DIAGRAMA DE FLUJO

CSAR FABRICIO HERNNDEZ MARTNEZ JORGE ARMANDO REYNOSO NERY 14166 14707

DEFINICION DE DIAGRAMA DE FLUJO

Es un herramienta que nos permite representar en

forma grfica los procesos de una empresa y observar las actividades en conjunto, sus relaciones y cualquier incompatibilidad, cuello de botella o fuente de posibles ineficiencias.

 QUE ES UN DIAGRAMA DE FLUJO?

Los diagramas de flujo (o flujo gramas) son diagramas

que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interaccin. Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.

 La creacin del diagrama de flujo es una actividad que

agrega valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Favorecen la comprensin del proceso a travs de

mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos , los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin.

 Muestran las interfases cliente-proveedor y las

transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

SIMBOLOGIA EMPLEADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Los smbolos tienen significados especficos y se

conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas.
En todos los diagramas utilizaremos los smbolos que a

continuacin se describen

 TERMINAL:

(Crculo Elongado). Se utiliza para indicar el principio y fin de un proceso. Normalmente la palabra inicio o fin es la que se usa en el smbolo. (Rombo). Permite alterar la secuencia de un proceso de acuerdo a una pregunta que se escribe dentro del rombo. El flujo toma uno de dos caminos, si la respuesta es afirmativa o negativa. La continuacin natural del flujo debe corresponder a la respuesta afirmativa y para ello hay que elaborar la pregunta de la manera que convenga.

DECISIN:

 ACTIVIDADES:

(Rectngulo). Se utiliza para describir las actividades que componen el proceso. Hay que iniciar la descripcin de las actividades, siempre haciendo un esfuerzo por resumir con claridad, para aprovechar el poco espacio disponible. Esta descripcin es un paso crtico en la diagramacin y anlisis de un proceso.

DIRECCIN DE FLUJO:

(Flecha). Se utiliza para conectar dos smbolos secuenciales e indicar la direccin del flujo del proceso.

 CONECTOR:

(Crculo Pequeo con Flecha). Se escribe una letra en su interior y sirve para conectar dos smbolos que estn en secuencia y en la misma hoja del diagrama, paro unirlos implica cruzar lneas o deteriorar la esttica. Siempre son parejas y en ambos debe aparecer la misma letra. (Flecha Ancha). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento fsico de cosas, de un lugar a otro. Movimiento entre oficinas, correo, transporte de cualquier tipo, etc.

MOVIMIENTO:

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 TRANSMISIN ELECTRNICA:

(Flecha Ancha con una E). En su interior se describe una actividad que corresponda al movimiento electrnico de informacin o formatos. Cubre Fax, Telfono y Redes. (Crculo Grande). Se utiliza para indicar que el proceso se detiene para realizar una evaluacin. Puede representar un punto donde se requiere una firma de autorizacin. (Rectngulo con Fondo Curvo). Se utiliza para indicar que la salida de una actividad es informacin en papel. Puede tratarse de un informe, una carta o un listado de computadora.
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INSPECCIN:

DOCUMENTACIN:

 RETARDO:

(Rectngulo Redondeado). Se utiliza par indicar que el proceso se detiene en espera de autorizacin o por cuestiones de logstica o de trmite. (Tringulo Invertido). Representa la actividad deliberada de almacenaje, en la cual la salida del almacn requiere una orden especfica. (Pentgono Invertido). Se utiliza para conectar dos smbolos que estn en secuencia, pero en diferente pgina. Siempre deben ser parejas y llevan la misma letra en su interior.
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ALMACENAJE:

SALTO DE PGINA.

 ANOTACIN

(Rectngulo abierto). El extremo de la lnea punteada se coloca sobre alguna parte importante del diagrama y dentro del rectngulo, se escribe alguna aclaracin, advertencia, instruccin especial o cualquier comentario que se considere necesario, acerca de esa parte del diagrama. El rectngulo se debe colocar separado del proceso, de manera que no complique el dibujo.

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PASOS PARA CONSTRUIR UNDIAGRAMA DE FLUJO

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta

manera quedar fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico. Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin. Identificar y listar los puntos de decisin.

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 Construir el diagrama respetando la secuencia

cronolgica y asignando los correspondientes smbolos. Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso elegido. Ejemplo : Reparacin de la PC

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MACRO Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de informacin requerida por el usuario del mismo. Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro. En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente. Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.
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CONCLUSIONES
Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa

para la mejora de los procesos, permiten detectar las actividades que agregan valor y aqullas que son redundantes o innecesarias. Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentacin de los Sistemas de Gestin, pues proveen una descripcin de los procesos y un detalle de las operaciones mucho ms amigable que los procedimientos e instructivos basados en texto. Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los documentos como referentes para el desempeo de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad.
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