GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS ELETRNICOS

Poltica de Preservao Digital

Objetivo

Despertar para a importncia do desenvolvimento de aes, que visem manter a qualidade e a garantia de segurana necessria ao tratamento dado s informaes arquivsticas em nossa instituio

Qual a motivao?
Essas informaes so, fundamentalmente, de carter arquivstico e, portanto, de natureza: Orgnica Singular Comprobatria

Poltica de Gesto dos Documentos de Arquivo no TCU

Prover as diversas unidades organizacionais de instrumentos capazes de transformar os documentos arquivsticos em uma reserva informacional, para apoio s atividades de controle externo e administrativas cotidianas, nas tomadas de deciso e no registro da trajetria do Tribunal e de sua relao com a sociedade civil.

Benefcios da gesto documental

Identificao dos valores documentais Agilidade na recuperao da informao Gesto do Conhecimento Preservao

Dispositivos legais para a gesto documental

Constituio Art. 5. Inciso XXXIII todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade. (...) Cdigo Civil

Dispositivos legais para a gesto documental

Lei n 8.159/91, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. (...) Art. 1. dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura. (...)

Dispositivos Legais para a gesto documental

Art.25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social Res. Conarq 20/2004. Insero dos documentos digitais de rgos pblicos em programas de gesto arquivstica Res. Conarq 24/2006. Diretrizes para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais Res. Conarq 25/2007. Modelos de Requisitos para Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos, e-Arq Brasil

Dispositivos legais para a gesto documental

Normas internas: Portaria TCU n 108/2005, alterada pela Portaria TCU n 101/2008, que dispe sobre a gesto documental no mbito do TCU Normativos relacionados a segurana e tratamento da informao institucional

Passos de uma poltica de preservao digital

Formao de equipe multidisciplinar/interdisciplinar Elaborao da poltica de preservao digital Preparao da infra estrutura e ambiente Implantao da poltica Reviso e adaptao peridica

Estudos relevantes
OAIS (Open Archival Information System) Interpares (Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) MoReq (Modelo de Requisitos para a gesto de arquivos eletrnicos) CTDE/Conarq (Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos) GDAE/UNICAMP (Grupo de Trabalho para a Padronizao de Procedimentos Tcnicos para a Preservao e Acesso de Documentos Arquivsticos Eletrnicos) Dirks (Designing and Implementing Recordkeeping Systems)

Concluso dos Estudos

A gesto e a preservao de documentos arquivsticos digitais devem estar fundamentadas em:
Polticas e normas corporativas de gesto de documentos Planos estratgicos de preservao Ambiente tecnolgico especfico (sistema e repositrio)

Os dez mandamentos da preservao digital

Manters uma poltica de preservao No dependers de hardware especfico No dependers de software especfico No confiars em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso ao documento digital Migrars seus documentos de suporte e forma periodicamente Replicars os documentos em locais fisicamente separados

Os dez mandamentos da preservao digital (cont.)

No confiars cegamente no suporte de armazenamento No deixars de fazer backup e cpias de segurana No preservars lixo digital Garantirs a autenticidade dos documentos digitais (Humberto Celeste Innarelli)

Modelo de referncia OAIS

Define os componentes funcionais bsicos presentes num sistema de arquivo com responsabilidade de preservao
Interfaces internas e externas Caracteriza os objectos digitais manuseados Determina a terminologia a utilizar no contexto da preservao

Desenvolvido pelo Consultative Commitee for Space Data Systems (CCSDS)

Grupo responsvel por estabelecer normas para os dados produzidos por agncias espaciais

Aprovado como uma norma ISO em Janeiro de 2002 (ISO 14721)

Consultative Committee for Space Data Systems Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) - Blue Book. National Aeronautics and Space Administration, Washington, January 2002.

OAIS
Reference Model for an Open Archival Information System (ISO 14.721:2003, ABNT NBR 15.472:2007)

Produtor

OAIS (archive)

Consumidor

Gesto
Sistema Aberto de Arquivamento de informaes (SAAI) ABNT 15472:2007

O Modelo OAIS

SIP pacote de submisso de informao AIP pacote de arquivamento de informao DIP pacote de disseminao de informao

Desafios
Concluso dos ajustes no Sistema Corporativo para implementao do controle automtico da temporalidade documental Gesto do Legado Elaborao e implantao de uma poltica de preservao digital

Obrigada!

Servio de Gesto Documental - Seged Maria Aparecida Vieira isc_seged@tcu.gov.br (61)3316-5806