PAPELERIA

Es la correspondencia que se
produce como cartas,
memorandos, circulares,
constancias y certificados se
elaboran en la papelería
establecida en original y copia.
Los documentos normativos
(Acuerdos, Resoluciones,
Instrucciones) Las actas y los
 CORRESPONDENCIA
Son todas las comunicaciones de
carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal,
citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
 Presentación
• Los documentos no deben presentar errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
• La presentación debe ser impecable sin
borrones ni repisados.
• El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la
lectura del texto (se recomienda arial, tamaño
12).
• La cinta que se utiliza para la impresión debe
garantizar y mantener la
• nitidez del documento.
• El papel debe tener el gramaje adecuado,
de acuerdo con la tecnología de impresión
de que se utilice. Para impresora láser el
• gramaje de las copias es igual al del
original (75grs.).
• La tinta negra para firmar garantiza la
nitidez en el proceso de microfilmación.
• Los documentos se elaboran en papel
impreso nunca en diseños
hechos en computador.
•La transmisión vía fax es un adelanto de información y
exige el envío inmediato del original, único respaldo de
valor probatorio.
• Para garantizar la permanencia de la información
contenida en papel térmico se debe fotocopiar.
• El uso de resaltador, notas al margen, rayas y
subrayados afectan la preservación y conservación del
documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los
documentos con este procedimiento. Se debe optar por
emplear el formato de trámite de documentos.
• El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos
aceleran el
deterioro del documento. Una forma de evitar el contacto
directo será emplear una tirilla de papel entre el
documento y el gancho.
Los documentos legales se elaboran en el formato
establecido.
 LA CARTA
Comunicación escrita que
se utiliza en las
relaciones
comerciales entre
empresas y personas
naturales; igualmente,
entre las
MÁRGENES
•Superior entre 3 y 4 cm
•Inferior entre 2 y 3 cm
•Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
•Lateral derecho entre 2 y 3 cm
•Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3
cm
ZONAS
ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y
NIT.
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario
imprima el sello de
registro
 TIPOS DE CARTAS
• CARTAS SOCIALES
Tienes como principal objetivo una
atención de cortesías; sus asuntos
más comunes son: invitación,
felicitación, agradecimiento, pésame,
recomendación, excusa, aceptación,
presentación.
 CARTAS OFICIALES
• Son todas aquellas que están relacionadas con trámites ante
instituciones gubernamentales y dependencias públicas.
Algunos tipos serán los siguientes: de solicitud de certificado
de servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de una
multa.
Todos los tipos de cartas hasta aquí mencionados, debe ser
redactados con un lenguaje formal; las ideas deben ser
presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El
tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesía,
respeto y consideración.
Por último haremos referencia a la carta privada, la que se
hace a título personal, desprovista de toda formalidad y "en
tono íntimo", dirigida familiares y amigos. El lenguaje
empleado se caracteriza por ser sencillo, espontáneo, efectivo
y en muchos casos puede estar llena de expresiones
coloquiales.
 CARTAS COMERCIALES
Son aquellas cuyo contenido está
relacionado con operaciones comerciales,
negocios, compra, venta, propaganda,
movimientos internos de una empresa.
Pueden ser entre otras, de acuse de recibo,
solicitud de empleo, de crédito, propaganda,
de cobro."
Una carta comercial es un mensaje escrito
con un fin específico: vender, comprar,
agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De
esta definición derivamos la clasificación de
las cartas comerciales.
 Tipos de papel
• Propalcote: es un papel muy liso, en el que se puede trabajar muy
bien la tinta, ya que tiene un acabado semi-satinado

• Bond: Papeles Bond, especiales para fotocopiado en alta o

media velocidad, variedad de nacionales e importados, varios
gramajes, con diferentes grados de blancura y tonalidad, lisura,
formación, opacidad, etc., varias calidades y precios.

• De seguridad: Conscientes de que los documentos que

imprimimos son susceptibles de ser falsificados o adulterados,
ofrecemos papeles con marca de agua, presensibilizados ante
químicos y con fibrillas fluorescentes, los cuales tienen
características únicas que nos permiten garantizar la exclusividad
en cada uno de nuestros impresos.
 Los gramajes se refieren al
peso de un metro cuadrado
de determinado papel o
cartulina.
Por ejemplo un papel bond puede tener un gramaje de 90g/m2 pero se
puede presentar en pliegos de 57x87 cm, 70x95

El papel bond viene en 80, 60, 75, 90, 105 y 120 gramos.
El couché viene en 90, 100, 115, 135, 150, 210, 250 y 300 gramos.
La opalina viene de 90, 125 y 225 grs, siendo considerados los dos
primeros papeles y el último cartulina.
 Tamaños y medidas
• Carta
• Oficio
• A4
• Media carta
• Extra oficio
• Formas continuas 1, 2 y 3 partes
 Sobres
• Carta
• Oficio
• Ventanilla
• Manila carta
• Manila oficio
• Manila extraoficio
ELABORACIÓN DE SOBRES
El sobre es la cubierta que guarda y protege el
documento para su entrega o envío.
CLASIFICACION
De acuerdo con su aplicación pueden ser:
•Sobre oficio
•Sobre para tarjeta
•Sobre de manila
De acuerdo con su destino, los sobres pueden ser de tipo:
•Local
•Nacional
 ADMINISTRACION
DOCUMENTAL

APULO

ORDEN No.77776
 INTEGRANTES
CAICEDO GARCIA ANDRES
RODRIGUEZ GINNA
TORRES CAROLINA
VELANDIA MARTHA