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Definição de um método que estabelece critérios para priorização de novos projetos e aplicação em um processo de desenvolvimento de software.

Aurenéia Santana
absdf@cin.ufpe.br Orientador: Prof. Vinícius Cardoso Garcia, PhD 10/12/2013

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Roteiro
• Introdução
– NTI/UFPE – Problema – Proposta

• • • •

Fundamentação teórica Coleta e análise dos dados Proposta Conclusão e trabalhos futuros

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NTI – Núcleo de tecnologia da informação

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Sig@

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br .ufpe.Equipe técnica do NTI CIn.

CIn.br . • Tempo grande entre o início do projeto e a passagem para a fase de manutenção do produto. • Tempo de espera muito grande entre a solicitação do cliente e o início do projeto. • Qualidade do produto sendo questionada pelos clientes.Principais problemas • Número crescente de novas demandas e o setor não tem capacidade para atender.ufpe.

ufpe.Diferenças entre uma Empresa de TI e o NTI/UFPE CIn.br .

2008) CIn.br .Principais restrições de um projeto (PMI.ufpe.

ufpe.br .PROPOSTA CIn.

Fundamentação teórica 1) Métodos Ágeis – definir o fluxo do processo 2) Gerenciamento de Portfólio – controlar a demanda CIn.br .ufpe.

Framework Scrum • Pilares: – Transparência – Inspeção – Adaptação CIn.br .ufpe.

2006) gerenciamento de projetos e portfólio devem andar juntos. CIn.br . comprometerá fortemente o papel de TI dentro da organização.Importância do Gerenciamento de Portfólio • Para (Rotondaro. por melhor que seja a execução dos projetos. pois um portfólio mal selecionado.ufpe.

• Muitos projetos em andamento.A gestão do portfólio minimiza os seguintes problemas: • Projetos sem importância sendo executados.ufpe. • Esforços em projetos que não refletem as prioridades do negócio. aumentando com isso o tempo de entrada dos projetos em produção. com os recursos diluídos entre eles.br . CIn.

• Todos os projetos são avaliados pelos mesmos critérios.ufpe.Modelo de pontuação para avaliar e selecionar os projetos • Define um conjunto de critérios. • Produz um portfólio bem alinhado com as prioridades da organização. CIn. • A avaliação é subjetiva.br .

br .ufpe.COLETA DE DADOS E ANÁLISE DOS DADOS CIn.

3) Pesquisa mais detalhada com os responsáveis pelos projetos.ufpe. CIn.br .Foi realizada em três passos: 1) Pesquisa no site da UFPE. 2) Pesquisa na ferramenta de controle de projetos utilizados no NTI.

desses.br/proplan/ filetype:pdf.Onde? 1 Pesquisa qualitativa Site UFPE Objetivo Identificar as metas estratégicas Resultado Definição de critérios estratégicos Realizamos o seguinte filtro: "PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO" OR "PLANO" SITE:ufpe. CIn.ufpe. utilizamos 02 documentos:  Planejamento estratégico da instituição (PEI) e o  Plano de ação institucional (PAI-2011).br . A pesquisa retornou 84 resultados.

ufpe.br .Coleta de dados No PEI identificamos os principais objetivos estratégicos da organização: CIn.

Coleta de dados No PAI é descrito como é feita a distribuição do orçamento. CIn.ufpe.br .

Resultado da coleta 1: selecionou os seguintes critérios estratégicos para ser usado na avaliação individual de cada projeto: Critério (1): Alinhamento estratégico.ufpe. o Entidades principais do PEI. com os possíveis valores: o Eixos temáticos constantes no PAI.br . CIn.

tipos de atividades CIn.ufpe.Onde? Ferramenta que controla os projetos Objetivo Identificar as principais características dos projetos em execução nos últimos 2 anos. tempo de duração. Resultado 2 Pesquisa qualitativa Tamanho da equipe.br .

ufpe.Lista dos projetos nos últimos 2 anos CIn.br .

br .Percentual de atividades por tipo CIn.ufpe.

Mapeamento entre os projetos e a estratégia da organização.br . CIn.ufpe.

Perfil dos projetos desenvolvidos nos últimos dois anos em relação à estratégia CIn.ufpe.br .

• Média do tempo de um projeto na divisão de novos projetos: 28 meses. P5. • 42% dos projetos iniciaram em 2010. 17% em 2011.br houve lançamento de nenhuma versão.17 pessoas por projeto. • Média de 1.Resumo geral da coleta de dados: • 12 projetos em desenvolvimento. P11 e P12. • Média de tempo para 1º release 06 meses. exceto dois P9 e P10 que foram cancelados e não CIn. Foram considerados apenas os projetos P3. para os demais projetos não há o registro do 1º lançamento do produto. P6. . • 83% dos projetos estão sendo utilizado pelos clientes. P4.ufpe. 33% em 2012 e 8% em 2013.

Quem? Avaliação dos projetos – etapa 02 Autor + Gerente da área de desenvolvimento + Responsáveis de projetos Objetivo Identificar as principais vantagens e dificuldades de cada projeto Resultado Possíveis critérios de custo e de processo 3 CIn.br .ufpe.

CIn.Planilha de avaliação dos projetos em andamento.br .ufpe.

o Complexidade.br . com os possíveis valores (pontos positivos): o Automatizar processo Manual. o Recursos necessários CIn.ufpe. com os possíveis valores (pontos negativos): o Resistência dos usuários.Critérios identificados com a avaliação individual de cada projeto : Critério (2): Processo. o Atender uma legislação Critério (3): Dificuldades. o Melhoria de sistemas já existentes.

Resumo dos critérios utilizados para avaliar os projetos • Priorizado pelo Conselho de TI • Alinhamento com a estratégia • Processos internos (automatizar processo manual.br . atender legislação) • Resistência dos usuários • Complexidade • Dependência de recursos CIn. melhoria em sistema já existente.ufpe.

Aplicação dos critérios identificados em cada um dos projetos CIn.br .ufpe.

br .ufpe.Categorização dos critérios CIn.

br .Cada critério recebeu as seguintes pontuações: Ganhos • Estratégia – Eixo temático – Ponto: 05 – Priorizado pelo Conselho – Ponto: 03 – Áreas principais – Ponto: 03 – Áreas de Cooperação e Alicerces – Ponto: 01 Esforços • Resistência – Alta – Ponto: 05 – Média – Ponto: 03 – Baixa – Ponto: 01 • Complexidade – Alta – Ponto: 05 – Média – Ponto: 03 – Baixa – Ponto: 01 • Processos – Automatizar processo manual – Ponto: 05 – Melhoria em sistema existente – Ponto: 03 – Atender uma legislação – Ponto: 01 • Dependência de recursos – Alta – Ponto: 05 – Média – Ponto: 03 – Baixa – Ponto: 01 CIn.ufpe.

p: representa os pontos atribuídos para o critério de processos. CIn. co: representa os pontos atribuídos para o critério de complexidade.ufpe. re: representa os pontos atribuídos para o critério de resistência. – dr: representa os pontos atribuídos para o critério de dependência de recursos.Índice de ganho do projeto • iG: O indicador de ganho será a média ponderada entre os benefícios trazidos pelo projeto e o esforço para executar.br . A seguir uma descrição de cada uma das variáveis: – – – – e: representa os pontos atribuídos para o critério de estratégia.

P3 e P4) são sistemas que apresentam poucos problemas quanto a sua utilização. pois já existe um sistema em funcionamento na área.br . nesses três projetos há uma boa parceria entre o NTI e o cliente. a tecnologia utilizada era nova e pioneira no sistema.  Os três melhores avaliados (P2.  O P10 não tinha um “dono” do projeto.  O projeto P7 e P9 tem uma resistência por parte de alguns envolvidos quanto à mudança para o novo sistema.ufpe. Os projetos P9 e P10 foram cancelados em 2013.  O P7 e P8 estão passíveis de serem substituídos por uma solução externa ao Sig@. CIn.

ufpe.Coeficiente de correlação: Estratégia X Resistência (-0.67) CIn.br .

br .RH x Projetos • 12 Projetos • 14 Pessoas (incluindo 4 estagiários) • Recomendação do Scrum: mínimo 3 pessoas na equipe • Quantidade de projetos simultâneos: 4 projetos em média CIn.ufpe.

• Não há um prazo limite para os projetos serem concluídos. dado a quantidade de recursos disponíveis.br . há definição de entregas. CIn. mas não de fim de projeto. • Muitos projetos sendo executados simultaneamente.ufpe.Principais carências • Não há um método para priorizar e selecionar os projetos.

br .Proposta CIn.ufpe.

ufpe. objetivo conhecido desde o início do ciclo de vida e entregas constantes.br . • Engenharia: as práticas sugeridas para desenvolver cada projeto não serão específicas de um único método. definição de time-box com marcos bem delimitado.Funcionamento • A estrutura do processo adota técnicas e princípios dos seguintes métodos: • Gerenciamento: serão utilizados os princípios do Scrum. CIn. para definir a estrutura geral do processo. mas baseadas nas práticas mais efetivas utilizadas pelas metodologias ágeis como um todo.

CIn.ufpe.br . – Para definir as metas é sugerido um método para priorizar as demandas recebidas. feedback e adaptação e internamente possuem vários time-box específicos para cada projeto. levando em consideração critérios estratégicos da organização e o esforço necessário para que o departamento possa atender a demanda.Características principais: – – – – Tempo de duração pré-definido Backlog do processo com entregas bem definidas Utiliza princípios do Scrum para gerenciamento Regido por um time-box principal para permitir ciclos de inspeção.

ufpe.br .• Iniciação (1 Sprint): – Planejamento (Papel: Gerência) • • • • • • • • • • • • Configurar o processo Avaliar as propostas de projetos Selecionar os projetos Priorizar os projetos Definir o responsável por cada projeto selecionado Comunicar ao dono do projeto Reuniões com o cliente para entender o problema Definição da solução Criar a lista de backlog do projeto priorizada Definir a equipe Apresentar proposta para as equipes de infraestrutura Atualiza o backlog do projeto – Restante da Sprint (Papel: cada líder de projeto) CIn.

• Controle (Todo o ciclo): – – – – Receber solicitações dos clientes Avaliação inicial Manter lista dos projetos atualizadas (em andamento e na fila) Acompanhar os resultados CIn.br .• Construção (n Sprint): – Executa o ciclo do Scrum em cada um dos projetos • Encerramento (1 Sprint): – Todos os projetos em execução serão encerrados – Levantar possíveis pendências e incluir nas propostas de projetos para serem novamente priorizadas.ufpe.

ufpe.br .CIn.

br .ufpe.Método de avaliação. seleção e priorização CIn.

de desgaste da imagem do NTI e de tempo.br .ufpe. CIn.Conclusões Concluímos que se fossem utilizados critérios para priorização de projetos e definido um processo que permita ciclos de feedback. avaliação e adaptação seria possível evitar diversos desperdícios de recursos humanos.

Limitações • Não foi possível executar o processo no ambiente.ufpe. • O método foi avaliado com os projetos já em andamento.br . CIn.

ufpe. CIn.br .Trabalhos Futuros • Avaliar o método proposto antes dos projetos serem iniciados e reavaliar quando forem concluídos para identificar a sua coerência.

br . como a redefinição das equipes de manutenção e novos projetos e previsão de processo de controle de demandas.Várias ações já estão sendo planejadas e algumas iniciadas pela diretoria do órgão para minimizar os problemas identificados neste trabalho. CIn.ufpe.