PLAN DE CONTINGENCIA I

INTRODUCCIN Entendemos por plan de contingencia el conjunto de procedimientos alternativos a la operativa normal de cada empresa, cuya finalidad es la de permitir el funcionamiento de sta, an cuando alguna de sus funciones deje de hacerlo por culpa de algn incidente tanto interno como ajeno a la organizacin. Las causas pueden problema informtico, de informacin o la bsicos tales como telecomunicaciones. ser variadas y pasan por un un fallo en la correcta circulacin falta de provisin de servicios energa elctrica, gas, agua y

El hecho de preparar un plan de contingencia no implica un reconocimiento de la ineficiencia en la gestin de la empresa, sino todo lo contrario, supone un importante avance a la hora de superar todas aquellas situaciones descritas con anterioridad y que pueden provocar importantes prdidas, no solo materiales sino aquellas derivadas de la paralizacin del negocio durante un perodo ms o menos largo.
El primer ejercicio importante a este respecto que tuvimos que hacer muchos responsables de sistemas fue con la llegada del ao 2.000 y el famoso efecto 2.000, que nos tuvo a muchos en vilo incluso ya avanzado el mes de enero. Esta fue la primera prueba de fuego que tuvimos que pasar y que nos ha servido para terminar de concienciarnos sobre la importancia que tiene en estos das el correcto funcionamiento de nuestros sistemas informticos.

ELABORACIN DE UN PLAN DE CONTINGENCIA

La orientacin principal de un plan de contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa, no slo de sus sistemas de informacin. Su elaboracin la podemos dividir en cinco etapas:

1. Evaluacin. 2. Planificacin. 3. Pruebas de viabilidad. 4. Ejecucin. 5. Recuperacin

Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo: Evaluacin. Planificacin. Pruebas de viabilidad y las ltimas a la ejecucin del plan una vez ocurrido el siniestro.

Ejecucin. Recuperacin
Cada etapa est dividida a su vez en subetapas que se detallan y explican en siguientes entregas.

1.- EVALUACIN:

a. Constitucin del grupo de desarrollo del plan. Liderado por un responsable del plan (lideres de las reas). Elaborado con la continua supervisin por parte de la direccin Esto implicar comprometer recursos y aprobar procedimientos especiales que requieran un nivel de autorizacin superior.
b. Identificacin de las funciones crticas. Determinar funciones que puedan ser crticos ante cualquier eventualidad o desastre. Jerarquizarlos por orden de importancia dentro de la organizacin.

c. Definicin y documentacin de los posibles escenarios con los que podemos encontrarnos para cada elemento o funcin crtica.
Problemas en el hardware, software de base, de telecomunicaciones, software de aplicacin propio o provisto por terceros, etc. Los siniestros provocados por incendios, Una utilizacin indebida de medios magnticos de resguardo o back up. Dao de origen fsico que pudiera provocar la prdida masiva de informacin. La carencia de fuentes de energa y de telecomunicaciones.

d. Anlisis del impacto del desastre en cada funcin crtica. Consiste en realizar un anlisis del impacto de cada problema sobre cada una de las funciones crticas de la organizacin, teniendo en cuenta las siguientes prioridades:
Evitar prdidas de vida. Satisfacer las necesidades bsicas. Reanudar las operaciones lo antes posible. Proteger el medio ambiente. Lograr las conexiones con los principales clientes y proveedores. Mantener la confianza en la empresa.

Una correcta cuantificacin del impacto econmico de cada problema ayudar a una correcta seleccin de la solucin alternativa.

e. Definicin de los niveles mnimos de servicio. Se trata de definir los mnimos niveles de servicio aceptables para cada problema que se pueda plantear. Es importante que dicho nivel se consensue con cada uno de los responsables de las reas que puedan verse afectadas. f. Identificacin de las alternativas de solucin. En esta subfase debern identificarse las soluciones alternativas para cada uno de los problemas previsibles. Para ello se puede considerar: Implementar procesos manuales. Contratar las tareas crticas con terceros. Diferir la tarea crtica por un tiempo determinado. Otra medida que permita continuar las operaciones.

g. Evaluacin de la relacin coste/beneficio de cada alternativa. De cada alternativa identificada en el punto anterior y sobre la base del impacto econmico de cada problema, deber determinarse la mejor solucin desde el punto de vista coste/beneficio para cada proceso crtico y su tiempo de elaboracin con un nivel de servicio que satisfaga el nivel mnimo.

2. PLANIFICACIN a. Documentacin del plan de contingencia. Es necesario documentar el plan, cuyo contenido mnimo ser: Objetivo del plan. Modo de ejecucin. Tiempo de duracin. Costes estimados. Recursos necesarios. Evento a partir del cual se pondr en marcha el plan. Personas encargadas de llevar a cabo el plan y sus respectivas responsabilidades.

b. Validacin del plan de contingencia. Es necesario que el plan sea validado por los responsables de las reas involucradas. De igual manera hay que tener en cuenta las posibles consecuencias jurdicas que pudiesen derivarse de las actuaciones contempladas en l.

3. PRUEBAS DE VIABILIDAD: a. Definir y documentar las pruebas del plan. Es necesario definir las pruebas del plan, el personal y recursos necesarios para su realizacin. Una correcta documentacin ayudar a la hora de realizar las pruebas. b. Obtener los recursos necesarios para las pruebas. Deben obtenerse los recursos para las pruebas, ya sean recursos fsicos o mano de obra para realizarlas.

c. Ejecutar las pruebas y documentarlas Realizar las pruebas para valorar el impacto real de un posible problema dentro de los escenarios establecidos como posibles.
La capacitacin y participacin del equipo de contingencia son fundamentales para poner en evidencia posibles carencias del plan. Es necesario documentar las pruebas para su aprobacin por parte de las reas implicadas.

d. Actualizar el plan de contingencia de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas. Ser necesario realimentar el plan de acuerdo a los resultados obtenidos en las pruebas.

Hay que tener en cuenta que el plan de contingencia general o de continuidad de operaciones de la empresa contiene los planes de contingencia especficos para cada problema definido.
Los distintos planes deben integrarse en un todo, considerando las posibles relaciones mutuas.

4. EJECUCIN.

En esta fase hay que tener muy presente que el plan no busca resolver la causa del problema, sino asegurar la continuidad de las tareas crticas de la empresa.
5. RECUPERACIN: Los datos afectados por el siniestro que pudiesen haber quedado desactualizados o corruptos, deben corregirse usando los procedimientos ya definidos. Una vez finalizado el plan, es conveniente elaborar un informe final con los resultados de su ejecucin cuyas conclusiones pueden servir para mejorar ste ante futuras nuevas eventualidades.