Microsoft Access

GUILLERMO MORALES ROMERO

Universidad Nacional de Educacin
Enrique Guzmn y Valle
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Introduccin
Objetivos
Iniciar Access y abrir
una base de datos.
Desplazarse por Access.
Abrir y cerrar una tabla.
Ver una tabla en las
vistas Hoja de datos y
Diseo.
Desplazarse por una
tabla utilizando el
puntero del mouse
(ratn).
Desplazarse por una
tabla utilizando el
teclado..
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BASE DE DATOS
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Una base de datos es un conjunto de datos, o informacin,
que se organiza para facilitar la bsqueda y recuperacin de
informacin especfica.
La libreta de telfonos es un ejemplo de base de datos
informatizada que contiene nombres, direcciones y nmeros
de telfono ordenados alfabticamente por apellido para
facilitar la bsqueda de informacin de una persona concreta.
Una lista de alumnos ordenada alfabticamente por apellidos
y que lleva adems el nombre nivel y grupo de cada uno.
INTRODUCCIN
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Microsoft Access es un gestor de Base de Datos relacionales
diseado para ser ejecutado bajo sistema operativo Windows. El
gestor de una base de datos controla las operaciones que pueden
realizarse sobre la base de datos: aadir, modificar, borrar, buscar,
ordenar, efectuar consultas, calcular valores, etc.
Base de Datos: Conjunto de informacin (archivos y datos)
organizados para un determinado uso, por ejemplo, una agenda de
telfonos, una librera.
Objetos en Access: En una base de datos Access, los objetos que
puede definir el usuario son:
Tabla: Objeto para definir y almacenar los datos. Para facilitar la
recuperacin de los datos se puede definir una clave principal,
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formada por uno o ms campos que tienen un valor nico para cada registro,
y uno o ms ndices.
Consulta: Objeto para visualizar de una forma personal los datos de una o
ms tablas.
Formulario: Objeto para introducir y visualizar los datos obtenidos de una
consulta o de una tabla.
Informes: Objeto para imprimir la informacin de las consultas o de los
formularios.
Macros: Objeto formado por una o ms acciones para automatizar tareas
repetitivas o tediosas.
Mdulos: Objeto formado por procedimientos escritos en el lenguaje de
programacin Visual Basic.
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Microsoft Access es un sistema de administracin de
bases de datos para crear y utilizar bases de datos
informatizadas. Un sistema de administracin de bases de
datos es un conjunto de programas integrados que se usan
para crear y administrar la informacin de una base de datos.
Las bases de datos informatizadas son mucho ms tiles que
las no lo estn (como la libreta de telfonos) puesto que los
usuarios pueden reorganizar los datos y realizar bsquedas de
muchas formas. Por ejemplo, si una libreta de telfonos
estuviese almacenada como base de datos de Access, podra
realizar bsquedas por direccin, nombre o nmero de telfono,
en vez de slo por apellido.
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CONCEPTOS BSICOS
Una base de datos est organizada en dos elementos
bsicos, similares en alguna medida a las columnas y
filas de la hoja de clculo. Estos dos elementos son:


Campos
Registros
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CAMPOS:
Los campos, que se suelen representar en columnas, recogen
un tipo de datos. Cuando diseamos una base de datos, lo
primero que tenemos que decidir es qu campos queremos
incluir pues, aunque es posible aadir o quitar alguno
posteriormente, esto siempre trae algunas complicaciones.
Ejemplos:
En nuestro ejemplo anterior: un campo sera el de apellidos,
otro el de nombre, otro el de nivel, otro el de grupo, otro el de
fecha de nacimiento y otro el de telfono.
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Si creamos una base de datos para biblioteca, debera incluir los
campos:
Ttulo,
Autor,
Editorial, ...,
Una base de datos sobre jugadores de ftbol de un determinado
equipo llevara los campos:
Nombres y apellidos,
Equipo,
Posicin,....
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REGISTROS:
Toda la informacin que se incluye sobre un sujeto forma un registro.
As, en nuestro ejemplo, los datos de cada alumno constituyen un
registro diferente, tambin lo seran los de cada libro y cada jugador
en los otros casos.
Los registros se crean al introducir los datos. Podemos aadirlos,
modificarlos y eliminarlos con facilidad.
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Iniciar Access y abrir una base de datos existente

Inicie Access haciendo clic en el botn Inicio de la barra de tareas de
Windows, elija Programas y haga clic en Microsoft Access. Como
ocurre con otras aplicaciones de Microsoft Office, Access tiene una
barra de mens y una o varias barras de herramientas en la parte
superior de la ventana, tal y como se muestra en la siguiente figura. El
panel de tareas es un elemento nuevo de los programas de
Microsoft Office XP que aparece a la derecha de esta ventana. Al hacer
clic en los comandos Nuevo o Buscar del men Archivo, o bien en el
Portapapeles de Office en el men Edicin de Access, aparece una
versin distinta del panel de tareas. Desde este panel, la barra de
herramientas o el men Archivo, puede elegir si desea crear una base
de datos nueva o abrir una existente.
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Ventana de Microsoft Access:
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CREAR UNA TABLA:
Al abrir Microsoft Accesss nos da las opciones de Abrir una base de
datos existente, Base de datos en blanco y Asistente para
bases de datos. En nuestro caso, elegimos la Base de datos en
blanco para ver el proceso desde el principio.
Despus de pulsar Aceptar, nos aparece un cuadro de dilogo para
ponerle nombre a la nueva base de datos y despus entramos en ella.
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Ventana base de datos:
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Aparece la barra de herramientas de la ventana Base de datos en la
parte superior de esta ventana y contiene los botones Abrir, Diseo,
Nuevo, Eliminar, as como opciones para mostrar los elementos
citados en la ventana Base de datos.
La barra objetos hace referencia a los componentes de una base de
datos de access: Tablas, Consultas, Formularios, Informes,
Macros y Mdulos.
El concepto bsico para los dems tipos de objetos de Access es la
tabla, puesto que las tablas almacenan los datos que utilizan el resto
de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las actividades
del programa.

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La primera vez que abrimos una base aparece seleccionado Tablas,
pues no se puede hacer nada hasta que no haya una tabla. Ademas
en la barra de herramientas aparecen tres botones:
Abrir: abre una tabla ya existente que hayamos seleccionado.
Diseo: permite modificar el diseo de una tabla ya existente.
Nuevo: Crea una nueva tabla.
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TABLAS:
Son la parte ms importante de una base de datos. No puede
existir una base de datos sin ella y una sola tabla ya puede
constituir por si misma una base. En ellas se recoge toda la
informacin que queremos introducir.
Una tabla est formada por los campos y los registros que se
ven en un formato de filas y columnas, los campos
corresponden a las columnas y los registros a las filas.
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COLUMNAS: CAMPOS
FILAS: REGISTROS
PARTES DE UNA TABLA:
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Ingresar Campos:
En principio, tendramos que tener claros ya los campos que he de
llevar nuestra tabla, porque ahora hemos de introducirlos. En la
columna de la izquierda debemos escribir los nombres de los campos y
al lado derecho debemos poner los tipos de datos que contendr ese
campo y finalmente la descripcin.
Los tipos de datos que podemos introducir son diez.
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Tipos de datos:
Texto: Admite texto, combinaciones de texto y nmeros o slo
nmeros que no participen en clculos, como los del cdigo postal o el
telfono. Puede tener hasta 255 caracteres. Por defecto, se le
adjudican 50 caracteres, pero podemos cambiarlo.
Memo: Similar al anterior, pero admite hasta 65.535 caracteres.
Numrico: Para nmeros que hayan de participar en clculos. Por
ejemplo, si ponemos la edad como texto, podemos hacer ordenaciones
por edades, pero no calcular la edad media. Para esto, tenemos que
poner ese campo como numrico.
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Tipos de datos:

Fecha/hora: Almacena fechas y horas, entre el ao 100 y el 9999.
Moneda: Para datos monetarios y de nmeros con entre uno y cuatro
decimales y no mas de quince cifras a la izquierda de la coma. Permite
hacer clculos con ellos.
Autonumrico: Es un nmero secuencial (incrementado de uno en
uno) que Accesss va adjudicando a los registros segn los vamos
creando. No hay repeticiones y no se puede actualizar.
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Tipos de datos:

S/No: Est destinado especialmente a datos tipo s/no,
verdadero/falso, activado/desactivado. Se representa como un
cuadradito que puede llevar o no una marca de verificacin.
Objeto Ole: Campo que se puede utilizar para mostrar un grfico, un
dibujo o una tabla de otra aplicacin que puede vincularse o
incrustrarse.


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Hipervnculo: Contiene la direccin de una pagina web o de un
objeto de la base de datos. No se puede usar para indexar.

Asistente para bsquedas: Inicializa el asistente para bsquedas.

A la derecha del tipo de datos, podemos incluir una descripcin del
campo que nos servir de orientacin cuando nos haga falta.

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Propiedades del Campo:
Debajo aparece un cuadro con las propiedades del campo
seleccionado que varan segn el tipo de datos que vaya a contener.
All podemos especificar la longitud mxima del campo, algn valor
predeterminado (que se pondr siempre que no lo cambiemos por
otro), y otras propiedades. En general, podremos usar los valores por
defecto, sin necesidad de cambiar nada.
Antes de cerrar el cuadro de diseo tendremos que especificar la clave
principal, es decir, un campo que no puede quedar vaco y cuyos
valores no pueden ser repetidos para que identifique a cada registro.

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La clave principal:
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La clave principal:
La clave principal es un campo o una combinacin de campos de la
tabla cuyo contenido identifica de forma unvoca a cada registro de la
misma. La clave principal es idexada automticamente, luego access
utiliza el ndice para acelerar muchas de sus operaciones.
Una vez definida la clave principal, Access impide que en los campos
de la clave principal se almacenen en la tabla valores duplicados o
nulos.
La clave principal permite encontrar, agrupar y establecer
relaciones entre las diferentes tablas de la base de datos.
Por defecto, Access utiliza un campo del tipo Autonumrico para la
clave principal.
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Ingresar registros:
Al especificar la clave principal, muchas veces se usan los campos
autonumricos.

Podemos abrir la tabla e introducir en ella datos como en las tablas
de Word o en las hojas de Excel. Los campos autonumricos se
rellenan automticamente, por lo que no debemos escribir nada en
ellos. Los campos Si/No se activan o desactivan haciendo clic en
ellos.
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Ingreso de registros: