Curso virtual de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin de Proyectos Educativos

Preparado por Magistra: Bertilda Batista de Velarde

1. DESLINDES CONCEPTUALES SOBRE QUE ES UN PROYECTO ?

Es el conjunto de acciones desarrolladas en un tiempo y espacio determinado, emprendidas en modo articulado combinando la utilizacin de diferentes recursos (humanos, tcnicos, materiales) en funcin del logro de determinado objetivo previamente estipulado, el cual se justifica por la existencia de una determinada situacin-problema que se quiere transformar.(Ander-Egg y Aguilar: 2005) Es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema a resolver, entre muchos, una necesidad humana, en todas las facetas (salud, educacin, cultura, etc.) (Urbina).

Continuamos definiendo: Que es un proyecto?

Determinada representacin de una situacin nueva respecto a la situacin de partida, fruto de determinadas acciones concebidas y organizadas a tales objetivos. Es un medio para concretar una idea, para transformar una realidad. Es la unidad elemental del proceso de planificacin y programacin. El proyecto es de corto plazo. Est constituido por un conjunto de actividades complementarias que es necesario realizar para alcanzar uno o varios objetivos. Instrumento para la gestin (coherente con el contexto escolar) que enumera y define las notas de identidad del centro, formula los objetivos que pretende y expresa la estructura organizativa de la institucin (Serafn Antnez).

2. Fundamentacin de la Elaboracin de un Proyecto

Se Fundamenta

mbito de la Actividad Humana

Apunta a

Mejoramiento de la Calidad de vida Hombre

Brindar productos o servicios

En beneficio

3. ROL DE LOS PROYECTOS....

Obedecen a propsitos determinados.

Se realizan para satisfacer necesidades humanas.

Son Propuestas de solucin a determinadas problemticas.

Estn configurados por una serie de acciones organizadas.

Apuntan a modificar, cambiar, perfeccionar situaciones ya existentes. Requieren el uso y consumo de recursos para su ejecucin.

Vamos a recordar relacin PlanPrograma-Proyecto

En la clase anterior discutieron el papel que juegan los proyectos en el proceso de planificacin para desarrollo social. Se analizaron las siguiente tres grandes etapas: Plan Programa Proyecto

Veamos la relacin:

4. Relacin Plan Programa - Proyecto

Plan

Lineamientos o polticas generales de accin basadas en fines, metas, objetivos, proyectos a desarrollar en trminos alcanzables.

Figuran las conclusiones del diagnstico, las polticas, objetivos, las metas y los plazos. (tiempo) a cumplir.

Se desarrollan mediante Programas Proyectos

Sustenta cada lnea de accin formada del plan a desarrollar mediante especificaciones operativas.

Programa

Desglosa los objetivos del plan con metas ms especficas.

Se concretan en varios Proyectos

Proyecto

Desglose operativo del programa. De alcance ms limitado que el programa.

Operacionaliza planificado, programado.

lo

Mediante un modelo de accin.

Objetivos Actividades Responsables

5. Interrelaciones metodolgicas: Respecto a la formulacin y evaluacin de los Proyectos.

Es necesario determinar las herramientas de planificacin que orienta el diseo, la formulacin, ejecucin y evaluacin de un proyecto. Estas dependen del tipo y clase de proyecto. En este curso vamos a describir, analizar y discutir tanto las fases, como las etapas y elementos a considerar en la elaboracin de un proyecto.

Fases de la Planificacin de Proyecto

Diagnstico Definicin de metas
Previsin de medios Cronograma Responsabilidades

Metodologa
Evaluacin

Fases de la Planificacin de Proyecto

El diagnstico:
Est referido al estudio de los elementos y deteccin de necesidades En esta etapa se deben considerar todas las variables (organizacionales e institucionales) respecto de los proyectos. Requiere informacin suficiente y contrastada con la realidad. Permite descubrir sus posibles soluciones

Fases de la Planificacin de Proyecto

El diagnstico permite Identificar el problema o la idea Analizar causas y factores asociados al problema.(FODA) Determinar Idea que desea implementar. Clarificar sentido de la idea seleccionada

Fases de la Planificacin de Proyecto

Definiendo metas, fines y objetivos
Se definen a partir del diagnstico. Se formulan en forma clara y concretas. Ser alcanzables y posibles. Constituyen el punto central de referencia. Son los que conforman su naturaleza y le dan coherencia al plan de accin. Deben conocerse y promover la participacin y compromiso de los involucrados

Fases de la Planificacin de Proyecto

Previsin de los Medios y Recursos
Para realizar un proyecto es necesario contar con recursos que lo posibiliten. Los recursos a prever son los humanos (con quin hacer) materiales y financieros (con qu hacer).

Fases de la Planificacin de Proyecto

Preparar el cronograma del proyecto
Es la organizacin del tiempo y recursos. Determina los tiempos para la realizacin del proyecto. Se establece el tiempo para cada una de las tareas o actividades. La distribucin del tiempo se hace de acuerdo al diagnstico, las metas, los recursos y compromisos asumidos

Fases de la Planificacin de Proyecto

Sealando responsabilidades
Seleccin de las personas ms adecuadas para la realizacin del proyecto. (personal idneo) Asignar funciones y asumir responsabilidades al personal. Requisitos para la seleccin: capacidad, preparacin y disponibilidad.

Fases de la Planificacin de Proyecto

Metodologa a seguir
Fase donde se establecen los criterios generales bsicos para la realizacin de acciones y logro de las metas propuestas. Permiten enfocar los problemas y permitir salidas ante las dificultades. La determinacin de estrategias adecuadas aseguran el cumplimiento acertado y con precisin de cada fase.

Fases de la Planificacin de Proyecto

Evaluacin
Fase que debe ser constante y darse en cada una de las etapas del proyecto. Tipos de evaluacin: Evaluacin de gestin: foco de atencin la ejecucin de actividades La evaluacin de los logros: se focaliza sobre los cambios, objetivos y resultados esperados. Para ambos tipos se requiere: Definir procedimientos e instrumentos de evaluacin y designar responsables para su realizacin.

Formulacin del Proyecto: Preguntas orientadoras

Qu se quiere hacer? Por Qu se quiere hacer? Para Qu se quiere hacer? Cunto se quiere hacer? Dnde se quiere hacer? Cmo se va hacer? Cundo se va a hacer? A Quines va dirigido? Quines lo van a hacer? Con Qu se va a hacer? se va a costear? Naturaleza del proyecto Orgenes y fundamentacin Objetivos y propsitos Metas Localizacin fsica y cobertura espacial Actividades y tareas /Mtodos y tcnicas Calendario o cronograma (ubicacin en el tiempo) Destinatarios o beneficiarios Recursos humanos Recursos materiales Recursos financieros

Etapas en la Formulacin del proyecto Secuencia de los Proyectos

Planificacin 1era. Fase
Determinar intenciones Diagnstico adecuado Previsin de necesidades Reflexin sobre la accin Determinar costos, tiempos, responsabilidades Poner en prctica lo planeado Predominio de la accin opuesta en relacin al proyecto. Actuacin ordenada y sistemtica de lo planeado (sin alterar etapas). Considerar datos de evaluacin para hacer ajustes. Se va construyendo el proyecto. Rectificar Confirmar

Secuencia de los Proyectos

Ejecucin 2da. Fase

Evaluacin 3ra. Fase

Reflexin sobre la prctica

Volcar apreciaciones y valoraciones. Generar productos o resultados.

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto
Objetivos y Metas Diagnstico Evaluacin

PROYECTO
Acciones y Tareas
Recursos y Costos

Destinatarios

Responsables

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto
El Diagnstico:
Investigacin de campo para identificar y detectar problemas y necesidades.

Objetivos y Metas
Son los logros que queremos alcanzar con la ejecucin de una accin planificada. Situacin o estado deseable de alcanzar al final del perodo de duracin del proyecto mediante la aplicacin de los recursos y la realizacin de las acciones previstas.

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto
Acciones y Tareas: Se especifican las acciones a realizar. Planificacin de actividades variadas para alcanzar los objetivos del proyecto. Especificar las tcnicas e instrumentos que se van a usar para la obtencin posterior de los datos.

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto Destinatarios
Son las personas a quienes se dirige el proyecto. Definir las caractersticas que tienen estas personas.

Responsables
Personas que realicen la gerencia del proyecto. Instancias o que ayudan a la gestin.

Vamos a detenernos en el proceso Organizacional de los Proyectos

Aspectos a considerar:
1. Asignacin o formacin del equipo responsable del proyecto. Integra y concilia valores humanos. Resolver la congruencia entre necesidades personales objetivos del proyecto.
2. Funciones del Equipo: Tienen visin clara del proyecto. Conocimientos, experiencias y destrezas acordes con el proyecto. Consenso sobre enfoques tcnicos, procedimientos que se aplicarn. Normas de colaboracin. Criterios claros en la ejecucin del proyecto. Mecanismos de autocrtica y valoracin del proyecto.

3. Roles asumir en el grupo: Motor emocional aglutinador e impulsor (inicia a la accin, a la decisin). Terica o pensador: brinda sugerencias para obtener informacin autorizada, asume teoras que ayudan a la solucin a las tareas que asume el grupo. Administrador o Programador: distribuidor y organizador del tiempo de la prioridad. Realizador prctico: realiza con eficacia la tarea. Expresa sugerencias u opiniones. Distribuye materiales, registra sugerencias, decisiones y resultados del equipo. Gestor: establece relaciones con el exterior. Concilia desacuerdos, conflictos y nimos.

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto
Recursos Contar con recursos que posibiliten que el proyecto se lleve a cabo. Humanos: Identificar a las personas que participarn para llevar a cabo el proyecto y cada una de sus actividades. Definir y distribuir las distintas funciones y tareas. Materiales. Enumeracin detallada de los recursos materiales que debern ser utilizados en las tareas del proyecto. Definir las instalaciones necesarias. Instrumentos, materiales, herramientas

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto
Recursos financieros
La financiacin permite enunciar como sern previstos los gastos.
Tener previsto los gastos de desarrollo

Elaborar un presupuesto realista que cubra los gastos.

Presupuesto:
Estimar los gastos que tendr el proyecto. Permite estimar la inversin, gastos y costos.

Formulacin del proyecto

Elementos de un Proyecto
Evaluacin

Proceso que permite establecer el control y seguimiento al desarrollo del proyecto. Este proceso se ha realizar desde la fase inicial del proyecto. ( revisin del proceso de formulacin. La fase de seguimiento al desarrollo del proyecto (dimensin de seguimiento del cumplimiento de las tareas y metas propuestas) La fase de resultados: Evaluar una vez se han logrado cumplir los objetivos planificados.

Formulacin del proyecto Esquema modelo a considerar

Anexo: Formato bsico para la presentacin de proyectos Tomado CURSILLOVIRTUAL Formulacin de Proyectos ComunitariosCo 1. NOMBRE DEL PROYECTO. Debe reflejar , en forma resumida, las metas o producto que se busca alcanzar.

2. IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA. La definicin del problema establece una situacin que se desea cambiar. Al definir el problema indique: a) cul es el problema. b) quines estn afectados, y dnde. c) cul es la situacin de ese grupo, la que se desea cambiar. d) qu sucedera a mediano plazo con esa situacin, si no se realiza el proyecto.

Formulacin del proyecto Esquema modelo a considerar

3. OBJETIVOS. a) Cul es el objetivo general? Se debe precisar cul es el propsito, resultado o cambio que se desea alcanzar. b) Cules son los objetivos especficos? Hay que establecer los pasos necesarios para el cumplimiento del objetivo general. 4. ETAPAS Y ACTIVIDADES CONTEMPLADAS EN EL PROYECTO. Describir las etapas que contempla la ejecucin del proyecto (las etapas se ponen en marcha a partir de la aprobacin del proyecto). Las actividades que se realizarn para lograr los objetivos propuestos. Una etapa llega a su fin cuando se ha cumplido un objetivo especfico o meta parcial, lo que permite pasar a otra fase del proyecto.

Formulacin del proyecto Esquema modelo a considerar

5. Etapas y actividades en el tiempo.
Elaboracin del cronograma de actividades que incluye:
Las etapas de realizacin del proyecto Las actividades y tareas a realizar Distribucin de las mismas por semanas y mes.

6. Productos del Proyecto.

Son los resultados concretos que se lograrn a travs de las actividades del proyecto, esto es los bienes y/o servicios especficos y reales que entregar. Deben indicarse en forma cuantificada

Continuando con el modelo

7. BENEFICIARIOS DEL PROYECTO. Indicar quienes recibirn: a)directamente los productos del proyecto (beneficiarios del proyecto) b) indirectamente los productos del proyecto (beneficiarios indirectos).

8. Impacto del Proyecto.

Indicar lo que se espera lograr al final del proyecto, despus de haber alcanzado con xito los objetivos. Se pretende: a) Demostrar cmo los logros del proyecto habrn modificado favorablemente y en forma estable las condiciones iniciales. b) Determinar el grado de autosuficiencia adquirida por los participantes en el proyecto.

Continuando con el modelo

9.RELACIN DEL PROYECTO CON OTRAS INICIATIVAS.
Indique:

Si el proyecto se complementa con otros proyectos o iniciativas de la localidad. Si se cuenta con la cooperacin de otras instituciones u organizaciones sociales. Adjuntar la documentacin que acredite, en caso de disponerla.

10. BREVE RESUMEN DEL PROYECTO.

Se puede hacer dando respuesta a las siguientes interrogantes: Cul es el problema y sus causas? Qu se pretende lograr con el proyecto? Solucin Propuesta. A quines beneficiar? A cuntos? Dnde se implementar? Lugar. Con qu recursos? Quines lo harn? Responsable. Con la colaboracin de quienes ms? Cunto tiempo durar? Plazos. El proyecto forma parte de algn programa o plan ms amplio? En caso de ser as, especifique y seale como este proyecto colabora a su desarrollo.

Continuando con el modelo

11. PRESUPUESTO DEL PROYECTO

a) Recursos Humanos:

- Nmero de personas que se requiere - Caractersticas de la persona requerida (profesional, tcnico, monitor, etc.) - Especificar la actividad que desarrollar - Monto a cancelar (por unidad de tiempo).

b) Recursos Operacionales
Materias primas para la confeccin de productos o realizacin de actividades - Tipo y cantidad de materiales - Costo individual de los materiales - Costo total de los materiales

c) Recursos de Infraestructura
Instrumentos o bienes durables requeridos para la realizacin de productos o actividades. - Tipo y cantidad de inmobiliario - Costo individual de arrendamiento o compra - Costo total de Infraestructura

Seguimos con el modelo a considerar

12. Fuentes de Financiamiento
Sealar las fuentes de financiamiento que contempla el proyecto. Estableciendo los aportes que se solicitan y especificando otro financiamiento si existe.

13. Responsable del Proyecto y su Seguimiento.

a) Sealar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el Proyecto y el nombre de la persona responsable del proyecto. b) Sealar el Departamento, Oficina o el Programa en que recae el seguimiento y el nombre de la persona encargada de efectuarlo.

Seguimos con el modelo a considerar

14. Evaluacin
Puede implementarse durante el desarrollo del proyecto y/o al final de ste. La evaluacin debe considerar elementos tales como:

a) Cobertura: se refiere a la cantidad de personas que participan

en la implementacin del proyecto y el nmero de beneficiarios. b) Opinin de los participantes, que entrega informacin respecto a: organizacin de las actividades implementadas, beneficio de los productos, funcionamiento de los productos, etc. ndice de participacin y desercin de las actividades propuestas en el proyecto.

Aspectos que determina el tamao del Proyecto 1. La demanda (uno de los factores ms importantes para condicionar el tamao de un proyecto). 2. Los suministros e insumos. 3. Tecnologa y los equipos (Proceso tcnico inversin costo de produccin). 4. Financiamiento (Recursos Financieros).

A manera de conclusin
La gestin administrativa es fundamental en la formulacin ejecucin y evaluacin de un proyecto. Es responsable del que el proceso de evaluacin y control del proyecto se de durante todo el proceso (planificacin, ejecucin y de la evaluacin) para los ajuste y correctivos pertinentes. A continuacin le presentamos las reglas de oro de un proyecto planteadas por Enrique Padallino en su obra Cmo disear y elaborar Proyectos.

Reglas de Oro de un Proyecto

Previsiones en funcin
Metas Propsitos Objetivos

Proyecto

Ordenamiento segn la lgica

Actividad Tarea Regla anterior

Obtener los objetivos

Eficacia Sin gastos intiles Ni tiempo

Deslinde e interrelaciones conceptuales y metodolgicas