AUDITORA DE GESTIN VS AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD

AUDITORIA DE GESTION GUBERNAMENTAL

VS

AUDITORA DE SISTEMAS DE CALIDAD

AUDITORIA DE GESTION GUBERNAMENTAL

AUDITORA DE SISTEMAS DE VS CALIDAD

FUNDAMENTO LEGAL:
Las atribuciones y competencia de la Auditoria de Gestin tienen su origen en la Constitucin Poltica del Estado. El Art. 211 dispone que la Contralora General Realizar auditorias de gestin a las entidades y organismos del sector pblico y a sus servidores y aade: La Contralora dictar regulaciones de carcter general para el cumplimiento de sus funciones.

BASE DE SUSTENTACION:
Se fundamenta en las normas de Calidad y de Proteccin del Medio Ambiente, emitidas por el Organismo Internacional de Estandarizacin, con sede en Ginebra-Suiza.

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FUNDAMENTO LEGAL En armona con al mandato Constitucional, el Art.21 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado establece que: La Auditoria de Gestin es la accin fiscalizadora dirigida a examinar y evaluar el control interno y la gestin. Este tipo de auditoria examinar y evaluar los resultados originalmente esperados y medidos, de acuerdo con los indicadores institucionales y de desempeo pertinentes.

AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD

BASE DE SUSTENTO Las normas ISO 9.000 y 14.000, establecen los elementos esenciales para el adecuado funcionamiento de las organizaciones industriales, comerciales privadas o pblicas con el propsito de ofrecer productos y/o servicios de calidad y/o de Proteccin del Medio Ambiente, que satisfagan las expectativas o requerimientos de sus clientes internos y externos, representados por los clientes de los bienes o servicios producidos frente a los proveedores, relacionados de negocios, el Estado, Organismos de Control, sociedades protectoras del ambiente, etc.

AUDITORIA DE GESTION DE VS AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD LA C.G.E NATURALEZA: Obligatorio.La falta de cumplimiento de disposiciones legales, normas, planes, polticas establecidas por parte de los funcionarios y empleados de un organismo o empresa del sector pblico, conlleva el establecimiento de responsabilidades a travs de la Auditoria Gubernamental Financiera y/o de Gestin.

CARACTER: Voluntario.- Para obtener y

mantener la certificacin ISO, pero de cumplimiento obligatorio cuando ha existido su aceptacin. Por su naturaleza constituye tambin parte sustantiva del Sistema de Control Interno de la entidad.

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OBJETIVOS:

AUDITORIA DE SISTEMAS VS DE CALIDAD

OBJETIVOS:
Conocer el grado de cumplimiento de los procesos o elementos que conforman la Gestin de Calidad, respecto a lo establecido en los requisitos, procedimientos y regulaciones inherentes a la gestin. Identificar las no-conformidades existentes en el Sistema Dar al auditado la oportunidad de rectificar o mejorar el Sistema de Calidad Cumplir con los requisitos exigidos por las Normas ISO Informar a la Direccin a cerca del estado del Sistema Impulsar desde los mximos niveles un proceso de mejora contina de la calidad, orientado a todas las reas de actividad

Establecer y mantener el sistema de control, y auditora y regular su funcionamiento para examinar, verificar y evaluar cumplimiento de la visin, misin y objetivos de las instituciones del Estado y la utilizacin, administracin y custodia de los bienes pblicos. Propender a que los dignatarios, autoridades, funcionarios y servidores del sector pblico, sin ninguna excepcin, se responsabilicen y rindan cuenta pblica sobre el ejercicio de sus atribuciones, y la utilizacin de los recursos puestos a su disposicin; Verificar que las atribuciones y objetivos de las instituciones del Estado y los respectivos deberes y obligaciones de sus servidores sean cumplidos a cabalidad; Cerciorarse que cada institucin del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de control interno; y Coordinar y complementar con la accin que otros rganos de control ejerzan sobre las operaciones y actividades del sector pblico y sus servidores.

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PERFILES Y CAPACIDAD: Profesionales acadmicos, con capacidad legal para ejercer la Auditora Gubernamental. Cinco aos mnimo de experiencia en Contabilidad y Auditora. Conocimientos del proceso informtico. Profesionales de reconocida idoneidad, tica individual, confidencialidad y competencia. En reas financieras y de gestin. nicamente pueden realizar auditoras financieras y/o de gestin los profesionales expresamente nombrados por el Contralor General del Estado, sean de la propia Contralora, los Auditores Internos y los Auditores Independientes o Externos expresamente designados para ello. PERFILES Y CAPACIDAD: Competencia como Auditor para llevar a cabo una Auditora ). Es necesario, segn la Norma ISO 19011: 2002: Educacin Secundaria Experiencia laboral al menos de 2 a 5 aos en el campo de la gestin de la calidad o ambiental. 40 horas de formacin en auditora. 4 auditoras completas con un total de 20 das de experiencia en auditoras de sistemas de gestin. Las Auditoras Internas pueden ser efectuadas por una persona o grupo de personas de la Propia Entidad o Empresa y los Auditores Externos son designados por la Entidad o Representante Competente del Organismo Internacional de Estandarizacin.

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AMBITO DE APLICACIN:
Se aplica a todas las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y dems servidores sin ninguna excepcin; en resumen incluye los siguientes aspectos: Evaluacin del Sistema de Control Interno: Plan Estratgico, Planes Operativos, Presupuesto, Contabilidad, Recursos Humanos, Materiales, Financieros, etc. Verificacin del cumplimiento constitucional, legal, reglamentario y normativo.

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AMBITO DE APLICACIN:
La materia de auditora se centra en la verificacin del cumplimiento del Sistema Documental de un Organismo que mantiene el o los certificados de las Normas ISO, referente a los Objetivos, Polticas, Reglamentos Internos, Manuales de Funciones, Administrativos y Operativos, para impulsar un proceso de mejora continua de la calidad o medio ambiente en las reas de actividad empresarial.

Control previo, concurrente y posterior sobre la Gestin: Administrativa, Financiera, Operativa; y, cuando corresponda la Gestin Medio Ambiental de las instituciones del Estado.
Control de Obras e Inversiones Verificacin del logro de objetivos y de resultados mediante los indicadores de gestin institucional y de desempeo.

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POSTULADOS DE REALIZACION DE AUDITORAS: El Auditor Gubernamental est sujeto estrictamente a las Normas profesionales de Auditora, especficamente conocidas por Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA), que son postulados de la profesin contable, divulgadas a travs de las Conferencias Internacionales de Contabilidad y mediante la expedicin de Acuerdos Especficos de la Contralora General y de la Superintendencia de Compaas, que versan sobre tres componentes bsicos que se agrupan as: 1. Normas personales que se relacionan con la independencia, personalidad e idoneidad profesional del Auditor; Normas relativas a la ejecucin del trabajo de auditora que versan sobre la planificacin, supervisin y aplicacin de los procedimientos de auditora, cuyo elemento principal es la obtencin de evidencias y elementos de juicio vlidos de respaldo del Informe de Auditora FUNDAMENTOS PARA LA REALIZACION DE LAS AUDITORAS: Se rige por pautas sobre el aseguramiento de la Calidad y/o del Medio Ambiental, con claras tendencias de unificar, simplificar y abaratar los procesos, evitando todo tipo de duplicaciones: Las tcnicas empleadas bsicamente son:

Anlisis, Verificacin o Examen, y Evaluacin

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4. Normas relativas al informe que tratan de:
a) b) Dictaminar Estados Financieros. Reunir las caractersticas de oportunidad, materialidad, prudencia, precisin, veracidad, claridad, integridad y concisin en los Informes de Auditora; Concretar el objeto de cada auditora financiera y/o de gestin, fijando sus limitaciones, alcances y el motivo de su realizacin; Establecer hechos, irregularidades o desviaciones detectados que originen fallas de gestin, incumplimiento de objetivos, contravenciones legales o normativas, etc Participacin individual o en grupo del personal involucrado y, de ser pertinente ,incluir sus opiniones en el informe de auditora de gestin; Emitir conclusiones, comentarios y recomendaciones que permitan corregir desviaciones o mejorar sistemas, polticas, procedimientos en procura del cumplimiento legal o normativo para el logro eficiente de los objetivos institucionales o de procesos. Indicar, en orden de importancia, recomendaciones sugeridas las

c)

d)

e)

f)

g)

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HERRAMIENTAS DE CONTROL
La Auditora de Gestin Gubernamental, cuenta con un sistema fundamental de control, basado en el Modelo COSO, que permite a travs de los cinco elementos fundamentales del Sistema de Control Interno evaluar los siguientes componentes: El Ambiente o Entorno del Control; Evaluacin de Riesgos; Actividades del Control; Informacin y Comunicacin; y Supervisin y Monitoreo.

HERRAMIENTAS DE CONTROL
La Auditora de Gestin de Calidad, a travs de las listas de chequeo, realiza un seguimiento sobre el cumplimiento de las Normas ISO.

1. 2. 3. 4. 5.

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PRODUCTO FINAL DE LA AUDITORIA FINANCIERA Y DE GESTION:
El Informe de Auditora Financiera, se halla sujeto a estrictas normas profesionales. El Informe de Auditora de Gestin est sujeto a las regulaciones emitidas por la Contralora General y su estructura es la siguiente: Cartula ndice, Siglas y Abreviaturas Carta de Presentacin

PRODUCTO FINAL DE LA AUDITORIA ISO:

Informe Final, tomando en cuenta todas las anotaciones hechas a lo largo del proceso de aplicacin, debe contener las conclusiones y los acuerdos alcanzados a partir del informe provisional.
Su estructura bsica es la siguiente: Fecha de la Auditora Nmero del Informe, codificado para archivo Los datos de la Empresa, Divisin o reas Auditadas Los Auditores participantes Representantes del Sector Auditado Resultados de la Auditora

CAPITULO I Motivo Objetivo Alcance Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados

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CAPITULO II
Comentarios, Conclusiones y Recomendaciones, relacionados con la entidad, la evaluacin del control interno, cumplimiento legal, objetivos, metas, etc.

CAPITULO Ill Presentacin narrativa de cada componente, proceso y/o sub-componentes, con el siguiente desglose: Comentarios, sobre aspectos positivos de la gestin y resultados, con el desarrollo de los hallazgos de auditora, sobre desvos o deficiencias detectados, basados en los cuatro atributos: la condicin, el criterio, la causa y el efecto de cada uno de ellos. Conclusin del Auditor sobre el efecto administrativo y/o econmico producido por las irregularidades detectadas o daos materiales ocasionados

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Recomendaciones apropiadas y constructivas que permitan la adopcin de acciones correctivas o mejorar procedimientos, polticas, etc. para alcanzar mayor xito de la gestin gerencial.

CAPITULO lV Anexos: Informacin adicional, estadstica, datos comparativos, indicadores de gestin utilizados, etc. Apndices: a) Sntesis de la Auditora de Gestin b) Constancia de la notificacin del inicio del examen c) Convocatoria y Acta de la conferencia final de comunicacin de resultados. d) Memorando de Antecedentes, con el resumen de las deficiencias detectadas y el grado de responsabilidad que corresponda, en cada caso, sean de carcter administrativo, civil o presuncin de responsabilidad penal, as como los grados de culpabilidad con la cuantificacin de las sanciones y los perjuicios econmicos causados.

AUDITORIA DE SISTEMAS DE AUDITORIA DE GESTION DE VS CALIDAD LA C.G.E. HALLAZGO DE AUDITORA

NO CONFORMIDAD O NOTA DE MEJORA

El Auditor de Gestin de Calidad verifica si se ha cumplido el procedimiento y de haberse incumplido, establece la correspondiente NO CONFORMIDAD, hasta el cierre de la misma.

El Auditor de Gestin Gubernamental, cuando verifica que existe un incumplimiento como el indicado, est en presencia de una rea crtica y la detectacin de un HALLAZGO de AUDITORA, lo cual necesariamente debe ser revelado y en su informe desarrollarlo a base de los CUATRO atributos de un hallazgo de Auditora que son:

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encontrado.

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CONDICIN, lo que es, lo sucedido, lo

CRITERIO, lo que debi ser.

La bsqueda y aplicacin de una disposicin o norma vlida aplicada al momento que sucedieron los hechos detectados

EFECTO,

resultado objetivo y cuantificado de los casos adversos o incorrectos relacionados.

CAUSA, explicacin de la razn u origen

de los hechos, mediante la bsqueda, entre una cadena de eventos y operaciones, que originaron la desviacin, que permite al Auditor emitir sus recomendaciones enfocadas a corregir las causas con la rectificacin o eliminacin de las condiciones encontradas.

AUDITORIA DE GESTION DE LA C.G.E.

El Art. 92 de la Ley Orgnica de la C.G.E. textualmente dispone: Las recomendaciones de auditora, una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carcter de obligatorio; sern objeto de seguimiento y su inobservancia ser sancionada por la C. G E.

AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD

Las no conformidades deben cerrase en el transcurso que ocurre entre una y la siguiente auditora o la explicacin objetiva de la imposibilidad de cerrar la no conformidad o una nota de mejora.

CONTINUACIN .

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AUDITORIA DE SISTEMAS DE CALIDAD

El Auditor necesariamente debe establecer las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales en contra de quien o de quienes incumplieron la Ley , que debe realizarse a travs del respectivo Memorando de Antecedentes, que es un apndice del Informe de Auditora Gubernamental de Gestin, como se dej sealado anteriormente.

Documento Elaborado por CPA Nelson Dvalos Arcentales

Abril-2005