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Centro de Educao Profissional Irmo Mrio Cristvo Curso Tcnico em Qualidade 1 sem/2011

Planejamento e Auditoria I: Parte II

Profa Samira Fajardo

Caractersticas das Auditorias

Planejamento e Auditoria I

Caractersticas das Auditorias


Legitimidade (autorizada; prevista em


clusulas contratuais ou legislao);

Planejamento / Programao; Mtodo consistente; Utilizao de pessoal qualificado; Transparncia; Efeito de retroalimentao; Independncia.
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Metodologia das Auditorias

Planejamento e Auditoria I

Metodologia das auditorias


Planejamento
Execuo
FASE I

FASE II

Elaborao/anlise do relatrio e recomendaes de aes corretivas


FASE III

Acompanhamento (follow-up) Anlise crtica da efetividade do Sistema de Auditorias


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FASE IV

Planejamento da auditoria Fase I


Objetivos: Fazer o planejamento e Preparar a auditoria. Etapas:

Elaborar o Plano de Auditorias Internas; Definir o escopo; Organizar a equipe auditora; Estudar a documentao; Estabelecer mtodos/tcnicas, objetivos e prioridades; Notificar a rea.
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Execuo da auditoria Fase II


Objetivos: Realizar a auditoria. Etapas:

Fazer a reunio inicial/abertura; Desenvolver a auditoria; Avaliar os resultados da auditoria; Realizar reunio ps-auditoria.

Planejamento e Auditoria I

Elaborao do relatrio da auditoria e Acompanhamento Fase III

Objetivos: Elaborar o relatrio da auditoria e Implementar as aes corretivas. Etapas:


Redigir o relatrio, de forma a permitir uma adequada avaliao das condies da rea auditada; Encaminhar o relatrio para anlise, Investigao e posterior determinao das aes corretivas; Definir aes, responsabilidades e prazos; Fazer follow-up para verificar e gerar resposta escrita ao rgo Auditor, sobre a efetividade das
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Anlise Crtica das Auditorias Fase IV


Objetivos: Analisar a eficcia das auditorias. Etapas:

Analisar a eficcia de cada auditoria; Analisar a eficcia do Sistema de Auditorias.

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Programa de Auditoria:
Seo 5 NBR ISO 19011:2002

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Gerenciando um Programa de Auditoria

Programa de auditoria (3.11)

Conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para um perodo de tempo especfico e direcionado a um propsito especfico. NOTA Um programa de auditoria inclui todas as atividades necessrias para planejar, organizar e realizar as auditorias.

Plano de auditoria (3.12)

Descrio das atividades e arranjos para uma auditoria.


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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.1 - Generalidades
Convm que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria: estabeleam, implementem, monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria, e identifiquem os recursos necessrios e assegurem que eles sejam providos.

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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.2.1 Objetivos do Programa


prioridades da direo, intenes comerciais, requisitos de sistema de gesto, requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais, necessidade de avaliao de fornecedor, requisitos de cliente, necessidades de outras partes interessadas, e riscos para a organizao.
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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.2.2 Abrangncia do Programa


escopo, objetivo e durao de cada auditoria a ser realizada; freqncia das auditorias a serem realizadas; requisitos normativos, estatutrios, regulamentares e contratuais e outros critrios de auditoria; concluses de auditorias anteriores ou resultados de anlise crtica de um programa de auditoria anterior; preocupaes das partes interessadas; mudanas significativas para uma organizao ou suas operaes.
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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.3.1 Responsabilidades do Programa


Convm que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria:
estabeleam os objetivos e abrangncia do programa de auditoria; estabeleam as responsabilidades e procedimentos, e assegurem que os recursos sejam fornecidos; assegurem a implementao do programa de auditoria; assegurem que registros apropriados do programa de auditoria sejam mantidos, e; monitorem, analisem criticamente e melhorem o
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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.3.2 Recursos do Programa


Convm que seja dada considerao a:
recursos financeiros necessrios para desenvolver, implementar, gerenciar e aperfeioar as atividades de auditoria; tcnicas de auditoria; processos para alcanar e manter a competncia de auditores, e aperfeioar o desempenho do auditor, disponibilidade de auditores e especialistas, com a competncia adequada aos objetivos particulares do programa de auditoria; abrangncia do programa de auditoria, e; tempo de viagem, acomodao e outras necessidades Planejamento e Auditoria I 16 para se auditar.

Gerenciando um Programa de Auditoria

5.3.3 Procedimentos do Programa


Convm que os procedimentos de programa de auditoria contemplem o seguinte: planejar e programar auditorias; assegurar a competncia de auditores e lderes de equipe de auditoria; selecionar equipes de auditoria apropriadas e designar suas funes e responsabilidades; realizar auditorias; realizar aes de acompanhamento de auditoria, se aplicvel; manter registros do programa de auditoria; monitorar o desempenho e eficcia do programa de auditoria;
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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.3.4 Implementao do Programa


comunicar o programa de auditoria s partes pertinentes; coordenar e programar auditorias; estabelecer e manter um processo para a avaliao dos auditores e o seu desenvolvimento profissional contnuo; assegurar a seleo de equipes de auditoria; fornecer os recursos necessrios para as equipes de auditoria; assegurar a realizao de auditorias de acordo com o programa; assegurar o controle de registro das atividades de auditoria assegurar a anlise crtica e a aprovao de relatrios de auditoria; e assegurar sua distribuio ao cliente da auditoria e outras partes especficas;
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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.3.5 Registros do Programa


registros relativos a auditorias individuais, tais como:
planos de auditoria, relatrios de auditoria,

relatrios de no-conformidade,
relatrios de ao corretiva e preventiva, e relatrios de aes de acompanhamento de auditoria, se aplicvel;

resultados de anlise critica do programa de auditoria; registros relativos ao pessoal de auditoria:


competncia do auditor e avaliao de desempenho, seleo da equipe de auditoria, e manuteno e aperfeioamento da competncia;

* Convm que os registros sejam mantidos e salvaguardados adequadamente.


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Gerenciando um Programa de Auditoria

5.3.6 Monitoramento e Anlise Crtica do Programa


Convm que a implementao do programa de auditoria seja monitorada e, a intervalos apropriados, analisada criticamente para avaliar se seus objetivos foram alcanados e identificar oportunidades para melhoria, utilizando indicadores de desempenho, tais como: habilidade da equipe de auditoria em implementar o plano de auditoria; conformidade com o programa de auditoria e as programaes; realimentao dos clientes de auditoria, auditados e auditores.
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Atividades de Auditoria:
Seo 6 NBR ISO 19011:2002

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Atividades de Auditoria

6.2 Iniciando a auditoria


Designando o lder da equipe da auditoria Definindo objetivos, escopo e critrio da auditoria Determinando a viabilidade da auditoria Selecionando a equipe da auditoria Estabelecendo contato inicial com o auditado
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Atividades de Auditoria

6.3 Realizando anlise crtica de documentos Analisando criticamente documentos pertinentes ao sistema de gesto, incluindo registros, e determinando sua adequao com respeito ao critrio da auditoria.

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Atividades de Auditoria

6.4 Preparando as atividades de auditoria no local Preparando o plano da auditoria


Designando trabalho para a equipe da auditoria Preparando documentos de trabalho
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Atividades de Auditoria

6.4.1 Preparando o Plano de Auditoria


Convm que o plano de auditoria inclua o seguinte:
os objetivos da auditoria; o critrio de auditoria e qualquer documento de referncia; o escopo da auditoria, inclusive com identificao das unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados; as datas e lugares de auditoria; o tempo esperado e durao de atividades de auditoria no local, inclusive reunies; as funes e responsabilidades dos membros da equipe da auditoria e das pessoas acompanhantes; a alocao de recursos apropriados. Planejamento e Auditoria I 25

Plano de Auditoria

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Atividades de Auditoria

6.5.1 abertura

Conduzindo

reunio

de

Convm que uma reunio de abertura seja realizada com a direo do auditado ou, onde apropriado, com o responsvel pelas funes ou processos a serem auditados. O propsito de uma reunio de abertura : confirmar o plano de auditoria, fornecer um pequeno resumo de como as atividades da auditoria sero empreendidas, confirmar canais de comunicao, e fornecer oportunidade para o auditado fazer Planejamento e Auditoria I 27 perguntas.

Atividades de Auditoria

Na reunio de abertura, o auditor deve evitar:


Os assuntos delicados; As frases tristes; As desculpas; As situaes de inferioridade.

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Atividades de Auditoria
6.5.2 Comunicao durante a auditoria A equipe da auditoria deve se comunicar periodicamente para trocar informaes, avaliar o progresso da auditoria, e redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria conforme necessrio.

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Atividades de Auditoria

6.5.3 Funes e responsabilidades de guias e observadores


Guias e observadores podem acompanhar a equipe da auditoria, mas no so parte dela. Eles no devem influenciar ou interferir na realizao da auditoria. Suas responsabilidades podem incluir o seguinte: estabelecer contatos e programas para entrevistas; organizar visitas no local; assegurar que regras relativas segurana e procedimentos de segurana sejam conhecidos e respeitados pela equipe; testemunhar a auditoria em nome do auditado; auxiliar na coleta de informaes.
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Atividades de Auditoria

6.5.4 Coletando informaes

verificando

Fontes de Informao Coletando Informaes por amostragem apropriada e verificando Evidncias da auditoria Avaliando contra o critrio da auditoria Constataes da auditoria Analisando criticamente Concluses da auditoria
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Comunicao

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Princpios da Comunicao
EMISSOR (QUEM?) OS MEIOS (COMO?) RECEPTOR (A QUEM?)

AS MENSAGENS (O QUE?)

EFEITO (AO)

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Princpios da Comunicao

Barreiras para a comunicao


Falta de tempo; Excesso de auditorias e aes corretivas implementar; Posicionamento inflexvel de uma das partes; Discusses sem objetivo; Busca constante de justificativas;

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Princpios da Comunicao

Linguagem do corpo O Corpo Fala


Evitar contato com os olhos (encarar); Estalar os dedos; Olhos arregalados; Movimento de pernas e de braos entre outros.

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Princpios da Comunicao

Como criar o clima para a comunicao?


Coloque o auditado vontade; Remova os medos; Explique o objetivo; Explique sobre as anotaes; Mantenha o auditado informado sobre suas observaes.

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Princpios da Comunicao

Como fazer uma comunicao eficaz?


Selecione e desenvolva o objetivo; Analise o pblico; Organize a mensagem; Estruture as idias; Selecione o meio; Gere respostas; Visualize sua prpria atitude e comportamento; Visualize a platia, sua atitude e comportamento.

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Princpios da Comunicao

A arte de ouvir...
Elimine distraes; Preste ateno no contedo; Suspenda o julgamento; Use o tempo livre; Busque esclarecimentos.

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Princpios da Comunicao

Habilidades para ouvir atentamente...


Confirmar a resposta resumidamente; Espera; No interromper;

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Princpios da Comunicao

Como melhorar a comunicao?


O auditor deve transmitir todas as solicitaes de informaes (perguntas) de forma clara; O auditor deve ouvir a(s) resposta(s) atentamente; A informao deve ser retransmitida do auditor para o auditado de modo a indicar como a resposta foi interpretada (feedback); Caso o auditado no concorde com a resposta retransmitida, o ciclo acima deve ser repetido at esclarecer a pergunta inicial.
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Princpios da Comunicao

Evitar durante a comunicao...


Assunto desinteressante; Ateno concentrada na avaliao de quem fala e no no assunto; Envolvimento emocional; Dar mais importncia idias ao invs de fatos; No tomar notas; Falta de ateno; Distrao; Assuntos complexos; Fugas peridicas.
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Tcnicas de Auditoria

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Tcnicas de Auditoria

Seqncia bsica de questionamento Questes relativas a organizao, da funo, da atividade e as responsabilidades das pessoas; Questes relacionadas a cada um dos elementos da atividade (entradas, processos, sadas e responsabilidades); Questes em relao ao atendimento dos requisitos da norma.

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Tcnicas de Auditoria

Tcnicas de questionamento
Faa as perguntas de maneira coloquial; Inclua as perguntas dentro da conversao geral; No faa um interrogatrio; Evite o exerccio de pergunta/resposta;

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Tcnicas de Auditoria
Tipos de Questes:

Questes abertas:
Obtm informao abrangente; Geralmente requer explanaes como resposta.

Questes fechadas:
Obtm informao especfica / limitada; Possuem como resposta Sim ou No; Esclarece/Confirma informaes j obtidas;
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Tcnicas de Auditoria
Tipos de Questes:

Questes tipo Pegar o Gancho


Aproveitar uma palavra ou aspecto importante para dar continuidade nos questionamentos;

Reformulaes
a reformulao do que dito pelo auditado, atravs de uma frase interrogativa;

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Tcnicas de Auditoria

As sete questes do auditor:


Como? (de que modo) O qu? (o fato) Quando? (o tempo) Onde? (o lugar) Quem? (as pessoas) Por qu? (os motivos) Mostre-me (a evidncia objetiva)

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Tcnicas de Auditoria

O auditor deve:
Adotar uma atitude e determinar um ritmo auditoria; Questionar corretamente ; Manter a imparcialidade e a objetividade com as condies bsicas para obteno dos fatos; Ser tico no trato com o auditado mostrando respeito pelo profissional que est sendo auditado; Apresentar-se de forma adequada (fsica, intelectual);
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Tcnicas de Auditoria

O auditor deve:
Ter atitude positiva; Ser flexvel quando necessrio; Saber jogar com a antipatia, a apatia, a simpatia e a empatia; Demonstrar confiana na sua misso e abertura de esprito.

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Tcnicas de Auditoria

O auditor NO deve:
Mostrar-se impaciente; Ter idias e opinies pr-concebidas; Em hiptese alguma, entrar em discusso com os auditados, e muito menos interferir na execuo das atividades; Relacionar as pessoas com noconformidades ou deficincias.

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Abordagem bem sucedida...


Estabelecer clima adequado; Colocar o auditado vontade; Usar a tcnica de questionamento apropriada; Usar perguntas abertas e esporadicamente usar perguntas fechadas; Faa perguntas esclarecedoras; Evite perguntas indutivas; No faa perguntas antagnicas; Use a linguagem corporal; Use a paralinguagem; Seja amigvel e diplomtico.

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Tcnicas de Auditoria

Objees...
O Auditor deve antecipar-se s objees, para que no momento de sua formulao possa: Responder imediatamente (se possvel); Responder mais tarde, se previsto na abordagem do auditor, comunicando este fato ao auditado.

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Tcnicas de Auditoria

Atitude do auditor face s Objees:


Escutar atentamente at o final
O interlocutor se valoriza A objeo se minimiza

Transformar a objeo em questo


Reduzindo o grau de dramatizao da objeo Buscando a fundamentao da mesma

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Tcnicas de Auditoria
Atitude do auditor face s Objees: Identificar a origem (causa) da objeo

Ampliando o debate do assunto

Manter o sangue frio


O objetivo no vencer, mas sim conhecer

Ser conciso e claro na resposta


Estabelecendo um clima de transparncia e objetividade
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Tcnicas de Auditoria

Comportamento do auditor:
Realizar avaliao in loco; Comprovar as informaes verbais; Utilizar linguagem direta nas concluses; Certificar-se dos fatos antes das concluses; Mostrar organizao; Dirigir-se s pessoas responsveis pelas atividades; Seguir a orientao do auditor lder; No interromper os servios em execuo; Dirigir as crticas aos fatos, nunca s pessoas.
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Tcnicas de Auditoria

Ao identificar uma NC o auditor deve:


notificar ao auditado; validar junto ao auditado; anotar em local prprio.

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Tcnicas de Auditoria

Durante a auditoria, no confie na memria:


Seja sistemtico ao efetuar as anotaes; No tenha pressa ao escrever, faz parte do seu trabalho tomar notas; Ordene as anotaes de forma lgica.

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Tcnicas de Auditoria

Nunca esquea de registrar:


Que documentao verificou (ttulo, reviso, nmero e outros dados pertinentes); Que produtos/processos foram verificados; Qual equipamento, os dados necessrios para verificar se o mesmo foi calibrado; Local onde voc esteve e com quem falou.

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Atividades de Auditoria: Continuao


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Atividades de Auditoria

6.5.5 auditoria

Gerando

constataes

de

Convm que sejam registradas as noconformidades e as evidncias de auditoria que as suportam. Convm que elas sejam analisadas criticamente com o auditado para obter reconhecimento de que a evidncia de auditoria precisa e que as noconformidades foram compreendidas. Convm que todo empenho seja feito para solucionar qualquer opinio divergente relativa s evidncias e/ou constataes da auditoria, e convm que sejam registrados os pontos no Planejamento e Auditoria I 60

Atividades de Auditoria

Tipos de constataes de auditoria


No-Conformidade Maior: o no cumprimento de um item/clusula exigida pela norma que rege a auditoria e que pode afetar o resultado final de uma processo ou do Sistema de Gesto. No-Conformidade Menor: a falha pontual no cumprimento de um item/clusula exigida pela norma que rege a auditoria e que no afeta o resultado final de um processo ou do Sistema de Gesto. Observao: uma potencial noconformidade. Geralmente, no so Planejamento e Auditoria I 61

Atividades de Auditoria

Redigindo no-conformidades:
Enunciar o fato constatado, de forma clara, concisa e compreensvel Precisar, atravs de evidncias (fatos, dados, documentos, informaes) que do veracidade informao. Identificar a referncia encontrada como vlida e desenvolver um breve relato sobre o requisito (item normativo / documento da organizao).

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Atividades de Auditoria

Resumo:
Fato

NC
Evidncia Requisito normativo

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Atividades de Auditoria

6.5.6 Preparando as concluses de auditoria


Convm que a equipe da auditoria se comunique, anteriormente reunio de encerramento, para:
analisar criticamente as constataes da auditoria e quaisquer outras informaes apropriadas coletadas durante a auditoria, contra os objetivos da auditoria, acordar quanto s concluses da auditoria, levando em conta a incerteza inerente ao processo de auditoria, preparar recomendaes, se especificado pelos objetivos de auditoria, e discutir sobre aes de acompanhamento de auditoria, se includo no plano de auditoria.
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Atividades de Auditoria

6.5.7 Conduzindo encerramento

reunio

de

Realizar uma reunio de encerramento, presidida pelo lder da equipe da auditoria, para apresentar as constataes e concluses da auditoria, de tal maneira que elas sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado. Convm que quaisquer opinies divergentes relativas s concluses e/ou constataes da auditoria sejam discutidas e, se possvel, resolvidas.
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Atividades de Auditoria

6.6.1 Preparando auditoria

relatrio

da

O lder de equipe da auditoria deve preparar o relatrio de auditoria. O relatrio da auditoria deve fornecer um registro completo, preciso, conciso e claro da auditoria:
os objetivos da auditoria; o escopo da auditoria, particularmente a identificao das unidades organizacionais e funcionais ou os processos auditados e o perodo de tempo coberto; identificao do cliente da auditoria;
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Atividades de Auditoria

6.6.1 Preparando auditoria

relatrio

da

identificao do lder da equipe da auditoria e seus membros; as datas e lugares onde as atividades da auditoria no local foram realizadas; o critrio da auditoria; as constataes da auditoria; as concluses da auditoria; informaes adicionais.
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Atividades de Auditoria

6.6.2 Aprovando e distribuindo o relatrio da auditoria


Convm que o relatrio da auditoria seja emitido dentro do perodo de tempo acordado. Se isto no for possvel, convm que as razes para a demora sejam comunicadas ao cliente da auditoria e convm que uma nova data seja acordada. O relatrio da auditoria de propriedade do cliente da auditoria. Convm que os membros da equipe da auditoria e todos os receptores do relatrio respeitem e mantenham a confidencialidade do relatrio.
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Atividades de Auditoria

6.7 Concluindo a auditoria


A auditoria est concluda quando todas as atividades descritas no plano da auditoria foram realizadas e o relatrio da auditoria aprovado e distribudo.

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Atividades de Auditoria

6.8 Conduzindo aes acompanhamento de auditoria

de

As concluses da auditoria podem indicar a necessidade de aes corretivas, preventivas ou de melhoria, se aplicvel. Normalmente tais aes so decididas e empreendidas pelo auditado dentro de um prazo acordado e no so consideradas como parte da auditoria. Convm que sejam verificados a completeza e a eficcia da ao corretiva. Esta verificao pode ser parte de uma auditoria subseqente.
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Dvidas?

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