Gestin de la innovacin

CONOCIMIENTO Capital humano Capital estructural Capital relacional

USUARIOS

INNOVACIN

CALIDAD

Componentes activos del records continuum

El individuo y su espacio El grupo de trabajo La organizacin o entidad La sociedad en un entorno local, autonmico, nacional, etc.

1. Creacin
2. Incorporacin 3. Gestin 4. Uso y conservacin

Una constelacin normativa

Manuales
ISO 15489-1 ISO/TR 15489-2

Instrumentos Encuestas Revisin

ISO 15489:2001 MoReq

ISO/DIS 22310 Terminologa

ISO 23081
Metadatos

Lista de verificacin ISO/DIS 19853 requisitos

Evaluacin

Una constelacin normativa

Manuales
ISO 15489-1 ISO/TR 15489-2

Instrumentos Encuestas Revisin

ISO 15489:2001 MoReq

ISO/DIS 22310 Terminologa

ISO 23081
Metadatos

Lista de verificacin ISO/DIS 19853 requisitos

Evaluacin

Normativa para la gestin del cambio

ISO 15489-1 RECORDS MANAGEMENT PART. 1 GENERAL, 2001 Principios Componentes de Gestin de documentos Resultados

ISO/TR 15489-2 RECORDS MANAGEMENT PART 2 GUIDELINES, 2001 (TR)

Metodologa para lograr los resultados

Alcance de la norma

Documentos de archivo en todo tipo de soporte

Creacin, incorporacin, mantenimiento y control de un SGD

15489-1/2

Base documental ISO 9000 y AS 4390

Aplicacin a todo tipo de organizaciones.

Gestin distribuida.

Elementos bsicos integrantes de la gestin de documentos de archivo

Capital intelectual: plantilla y liderazgo

Gestores de los documentos (archiveros) Delegaciones de autoridad y distribucin y asignacin de responsabilidades Polticas (conjunto asignado)
Capital relacional: enfoque hacia el usuario

Usuarios

Elementos que incluye la gestin de documentos

Capital estructural: enfoque basado en procesos

Procedimientos

Directrices, instrucciones y otros documentos Documentos utilizados para la gestin y rediseo de sistemas Software y Hardware Documentos de archivo

Parte 2: Gua prctica

1 Campo de aplicacin o alcance Estructura

2 Polticas y Responsabilidades
3 Estrategia, diseo e implantacin

4 Mtodos de archivo y de control

5 Control y auditora 15489-2 6 Formacin Anexos Bibliografa

Ubicacin de la estructura en un ciclo de gestin

Ciclo PDCA
Mejora
Acciones correctoras y preventivas Planificar la mejora continua A Anlisis de datos Control de no conformidades Identifican objetivos de calidad

ANLISIS

Planifican obje tivos de C.

P D

Asignan Responsabilidades Realizacin del producto/servicio

Control

Medicin y seguimiento de procesos, servicios, etc.

Asegurar metodologas y normas Gestin de Recursos

Evaluacin

Diseo

FASES PARA LA PLANIFICACIN, DISEO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD

Etapa A Encuesta preliminar

Etapa B Anlisis de actividades

Etapa C Identificacin De requisitos

F Etapa D Evaluacin Sistemas existentes H

Anlisis e identificacin de requisitos

FASES PARA LA PLANIFICACIN, DISEO, PUESTA EN MARCHA Y CONTROL DE UN PGD

Etapa E Identificacin de estrategias

Etapa F Diseo del sistema

Etapa H Control del sistema

Etapa G Implantacin

Estrategias, diseo, implantacin y control

Capital estructural: enfoque basado en procesos

Gestin de Recursos Procesos orientados a los clientes PROCESOS DE SOPORTE PROCESOS CLAVE O DE
REALIZACIN

Planificacin de objetivos y polticas

PROCESOS ESTRATGICOS

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS

Capital estructural: enfoque sistmico basado en procesos

Procesos estratgicos
Procesos de realizacin

Procesos de soporte USUARIOS SISTEMA

Valor aadido al sistema

Definicin de polticas y de objetivos

Planificacin Implantacin SGD

Establecer presupuestos

Innovacin de servicios Coordinacin Estrategias

PROCESOS TCNICOS Y DE DIFUSION

Gestin infraesGestin tructura RR.HH (formacin)

Calidad

Gestin econmi ca

Auditora de procesos, productos, sistemas, etc

Procesos de realizacin
Archivo

Incorporacin de documentos Registro (establecimiento de metadatos) Organizacin lgica para la recuperacin:

clasificacin e indizacin
Clasificacin para la seguridad y acceso Valoracin de documentos

Organizacin

Almacenamiento Trazabilidad (seguimiento del uso) Disposicin (ejecucin del calendario de

conservacin)
Documentacin

Procesos clave
Archivo

Incorporacin de documentos Registro (establecimiento de metadatos) Organizacin lgica para la recuperacin:

clasificacin e indizacin
Clasificacin para la seguridad y acceso Valoracin de documentos

Organizacin

Almacenamiento Trazabilidad (seguimiento del uso) Disposicin (ejecucin del calendario de

conservacin)
Documentacin

Productos del sistema o de procesos:

Polticas, procedimientos, instrucciones, manuales de gestin

Informes DAFO, de riesgos, mapas de procesos Planes de proyectos de diseo y de implantacin, programas de formacin Documentos y esquemas de metadatos, especificaciones detalladas de software y hardware, planes de conversin, migracin y digitalizacin.

PRINCIPALES
ESPECFICOS

NO ESPECFICOS

Etc.

Instrumentos de trabajo PRINCIPALES

Plan de clasificacin

Organizacin Lgica: Clasificacin

basado en las actividades del organismo (criterio funcional)

Calendario de

conservacin

Disposicin

Clasificacin para la

seguridad y el acceso

Acceso

Instrumentos de trabajo ESPECFICOS

Organizacin lgica: indizacin

Tesauros Glosario de trminos

empleados
Otros vocabularios

controlados (listas de autoridades)

Instrumentos de trabajo NO ESPECFICOS

Planificacin:Evaluacin

Registro de la legislacin, normativa y cdigos de mejores prcticas

Informe de anlisis y gestin de riesgos Inventario de Descripcin y de Perfiles

de Puestos de Trabajo (responsabilidades, delegaciones de poder, tareas, recursos, capacidades y habilidades)

Planificacin y Diseo

Inventario de fichas de habilidades y

necesidades formativas

Formacin

Proceso de soporte: Auditar en la normativa ISO

15489

Control y auditora Auditora de conformidad Auditora de evidencia Medidas de rendimiento

Conceptos y proceso

Evidencias Criterios Hallazgos Agentes

Como archivero puedo auditar mltiples sujetos

Auditora

AR CHIVO

Resultados Procesos

Sociedad Recursos Servicios

sistemas

Modelo ISO/CD 19853: Gua de autoevaluacin. 2004

REFERENCIA

ESTRUCTURA DE LA NORMA

ISO/CD 19853
CRITERIOS DE EVALUACIN ALCANCE

MODELO DE MEDIDA O DE ANLISIS

EVIDENCIAS DE AUDITORA

Modelo Modelo Modelos Premios ISO ISO EFQM 15489:2 9000:2000 001 Norma Norma ISO/CD ISO 19853 19011:200 2 ISO Norma 15489-1 ISO 9000 Criterios de Evaluacin EFQM Agentes: Liderazgo,

ISO/TC 46 SC1--------- ISO/TC 10 ----------- ISO/TC 171

Archives/Records Management----Documentacin de productos tcnicos--- Aplicaciones de Gestin de documentos

ISO/DIS 23081: 2004 Informacin y Documentacin- Procesos de gestin de documentos. Metadatos para los documentos
Parte 1 DIS: Principios Parte 2 TS: Implantacin de los principios Parte 3 TS: Evaluacin del conjunto de metadatos existentes (ISO 15489)

Estructura
1-Campo de aplicacin 2-Normas para consulta 3-Trminos y definiciones

Contenidos
Principios

4-Metadatos de gestin de documentos 5-Finalidad de los Metadatos de GD 6-Funciones y Responsabilidades

Concepto y alcance
Requisitos previos, percepciones, beneficios y perspectivas RR.HH. Y Liderazgo E-negocio; Preservacin; Descripcin del recurso; Visualizacin-recuperacin, gestin de derechos

7-Metadatos de GD en relacin con otras reas de metadatos

8-Gestin de Metadatos

9-Tipos de metadatos compatibles ISO 15489-1

Estructura
8-Gestin de Metadatos

Contenidos
Diferenciacin de reas de gestin de metadatos y de normas Niveles de aplicacin de metadatos Fases en la existencia de documentos en las que deben crearse y aplicarse metadatos Procesos de gestin de metadatos Estructuras de los metadatos

Funcionalidad de los sistemas

9-Tipos de metadatos compatibles ISO 15489-1

Introduccin a tipos de metadatos.

Metadatos sobre documentos. Sobre normas empresariales, polticas y mandatos. Metadatos de los procesos y sobre procesos de gestin de documentos

Gestin de documentos
Gestin de Metadatos
alcance
Concepto

Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos as como su gestin durante toda su vida

Identificar, autenticar, contextualizar documentos, individuos, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan y las polticas por las que se rigen

Control de la gestin del documento Control de la gestin de los metadatos

*Necesidades de gestin empresarial *Entorno normativo *Riesgos

Seleccin

METADATOS DE GESTIN DE DOCUMENTOS Percepciones +Percepcin empresarial +Percepcin de la gestin de documentos (caractersticas y contexto y gestin en el tiempo) +Percepcin del uso interno y externo Perspectivas

--M. Que documentan contexto de negocio, contenido, estructura y presencia. --M que documentan gestin de documentos y procesos de negocio en el que los documentos son utilizados.

DOCUMENTO METADATO (Historial y Metadatos sobre Metadatos sobre su gestin)

los documentos Gestin y uso M. Momento de la incorporacin Contexto de creacin del documento Contexto empresarial Contexto sobre los individuos implicados M. Despus de la incorporacin Procesos de gestin que han sido o sern aplicados para cada documento Procesos de contexto de negocio

Normas de negocio, polticas y mandatos

Establecen competencias

Procesos de negocio

Establecen competencias
Son documentados en

Hacen

Procesos de Gestin de documentos Crea, incorpora, gestiona, dispone y usa

Crea
Agentes Documentos

Usados por

TIPOS DE METADATOS: ENTIDADES PRINCIPALES Y SUS RELACIONES

Tcnicas para un nuevo mtodo de gestin del conocimiento de archivos Tcnicas de gestin

Tcnicas para asumir la planificacin estratgica

Tcnicas de recogida y anlisis de datos Tcnicas de redaccin, presentacin y defensa de documentos de trabajo

Tcnicas de Comunicacin Formacin y Aprendizaje

Tcnicas de auditora