ANTECEDENTES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

EN EL AO 1935, JAMES O. MCKINSEY, EN EL SENO DE EN EL SENO DE LA AMERICAN ECONOMIC ASSOCIATION SENTO LAS BASES PARA LO QUE L LLAM AUDITORI A ADMINISTRATIVA, LA CUAL EN SUS PALABRAS , CONSISTIA EN UUNA EVALUACIN DE UNA EMPRESA EN TODOS SUS ASPECTOS , A LA LUZ DE SU AMBIENTE PRESENTE Y FUTURO PROBABLE

DIFERENCIAS DE LA AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

AUDITORIA INTERNA.- EXISTE UN VINCULO LABORAL ENTRE EL AUDITOR Y LA EMPRESA, MIENTRAS QUE LA AUDITORIA EXTERNA LA RELACIN ES DE TIPO CIVIL. EN LA AUDITORIA INTERNA.- EL DIAGNOSTICO DEL AUDITOR ESTA DESTINADO PARA LA EMPRESA; EN EL CASO DE LA AUDITORIA EXTERNA EL INFORME SE DESTINA GENERALMENTE PARA TERCERAS PERSONAS O SEA AJENA A LA EMPRESA. LA AUDITORIA INTERNA .- ESTA INHABILITADA PARA DAR FE PBLICA, DEBIDO A SU VINCULACIN CONTRACTUAL LABORAL, MIENTRAS QUE LA AUDITORIA EXTERNA TIENE LA FACULTAD LEGAL DE DAR FE PBLICA.

VENTAJAS DE LA AUDITORIA EN LA ORGANIZACIN

FACILITA UNA AYUDA PRIMORDIAL A LA DIRECCIN AL

EVALUAR LOS SISTEMAS DE ORGANIZACIN Y DE ADMINISTRACIN FACILITA UNA EVALUACIN GLOBAL Y OBJETIVA DE LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA, QUE GEMERALMENTE SUELEN SER INTERPRETADOS DE UNA MANERA PARCIAL POR LOS DEPARTAMENTOS AFECTADOS PONE A DISPOSICIN DE LA DIRECCIN UN PROFUNDO CONOCIMIENTO DE LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA FAVORECE LOS INTERESES Y BIENES DE LA EMPRESA FRENTE A TERCEROS EVITA LAS ACTIVIDADES RUTINARIAS Y LA INERCIA BUROCRATICA QUE GENERALMENTE SE DESARROLLAN EN LAS GRANDES EMPRESAS

EL PROCESO DE AUDITORIA
LA PRACTICA DE AUDITORIA SE DIVIDE EN TRES FASES:

1.- PLANEACIN 2.- EJECUCIN 3.- EL INFORME

LA PRIMERA FASE: PLANEACIN:

RELACIN ENTRE LOS AUDITORES Y LA ENTINDAD, PARA DETERMINAR EL ALCANCE Y OBJETIVOS, SE HACE UN BOSQUEJO DE LA SITUACIN DE LA ENTIDAD, SISTEMA CONTABLES Y CONTROLES INTENROS, PERMITE ELABORAR UN PROGRAMA DE AUDITORIA.

ELEMENTOS PRINCIPALES DE ESTA FASE

1.

CONOCIMIENTO Y COMPRENSIN DE LA ENTIDAD

2. OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA

3. ANLISIS PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

4. ANLISIS DE LOS RIESGO Y LA MATERIALIDAD 5. PLANEACIN ESPECIFICA DE LA AUDITORIA 6. ELABORACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORIA

PARA EL LOGRO DEL CONOCIMIENTO Y COMPRENSIN, SE DEBEN UTILIZAR DIFERENTES MECANISMOS O TCNICAS QUE EL AUDITOR DEBE DOMINAR, Y ESTAS SON:
VISITAS AL LUGAR

ENTREVISTAS Y ENCUESTAS
ANLISIS COMPARATIVOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

ANLISIS DEL FODA

RBOL DEL PROBLEMA ETC

2.- OBJETIVOS Y ALCANCE DE AUDITORIA

OBJETIVOS: INDICAN EL PROPSITO POR LO QUE ES CONTRATADA LA FIRMA DE AUDITORIA. EL OBJETIVO ES INFORMAR A LA GERENCIA SOBRE EL ESTADO REAL DE LA EMPRESA, O SI ES POR CUMPLIMIENTO DE LOS ESTATUTO QUE MANDAR A EFECTUAR LA AUDITORIAS ANUALMENTE. EL OBEJTIVO ES INFORMAR A LOS SOCIOS, A LA GERENCIA Y RESTO DE INTERESADOS SOBRE LA SITUACIN ENCONTRADA PARA QUE TOMEN DECISIONES.

ALCANCE DE AUDITORIA:

ES LA EXTENSIN DEL EXAMEN , ES DECIR SE EXAMINAN LOS E.F. EN SU TOTALIDAD, O SOLO UNO DE ELLOS O ESPECIFICAMENTE SOLO UN GRUPO DE CUENTAS, POR EJEMPLO: LAS C X C O CAJA. ES EL PERODO A EXAMINAR.

3.- ANLISIS PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

DE

SU RESULTADO SE EXTENDER LA NATURALEZA Y EXTENSIN DEL PLAN DE AUDITORIA

4.- ANLISIS DE LOS RIESGOS Y LA MATERIALIDAD

EL RIEGO DE AUDITORIA REPRESENTA LA POSIBILIDAD DE QUE EL AUDITOR EXPRESE UNA OPININ ERRADA EN SU INFORME, DEBIDO A QUE LA INFORMACIN SUMINISTRADA A L ESTEN AFECTADOS POR UNA DISTORISIN DEL MATERIAL

TIPOS DE RIESGOS:
RIESGO INHERENTE. RIESGO DE CONTROL RIESGO DE DETECCIN

RIESGO INHERENTE
ES LA POSIBILIDAD DE QUE EXISTAN ERRORES SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIN AUDITADA, AL MARGEN DE LA EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO RELACIONADO, SON ERRORES QUE NO SE PUEDEN PREVEER.

RIESGO DE CONTROL
ESTN RELACIONADO CON LA POSIBILIDAD DE QUE LOS

CONTROLES INTERNOS NO PREVEEN O DETECTEN FALLAS, SE PUEDE REMDIAR CON CONTROLES INTERNOS MAS EFECTIVOS.

RIESGO DE DETECCIN
ESTA RELACIONADO CON EL TRABAJO DE AUDITOR, ESTE ES LA UTILIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA, NO DETECTE ERRORES EN LA INFORMACIN QUE LE SUMINISTRAN.

MATERIALIDAD

ES EL ERROR MONETARIO MXIMO QUE PUEDE

EXISTIR EN EL SALDO DE UNA CUENTA SIN DA LUGAR A QUE LOS ESTADOS FINANCIEROS ESTN SUSTANCIALMENTE DEFORMADOS, A LA MATERILIDAD TAMBIN SE LO CONOCE COMO IMPORTANCIA RELATIVA.

5.- PLANEACIN ESPECFICA DE LA AUDITORA

PARA CADA AUDITORA QUE SE VA A PRACTICAR, SE DEBE

ELABORAR UN PLAN, ESTE PLAN DEBE CONTENER TODO LO REFERENTE A CLCULOS MONETARIOS A COBRAR, PERSONAL QUE CONFORMAN LOS EQUIPOS DE AUDITORA ETC.

6.- ELABORACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA

CADA MIENBRO DEL EQUIPO DE AUDITORA DEBE TENER EN SUS MANOS EL PROGRAMAS DETALLADO, DE LOS OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS, EJEMPLO DEBE HABER UN PROGRAMA DE AUDITORA PARA LA CUENTA CAJA, CXC Y AS SUCESIVAMENTE

SEGUNDA FASE EJECUCIN

EN ESTA FASE DE REALIZA LOS DIFERENTES TIPOS DE PRUEBAS

Y ANLISIS A LOS E.F. PARA DETEMINAR SU RAZONABILIDAD, SE DETECTAN LOS ERRORES, SI LOS HAY SE EVALUAN LOS RESULTADOS DE LAS PRUEBAS Y SE IDENTIFICAN LOS HALLAZGOS, SE LABORAN LAS CONCLUSIONES Y LAS RECOMENDACIONES Y SE LAS COMUNICAN A LAS AUTORIDADES DE LA ENTIDAD.
ESTA FASE ES EL CENTRO DE LO QUE ES EL TRABAJO DE

AUDITORA, DONDE SE REALIZAN TODAS LAS PRUEBAS Y SE UTILIZAN LAS TCNICAS PARA ENCONTRAR EVIDENCIA QUE SUSTENTEN EL EXAMEN.

ELEMENTOS DE LA FASE DE EJECUCIN.

LAS PRUEBAS DE AUDITORA TCNICAS DE MUESTREO

EVIDENCIAS DE AUDITORA
PAPELES DE TRABAJO HALLAZGOS DE AUDITORA

LAS PRUEBAS DE AUDITORA

SON TCNICAS O PROCEDIMINETOS QUE UTLIZA EL AUDITOR PARA

LA OBTENCIN DE EVIDENCIAS: EXISTEN: PRUEBAS DE CONTROL; ANALTICAS Y SUSTANTIVAS

LAS PRUBAS DE CONTROL

ESTN RELACIONADAS CON EL GRADO DE EECITVIDAD DEL CONTROL INTERNO.

PRUEBAS ANALTICAS
SE UTILIZAN HACIENDO COMPARACIONES ENTRE DOS O MAS ESTADOS FINANCIEROS O HACIENDO UN ANLISIS DE LAS RAZONES FINANCIERAS DE LA ENTIDAD PARA OBSERVAR SU COMPORTAMIENTO

PRUEBAS SUSTANTIVAS
SE APLICAN A CADA CUENTA EN PARTICULAR EN

BUSCA DE EVIDENCIAS COMPROBATORIAS, EJEMPLO ARQUEO DE CAJA CHICA.

TCNICAS DE MUESTREO
SE USA ESTA TCNICA ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE EFECTUAR UN EXAMEN A LA TOTALIDAD DE LOS DATOS, SEALAMOS ALGUNAS:

TCNICAS DE MUESTREO
ALEATORIA SISTEMATICA SELECCIN POR CELDAS

AL AZAR
SELECCIN POR BLOQUES

TCNICAS DE MUESTREO
ALEATORIA.CUANDO TODOS LOS DATOS TIENE LA MISMA OPORTUNIDAD, EJEMPLO UNA LISTA DE 1000 CLIENTES, SE INTRODUCE LOS NMEROS DEL 1 AL 1000 EN UNA TMBOLA.

SISTEMTICA.SE ESCOGE AL AZAR UN NMERO Y LUEGO SE DESIGNA UN INTERVALO PARA LOS SIGUIENTES NMEROS.

SELECCIN POR CELDAS

SE ELABORA UNA TABLA DE DISTRIBUCIN ESTADISTICA Y LUEGO SE SELECCIONA UNA DE LAS CELDAS EJEMPLO: UNA LISTA DE 1000 CLIENTES SE PUEDE DIVIDIR EN 5 GRUPOS (CELDAS) DE 200: 1 200; 201 AL 401; 401 AL 600; 601 AL 800 Y DEL 801 AL 1000

AL AZAR
ES EL MUESTEO BASADO EN EL JUICIO DE APRECIACIN

SELECCIN POR BLOQUES:

SE SELECCIONAN LAS TRANSACCIONES SIMILARES QUE OCURREN DENTRO DE UN PERODO DADO, EJEM. SELECCIONAR 100 TRANSACCIONES DE VENTAS OCURRIDAS EN LA 1ERA. SEMANA DE ENERO, O 100 DE LA 3ERA. SEMANA.

PAPELES DE TRABAJO

SON LOS ARCHIVOS O LEGAJOS QUE MANEJA EL AUDITOR Y QUE CONTIENEN TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN SU TRABAJO EFECTUADO DURANTE LA AUDITORIA LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN EN PERMANENTES Y CORRIENTES:

ARCHIVOS PERMANENTES:
SON DOCUEMNTOS QUE SE PUEDEN UTILIZAR EN AUDITORIA FUTURAS; COMO LOS ESTATUTOS DE CONTITUCIN, CONTRATOS DE ARRIENDO, INFORME DE AUDITORIAS ANTERIORES.

ARCHIVO CORRIENTE:
EST FORMADO POR TODOS LOS DOCUMENTOS QUE EL AUDITOR VA UTILIZANDO DURANTE EL DESARROLLO DE SU TRABAJO Y QUE LE PERMITIRN EMITIR SU INFORME PREVIO Y FINAL LOS PAPELES DE TRABAJO CONTITUYEN LA PRINCIPAL EVIDENCIA DE LA TAREA DE AUDITORIA REALIZADA.

LOS PAPELES DE TRABAJO

SON UTILIZADOS PARA:

REGISTRAR EL CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU SISTEMA DE CONTROL INTERNO DOCUMENTAR LA ESTRATEGIA DE AUDITORA DOCUMENTAR LA EVALUACIN DETALLADA DE LOS SISTEMAS, LAS REVISIONES DE TRANSACCIONES Y LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS PREUBAS DE SUSTENTACIN APLICADAS A LA OPERACIOES DE LA ENTINDAD MOSTRAR QUE LOS TRABAJOS SUPERVISADO Y REVISADO DE AUDITORES FUE DEBIDAMENTE

NOTA: LA EFECTIVIDAD DE LOS PAPLELES DE TRABAJO DEPENDE DE LA CALIDAD Y NO DE LA CANTIDAD Y CONSIDERAR LAS MARCAS DE AUDITORIA.

TERCERA FASE: PREPARACIN DEL INFORME

EL INFORME DE AUDITORIA DEBE CONTENER:

1.- DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS O DEL REA ADMINISTRATIVA AUDITADA 2.- INFORME SOBRE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO DE LA ENTIDAD

3.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.- DEBEN DETALLARSE EN FORMA CLARA Y SENCILLA, LOS HALLAZGO ENCONTRADOS

FASES DE LA AUDITORA FINANCIERA

Conocimiento y familiarizacin con la empresa y actividad a

desarrollar
Visita preliminar Estudio y Clasificacin de la Legislacin Estudio y Evaluacin del Sistema de Control interno Trabajo en el Campo Comunicacin

FASE I
CONOCIMIENTO Y FAMILIARIZACIN CON LA

EMPRESA Y ACTIVIDAD A DESARROLLAR.Antes de iniciar un trabajo tan complejo y tcnico como una Auditora Financiera es necesario que el personal se familiarice con los objetivos, actividades, marco Legal, informes de auditora anteriores y todo aquello que a nivel general nos permita tener una idea o criterio de cuales son los fines planteados y los medios con los que se cuenta para la obtencin de esos fines.

FASE II
VISISTA PRELIMINAR.- En esta visita preliminar es necesario

que el auditor independiente defina con toda claridad cuales son sus objetivos generales y especficos. Si bien es cierto que entre algunos de sus objetivos debemos contar como objetivo general, el conocimiento de la empresa, presentacin del equipo y las razones por la cual se va a efectuar la auditora no es menos cierto que existe la necesidad que el equipo de trabajo, en esta visita venda su profesin promoviendo cuales son los criterios y objetivos de sta, resaltando que nuestra misin es la de colaborar con la empresa de manera que sus activos , pasivo y patrimonio estn debidamente valorados y los esfuerzos realizados por quienes la constituyen apunten a la consecucin de los objetivos, metas o tareas a ejecutar en bien de la Institucin. Por lo tanto se debera establecer los siguientes objetivos:

FASE II
Objetivos Generales: Comunicacin de las razones de ejecutar la auditora Presentacin del equipo Conocimiento de la Empresa Establecimiento de los objetivos fines y metas de la organizacin

Objetivos Especficos: Venta de la Actividad de la profesin Promocin de la Auditora

Observacin de las actividades: Administrativas, Financieras y

Operacionales

FASE III
ESTUDIO Y CLASIFICACIN DE LA LEGISLACIN.- Con la

finalidad de poder aplicar con propiedad la legislacin que cubre las operaciones a auditar, es necesario que el equipo de trabajo en esta fase determine con toda claridad cual es el marco legal a aplicar, as como tambin las jerarquas de dichas leyes, entendindose como ley a toda norma o regla de conformidad con la cual suceden los hechos que regulan los actos de la colectividad; de acuerdo a nuestro Cdigo Civil La Ley es una declaracin de la voluntad soberana, que manifestada en la forma prevista por la constitucin, manda prohbe y permite.En lo que respecta a la jerarquizacin de la Ley podemos establecerlo en su orden as:

FASE III
Constitucin Poltica del Estado Leyes Decretos (Legislativos o Ejecutivos) Estatutos Ordenanzas, Directivas

Reglamentos
Resoluciones
Adems de la Legislacin arriba sealada podemos anexar a ellas la aplicacin de las Normas de Auditora para el desarrollo del trabajo, Los Principios de Contabilidad de aceptacin general, las Normas Tcnicas de Control Interno que no son ms que la aplicacin de criterios tcnicos generalmente aceptados que permiten mejorar substancialmente el proceso de control.

FASE IV
ESTUDIO Y EVALUACIN DEL SISTEMA

DE CONTROL INTERNO.- La columna vertebral que soporta la existencia de una empresa esta cimentada en la eficiencia del sistema de control Interno, es pues necesario que el personal que la constituye la organizacin conozcan la gran responsabilidad de su funcin con respectos a los objetivos de la organizacin, esto no solo presupone sino que obliga a las organizaciones a elaborar un plan de accin en donde se definen con claridad lo siguiente:

FASE IV
El estudio del sistema de control interno nos

permite conocer como estn funcionando las actividades de la institucin, es por esto necesario que su evaluacin se realice por medios de mtodos de control que permitan conocer las fortalezas o debilidades existentes dentro de estos mtodos podemos sealar los siguientes: Cuestionario de control interno Flujo diagramacin Narrativa o descriptiva

METODO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Los cuestionarios de control interno son preguntas elaboradas por el

auditor con la finalidad de conocer la forma como se desarrollan las actividades dentro de la empresa, estas preguntas debern ser dirigidas a el conocimiento si se estn aplicando las leyes, normas tcnicas de control interno y los reglamentos o resoluciones existentes en la organizacin formas de control contable financiero y prctica de criterios sanos en la aplicacin de una actividad.

Estos cuestionarios deben ser elaborados de tal manera que las

respuestas de parte del funcionario, empleado o trabajador se concretan a un si, no o no aplicable y solo para casos muy especiales se manejar una columna de observacin que permitir al auditor llamar la atencin hacia un asunto de importancia. Es cierto que las respuestas a este cuestionario van a ser dadas por quienes laboran en la empresa, pero; es preferible que sean llenados por miembros de equipo de auditora.

METODO DE FLUJODIAGRAMACION
La aplicacin del mtodo de la flujodiagramacin

es la representacin grfica de las actividades de la organizacin, en este mtodo es necesario observar las actividades ejecutadas por personal de la entidad y de esta manera establecer cuando se est realizando una operacin, traslado control, demora, archivo, etc.

METODO NARRATIVA O DESCRIPTIVA

La aplicacin de este mtodo permite que tanto el

auditor por medio de la tcnica de la observacin como el usuario (directivo, empleado o trabajador) sean parte del proceso de establecer la fortaleza del Sistema de Control Interno, su aplicacin entonces depende en mucho del conocimiento que tenga el funcionario de la importancia de su actividad as como de la existencia de un sistema de control.

METODO NARRATIVO O DESCRIPTIVO

1.

Es pues de vital importancia que la narrativa de las acciones que se llevan a cabo nos la diga quien diariamente realiza el trabajo y es de nuestra responsabilidad adems de observar directamente las acciones disear una prueba de cumplimiento que confirme o desmienta la informacin entregada por el entrevistado.

FASE V TRABAJO EN EL CAMPO

En esta fase se hace necesario que el trabajo apunte a

confirmar algunas observaciones realizadas por los miembros de la organizacin, a esto se lo conoce como pruebas de cumplimiento y a obtener evidencias suficientes y pertinentes en los casos de haber establecido hallazgos que demuestren debilidades en el sistema de control y por tanto en la razonabilidad de los Estados Financieros; a esto se lo conoce como la aplicacin de pruebas sustantivas. Siendo el objetivo de la auditora establecer la razonabilidad de los Estados Financieros.

FASE VI COMUNICACIN
Esta es una de las fases ms importantes del proceso, pues de acuerdo

como se obtenga la informacin, pruebas y evidencia; la entidad tiene el derecho de conocer su situacin desde la informacin del inicio de la auditora, su alcance, los motivos por los cuales se la practica as como las debilidades que aparezcan en el proceso, para esto el equipo de auditora deber estar informado peridicamente de cualquier hallazgo que se considere importante y factible de inmediata correccin. Las formas de comunicacin que se estila realizar se conocen como: Carta de Gerencia, Memorndum, Informes parciales, etc. Esto de ninguna manera elimina el hecho que al final del proceso de auditora se presente el dictamen o el informe largo donde se recogern todos los criterios que el Equipo de Auditora considere necesario.

TCNICA DE AUDITORA
Se ha establecido que la finalidad o el objetivo de la Auditora Financiera es la de determinar la razonabilidad o no de los Estados Financieros, por tanto, el auditor deber cerciorarse de la autenticidad del mismo, para lo cual utiliza tcnicas de investigacin que le va a permitir tener criterio sustentado que le faculte a dar una opinin.

En la accin de verificar la razonabilidad de los estados Financieros el auditor crea procedimientos con la finalidad de elaborar un papel de trabajo, estos procedimientos constituyen el uso de algunas tcnicas las cuales por medio de sus combinaciones permiten obtener la evidencia suficiente que avalen los datos de los estados analizados o determinen posibles deficiencias.

CLASIFICACIN DE LAS TCNICAS DE AUDITORA

Tcnica de Verificacin Ocular

Observacin Comparacin Rastreo Revisin selectiva

Tcnica de Verificacin Oral

Indagacin

Tcnica de Verificacin escrita

Anlisis Conciliacin Confirmacin

Tcnica de Verificacin documental

Comprobacin Computacin Inspeccin

Tcnica de Verificacin Fsica

TECNICAS DE VERIFICACION OCULAR

OBSERVACIN Un hecho importante que hay que resaltar es la

necesidad de que simultneamente a la observacin hay que elaborar una ficha que nos permita dejar sentado en un papel de trabajo los hechos significativos encontrados, nunca es bueno ni para auditora ni para otra ciencia dejar los hechos observados en la memoria, esto puede traernos serias diferencias entre lo observado y lo comentado.

COMPARACIN
Es la relacin que se establece entre dos o ms conceptos, hechos, fenmenos o actividades. En la comparacin pues, podemos observar las actividades vs la aplicacin de las normas tcnicas de control interno, establecer diferencias entre datos similares que correspondan a meses o aos diferentes como: Costo de ventas Liquidaciones presupuestarias Inversiones Cartera Ventas, etc.