La pantalla inicial Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales.

As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las barras La barra de Ttulo La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar . La barra de Acceso rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar o Deshacer . Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Veremos cmo ms adelante. La Cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una pestaa accederemos a su ficha que contiene los botones y mens, organizados en categoras o grupos. Durante el curso utilizaremos continuamente esta cinta. Para referirnos a un determinado botn necesitaremos saber en qu pestaa se encuentra y, para ms sea, el grupo. De tal forma que Inicio > Portapapeles > Pegar sera la localizacin exacta del botn Pegar, que pertenece al grupo Portapapeles de la pestaa Inicio. Es importante que te familiarices con esta nomenclatura. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado, gris.

Crear, abrir y cerrar una base de datos Para crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo. Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de cero, aunque tambin podramos partir de una base existente o de una plantilla. Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista previa y las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de la nueva base de datos. Esto es as porque, al contrario que en otros programas como Word, Access necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la base de datos y guardarla cuando est lista. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Es el mismo formato que se utilizaba en Office 2007, por lo que no presentan problemas de compatibilidad. Por defecto, Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos. Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de navegacin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. De entrada slo encontraremos la Tabla1 que se crea por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar . Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qu objetos mostrar y de qu forma

Cerrar la base de datos Se puede cerrar una base de datos de varias formas: - En la pestaa Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos . - O bien cerrar Access. Obviamente la base tambin se cerrar. Abrir una base de datos Podemos abrir una base de datos ya existente de diferentes formas: Desde la pestaa Archivo > Abrir Desde las teclas rpidas CTRL+A o ALT+A. En ambos mtodos se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que selecciones el archivo que quieres abrir:

Crear una tabla de datos Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones: El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin, que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que rellenarla con sus datos. Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones. Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de estado inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en la pestaa Campos de las Herramientas de tabla.

En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el campo.

La clave principal Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo Herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeracin. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultaneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el born anterior . Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Guardar una tabla Para guardar una tabla, podemos: Ir a la pestaa Archivo y elegir la opcin Guardar. O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Escribir el nombre de la tabla. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo autonumeracin y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

Las relaciones Para crear relaciones en Access 2010 deberemos: - Pulsar el botn Relaciones de la pestaa Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botn de Archivo > Informacin. En caso de que tengas una tabla abierta, tambin encontrars este botn en: - La pestaa Herramientas de tabla > Diseo > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseo. - La pestaa Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla y en l deberemos indicar qu tablas queremos relacionar. 1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin haciendo clic sobre ella, aparecer dicha tabla remarcada. Tambin puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. 2. Hacer clic sobre el botn Agregar. 3. Repetir los dos pasos anteriores hasta aadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. 4. Hacer clic sobre el botn Cerrar. 5. Ahora aparecer la ventana Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

Para crear la relacin: Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso cdigo paciente de la tabla Pacientes). Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el campo codigo paciente de la tabla secundaria (Ingresos). Soltar el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones siguiente: En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (Pacientes y Ingresos) y debajo de stos el nombre de los campos de relacin (cdigo paciente y codigo paciente). Ojo! La informacin de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no es necesario que el nombre del campo sea el mismo. Observa en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios porque un mismo paciente puede ingresar en la clnica ms de una vez). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste. Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.

Crear una consulta Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear: Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos ms adelante. Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar. Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems tablas. Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar. Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas. Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propsito que detallamos
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren slo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo marca, porque sera repetitivo y no aportara informacin adicional. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR). O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Crear formularios Para crear un formulario tenemos varias opciones. Podemos acceder a todas ellas desde la pestaa Crear: Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin.

El asistente para formularios Esta es la modalidad ms sencilla y dirigida de creacin de formularios. El asistente se inicia desde la pestaa Crear > grupo Formularios > botn Asistente para formulario. Esta es la primera ventana: