ISO 9001:2000

AUDITORIAS INTERNAS
Objetivo:

Conocer los conceptos tericos de Auditoras Internas
de Calidad y adems se pod llevarse a cabo a travs
de las prcticas interactivas.
Auditora de Calidad

Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener y evaluar objetivamente la evidencia de
auditora y determinar el grado en que los criterios de
auditoras son cubiertos.
Propsito

El propsito de las auditoras verificar por
medio del examen y evaluacin de evidencia
objetiva que los controles gerenciales han
sido definidos y documentados adems de
encontrarse implementados efectivamente.

Quin

Las auditoras deben ser conducidas por
personal calificado e independiente al rea
auditada. Los resultados de estas auditoras
deben ser registradas y reportadas a la
gerencia.
Importancia

Es muy importante para
cualquier sistema de gestin
preparar e implantar un
programa de auditoras
internas con la finalidad de
verificar que las actividades y
resultados relacionados,
cumplen con la planeacin y
efectividad del sistema.
RAZONES PRINCIPALES DE LA
AUDITORIA
Un sistema de auditora interna es requerido
por la mayora de los estndares para
sistemas de gestin.

Deben de corregirse las NO
CONFORMIDADES antes de que sean
detectadas por clientes o auditores de las
terceras partes.

La gerencia de la compaa debe siempre
desear el mejoramiento de los sistemas
gerenciales.
TIPOS DE AUDITORIAS
1. Auditora interna de primera parte

2. Auditora externa de segunda parte

3. Auditora externa de tercera parte
AUDITORIA INTERNA DE PRIMERA PARTE
Auditora gerencial realizada por la organizacin
con sus propios recursos a su propio sistema de
gestin.

LOS AUDITORES FORMAN PARTE DE LA
ORGANIZACION O DE OTRA
ORGANIZACION SUBCONTRATADA
ACTUANDO EN NOMBRE DE LA MISMA
ORGANIZACION.
AUDITORIA EXTERNA DE SEGUNDA PARTE
Es una auditora realizada por parte de la
organizacin y con sus propios medios al
sistema de gestin de sus proveedores.

LOS AUDITORES SON PARTE DE LA
ORGANIZACIN O DE OTRA
ORGANIZACIN SUBCONTRATADA.
?
AUDITORIA EXTERNA DE TERCERA PARTES
Es una auditora pagada por una
organizacin en donde el cuerpo auditor
es una institucin acreditada y totalmente
independiente al cliente o al proveedor.

La finalidad de esta ltima es que la
empresa logre el reconocimiento
internacional o nacional y el adecuado
funcionamiento (confiabilidad) de su
sistema de gestin.

CATEGORIA DE AUDITORIA
SEGUN SU FINALIDAD
1. Auditora al sistema de gestin

2. Auditora de productos

3. Auditora al proceso de manufactura
AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTION
Cumplimiento Vs. Polticas,
obligaciones contractuales, requisitos
de regulacin.

Preparacin de planes formales.

Preparacin de actividades detalladas
dentro de los programas de gestin.

Solicitudes formales para la aplicacin
de acciones correctivas.
AUDITORIA DE PRODUCTOS
Evaluacin de empaque

Preparacin de embarque

Documentacin apropiada

Reportes emitidos a tiempo

Cumplimiento Vs. Especificaciones
AUDITORIA AL PROCESO DE
MANUFACTURA
Verificacin por evaluacin de una
actividad o proceso

Comparacin contra instrucciones
documentadas (parmetros del proceso)

Nivel de conformidad y efectividad contra
los requisitos establecidos.
otras auditoras.
AUDITORIA COMBINADA
Es aquella en la que se audita tanto el
sistema de gestin medio ambiental
como el de calidad en un solo evento de
auditora.

AUDITORIA CONJUNTA
Cuando dos o ms organizaciones de
auditora cooperan para llevar una sola
auditora.
Elementos para la conduccin efectiva de auditoras
+ Soporte Gerencial

+ Convencimiento de que son para beneficio del sistema

+ Entrenamiento de auditores

+ Independencia de funciones de auditora/auditores-auditado

+ Planeacin y enfoque sistemtico

+ Definicin y documentacin de procedimientos de la auditora

+ Acceso oportuno a instalaciones, documentos, personal,
materiales y equipo

+ Acceso a todos los niveles gerenciales
ACTUAR
VERIFICAR HACER
COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
PROCESO
DE
AUDITORIA
GESTION DEL PROGRAMA DE AUDITORAS
La alta gerencia debe designar a un responsable para
llevar la gestin del programa de auditora.

El administrador del programa de auditoras debe
Tener autoridad para:

1. Establecer, implementar, monitorear, revisar y
mejorar el programa de auditora.

2. Identificar los recursos necesarios y asegurar
que stos se provean.

Se debe asignar, adems a un responsable para
La gestin del programa de auditoras, quien
Debe tener los siguientes atributos:
Administrador, entrenado en los principios de auditora,
habilidad de auditar, comprensin de las tcnicas y
metodologa de las auditoras.
Los recursos a considerar para el programa
de auditoras incluyen:
+ Recursos financieros para la
administracin

+ Tcnicas de la auditora

+ Mantener las habilidades del auditor y
mejorar su desempeo

+ Disponibilidad de auditores y expertos
tcnicos

+ Duracin de auditoras

+ Tiempo de viaje, alojamiento y otras
necesidades
PLANEACION DE LA AUDITORIA

Establecer los objetivos, procesos y recursos necesarios para
entregar resultados de acuerdo a las necesidades de los
clientes y las polticas de la organizacin.


Gestin de
auditoras
Programar
Seleccionar
El equipo
auditor
Plan de
auditora
Estudio de
escritorio
Procedimiento
de auditora
Calendario
de auditora
Equipo
auditor
Plan
especfico
Lista de
verificacin
SUBPROCESOS
SALIDAS
GESTION DE AUDITORIAS
Este subproceso tiene como finalidad el
documentar un procedimiento en donde se
incluyan las actividades y
responsabilidades para:

+ Programar y planear auditoras
+ Criterios de seleccin y evaluacin de
competencia de auditores
+ Ejecutar la auditora
+ Revisar los resultados
+ Seguimiento a las acciones correctivas
PROGRAMACION DE AUDITORIAS
+ Asegurar la eficacia de un programa de auditora
+ Establecer un calendario acorde a la organizacin
+ Programar auditoras con variabilidad de objetivos y alcances
+ Incluir la normativa aplicable y combinadas a conjuntos

Consideraciones

+ Prioridades de la administracin
+ La intencin comercial
+ Los requisitos del sistema de gestin
+ Requisitos reglamentarios y contractuales
+ Necesidad de evaluar proveedores
+ Requisitos del cliente
+ Necesidades de partes interesadas
+ Riesgos potenciales
PROGRAMACION
+ Programacin de auditoras implica
determinar sistemticamente los procesos que
deben ser auditados y con qu frecuencia
+ Es la parte de la planeacin del proceso que
establece un calendario detallado para la
realizacin de las auditoras
+ Se deben contemplar todos los procesos
identificados en el sistema de gestin de
calidad
+ Se requiere una programacin a largo plazo
para auditoras internas
+ Para sistemas grandes, las auditoras
planeadas a largo plazo, deben establecerse
por ms de un ao.
El programa general de la auditora tiene
que incluir:
+ Conocimiento de todos los procesos a
ser auditados

+ Seleccin especfica de las actividades/
procesos a ser auditados

+ Seleccin de la categora de auditora

+ Determinacin de los recursos
necesarios.
Las auditoras deben ser programadas
tomando en cuenta los siguientes criterios:
+ Iniciar lo ms pronto posible

+ Importancia de las actividades
involucradas en los procesos

+ Resultados de las auditoras anteriores
+ C
+ Complejidad de las operaciones de los
procesos

+ Mayor frecuencia para nuevos sistemas,
procedimientos y operaciones

+ Cubrir la totalidad de actividades y
procesos del sistema de gestin
SELECCION DEL EQUIPO AUDITOR Y
MIEMBROS
Es responsabilidad del administrador del
programa de auditoras ,
equipo y al equipo de auditora.
PLAN DE AUDITORIA
El subproceso de plan de auditora tiene como finalidad
determinar los detalles para asegurar el logro del
objetivo de la auditoram segn el alcance previamente
definido.

El plan de auditora es elaborado por el lder del equipo
coordinndose con el administrador del programa de
auditoras.
Elaboracin del plan de auditora

+ Determinar el grado de conformidad del sistema Vs.
Criterio de auditora
+ Evaluar la capacidad del sistema de cumplir con los
requisitos, regulaciones o contratos
+ Evaluar la efectividad del sistema con respecto a los
objetivos especificados
+ Identificar reas de mejora
PLAN DE AUDITORIA
Definicin del alcance:

Al definir el alcance de la auditora
deber considerarse:


+ Magnitud y lmites de la auditora

+ Procesos y actividades

+ Situaciones fsicas

+ Unidades organizacionales
El Plan de auditora debe incluir:

+ Objetivo y alcance

+ Criterios de auditora/Documentos
de referencia

+ Fechas y lugares

+ Itinerario

+ Equipo auditor y roles

+ Representante auditado

+ Idioma de la auditora

+ Arreglos logsticos
ESTUDIO DE ESCRITORIO
Revisin de la documentacin del
sistema con el objetivo de:

+ Confirmar la conformidad documentalmente

+ Preparar las listas de verificacin

+ Familiarizar al equipo auditor con el
Sistema a auditar
REVISION DE LA DOCUMENTACION DE CONTROL
Los requisitos provistos para la auditora se encuentran en los siguientes
documentos:


+ Manual del sistema de Gestin
+ Contratos
+ Cdigos y Normas
+ Especificaciones
+ Informes de auditoras previas
+ Reportes de inspeccin
+ Informes de agencias regulatorias
+ Problemas identificados por la gerencia
+ Polticas gerenciales
+ Procedimientos
+ Planes de trabajo e instrucciones
LISTA DE VERIFICACION
Propsito.- Su desarrollo permite una mejor realizacin de la
auditora, identifica su alcance y profundidad y suministra con
anticipacin la llegada de elementos tiles en la seleccin de
una auditora especfica.

Algunos de los beneficios:

o Asegurar la profundidad definida y la continuidad de la
investigacin
o Ayuda al auditor lder a identificar las metas y los procesos de
auditora que cada miembro audita.
o Ayuda a mantener la marcha de la auditora con una rpida
referencia de las reas finalizadas
o Ayuda al auditor lder a hacer reasignaciones rpidas cuando
se necesiten.
o Puede ayudar a mantener la auditora en curso y descartar un
seguimiento intil e improductivo de informacin no esencial.
o Provee informacin histrica como gua para futuras
auditoras
o Provee registro de ejecucin/observacin de auditora
Preparacin de la lista de verificacin
+ Determinar los requisitos gerenciales

Cual es la pregunta de la cual la gerencia necesita una respuesta.


+ Valorar la condicin (estado) del sistema de gestin

No existe un sistema formal
El sistema est siendo preparado
El sistema ha sido escrito pero no ha sido implementado
El sistema existente est siendo extendidas para cubrir nuevos
elementos
El sistema ha sido totalmente implementado
El nivel de trabajo es el siguiente: Sin comienzo/En espera/Concludo

+ En las reas auditadas

Qu problemas especiales se conocen que existen en el sistema?
EL HACER DE LA AUDITORIA
+ Reunin de apertura

+ Auditora en sitio

+ Revisin del resultado

+ Reunin de cierre

+ Preparacin del informe

+ Seguimiento
REUNION DE APERTURA
+ Conducidas por el Auditor Lder
+ Presentacin del equipo auditor
+ Crear un ambiente cordial
+ Revisar alcances, mtodo de auditora
+ Revisar plan de auditora
+ Recursos, reglas de seguridad y comunicacin

Otros puntos a considerar:
+ Tiempo aproximado para cada fase de la auditora
+ La manera en la que el programa o alcance puede ser modificado
debido a sucesos inesperados
+ Enfatizar que los auditores procurar<n minimizar la interrupcin de
las operaciones en el rea donde se encuentran realizando la
auditora
+ Establecer diariamente una hora de comienzo, almuerzo y otras
consideraciones (reuniones de auditores)
Auditora en Sitio
Posterior a la reunin de apertura, se procede con la
auditora en sitio, para lo cual se recomienda
estructurar la evaluacin en:

- Trabajo de oficina
- Entrevistas con individuos clave de la organizacin
- Suministra las bases para el anlisis de
evidencias documentadas
- Muy til para determinar niveles de
profundidad de bsqueda en el campo.
- Primordial para romper el hielo y generar
apertura de los auditados
- Verificar el entendimiento del enfoque de
procesos a nivel de gerencias y jefaturas.
Trabajo de campo
Examinar evidencias de lo
encontrado

Verificar entendimiento e
implantacin de enfoque de
procesos

Verificar procedimientos
particulares ejecutados en las
reas

Verificar que se hace lo que
dicen los documentos
Tcnicas comunes
de auditoras
Revisin y Validacin




Observacin




Entrevista




Caminata
EVIDENCIA DE AUDITORIA
Registros, declaraciones de hechos u otra
informacin que son relevantes a los criterios
de auditora y verificables. La evidencia de una
auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.

Puede ser encontrada en:

Registros

Archivos electrnicos

Documentacin Vs. Declaracin

Acciones observadas por el auditor
Durante el proceso de auditora se debe hacer
lo siguiente:

Recoleccion de evidencias

Evaluacin Vs. Criterio de auditora

Adems se da el descubrimiento de hallazgos,
los cuales pueden ser:
No conformidad menor,
No conformidad mayor y
rea de mejora (rea de oportunidad)

Definicin de Hallazgo de acuerdo a ISO 19011:

Resultado de la evaluacin de la evidencia de
auditora recolectada contra el criterio de la
auditora. Estos hallazgos pueden indicar
conformidad con el criterio de auditora o las
oportunidades de mejora.
Qu hacer para poder revisar los
hallazgos?
Compara notas

Consultar notas

Determinar las no conformidades

Revisar el plan de auditora

Revisar la lista de verificacin
NO CONFORMIDADES
Revisin del Resultado
Como objetivo, posterior a la reunin para
la revisin de los hallazgos el equipo
auditor adicionalmente debe llegar a:
CONCLUSION DE AUDITORIA

Definicin ISO 19011:

Es el resultado de una auditora
proporcionado por el equipo auditor despus
de considerar los objetivos de la auditora y
todos los hallazgos de auditora.

REUNION DE CIERRE
La presentacin de resultados puede ser:

a) Cada auditor presenta sus propios
hallazgos

b) El auditor lder presenta todos los
hallazgos contando con el soporte del
auditor involurado.

Es importante que se agradezca la atencin
prestada a la auditora, mencionar tanto
las cosas buenas como las cosas malas
encontradas.
Informe de Auditora
Contenido:

Incluir el alcance y objetivo de la
auditora
Indicar los lugares y fechas en los cuales
la auditora fue ejecutada
Identificar la documentacin de
referencia
Inlcuir la referencia del plan de auditora
y lista de verificacin
Miembros del equipo auditor
Personal auditado
No conformidades con detalle en los
procesos as como la solicitud de accin
correctiva correspondiente.

Indicar el motivo por el cual se lleg a
omitir algn proceso

En la seccin de conclusin se debe
establecer un juicio sobre la capacidad del
sistema de lograr los objetivos de calidad

Elaborar una lista de distribucin del
informe de auditora

Alguna opinin divergente no resuelta

Recomendaciones de mejora

Informe de Auditora
NO INCLUIR

Opiniones subjetivas

Informacin Confidencial

Crtica de individuos

Declaraciones ambiguas

Observaciones, hallazgos, o no
conformidades no discutidas en la
reunin de cierre
ACCIONES DE SEGUIMIENTO
El seguimiento de una auditora y su plan de
acciones correctivas puede ser construdo
con los siguientes elementos:

W Identificacin de las auditoras, plan, lista y reporte
de auditora.
W Fecha de inicio y cierre de la auditora
W Identificacin de las no conformidades
W Emisin de solicitud de accin correctiva
W Desarrollo de compromisos con fecha lmite
W Evaluacin de la respuesta del auditado
W Mantenimiento de los registros necesarios para
que se lleve a cabo las acciones correctivas
W Emitir un reporte a la alta direccin de la auditora
Durante el
seguimiento el
auditor deber
verificar:
1. La identificacin de la
causa del problema



2. Acciones para eliminar la
no conformidad congruentes
con la causa raz

3. El establecimiento de
responsabilidades y fechas
concretas a las acciones

4. Evidencia del
cumplimiento de las
acciones y de la efectividad

5. Que no se presente
recurrencia de la no
conformidad
COMPETENCIA DEL AUDITOR
Etico

Mente abierta

Diplomtico

Observador

Perceptivo

Verstil

Tenaz

Confianza en si mismo
COMPETENCIA DEL AUDITOR
Amigable

Analtico

Buen comunicador

Buen receptor

Carcter firme

Honesto

Inquisitivo (curioso)

Integro
COMPETENCIA DEL AUDITOR
Justo

Profesional

Razonable

Perseverante

Paciente

Objetivo

Profesional

Razonable

Sabe Planear

Ser siempre corts
COMPETENCIA DEL AUDITOR
El auditor lder debe ser capaz de:

O Planear / Gestin de recursos

O Representar al equipo auditor, organizarlo y
dirigirlo

O Asegurar la eficaz conduccin del proceso
de auditora

O Prevenir / Resolver conflictos

O Preparar el reporte de auditora
PUNTOS QUE FORMAN PARTE DE UN BUEN
AUDITOR:
. Adherencia al plan especfico

. Adherencia a la lista de verificacin

. El auditor lleva el control de la auditora

. Saber establecer el lmite y profundidad
de la indagacin

. Entrevista desarrollada dando
oportunidades de explicar y minimizar malos
entendidos

. Permanecer amable y profesional

. Paciente y buen receptor
AUDITA A OTROS COMO TE


GUSTARIA QUE TE AUDITARAN
CONSEJOS PARA LA CONDUCCION DE
AUDITORIAS
Se corts y amable
Solicite explicaciones al auditado
Escuche cuidadosamente
Mantenga contacto cara a cara
Mustrese interesado
Tome notas
Acepte la informacin verbal y corporalmente
Observe el lenguaje del cuerpo
Hable claro y cuidadosamente
Conozca sus preguntas
Usa preguntas abiertas
Confirmar
Utilice opciones alternativas
Use preguntas silenciosas
HABILIDADES A DESARROLLAR
Comunicacin Oral (Palabras, tono de voz,
modulacin, pausas, velocidad, volumen). Un
auditor interno debe ser capaz de comunicarse
con cualquier persona, sin importar la Jerarqua
dentro de la organizacin, nivel de educacin,
edad, gnero.

Lenguaje corporal (Movimiento Ocular, Expresin
Facial, postura, movimientos, respiracin).
No olvidar que al realizar las entrevistas debe
de crear un clima de comunicacin con:

Espacio, Tiempo, Contacto Visual, Lenguaje
corporal, trato respetuoso, hacerlo fcil para el auditado,
eliminar temores, explicar objetivos, explicar notas, mantener
al auditado informado de las observaciones.

Tambin es importante saber escuchar:

Eliminar distracciones, Prestar atencin al
contenido, evitar juicios, identificar temas, programar
tiempo adicional, buscar clarificaciones.
Evitar malos hbitos como: Prdida de la atencin,
preocupacin, sobre-reaccin, interrumpir al auditado,
escuchar sin mirar, escuchar slo lo que deseamor oir,
usar el tiempo de escuchar para reflexionar.
LO QUE DEBE EVITAR EL AUDITOR
E Prdida de tiempo

E Dejarse manejar por los auditados

E La situacin No usual

E Problemticas con el carcter de los
auditados

E Respuestas sin lmite
LO QUE DEBE EVITAR EL AUDITOR
Ser agresivo

Ser autoritario

Deshonestidad

Indecisin

Inmadurez

No saber planear

Poca comunicacin
LO QUE DEBE EVITAR EL AUDITOR
EPoco Profesionalismo

EPoco razonable

EPolmico

ETerco