procesos anteriores.

Qu necesito para empezar? Plan de gestin de riesgos. Registro de riesgos , actualizado.

Qu herramientas puedo utilizar?

Estrategias para riesgos Negativos - Amenazas

EVITAR.- Cambiar el plan de proyecto original, aislar el objetivo amenazado si es posible. Ejm. Ampliacin del cronograma o reduccin del alcance.

TRANSFERIR.- Conferir el riesgo a un tercero mediante un contrato o obteniendo un seguro puede ser financiero o de salud para sus trabajadores

MITIGAR .- Se acta para reducir la probabilidad de ocurrencia de esta manera no tener el impacto esperado. Es importante realizar actividades de prevencin. Otra opcin es reducir la severidad ACEPTAR.- No se toman medidas a menos que el riesgo ocurra. Se determina en trminos de rentabilidad. La estrategia es pasiva monitorear o activa asignar reservas.

Estrategias para riesgos Positivos - Oportunidades

Explotar.-Reducir toda incertidumbre para la materializacin de la oportunidad. Mejorar.- Realizar acciones para aumentar la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto.

Compartir.- Asociarse con u tercero para obtener parte de los beneficios de esa oportunidad.

Aceptar .- Saber de su existencia pero no realizar ninguna accin para su ocurrencia, se aprovecha si se presenta.

Qu obtengo al final del proceso?

Registro de riesgos actualizado: estrategias y acciones para cada riesgo, custodios del riesgo, sntomas, seales de alarma y disparadores del riesgo, riesgos residuales, riesgos secundarios, reservas para contingencias.
Estrategia de Respuesta Custodios del Riesgo

Riesgo
RIESGO 1 RIESGO 2 RIESGO 3 RIESGO 4

Sntomas

Seales de Alarma

Disparadores del Riesgo

Riesgos Residuales

Riesgos Secundarios

Reservas para Contingencias

Se realiza el seguimiento de cada riesgo identificado. Se evala continuamente el cambio de las situaciones supuestas durante el desarrollo del proyecto. Vigilar los riesgos secundarios y residuales. Se realizan actividades correctivas. Se debe dar respuesta a las situaciones que se presentan.
RECORDAR QUE EL PROCESO CONTROL DE RIESGOS, SE DESARROLLA DENTRO DE LA FASE DE EJECUCIN.

Qu herramientas puedo utilizar?

Revaluacin de Riesgos- Reidentificacin

Auditorias de los Riesgos Eficacia de Respuestas Anlisis de Variacin de Tendencias Planificado vs Real

Medicin del Desempeo del entregables con mtricas de calidad

Tcnico-

Comparar

Anlisis de Reserva - Hasta el momento, hay reserva suficiente para terminar el proyecto? Reuniones

Qu obtengo al final del proceso? Informes de desempeo Solicitudes de cambio y actualizaciones

Plan de Contingencia Acciones correctivas recomendadas Respuestas No planificadas inicialmente

Soluciones Alternativas

Solicitudes de Cambio

Acciones preventivas recomendadas

Aseguran conformidad del proyecto con el Plan de Direccin del Proyecto

Muchas gracias ...