CALIDAD EN LA CONSTRUCCION

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD BASADO EN PROCESOS

HUMBERTO DULANTO ALFARO

OBJETIVOS DEL CURSO

Proporcionar los conocimientos necesarios para identificar los procesos del Sistema de Gestin de Calidad de su compaa, determinando la secuencia e interaccin de los mismos. Reforzar los conocimientos para asegurar que la operacin como el control de los procesos sean eficientes y eficaces, con la finalidad de satisfacer los requisitos de los clientes de acuerdo con los lineamientos de la norma ISO 9001:2008. Entregar una metodologa para el diseo, seguimiento, medicin, anlisis y mejora de procesos, as como la implementacin de acciones para alcanzar los resultados planificados.

Qu es la Calidad?
Calidad, es la totalidad de caractersticas de una entidad que le confieren la capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explcitas (ISO 8402:1994)

Qu es la Calidad?
Calidad, es la habilidad de un conjunto de caractersticas inherentes de un producto, proceso o sistema de cumplir los requerimientos de los clientes y otras partes interesadas (ISO 9000:2008)

CALIDAD
Grado en el que un conjunto de caractersticas Inherentes cumple con los requisitos ISO 9000

QUE ES ISO?

Es la Organizacin Internacional para la Estandarizacin ISO viene del griego ISOS que significa igual

PROPOSITO DE ISO
Desarrollar Normas a nivel mundial aportadas por los pases miembros Tiene sus oficinas sede en la ciudad de Ginebra - Suiza. Fundada en 1946 El enlace de Per con ISO es el INDECOPI

NORMAS ISO VERSION 2008

ISO 9001 SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD ISO 9000
FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO

ISO 9004
RECOMENDACIONES

PARA LA MEJORA

LA CERTIFICACIN
Acto mediante el cual un ente de certificacin, independiente de las partes interesadas (proveedor y cliente), da fe que el Sistema de Gestin de Calidad en uso, es conforme a los requerimientos de la Norma.

QUE IMPLICA LA CERTIFICACIN EN ISO 9001: 2008?

Adquirir un compromiso de mejoramiento continuo.
Lograr reconocimiento regional Acercarnos al logro de la visin de la empresa

ISO 9001

Mejorar la gestin y organizacin de la empresa

Mejorar el posicionamiento en el mercado

Un Sistema de Gestin de Calidad no Asegurar ganar el juego, pero su falta har que una organizacin lo pierda. La serie ISO 9000 no define el mejor Sistema de Gestin de Calidad, pero es un excelente punto de partida y Proporciona una base slida para su Construccin. Dr. James Harrington

Dimensiones de Calidad
Producto Proceso Sistema Control de Calidad Aseguramiento de Calidad

Gestin de Calidad

Control de Calidad (Producto)

Parte de la administracin o gerencia de calidad, enfocada a cumplir los requerimientos de calidad. Se inicia en los aos 30 Es aplicable desde la recepcin de insumos, el proceso de fabricacin y a los controles de producto final Tcnicas y las actividades operacionales que se usan para cumplir los requerimientos de calidad

Aseguramiento de Calidad (Procesos)

Parte de la administracin o gerencia de calidad enfocada en proveer la confianza de que los requerimientos de calidad se estn cumpliendo. Se inicia en los aos 60 Normas ISO: 9000, versin 1994 Todas las actividades planificadas y sistemticas implementadas dentro del sistema de calidad y evidenciada como necesarias para dar adecuada confianza que una entidad cumplir los requisitos de calidad El sistema de AC desarrolla actividades ordenadas, documentadas, organizadas y controladas.

Gestin de la Calidad (Sistemas)

Actividades coordinadas a dirigir y controlar una organizacin con inters en la calidad. Nace en los aos 50 Se aplica a sistemas Se encuentran en este enfoque: TQM (antes TQC) Modelo de Excelencia Malcolm Baldridge Modelo de Excelencia Iberoamericano; Europeo, etc. ISO 9001:2008

Dimensiones de la Calidad
CONFIANZA Gestin de la Calidad JIT Total (Malcolm Baldrige)

Aseguramiento de la

CORRECCION

Calidad

PREVENCION

Control de Calidad
DESCONFIANZA

Gestin de la Calidad
El sistema de calidad de una empresa est constituida por la estructura organizativa, los procedimientos, los recursos y los procesos, necesarios para llevar a cabo la gestin de calidad. Gestin de la Calidad, son todas las actividades de la funcin gerencial que determinan la poltica de calidad, los objetivos y las responsabilidades y que los ponen en prctica por medio de la planificacin de la calidad, el control de calidad, el aseguramiento y el mejoramiento de la calidad.

ACTUAR

PLANEAR

VERIFICAR

HACER

EVOLUCIN DE LOS MODELOS DE CALIDAD

MODELO GESTION EXCELENCIA

GESTION DE LA CALIDAD
ASEGURAMIENT O DE LA

Orientado a los resultados

MODELO DINAMICO

CALIDAD

CONTROL DE LA CALIDAD

DA FE DE LO QUE SE HACE
CONTROL DEL PRODUCTO

QU ES UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD?

Es el elemento integrador que proporciona las directrices para dirigir y controlar una Organizacin con respecto a la Calidad

QU COMPRENDE EL SISTEMA DE GESTION? VISION

MISION POLTICA DE CALIDAD

OBJETIVOS DE CALIDAD

INDICADORES

PROCESOS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DOCUMENTACION DEL SISTEMA

CALIDAD..algunos puntos a considerar

La persona que hace el trabajo es la que MEJOR LO CONOCE Esta persona tambin conoce la MEJOR MANERA de cmo MEJORARLO Esta persona esta en la MEJOR POSICION Para lograr la CALIDAD

Las mejoras del proceso

La calidad se gestiona por procesos; estos deben estar alineados a los objetivos y estrategias empresariales. La definicin y alineacin de las estrategias y objetivos dependen de la alta direccin (Punto 5.4 ISO 9001:2008). El despliegue de estos objetivos y estrategias en los procesos dependen del nivel de mando intermedio. Los procesos deben ser monitoreados y evaluados para permitir la mejora de los mismos. El requisito 8 de la norma ISO 9001:2008, hace especial hincapi en la medicin, anlisis y mejoramiento de los procesos y productos.

CONCEPTOS BSICOS
Proceso: conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, equipos, infraestructura, mtodos, finanzas, etc.

CONCEPTOS BSICOS Proceso clave: son aquellos procesos extrados de los procesos relevantes que inciden directamente en los objetivos estratgicos y son crticos para el xito del negocio.

CONCEPTOS BSICOS
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede resultar til para aislar problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.

CONCEPTOS BSICOS
Sistema: estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestin determinada, como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin de prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramientas de gestin en el aseguramiento de los procesos.

CONCEPTOS BSICOS
Procedimiento: forma especfica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objetivo y el campo de aplicacin de una actividad; que deber hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

CONCEPTOS BSICOS
Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un pocedimiento para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin.

CONCEPTOS BSICOS
Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamenta con los procesos y procedimientos estriba en la no-repetitividad de los proyectos.

CONCEPTOS BSICOS
Indicador: es expresin cuantitativa del comportamiento de alguna variable en la empresa, gerencia, departamento, proceso, etc; cuya magnitud, al ser comparada con algn nivel de referencia, nos muestra una desviacin sobre la cual se tomarn acciones correctivas o preventivas segn sea el caso.

Identificacin de procesos

FORMACIN DE EQUIPO Y PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Formar un equipo de trabajo interdisciplinario que tenga las siguientes caractersticas: No ms de siete personas (tener en cuenta que en las reuniones no siempre estarn todos) Es recomendable que la mayor parte de sus miembros sean de la Direccin Alguno de los miembros tiene que ser experto en sistemas de gestin Contar con la presencia de algn experto externo Nombrar un miembro de la Alta Direccin como Coordinador del proyecto

FORMACIN DE EQUIPO Y PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Establecer una planificacin para las reuniones teniendo en cuenta: Objetivo de las reuniones Establecer hitos intermedios (puntos generales de control) para evaluar el grado de avance del proyecto Programar las reuniones en el tiempo Utilizar un planificador de proyectos Establecer un seguimiento peridico en los Comits de Direccin Levantar actas con los compromisos adquiridos

IDENTIFICACIN DE PROCESOS
En esta etapa se levanta informacin, elaborando una lista de todos los procesos y actividades de la compaa, teniendo en cuenta lo siguiente: El nombre asignado a cada proceso La totalidad de las actividades desarrolladas en la empresa deben estar en alguno de los procesos listados, si no es as, dicha actividad debe desaparecer Se recomiendan que el nmero de procesos no sea inferior a 10 ni superior a 25. Este rango es genrico pero depender del tipo y tamao de cada empresa. La manera ms sencilla de identificar procesos propios es tomar como referencia otras lista afines del sector en el cual se desarrolla la empresa y trabajar sobre dicha lista, incluyendo las particularidades de cada negocio

IDENTIFICACIN DE PROCESOS
A continuacin presentamos una lista que puede orientar a cada empresa en la elaboracin de su propia lista: Gestin Estratgica: Planificacin, Cultura Empresarial (Visin, Misin, Valores, Polticas), Elaboracin del Plan de Gestin, Despliegue de Objetivos, Definicin de indicadores, Mecanismos de control Gestin de Procesos: Diseo de nuevos procesos, Mejora de procesos clave y relevantes, Definicin de procesos, Asignacin de responsables, asignacin de recursos, establecimiento de ndices de eficiencia y eficacia. Gestin de personas: Planificacin de necesidades, Seleccin, acogida induccin, recompensa, reconocimiento, promocin, evaluacin de desempeo, gestin de equipos, satisfaccin y bienestar de las personas. Gestin de lanzamiento de nuevos productos: estudios de mercado, anlisis de productos de la competencia, segmentacin de mercado, especificacin del producto, diseo, gestin del costo, inversiones, marketing, patentes y marcas
sigue

IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Continuacin:

Gestin de Fabricacin: Dotacin de personal, Programa de Fabricacin, Gestin de stocks, Grupos de mejora, Gestin Operativa, Formacin, Niveles de Calidad, Prevencin de Riesgos Laborales, Gestin de residuos Gestin de Pedidos: Gestin de ofertas, Aceptacion de pedidos, Programacin de pedidos, Aprovisionamiento, Logstica Gestin de Compras: Bsqueda de nuevos proveedores, Evaluacin de proveedores, Negociacin de precios, Asignacin de pedidos, Reconocimiento de proveedores Gestin Comercial y Marketing: Publicidad, Visitas a clientes, Gestin de reclamos, Gestin de clientes claves, Gestion de relaciones de clientes, Medicin de Satisfaccin de clientes Gestin Financiera: Planificacin financiera, Tesorera, Pagos, Gestin administrativa, Inventarios, Balances, Auditoras, Riesgos, Presupuestos, Inversiones sigue

IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Continuacin:

Gestin del conocimiento: Plan tecnolgico, Inventario del conocimiento, Identificacin de necesidades, Identificacin y gestin de personas claves, Prcticas de motivacin, Gestin de la informacin Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales: Estrategia Prevencin de Riesgos Laborales, Legislacin laboral, Evaluacin de riesgos, Seguridad, Vigilancia, Higiene y Ergonoma, Gesin y definicin de objetivos, Polticas, Sistema de gestin utilizando, Gestin de acciones preventivas, correctivas, mejora y no conformidades, Auditoras, Revisin del Sistema de Prevencin de Riesgos Laborales Gestin Medioambiental: Aspectos medioambientales, Identificacin y evaluacin, Legislacin Ambiental, Control Operacional, Gestin y definicin de objetivos, Polticas, Sistema de Gestin utilizado, Gestin de acciones preventivas, correctivas, mejora y no conformidades, Auditoras, Revisin del Sistema Medioambiental
sigue

IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Continuacin:

Gestin de Calidad: Planificacin de la Calidad, Gestin y definicin de objetivos, Sistema de Gestin utilizado, Gestin de acciones preventivas, correctivas, mejora y no conformidades, Auditoras, Revisin del Sistema de Calidad Gestin de procesos: Planificacin de procesos nuevos, Revisin de los procesos claves y relevantes, Asignacin de responsables, Asignacin de recursos, Definicin de arquitectura de los procesos

QUE SON LOS PROCESOS?

Los procesos son cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a ste y suministre un producto a un cliente externo o interno. Un proceso de la empresa consiste en un grupo de tareas lgicamente relacionadas que emplean los recursos de la organizacin para dar resultados definidos en apoyo a los objetivos de la organizacin. Un proceso es simplemente un grupo de actividades estructuradas y medidas, designadas para producir una salida especfica, para un cliente o mercado en particular. Un conjunto de tareas lgicamente relacionadas que existen para conseguir un resultado bien definido dentro del negocio; por lo tanto, toman una entrada y le agregan valor para producir una salida.

TIPO DE PROCESOS
Es importante conocer la interrelacin de los procesos de la organizacin. Para ayudar a conocerla es conveniente tener en cuenta la siguiente clasificacin: Procesos Estratgicos: aquellos que aportan directrices a todos los dems procesos Procesos operativos o claves: Tienen un impacto en el cliente creando valor para este. Procesos de soporte: dan apoyo a los procesos claves

INTERRELACIN DE PROCESOS

ENTENDER LOS PROCESOS

Mapear y entender el macroproceso Dividir el macroproceso en procesos Definir el inicio y fin de cada proceso Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso

Ejemplo de mapa de procesos:

PIZZERA
PLANIFICACIN ESTRATGICA
PROCESOS ESTRATGICOS
RRHH COMERCIAL SISTEMA GESTIN CALIDAD MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

PROCESOS OPERATIVOS

Atencin de Pedido

Preparacin Pedido

Entrega

PROCESOS DE SOPORTE

SISTEMAS INFORMTICOS

LIMPIEZA

MANTENIMIENTO

COMPRAS

Ejemplo: Proceso
Preparacin Pedido
Att. Pedido
Recepcin del Pedido Preparar Pizza
(mezclar ingredientes)

Calentar Horno

MANTENIMIENTO

Preparar Ingredientes

COMPRAS

Hornear Pizza

Empaquetar Pizza Entregar Pizza a Repartidor

Entrega

ENTENDER LOS PROCESOS

Macroproceso

Procesos

Actividades

Tareas

Movimientos

DIAGRAMACIN DE PROCESOS
Tcnicas de Diagramacin de Procesos

Diagrama de Bloques

Diagrama de Flujo de Procesos

Diagrama de Flujo Funcional Diagrama de Recorrido o de Flujo Geogrfico

CADENA DE VALOR
La metodologa del anlisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter. Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa. El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propsito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento. Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes.

CADENA DE VALOR DE UNA EMPRESA

Cadena de Valor:

Mercadeo

Desarrollo de Productos y Servicios

Produccin de Productos y Servicios

Administracin de la distribucin y La logstica

Ventas y Servicio al cliente

Procesos de Soporte:
Mejoramiento de Procesos Administracin Ambiental Administracin Financiera Administracin de los Recursos Humanos

Administracin de Relaciones Externas

Administracin de Servicios Corporativos Planificacin

Administracin de los servicios legales

Compras Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

CADENA DE VALOR DE UN BANCO

Cadena de Valor:
1. Prstamos / Administracin de Riesgo Crediticio 2. Administracin de Inversiones y Activos Generacin y Monitoreo Generacin y Monitoreo de Crditos GC ( ) de Crditos GC ( ) Administracin de Administracin de Inversiones AI ( ) Inversiones AI ( ) Recuperaciones Recuperaciones (RP) (RP)

3. Mercados de Capitales

Mercadeo y Mercadeo y Venta Venta (MV) (MV)

Mantenimiento Mantenimiento y y Procesamiento Procesamiento de Cuentas de Cuentas (MP ) (MP )

Servicios al Servicios al Cliente Cliente (SC) (SC)

4. Servicios Transaccionales y Pagos

Procesos de Soporte:
(AR) Administracin de Riesgo / Anlisis de Portafolio (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (RE) Administracin de Relaciones Externas (RH)Administracin de Recursos Humanos (AL) Administracin de los Servicios Legales (PD) Planificacin Estratgica

(AI) Administracin de las Instalaciones y Servicios Corporativos(CP) Compras / Proveedura (AF) Administracin Financiera (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnologa

CADENA DE VALOR DE UNA ONG

Cadena de Valor:
Recepcin de donaciones Distribucin de materiales, donaciones, regalos, etc. Compras
EDUCACIN

REGALOS

ASISTENCIA FAMILIAR

Elaboracin y Aprobacin del Workplan

Identificacin de Beneficiarios

Comunicacin a C.I. y a Padrinos Planificacin de Actividades

Planificacin de Consultas Atencin Mdica / Odontolgica

JVENES

Realizacin de Actividades

SALUD

Atencin Mdica Especializada

Entrega de medicinas y vitaminas

Procesos de Soporte:
Captacin de Nuevos Recursos Bodegas Contabilidad Recursos Humanos

Sistemas

Actualizacin de Apadrinados

Definicin de procesos y sus componentes

PROCESO Y SUS COMPONENTES

Controles

Entrada

Salida

PROCESO
Mecanismos (Recursos)

ANLISIS DE PROCESOS
PROCESO DE COMPRAS
Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material

Recepcion de Materiales

Despacho del Material

Pago a Proveedores

CARATERSTICAS GENERALES DEL PROCESO

Operaciones Inspecciones Transporte Demora Almacenamiento Total de Actividades Cantidad Porcentaje 45 28,5% 17 10,8% 65 41,1% 22 13,9% 9 5,7% 158 100,0%

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

Cantidad Porcentaje 29 18,4% 129 81,6% 158 100%

Documentos originales que se generan Copias que se generan Total de Documentos Personas que participan en el proceso Sistemas Informticos que utilizan

Cantidad 15 20 35 27 3

ANLISIS DE PROCESOS
Macroproceso de Crdito

Solicitud de Crdito

Anlisis de Riesgo

Aprobacin de Crdito

Administracin y Desembolso

CARACTERSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

Operaciones Inspecciones Transporte Demora Almacenamiento Total de Actividades

Agregan Valor No Agregan Valor Total de Actividades

Cantidad Porcentaje 82 44.6% 16 8.7% 45 24.5% 34 18.5% 7 3.8% 184 100.0% 59 125 184 32.1% 67.9% 100.0%

Cantidad Documentos originales que se generan 42 Copias que se generan 11 Total de Documentos 53 Personas que participan en el proceso 13 Sistemas Informticos que utilizan 3 Entes externos que participan en el proceso 10

Dos caractersticas esenciales

Variabilidad. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en las distintas actividades realizadas que a su vez, generan variabilidad en los resultados del mismo. Nunca dos outputs son iguales Repetitividad. Los procesos se crean para producir un resultado e intentar repetir ese resultado una u otra vez. Esta caracterstica permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo. A ms repeticiones ms experiencia

Descripcin de procesos
Para gestionar y mejorar un proceso es necesario en primer lugar describirlo adecuadamente. Los elementos que van a describir adecuadamente el proceso son: Salida. Resultado del proceso Destinatario. Persona o conjunto de personas que reciben y valoran la salida del proceso Los responsables. Personas o grupos de personas que desarrollan la secuencia de actividades del proceso Secuencia de actividades. Es la descripcin de las acciones que tienen que realizar los reponsables Recursos. Elementos materiales o de informacin que el proceso consume o necesita para poder generar la salida Indicadores. Son mediciones del funcionamiento de un proceso

INDICADORES
Indicadores. Son mediciones del funcionamiento del proceso Pueden ser de dos tipos: De eficacia. Miden lo bien o mal que la salida cumple con las expectativas de los clientes De eficiencia. Miden el consumo de los recursos Se pueden aplicar al funcionamiento global del proceso o a una parte Existen otro tipo de medidas que reciben el nombre de especificaciones del proceso. Son mandatos relativos a la forma de realizar el proceso (no reflejan el funcionamiento sino que son los causantes de dicho funcionamiento)

Calificacin de procesos

CALIFICACIN DE PROCESOS
Los procesos y sus resultados pueden encontrarse en algunos de los siguientes niveles:
N3: EFICIENTE N5: MEJOR DEL MUNDO

N4: MEJOR DEL SECTOR

N2: EFECTIVO

N1: ESTANDARIZADO

N0: NO NORMALIZADO

No est normalizado y los resultados no son medidos o su comportamiento es poco conocido

Se conocen los resultados y principales variables y stas son estables y el proceso se ha normalizado

Capacidad del proceso (CP>=1.33) en cuanto a Efectividad cantidad y calidad

Es eficiente en cuanto a uso de recursos en los indicadores del proceso

Sin errores/ni desperdicios Niveles de Efectividad y Eficiencia mejor en su sector

Resultados Clase Mundial en Efectividad y Eficiencia Nivel de Calidad MODELO DE EXCELENCIA

N0 N1 N2 N3 N4 N5

: : : : : :

Desconocido Estandarizado Efectivo Eficiente Mejor del Sector Mejor del Mundo

PLAN DE GERENCIA DE PROCESOS

PROCESO / SUBPROCESO C L A V E S O P O R T E Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 NIVEL DE CALIFICACIN N0 N1 N2 N3 N4 N5

ACCIN
Mejorar Mejorar Innovar Mejorar

Innovar
Mantener Mantener Normalizar Normalizar Proceso N 1 Proceso N Mantener Mantener

Situacin Inicial Situacin Propuesta

Control, medicin y mejoramiento

Gestin y Mejora de proceso

Al conjunto de actividades que, dentro de la organizacin, pretenden conseguir que las secuencias de actividades (procesos) cumplan con lo que se espera de las mismas y adems sean mejoradas se les llama Gestin y Mejora de Procesos

Como se Gestiona y mejora un proceso

1. Hacerlo funcionar tal y como queremos que funcione. a) Describir el proceso b) Ejecutar las acciones definidas c) Comprobar que se ha ejecutado segn estaba previsto d) Garantizar que la prxima vez se va a desarrollar de acuerdo a como estaba previsto. qu desviacin a ocurrido? cmo se puede evitar en prximos casos? (objetivo del Aseguramiento de calidad)

Como se gestiona y mejora un proceso

2. Mejorarlo una vez que lo hemos hecho funcionar. Cuando a pesar de realizar correctamente las actividades definidas sigue habiendo problemas o el proceso no se llega a adaptar a lo que quiere el cliente, o incluso, aunque todo funcione correctamente, tenemos la obligacin de mejorarlo. Para ello es necesario aplicar una accin de mejora. La gestin segn los principios de calidad utiliza y un sinfn de tcnicas y herramientas para provocar la mejora de procesos Siempre que se realice una accin de mejora hay que tener en cuenta el ciclo PDCA

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el nmero de interrupciones Mejorar polticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localizacin Establecer prioridades

HERRAMIENTAS PARA EL ANLISIS DE PROCESOS

Para el anlisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminacin de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminacin de la duplicacin o reprocesos. Evaluacin del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor. Simplificacin. Eliminacin de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella. Reduccin del tiempo de ciclo del proceso. Prueba de errores. Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas. Lenguaje simple. Compresin sencilla en los documentos. Estandarizacin. Alianzas con los proveedores. Mejoramiento de situaciones importantes. Automatizacin y/o mecanizacin. Identificacin de los principales problemas y riesgos.

ANLISIS DE VALOR AGREGADO

Actividad
Si Necesaria para generar el output? No Contribuye a los requerimientos del cliente? Si Valor Agregado real
Registrar la orden Completar la pliza Investigar los datos Actividades discrecionales

No

Si

Contribuye a las funciones de la empresa? No

Valor agregado para la empresa

Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros

Sin valor agregado

Revisin y aprobacin Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repeticin de trabajo Demoras

Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente

Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podran eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

TIPOS DE ACCIONES MEJORAMIENTO

NORMALIZACIN:

Definir, aplicar y controlar el cumplimiento de las pautas, reglas, normas, instrucciones etc. para realizar las operaciones y la transferencias entre las mismas. Lograr estabilidad (situacin bajo control). Disminuir dispersin por causas especiales. Aprovechar capacidades latentes existentes en procesos, insumos, personas, mquinas, equipos, bien sea modificando, re arreglando, combinando mejor los elementos existentes sin cambio sustancial de la tecnologa. Lograr mejores niveles de E y/o E y/o E. Redifinir, redisear, cambiar radicalmente el enfoque general del proceso y/o la tecnologa utilizada (4M). Eliminar sub-procesos etc. Lograr saltos importantes en E y/o E y/o E.

MEJORAMIENTO:
TECNOLOGA/DISEO

INNOVACIN:
TECNOLOGA 2 TECNOLOGA 1