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Formadora: Dra.

Ana Martins Maio 2012

A gesto eficaz da informao faz a diferena nas organizaes, sendo uma arma poderosa nas mos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade, uma vez que a informao arquivada em qualquer suporte permite a tomada de decises. Alm disso, os documentos de arquivo guardam a memria das organizaes, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para melhorar a gesto de documentos desde que respeitem padres internacionalmente aceites, os quais implicam a necessria cumplicidade da arquivstica com a tecnologia.

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Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessrios para a organizao da documentao empresarial, com metodologia de organizao, que atenda a necessidade de localizao rpida dos documentos.

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- Identificar as principais caractersticas dos documentos a tratar e a guardar; - Descrever o ciclo de vida dos documentos; - Identificar unidades de arquivo; - Apresentar os passos para uma boa gesto da correspondncia; - Resolver as questes fsicas que interferem neste domnio.

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1. Introduo gesto de arquivos 1.1. Misso de um sistema de arquivo na organizao da empresa 1.2. Difuso, circulao e arquivo 1.3. Tipologia dos documentos e suportes 1.4. Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nvel da gesto documental

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2. Sistemas bsicos de arquivo 2.1. Alfabtico, Numrico 2.2. Domnios de aplicao 2.3. As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificao 2.4. Determinao do mtodo de classificao adaptado s necessidades 2.5. A indexao: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princpios de indexao
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3. Classificao por assunto 3.1. Plano dicionrio (descritores) 3.2. Plano ideolgico hierarquizado 3.3. Avaliao comparativa destes dois tipos de plano 3.4. Parmetros a ter em conta na escolha

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4. Identificar os prazos de conservao: legais, teis, histricos 4.1. Os textos jurdicos: aplicao e evoluo. 4.2. Documentos a conservar, a prescrio, o original e a cpia. 4.3. Os princpios de segurana e confidencialidade.

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5. Suportes de informao 5.1. A informao em suporte de papel: posies e material correspondente e os meios de sinalizao 5.2. Os novos suportes da informao (Microfilmes, suportes magnticos, discos pticos, ) 5.3. Arquivo informtico
5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critrios 5.3.2. Indexao pelos campos-chave 5.3.3. Pesquisa e listagens

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6. O manual de arquivo da informao 6.1. Importncia do manual

6.2. Os aspectos que deve incluir

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7. Promover o servio de arquivo 7.1. Poltica de comunicao interna

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Viso Estratgica

Num determinado servio, a arrumao dos documentos, mais conhecidos na gria administrativa por papelada, uma tarefa que s se leva a cabo quando h pouca coisa para fazer, ou tambm na gria administrativa, quando se tem uma aberta para o fazer, em que as tarefas comuns permitem um certo tempo para tarefas menos importantes, aborrecidas e ingratas.

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caos da acumulao de documentos nos servios; falta da informao quando ela mais necessria para a informao da deciso; enormes massas documentais acumuladas nos locais mais recnditos; eliminao da histria das prprias instituies;

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arrumar os documentos seleccionar, arrumar e manter acessvel a informao, que , desde sempre, mas nos dias de hoje com grande acuidade, um recurso estratgico fundamental

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O caos documental manual torna-se em caos documental digital.

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Questes:
Que documentos queremos produzir? Quais as funes que eles devem cumprir? De quanto tempo necessitamos deles e onde? Que futuro queremos dar aos documentos que produzimos?

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O que pretendemos com este curso pensar, reflectir e trabalhar com um conjunto de procedimentos, essencial para a organizao dos documentos administrativos. Seja qual for o desenvolvimento tecnolgico do nosso servio, da nossa instituio, sem o conhecimento e aplicao destes procedimentos, jamais conseguiremos atingir a plataforma mais elevada da organizao documental: a do Arquivo.

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Arquivo: conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao

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um documento de arquivo no fruto da vontade de uma instituio ou servio, ele fruto sim das funes atribudas a determinada instituio ou servio, como forma de concorrer para a resoluo dos assuntos decorrentes dessas funes

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Documento: unidade constituda pela informao e respectivo suporte;


Documento de arquivo: documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial...

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Valor:
Valor administrativo/probatrio Valor legal/fiscal Valor histrico

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Teoria das 3 idades:


Primeira idade: na qual os documentos circulam e os assuntos esto em tramitao. Tm um uso frequente e, o seu conjunto resulta no Arquivo Corrente de uma determinada unidade orgnica. Segunda idade: os documentos perdem valor administrativo, mas a sua conservao necessria j que tm um valor legal e/ou fiscal e so consultados com muita frequncia pela Administrao ou pelos cidados. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Intermdio de uma instituio.
Terceira idade: os documentos tm valor histrico e a sua consulta feita por investigadores. O seu conjunto forma o denominado Arquivo Histrico.

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O sistema de arquivo, permitir que se guardem os documentos enquanto detm alguma utilidade e atendendo ao seu valor, ou que se proceda sua eliminao, transcorrido o tempo necessrio em que se esgote o seu valor administrativo e fiscal, e caso no tenham valor histrico.

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Parmetros:
Volume documental Espao de arquivo disponvel Possibilidade de contacto entre arquivos correntes e estruturas intermdias Metros lineares de documentao histrica Pessoal especializado Sensibilidade da instituio para a valorizao do arquivo

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poltica de eliminao de documentos de acordo com critrios racionalizadores, estudando sistemas de conservao e criando quadros de conservao com regras pr-estabelecidas

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Teoria do Ciclo de Vida que, numa verso mais radical, d aos documentos uma vida similar aos de um organismo vivo, no sentido em que nasce (fase de criao), vive (fase de manuteno e utilizao) e morre (fase de conservao histrica ou eliminao).

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Fase de criao de documentos: estudar-se- o desenho dos formulrios, a preparao e a gesto da correspondncia, o desenvolvimento de sistemas de gesto da informao e a aplicao das modernas tecnologias a estes processos.

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Fase de manuteno e utilizao dos documentos: nesta fase desenvolver-se- um sistema completo de arquivos e recuperao dos documentos, gesto dos arquivos nos servios, desenvolvimento e manuteno de programas de documentos essenciais e de planificao contra desastres, criao de arquivos intermdios e aplicao de sistemas de anlise, automatizao e reprografia a estes processos.

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Fase de disposio dos documentos (conservao ou eliminao): inclui a identificao e descrio das sries, desenvolvimento dos quadros de avaliao e seleco com o fim de eliminar ou transferir os documentos para Arquivo histrico.

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assegurar uma documentao adequada, evitar o no essencial, simplificar os sistemas de criao e uso do papel, melhorar a forma como se organizam e recuperam os documentos, proporcionar o cuidado adequado ao armazenamento a baixo custo dos documentos nos arquivos intermdios, e assegurar a eliminao adequada dos documentos que no sejam necessrios para a gesto dos assuntos correntes

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COMO ORGANIZAR O ARQUIVO ADMINISTRATIVO

A organizao do Arquivo deve ser pensada numa perspectiva das necessidades presentes, mas tambm numa prospectiva das necessidades futuras do Servio a que pertence.

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ORDENAO DAS UNIDADES DOCUMENTAIS DAS SERIES. TIPOS

Num primeiro nvel colocaremos:


Ordem cronolgica Ordem alfabtica

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Num segundo nvel colocaremos entre outras:


Ordem Ordem Ordem Ordem numrica numrica-cronolgica alfanumrica por conceitos ou assuntos.

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Ordem cronolgica A unidade eleita para a ordenao a data dos documentos. Os documentos administrativos tm, normalmente, duas datas: Data do momento da sua criao. Data do registo geral de entrada ou de sada. A data que se deve considerar para a ordenao a data do Registo, isto porque: a mais prxima da realidade. Tem valor legal.

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Ordenao alfabtica
Os documentos ordenam-se segundo as letras do alfabeto. um sistema que se aplica principalmente a documentos que se referem a pessoas, lugares ou entidades. apenas recomendvel para servios com volumes documentais baixos e com poucas possibilidades de crescimento, j que apresenta alguns problemas:
Que letras vo crescer mais? A alfabetao feita sempre da mesma forma? (exige normas claras)

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Ordenao numrica Os documentos so ordenados seguindo a srie de algarismos, do nmero um em diante. Num servio o nmero pode ser atribudo por um Livro de Registo (manual ou automatizado), elaborado pelo servio para controlo dos documentos. O principal problema que apresenta a tendncia para utilizar a ordem numrica de entrada, independentemente da sua tipologia documental e sem relacionar os documentos uns com os outros, se criar processos nem respeitar as sries documentais.

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Ordem numrico cronolgica A ordenao feita por anos e dentro desta por um nmero sequencial.

um dos sistemas mais utilizados na ordenao de documentos administrativos. Exige que se coloque o sistema de ordenao em relao com um Livro de Registo anual, onde se anote que documento se refere a cada nmero.
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Ordenao Alfanumrica Consiste em ordenar os documentos segundo as letras do alfabeto e anexar a cada letra um numero. Pode utilizar-se a primeira letra pela qual comea o assunto do processo, como por exemplo: Ou dar a cada letra um significado:
A Processos de habitao unifamiliar B Processos de loteamento industrial
Processo de Obras n 34 34/O

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Ordenao Temtica

Dentro de uma mesma srie os documentos ordenam-se de acordo com um ndice previamente elaborado. um sistema aconselhvel quando existe grande volume de documentos. Os documentos agrupam-se por conceitos e dentro deles por ordem cronolgica.
Correspondncia da Direco Com associaes Desportivas Com Associaes Profissionais Com Associaes Religiosas Com Escolas

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A RECUPERAO DOS DOCUMENTOS


Saber como arquivar. Saber como encontrar Conhecer as fases de tramitao de processos. Obter com rapidez uma informao solicitada

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Um maior controlo passa por medidas implementadas logo no momento da criao dos documentos, dando importncia aos seguintes aspectos:
Normalizao e racionalizao de impressos e formulrios. Identificao do documento. Controlo da circulao dos documentos.

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A racionalizao de impressos e formulrios supe a implementao de algumas medidas fundamentais:


Suprimir documentos no necessrios. Normalmente documentos criados pelos funcionrios para controlo de tarefas, estatsticas, etc, e que so multiplicados vezes sem conta. Simplificar. Ou seja eliminar dados suprfluos, j que os dados pedidos a mais ficam normalmente em branco, originando maior ineficcia e aumento do volume de papel ou de outros suportes, necessrio para arquivar. Utilizar elementos fisicamente agregadores dos documentos. Ou seja a utilizao de capilhas ou outras unidades de instalao para os documentos que faam parte de uma mesma tramitao ou processo, e que sejam eles prprios identificadores desses documentos. Utilizar o formato DIN A4, como referncia bsica do documento de arquivo, em detrimento de outros formatos.

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IDENTIFICAO DO DOCUMENTO
A identificao do documento, tambm contribui para o controlo e recuperao do documento desde a sua criao, nele relevando dois aspectos fundamentais quanto identificao: Identificao do autor
Cientfico ou espiritual Material Jurdico ou responsvel pela consequncia final do contedo

Identificao da srie documental


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CONTROLO DA CIRCULAO DE DOCUMENTOS


O extravio de documentos um enorme problema, com o qual as instituies se tm que debater no dia-a-dia., devido sobretudo ausncia de controlo da circulao e emprstimo dos documentos entre os seus servios, gerando muito tempo perdido a procurar documentos que algum levou!.
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ELABORAO DE INSTRUMENTOS DE RECUPERAO DOS DOCUMENTOS E DA INFORMAO Recuperao tradicional:


Livros Ficheiros convencionais

Recuperao automatizada:
Bases de Dados Arquivo electrnico

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A elaborao destes instrumentos necessita de ser feita quando:


Se necessita satisfazer com rapidez um pedido de informao. O volume documental de uma serie seja to grande que seja impossvel o seu controlo apenas com os sistemas de instalao ou de ordenao.

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RECUPERAO TRADICIONAL
Os livros podem ser: Livros de entrada/sada de documentos. Livros de controlo e seguimento de processos

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RECUPERAO AUTOMATIZADA
Consiste em elaborar uma serie de ndices mediante a introduo de dados num computador, utilizando para o efeito uma Folha de Recolha de Dados (FRD), desenvolvida numa aplicao informtica apropriada. Supe enormes possibilidades, s por si suficientes para a sua utilizao: Para o seguimento de processos e controlo dos documentos. Na elaborao de ndices por mais do que uma entrada (remissivos) Na recuperao da informao por mais de um campo. Na colocao indevida de uma ficha no conjunto.
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Quanto recuperao automatizada, podemos optar em circunstncias normais por dois esquemas:
Bases de Dados Arquivo Electrnico

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Bases de Dados um conjunto de dados relacionados entre si e organizados de tal maneira que proporcionaram uma base para a sua utilizao efectiva: Recuperao da informao. Modificao da informao. Elaborao de relatrios.

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Dentro da criao de um sistema de arquivo, h que decidir qual o nvel a que podemos chegar na recuperao automatizada da informao. As possibilidades podem ser as seguintes:
Registo dos documentos entrados e sados. Controlo e recuperao de uma srie. Controlo, seguimento e recuperao de uma srie. Controlo, seguimento e recuperao de todo o arquivo.
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Arquivo Electrnico No fundo, o arquivo electrnico junta s possibilidades das Bases de Dados, na recuperao e localizao dos documentos, a recuperao visual, no cr, do prprio contedo do documento, atravs da utilizao de um scanner. As possibilidades so muito atractivas, mas no podemos esquecer que:

A legislao no permite destruir a maior parte dos originais, o que implica duplicidade de suportes. Antes de proceder captura da imagem, se queremos recuperar o documento temos que introduzir os dados que permitam a sua recuperao.

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ELABORAO DE NORMAS DE ARQUIVO

Todas as decises que se tomam em relao organizao e manuteno do arquivo, tm que ser do conhecimento de todos. Para tal h que desenvolver normas de arquivo, que sirvam como guia e como documento de consulta, perante as dvidas que possam surgir. Existem vrios tipos de normas de desenvolvimento fundamental:
Normas Normas Normas Normas de de de de organizao do arquivo. conservao dos documentos nos servios. acesso. seleco e avaliao.

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O CONTROLO DO SISTEMA CRIADO Com a elaborao de normas damos geralmente por terminada a organizao do arquivo corrente. Mas o sistema criado algo vivo, com inovao e evoluo constantes. ndice do movimento do arquivo:
N de documentos consultados por ano/ N de documentos arquivados

ndice de organizao do arquivo:


N de documentos que no se encontraram/ N de documentos localizados

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No podemos igualmente esquecer, que se a relao pessoal que os funcionrios tm com os papis e com o arquivo, melhorar de forma consistente, porque o nosso trabalho est igualmente de parabns.

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Papel da Gesto Documental Conceitos associados Gesto Documental Desmaterializao de documentos e processos Apresentao de ferramentas e aplicaes Estudo da implementao de um SGDW

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Histria da Gesto Documental Futuro da Gesto Documental Desafios Gesto Documental Requisitos dos sistemas de Gesto Documental Vantagens dos sistemas de Gesto Documental

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O que era a Gesto Documental?


Converso de documentos em papel para formato digital (tiff, jpeg, pdf) Arquivo ou armazenamento de ficheiros Gesto de Correspondncia (cartas e faxes)

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Futuro da Gesto Documental?


Gerir todos os documentos da empresa Federao dos documentos produzidos em toda a empresa Gesto de Correio Electrnico (fonte principal de entrada de documentos) Integrao com as Comunicaes Unificadas

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Desafios do documento electrnico:


Autenticidade, fidedignidade, integridade, inteligibilidade, acessibilidade documento electrnico = informao + metainformao Delimitado logicamente objectos distribudos (BD) Preservao da estrutura, contexto, software para exibio

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Que plataforma tecnolgica? Gesto do ciclo de vida dos documentos criao, recolha, organizao, uso, disseminao e preservao, para garantir: a sua recuperao e acesso rpido e eficaz eficiente resposta s exigncias de organizaes que influenciam a conduo do seu negcio e procedimentos associados
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Que plataforma tecnolgica? Gesto do ciclo de vida dos documentos

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Validao de Documentos
Assinatura Digitalizada Assinatura Digital

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Assinatura Digitalizada
No possui valor legal; Digitalizao da assinatura autgrafa e colocao da mesma sob forma de imagem num documento electrnico; Risco de uso abusivo por terceiros; O documento pode sofrer alteraes imperceptveis (informaticamente) aps colocao da assinatura.

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Assinatura Digital
Re-engenharia de processos do fsico para o electrnico Certificados digitais na transmisso de documentos garantias de segurana garantias de valor acrescentado

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Assinatura Digital
Certificados digitais garantias de segurana Valor legal (emitido por entidade certificada) Identificao Integridade Confidencialidade

possvel detectar se aps assinatura at entrega no destinatrio o contedo foi alterado


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Assinatura Digital
Certificados digitais garantias de valor acrescentado Timestamping Assinatura Digital

Aplicvel a organizaes ou pessoas (carto do cidado)

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Exemplo Assinatura no documento e respectivo certificado (que permite visualiz-la)

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Quando a informao surge e circula em diversos canais de comunicao:


Captura? Metainformao? Relao com outros documentos?

Centralizao de recursos multimdia

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Novos requisitos para a Gesto Documental:


Captura automtica de e-mails, faxes, chamadas telefnicas, IM; Indexao (semi)automtica desses documentos; Associao a documentos que se encontrem noutros formatos.

Base tecnolgica apropriada

Solues para gesto de Redes e Telecomunicaes

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Cpias de segurana

Requisito: integridade assegurar o armazenamento do documento, mas tambm do contexto de produo (metainformao)

Estratgia para recuperao de desastre

Requisito: rapidez assegurar a possibilidade de continuar a trabalhar, ainda que apenas com o essencial (h maior probabilidade de ser necessrio consultar documentos criados / recebidos no ms anterior ao desastre)
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Vantagens de um sistema de Gesto Documental

Reduo do espao, custos de armazenamento e tempo de circulao em papel; Distribuio rpida, fcil e a uma escala global, de grandes volumes de informao multimdia; Aumento da eficincia e eficcia na recuperao de informao; Eliminao de documentos duplicados e possibilidade de controlo de verses;
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Vantagens de um sistema de Gesto Documental


Criao de modelos de documentos, que agiliza o seu processamento; Aumento da segurana: backups, controlo de acesso a documentos sensveis, encriptao de dados, assinatura electrnica e certificao cronolgica; Aumento da capacidade de escalabilidade do sistema de informao.

Disponibilizao da informao apropriada, s pessoas correctas, no momento certo


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Tempo estimado de processamento da informao em papel e sua pesquisa: 40% - 60% do dia de alguns colaboradores 20% - 45% do custo global com os colaboradores 12% - 15% dos resultados de uma organizao O retorno do investimento num sistema de gesto documental obtm-se rapidamente: Reduzindo o tempo de operao dos recursos humanos e potenciando um aumento de produtividade at 10%

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Como reduzir o tempo de operao dos RH? 1. Reutilizao eficiente de documentos 2. Navegao inteligente entre documentos
associados

3. Pesquisa rpida de documentos e informao


associada

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Reutilizao eficiente de documentos

rea Comercial

Reutilizao de propostas j efectuadas Descoberta rpida de propostas do mesmo tipo Consulta de tabelas ou propostas de fornecedores

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Navegao inteligente entre documentos associados

rea Financeira Associao de propostas a adjudicaes e facturas Confirmao de valores de propostas, facturas e recibos

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Pesquisa rpida de documentos e informao associada

rea Tcnica

Pesquisa de documentos tcnicos, manuais e relatrios

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Caso de Estudo Custo per capita dos recursos humanos (RH): 14.000/ano (subsdio de frias, 13 ms, impostos e segurana social includos)
Fact./RH * 0,3 (margem) = 14.000 (custo RH) Fact./Pessoa = 70.000 Aumento da produtividade de 10% (apenas) mais 7.000 de facturao/pessoa

Por cada RH lucro de 700/ano Aumento da produtividade de 5% Lucro de 350/ano

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Conceito de Workflow Tipos de Workflow Requisitos de sistemas de gesto de Workflows Vantagens dos Workflows

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Do conceito de repositrio ao conceito de Gesto Documental e Workflow


Aumento da automatizao do trabalho

Workflow

Aumento da complexidade dos sistemas

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Definio de Workflow

Automatizao de um processo de negcio, no todo ou em parte, durante o qual informao ou tarefas passam de um participante para outro, de acordo com um conjunto de regras procedimentais
(WfMC - Workflow Management Coalition)

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Definio de Processo de Negcio

conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas em

sadas

por meio de recursos humanos, materiais e informacionais; tendo em vista a prossecuo de um ou mais objectivos do negcio e a criao de valor acrescentado; essas actividades j so elas prprias governadas por regras.

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Tipos de workflow quanto a:


1. Nvel de estruturao

2. Sentido do fluxo na organizao


3. Tipo de aplicao

Conjugao destes tipos

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Quanto ao nvel de estruturao


Produo
sequncias pr-definidas, pela organizao;

Ad-Hoc
o utilizador determina a sequncia no momento de execuo.

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Quanto ao sentido do fluxo na organizao


Horizontal
flui no sentido da estrutura orgnico-funcional, entre departamentos ou indivduos, que tm de processar o trabalho indicado;

Vertical
quando o fluxo chega a determinado ponto na organizao, os passos podem ser processados de vrias formas (pontos de deciso).

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Quanto ao tipo de aplicao


Embebido
funcionalidades exibidas atravs de uma aplicao de que faz parte;

Autnomo
no necessita de software de aplicao adicional para ser utilizvel.

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Participantes recursos humanos ou computarizados necessrios ao processamento das actividades;

Items de trabalho To-Do Lists associadas aos participantes;


Software para controlo de progresso no fluxo.

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Definio do processo:

- modelao ou representao grfica simplificada da realidade

Interpretao e manipulao atravs de software:

- sobre cada instncia (caso especfico) do processo - histrico (quem, o qu, quando, e estado em que se encontra a instncia do fluxo)

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Vantagens dos Workflows


Aumento da produtividade (tarefas rotineiras e repetitivas podem ser automatizadas e calendarizadas) e reduo de custos operacionais; Aumento da eficincia processamento automtico paralelo; Distribuio dinmica do trabalho; Aumento da simplificao, transparncia e controlo dos processos de negcio;

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Vantagens dos Workflows


Melhoria na comunicao intra e interorganizacional; Flexibilidade na redefinio e optimizao dos processos de negcio (maior facilidade na gesto da mudana); Aumento da privacidade e segurana; Monitorizao (histrico do processamento), til para efeitos de auditoria.

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Apresentao SGDW iPortalDoc Conceitos Fundamentais Workflows

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Utiliza ferramentas e servios de rede standard

Navegador pginas web

HTTP/HTTPS SMB/NFS SMTP

Gestor de Ficheiros

Gestor de E-mail

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Conceitos Fundamentais
Configurao medida das necessidades de cada organizao Hierarquia de Pastas, a que se associa: Perfis de Utilizadores Tipos de Documentos Templates Workflows

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Conceitos Fundamentais
Cada documento possui:

Metainformao, documentos e e-mails associados, edies, workflow / esquema cronolgico


Pesquisa rpida Pesquisa avanada

Por estados activos do workflow Por estados realizados do workflow

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Hierarquia de pastas
De acordo com as funes desempenhadas so atribudas permisses aos utilizadores, que condicionam a visualizao da hierarquia de pastas.

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Perfis de utilizadores
Para cada pasta, para cada utilizador (ou grupo de utilizadores), atribudo um perfil que lhe pode permitir ou no a consulta, alterao ou eliminao de documentos nessas pastas.
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Tipos de documento Cdigo nico gerado automaticamente; Template modelo pr-definido;


Definio da (im)possibilidade de actualizao da verso;

Definio de prazo ao fim do qual se arquiva e/ou remove.

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Tipos de documento
Objectivos dos Templates
Agilizar a criao de documentos; Normalizar o aspecto final dos documentos (PDF)

Formulrio com campos de preenchimento automtico e editveis


formatao pr-definida e no editvel Estatsticas armazenar informao na BD gerao de relatrios (tambm templates)

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Campos de preenchimento automtico Formulrio

Aspecto do PDF final

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Outros exemplos: Carta: destinatrio, morada, cdigo postal


associado a uma aco do workflow permite colocar assinatura digitalizada no documento

Fax: nmero de fax de destino


associado a uma aco do workflow permite enviar o fax directamente a partir do iPortalDoc

Foco na criao do contedo do documento propriamente dito


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Opo exclusiva dos templates:

Mail Merge quando se pretende enviar um mesmo documento para vrias entidades
Basta criar um nico documento Seleccionar os destinatrios Automaticamente so criados tantos documentos quantos os destinatrios, com os respectivos dados (morada etc).

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Validao de Documentos
Workflows e BI do Documento

Workflows e Assinatura Digitalizada


Workflows e Assinatura Digital

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Validao de Documentos

Definem as aprovaes pelas quais um documento tem obrigatoriamente de passar; criado um registo de quem e quando aprovou; BI do documento + documento = impresso num nico PDF

Workflows e BI do Documento

Configurao no servidor permite acrescentar ao documento um rodap com informao do tipo: cdigo do documento no sistema, autor, data/hora de introduo e impresso, ...
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Validao de Documentos

Workflows e Assinatura Digitalizada


A imagem da assinatura associada ao nome de utilizador; colocada a imagem no documento quando esse utilizador efectua uma aco definida num workflow, p.e. de aprovao.

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Validao de Documentos

Workflows e Assinatura Digital


Assinatura Colaborador

possvel assinar um documento com a assinatura digital presente no carto do cidado;


Atravs da realizao de uma aco definida num workflow.

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Validao de Documentos

Workflows e Assinatura Digital


Assinatura Organizao
colocada a assinatura digital no documento quando efectuada uma aco definida num workflow.
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Workflows Fceis de desenhar, utilizar e interpretar (grfica e textualmente) notao simples

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Fluxograma Proposta
como representar: simultaneamente tarefa de aguardar adjudicao existe uma tarefa de notificao de que foi criada uma nova proposta?

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Diagrama de Estados Proposta - permite estados concorrentes; - mas, como representar:


s necessria a execuo da tarefa de indicao de que a proposta foi ou no adjudicada para que o fluxo prossiga, podendo ficar a tarefa de tomar conhecimento por efectuar?

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Workflow Proposta no iPortalDoc

baseado em mquinas de estado; Elementos:


Estados etapas ou fases do circuito documental;
Aces tarefas a efectuar sobre o documento, em cada estado; Funes de transio ligao entre estados.
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Participantes e Tarefas
1. 2. 3.

4.

5. 6.

Tomar conhecimento de proposta DC e DF Introduzir Adjudicao DC Encaminhar para execuo de obra / Efectuar pedido de facturao - DC Execuo de obra introduzir de folha de obra - DT Introduzir factura - DF Tomar conhecimento de obra realizada - DC

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Regras

O workflow prossegue para 3 se for efectuada a aco 2 (introduzir adjudicao) na qual seleccionada uma opo: Adjudicada ou No Adjudicada. A aco 1 (tomar conhecimento de proposta) pode permanecer pendente.

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Regras

O workflow prossegue para o Estado Final se for efectuada a aco 5 (introduzir factura) em que seleccionada uma opo: Factura Parcial ou Factura Total. A aco 6 (tomar conhecimento de obra realizada) pode permanecer pendente.

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Condies / operadores booleanos (e / ou)

- aplicveis s funes de transio

- se tivesse de ser efectuada a aco 1 (tomar conhecimento de proposta) e a 2 (introduzir adjudicao) para o workflow prosseguir.
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Condies / operadores booleanos (e / ou)

aplicveis s aces se a proposta encaminhada para mais do que uma pessoa (aco 3) basta uma delas (uma ou outra) efectuar a aco 4 (execuo de obra) para o workflow prosseguir.
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Lista de Aces a Realizar (To-Do List)

Cada utilizador tem a sua prpria lista de tarefas a efectuar sobre documentos, de acordo com o definido em cada workflow, e encaminhamentos ad-hoc efectuados por outros utilizadores.

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A opo seleccionada na aco orienta o percurso do workflow

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Estatsticas

Relatrios detalhados com base nos workflows, por utilizador:

aces realizadas/no realizadas, tempo mdio de execuo das aces, evoluo na realizao de aces...

Fonte de informao para executive intelligence

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Exemplo: Estatsticas por Aces Realizadas

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Metainformao

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Metainformao

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Pesquisa tipo Google


Colocando o termo de pesquisa Resultados:

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Por estados activos do workflow Propostas que aguardam adjudicao neste momento:

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Por estados realizados do workflow

Aces de adjudicao realizadas, por utilizador:

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