Descripcin y Definicin de Cargos

Concepto de Cargo
El

cargo es la descripcin de todas las actividades desempeadas. El superior, que lo liga al cargo de arriba y define su subordinadas por una persona (el ocupante), englobadas en un todo unificado, el cual ocupa cierta posicin formal en el organigrama de la empresa.
consecuencia, para desempear actividades, el ocupante del cargo tiene que tener una posicin definida en el organigrama de la empresa

En

La

posicin del cargo en el organigrama define su nivel jerrquico, la subordinacin (a quien responde), los subordinados (sobre quien ejerce autoridad) y el departamento en que est situado.

Los cargos se representan en el organigrama mediante rectngulos que tienen dos terminales de comunicacin:

El superior, que lo liga al cargo de arriba y define su subordinacin. El inferior, que lo liga a los cargos inferiores y define sus subordinados Horizontalmente, cada cargo est alineado con otros cargos del mismo nivel jerrquico, que en general, reciben denominaciones equivalentes (directores, gerentes, jefes, operadores) Verticalmente, cada cargo est incluido departamento, divisin o rea de la empresa. en algn

Desde

este enfoque, los cargos no existen al azar, sino que se disean, proyectan, delinean, definen y establecen intencionalmente dentro de cierta racionalidad la bsqueda de eficiencia en la organizacin.

 La

estructura de cargos esta condicionada por el diseo organizacional que la contiene. cargos forman parte del formato estructural de la organizacin que condiciona y determina la distribucin, configuracin y el grado de especializacin de los cargos. diseo 0rganizacional representa la estructura de la organizacin:

Los

El

Cmo

se estructuran y distribuyen sus departamentos y cargos? Cules son las relaciones comunicacin entre ellos? de

 El

cargo es la descripcin de todas las actividades desempeadas por una persona (el ocupante) englobadas en un todo unificado, el cual ocupa cierta ocupacin formal frente al organigrama de la empresa. la organizacin, el cargo es la base de la aplicacin a las personas en las tareas organizacionales;

Para

Para

la persona, el cargo constituye una de las principales fuentes de expectativas y de motivacin en la organizacin

Definicin de Diseo de Cargos

Es

la especificacin del contenido, de los mtodos de trabajo y de las relaciones con los dems cargos parara satisfacer los requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales, as como los requisitos personales.

El diseo de cargos constituye la manera en que cada cargo est estructurado; disear un cargo implica definir cuatro condiciones bsicas:

El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante deber desempear (contenido del cargo). Cmo deben desempearse las tareas o las atribuciones ( mtodos y procesos de trabajo) A quin deber reportar el ocupante del cargo (responsabilidad), es decir, quien es su superior inmediato. A quin deber supervisar y dirigir (Autoridad) el ocupante del cargo, es decir quienes con sus subordinados.

 Describir

un cargo significa relacionar qu hace el ocupante, cmo lo hace, en que condiciones lo hace y por qu lo hace.
formato comn de descripcin de cargo incluye:

El

el nombre del cargo, el resumen desempear de actividades que se deben

y las principales responsabilidades el cargo. Tambin puede incluir, las relaciones comunicacin del cargo con otros cargos. de

 La

descripcin de cargos es una definicin escrita de lo que hace el ocupante del cargo, cmo lo hace y en que condiciones desempea el cargo. concepto se utiliza para definir las especificaciones del cargo, las cuales relacionan los conocimientos, habilidades y capacidades necesarias para desempear un cargo de manera satisfactoria.

Este

Anlisis de Cargos

El Anlisis de Cargos

Es el procedimiento que determina los requisitos, los deberes y las responsabilidades de un cargo y el tipo de persona que deber ocuparlo.

Analizar un cargo significa detallar que exige el cargo del ocupante en trminos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempearlo de manera adecuada.

 El

anlisis de cargos se preocupa por las especificaciones del cargo en relacin a la persona que deber ocuparlo.

El

anlisis de cargos funciona cmo un anlisis comparativo de las exigencias (requisitos) que el cargo impone a la persona que lo ocupa, desde el punto de vista intelectual, fsico, de responsabilidades y de condiciones de trabajo.

 Para

que el anlisis de cargos tenga una base concreta de comparacin, se debe fundamentar en factores de especificacin. Descripcin y el Anlisis de Cargo es funcin de lnea y staff.

La

sea, los gerentes de lnea tienen la responsabilidad de informar acerca de los cargos, mientras que la prestacin de servicios internas es responsabilidad de los especialistas en recursos humanos

 La

recoleccin de datos sobre los cargos que se deben describir y analizar puede efectuarla el gerente, el ocupante del cargo o un especialista en recursos humanos, que generalmente recibe el nombre de analista de cargos.

Especificaciones de Cargos
La

informacin pertinente al anlisis de cargo se desglosa en dos fases:

Fase

1: Aspectos de definicin, que nos dar origen a la descripcin de cargos 1- Ttulo del cargo
- Nombre - Nivel - Nmero de ocupantes 2- Posicin en la organizacin - Nombre de cargos que lo supervisan directamente - Nombre de cargos que supervisa directamente - Comunicaciones colaterales

 3-

Contenido del Cargo Listado completo de tareas y atribuciones diarias, semanales, mensuales y ocasionales, incluyendo un tiempo estimativo de dedicacin a cada uno de ellos. Especifica la orientacin del cargo, es decir de donde viene y para donde va el trabajo. Lneas de progresin Promociones y transferencias de y para el cargo. Otras informaciones y comentarios

4-

5-

Fase 2: Aspectos de especificacin, que nos dar origen a la especificacin de cargos.

1-

Requisitos Mentales - Instruccin o educacin esencial necesaria - Experiencia anterior necesaria - Iniciativa necesaria - Aptitudes necesarias

2-

Requisitos fsicos - Esfuerzo fsico necesario - Concentracin necesaria - Contextura fsica necesaria

 3-

Responsabilidad Involucrada - Por supervisin de personal - Por materiales y equipos - Por mtodos y procesos - Por dinero y documentos - Por informacin confidencial - Por seguridad de terceros Condiciones de Trabajo - Ambiente de trabajo - Riesgos inherentes

4-

Resumiendo
As como la descripcin de cargos nos permite definir de qu se trata, qu actividades y objetivo contempla; la especificacin de cargos determina los requisitos ideales exigidos para quien desempee el cargo.
Entonces

la especificacin de cargos recoger la percepcin de la organizacin respecto a las competencias laborales deseables en trminos de: educacin, experiencia, iniciativa, etc.

 Ahora

bien, en la prctica las empresas utilizan un slo formulario donde refunden estos dos documentos (Descripcin de cargo y Especificacin de cargo).

Preparacin del Anlisis

Antes de recopilar informacin sobre cargos especficos, es necesario informar a los empleados las razones que llevaron a la empresa a efectuar el anlisis de cargos. Esta explicacin y el comentario de que los resultados del trabajo se conocern en todos los niveles haciendo llegar a cada persona una descripcin especfica de su funcin, evitaran desconciertos y rumores entre los empleados y garantizarn su colaboracin.

 Cuando

esto no ocurre, los empleados pueden sentirse amenazados y se resistirn a colaborar en el proceso de obtencin de informacin.

Otro importante paso preliminar

El analista se debe familiarizar con la organizacin en s y con su entorno externo. Debe conocer a fondo el propsito, la estrategia, la estructura, los insumos (personal, materia prima y procedimientos) y los productos de la organizacin (objetos y servicios).

 El

conocimiento de la compaa, de la industria y de la comunidad son factores que contribuyen a que el analista disea un sistema de informacin de cargos que resulte de mucha utilidad.

 Cuando

el analista posee un grado adecuado de conocimientos del entorno, la organizacin, el trabajo, y los empleados, y estos comprenden el objetivo de la labor de obtener informacin para el anlisis de cargos, el analista:

Identifica los cargos que es necesario analizar Elabora un cuestionario para el anlisis del cargo Obtiene informacin para el anlisis del cargo

Procedimientos

Generales en el Anlisis y Descripcin de Cargos

El

programa de anlisis y descripcin de cargos se debe planear y desarrollar de manera cuidadosa.

Los

principales aspectos son:

Etapas del Anlisis de Cargos

Para una mejor comprensin, podramos dividir el proceso del anlisis de cargos en las siguientes 3 etapas:

I-

Etapa de planeamiento II- Etapa de preparacin III- Etapa de ejecucin

I- Etapa de Planeamiento
Es

una etapa donde intervienen preferentemente las Jefaturas del rea de Personal encargadas de llevar a cabo el proceso. una etapa eminentemente intelectual, de planificacin, fijacin de objetivos, estrategias, procedimientos y programas de trabajo.

Es

Est compuesta de las siguientes actividades:

1- Determinacin de los cargos a describir 2- Elaboracin del organigrama de la empresa 3- Elaboracin del cronograma de trabajo 4- Eleccin del(os) mtodo(s) de anlisis que debe(n) aplicarse 5- Seleccin de los factores de especificacin:

a- Criterio de generalidad
b- Criterio de variedad o discriminacin 6- Dimensin de los factores de especificacin

7- Graduacin de los factores de especificacin

II- Etapa de Preparacin

Corresponde

a una etapa organizativa, lo que significa definir los recursos: humanos, materiales, financieros, tecnolgicos; y asignarlos en forma eficiente para el cumplimiento de la meta.
esta etapa ya incorporamos a los analistas o especialistas en recursos humanos que desarrollarn operativamente el proceso.

En

Est compuesta de las siguientes actividades:

1-

Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas Preparacin del material de trabajo

2-

3-

Reuniones con jefaturas de la empresa para explicar objetivos y procedimientos.

Recoleccin de datos previos

4-

III- Etapa de Ejecucin

Nos

encontramos con una etapa eminentemente directiva, donde ser vital el compromiso de toda la empresa, especialmente de las jefaturas de rea para hacer ms expedito la recopilacin de informacin.

Estar compuesta de las siguientes actividades:

1 2 3 4 5 6 7-

Recoleccin de datos a travs del mtodo escogido Organizacin de los datos obtenidos Redaccin previa por parte del analista

Presentacin de redaccin a la jefatura directa para la ratificacin o la rectificacin Redaccin definitiva Presentacin de redaccin al comit evaluador Aprobacin final

Instrumentos de Recoleccin

La descripcin y el anlisis de cargos son responsabilidad de lnea y funcin de staff. lnea responde por las informaciones ofrecidas.

La En

tanto que la prestacin de servicios de obtencin y manejo de informacin es responsabilidad del staff, representando en primera instancia por el analista de cargos, quien puede ser :
Un empleado especializado del staff El jefe del departamento en que est localizado el cargo que va a describirse y analizarse O el propio ocupante del cargo

a)

b)
c)

Los mtodos que ms se utilizan en la descripcin y el anlisis de cargos son:

1. 2. 3. 4.-

Observacin directa. Cuestionario. Entrevista directa. Mtodos mixtos.

Mtodo de Observacin Directa.

Es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el ms antiguo histricamente como por su eficiencia. Su aplicacin resulta mucho ms eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, de tiempos y de mtodos. El anlisis del cargo se efecta observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observacin en la hoja de anlisis de cargos.

 Es

ms recomendable aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.

Algunos

cargos rutinarios permiten la observacin directa, pues el volumen de contenido manual puede verificarse con facilidad mediante la observacin.
Dado que no en todos los casos la observacin responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general va acompaada de entrevistas y anlisis con el ocupante del cargo o con el supervisor.

Caractersticas:
El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observacin de las actividades que realiza el ocupante de ste.

La participacin del analista de cargos en la recoleccin de la informacin es activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas:
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.

No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.

Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del anlisis de cargos (que hace, cmo lo hace y porqu lo hace).

Desventajas:
Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el mtodo sea completo. La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el anlisis. No se recomienda aplicarlo en cargos que no sean sencillos ni repetitivos.

Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con otros para que el anlisis sea ms completo y preciso.

Mtodo del Cuestionario

Para

realizar el anlisis, se solicita al personal (en general, los que ejercen el cargo que ser analizado, o sus jefes o supervisores) que conteste un cuestionario de anlisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas.

Cuando se trata de una cantidad de cargos semejantes, naturaleza rutinaria y burocrtica, es ms rpido y econmico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener respuestas correctas e informacin til. Antes de aplicarlo, deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y adecuacin de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relacin o las posibles ambigedades de las preguntas.

Caractersticas:
La recoleccin de datos sobre un cargo se efecta mediante un cuestionario de anlisis del cargo, que llena el ocupante o su superior La participacin del analista de cargos en la recoleccin de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario).

Ventajas:
Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin ms amplia de su contenido y de sus caractersticas, adems de que participan varias instancias jerrquicas.
Este mtodo es el ms econmico para el anlisis del cargo. Tambin es el que ms personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo hayan respondido. Esto no ocurre con los dems mtodos de anlisis de cargos. Es el mtodo ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:
No se recomienda su aplicacin en cargos de bajo nivel, en los el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. Exige que se planee y elabore con cuidado.

Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Mtodo de la Entrevista
El

enfoque ms flexible y productivo en el anlisis de cargos es la entrevista que el analista hace al ocupante del cargo. est bien estructurada, puede obtenerse informacin acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqus y los cundo. hacerse con relacin a las habilidades requeridas para ocupar el cargo

Si

Puede

 Permite

intercambiar informacin obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencias en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son vlidos.

Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminacin de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados.
la actualidad, los responsables de elaborar los planes de anlisis de cargos prefieren este mtodo basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboracin y participacin.

En

 El

mtodo de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. realizarse con uno de ellos o con ambos, juntos o separados.

Puede

Caractersticas:
La recoleccin de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales. La participacin del analista ocupante del cargo es activa. y del

Ventajas:
Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor. Este mtodo es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el anlisis, debido a la manera racional de reunir los datos. No tiene contraindicaciones.

Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo.

Desventajas:
Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos. Puede generar confusin entre opiniones y hechos. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parlisis del trabajo del ocupante del cargo.

 Es

evidente que cada uno de los mtodos de anlisis posee ciertas caractersticas, ventajas y desventajas. contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar mtodos mixtos, combinaciones de dos o ms mtodos de anlisis.

Para

Los

ms utilizados son:

Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo. Primero el ocupante responde el cuestionario y despus presenta una entrevista rpida; el cuestionario se tendr como referencia. Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior para profundizar y aclarar los datos obtenidos.

Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

Observacin directa con el ocupante del cargo y entrevista con el superior.

Cuestionario y observacin directa, ambos con el ocupante del cargo

Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante del cargo, etc.

La eleccin de estas combinaciones depender de las particularidades de cada empresa.

Los Objetivos de la Descripcin y Anlisis de Cargos son:

Ayudar al Reclutamiento: Definicin del mercado de recursos humanos en el cual se debe reclutar, as como los datos necesarios para elaborar avisos o tcnicas de reclutamiento. Ayudar a la seleccin de personas : perfil y caractersticas del ocupante del cargo, requisitos exigidos, eleccin de pruebas y test de seleccin. Brindar material para el entrenamiento: Contenidos de los programas de entrenamiento, conocimientos y habilidades exigidos al ocupante y actitudes frente al cliente.

 Servir de base para la evaluacin y clasificacin de cargos: Factores de especificacin que se utilizaran como factores de evaluacin de cargos, definicin de franjas salariales, eleccin de cargos referenciales para investigacin de salarios, etc. Evaluar el desempeo: Definicin de criterios y estndares de desempeo para evaluar los ocupantes las metas y resultados que se deben alcanzar, etc. Servir de base para los programas de higiene y seguridad: informacin sobre condiciones de insalubridad y peligrosidad comunes a determinados cargos. Guiar al Gerente : Informacin sobre el contenido de los cargos y el desempeo de los ocupantes.

Tcnicas de Manejo de Informacin

Las descripciones de cargos, las especificaciones del mismo y los niveles de desempeo integran el sistema de informacin sobre recursos humanos. Esta informacin se complementa y enriquece mediante:

Planes de recursos humanos Informacin suministrada por los solicitantes de empleo Resultados del desempeo Cifras de compensacin y muchas otras fuentes de datos esenciales.

El proceso de toma de decisiones sobre recursos humanos se facilita y se hace ms slido y confiable cuando se efecta con base en informacin bien establecida. Este cmulo de informacin requiere tratamiento y anlisis constante para garantizar que las decisiones que se basan en l sean adecuadas. Con frecuencia en las organizaciones que carecen de tcnicas adecuadas de manejo de la informacin un resultado indeseado de contar con todas estas aportaciones es que provoca un exceso de datos.

Esta circunstancia alarmantes.

puede

asumir

proporciones

Evaluacin de Cargos
Existe

toda una gama de tcnicas para obtener informacin de los distintos cargos laborales que incluye herramientas como las encuestas, la observacin directa y las discusiones entre trabajadores y supervisores.

Estas

tcnicas permiten realizar la descripcin de cargos, por los especialistas de compensaciones, mediante los pasos que se muestran en la figura siguiente.

Fases Principales de la Administracin de las Compensaciones.

Evaluacin de Cargos
Gracias

a la informacin obtenida para cada puesto de trabajo, el departamento de recursos humanos establece un sistema de informacin sobre los recursos de personal a disposicin de la organizacin.

De

esta manera los especialistas en compensaciones cuentan con la informacin bsica que necesitan para iniciar la siguiente fase de la administracin de la compensacin, que son las evaluaciones de cargos.

 Las

evaluaciones de cargos son procedimientos sistemticos para determinar el valor relativo de cada puesto. objetivo de la evaluacin de cargos es decidir el nivel de los sueldos y salarios que corresponden a cada uno. la evaluacin es subjetiva, la efecta personal con capacitacin especial que recibe el nombre de analistas de cargos o especialistas en compensaciones.

El

Como

 El

comit de evaluacin de cargos da principio a su labor verificando la informacin obtenida del anlisis de puestos para conocer las responsabilidades, las tareas y las condiciones en que estas se realizan.

Con estos datos, se determina el valor relativo de los puestos mediante la seleccin de un mtodo para la evaluacin de cargos.

Los Sistemas Ms Comunes Son:

La Jerarquizacin La Graduacin La Comparacin de Factores

El Sistema de Puntuacin.

Jerarquizacin de Cargos
El mtodo ms sencillo, y menos preciso, para realizar una evaluacin de puestos recibe el nombre de mtodo de jerarquizacin. En l los especialistas verifican la informacin procedente del anlisis de cargos. A continuacin, cada puesto se integra en una escala subjetiva de acuerdo con su importancia relativa en comparacin con los otros. Estas jerarquizaciones globales, aunque es posible tambin que los evaluadores consideren el grado de responsabilidad, capacitacin, esfuerzo y condiciones de trabajo que conlleva cada funcin.

Cuando se emplea esta tcnica resulta muy probable que se destaquen en exceso aspectos poco relevantes, al tiempo que se ignoran aspectos vitales. Lo que es an ms grave, esta jerarquizaciones no establecen diferencias entre los cargos. Las escalas de compensacin que se basan en estas jerarquizaciones amplias garantizan que los puestos ms importantes sean mejor pagados, pero por su falta de precisin, los niveles de pago resultantes pueden ser sumamente distorsionados.

Graduacin de Cargos

La graduacin o clasificacin de cargos es un mtodo algo ms completo que el de jerarquizacin, aunque tampoco muy preciso. Consiste en asignar a cada cargo un grado. La descripcin que ms se acerque a la descripcin del cargo determina la graduacin o clasificacin. Como en el mtodo anterior, ste garantiza que los empleados ms importantes reciban una compensacin ms alta, pero la falta de precisin tambin puede conducir a distorsiones significativas en los niveles de compensacin Descripciones estandarizadas de puestos en un taller de fresado para su empleo con el mtodo de graduacin de cargos. Instrucciones: Para determinar la graduacin apropiada del cargo, compare La descripcin del puesto con la descripcin estandarizada que ms se le aproxime.