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LA GESTION DE CONTROL

CONTROL DE GESTION.

Conjunto de procesos que la empresa implica para
asegurarse de que las tareas que en la misma se
realizaran estn encaminadas a las consecuencias de los
objetivos .
Como ltima etapa formal del proceso de gestin, el
control se centra en actuar para que los resultados
ocurran tal como se planificaron. Para saber si esto est
ocurriendo y estamos yendo en la direccin correcta,
tenemos que medir lo que hacemos. Pero Tenemos
que controlar todo?, Tenemos que medir todo?.
NO!; los recursos empresariales son limitados, y es
imposible controlar todo; por ello debemos concentrar
nuestros esfuerzos de control y recursos en los aspectos
relevantes del negocio; es decir aquello que nos lleve
con rapidez a atacar los factores crticos del negocio.

Por qu medir?
Es necesario incluir en las prcticas de las compaas la
medicin continua del desempeo de las actividades. De
esta forma, la gerencia tiene una buena fuente de
informacin para identificar aquellos procesos crticos y
por ende reconocer las oportunidades de mejoramiento
correspondientes.

La medicin es importante por qu permite lo
siguiente:

Controlar la evolucin de la compaa.
Gerencia con base en datos y hechos.
Evaluar objetivamente el desempeo.
Planificar con mayor certeza y confiabilidad.
Mostrar la efectividad con la que se usan los
recursos.
Visualizar con mayor claridad las oportunidades de
mejoramiento.
Satisfacer mejor las nuevas expectativas de los
clientes.

Para poder controlar se tiene que
medir!

El proceso de medicin.
Este proceso pasa por las siguientes etapas:

1. Conocer la misin, la visin y los factores crticos de xito
del negocio.
2. Identificar procesos crticos que al ser mejorados aportaran
un mayor valor.
3. Definir los indicadores que midan el comportamiento de los
procesos crticos.
4. Establecer los datos necesarios para calcular los
indicadores.
5. Determinar el origen de los datos.
6. Establecer un cronograma de medicin y un responsable
del control.
Los instrumentos clsicos de control de gestin:

La evaluacin del desempeo y el control en la mayora de
las empresas se ha realizado por mucho tiempo y
mayormente en base a informes financieros, tales como:

Control interno
Auditora interna
Auditora externa
Auditora operativa
Contabilidad analtica
Control presupuestario
Anlisis de ratios financieros
La informacin proveniente de estos enfoques se refiere a datos ya
pasados; con ellos se corre el peligro de que queden obsoletos, y suelen
tener una utilidad relativa. No dicen nada de los aspectos intangibles que
cada vez son ms importantes para la buena marcha y sostenibilidad de la
compaa. Por ejemplo:

La satisfaccin del cliente.
El grado de motivacin de los directivos y los colaboradores.
El ndice de retencin de clientes.
La rotacin del personal.
El tiempo respuesta a los clientes.
La integracin de los empleados.
Un ambiente para la creatividad.
Los indicadores de medicin .

Un indicador es una medida que proporciona informacin sobre el estado en
que se
encuentra un sistema de objetivos, un proceso o evento en un momento
determinado. Para
ello:

Debe apoyarse en los objetivos de la empresa.
Debe ser flexible y mantenerse actualizado.
Utilizar la informacin obtenida para proyectarse hacia el futuro.
Los indicadores deben tener como objetivo:

Generar retroalimentacin.

Generar actuaciones en los recursos humanos.

Identificar problemas e implementar las acciones para su eliminacin.

Detectar reas de oportunidad para la mejora.

Medir el grado de competitividad en el mercado.

A travs de la informacin, poder satisfacer las expectativas del cliente.

A travs de la informacin, mejorar el uso de los recursos y activos
disponibles.
El tablero de comando sirve para diagnosticar una situacin, efectuar a
travs de los indicadores un monitoreo permanente: evolutivo y
comparativo a la vez; y comunicar el avance en el logro de los
objetivos con el propsito de alinear al personal.

En el tablero de comando podremos apreciar que el control de la
gestin hoy debe realizarse desde las siguientes perspectivas:
Finanzas
Clientes
Procesos internos
Aprendizaje y Crecimiento.

Los indicadores que se formulen para cada objetivo estratgico de las
perspectivas antes indicadas; debern ser medidos peridicamente
para gestionar su evolucin.
Los indicadores nos sealarn si vamos o no en la
direccin correcta y nos ayudarn a la toma de decisiones.

Lo que no se mide no se puede controlar

Lo que no se puede controlar no se puede gestionar

Lo que no se puede gestionar no se puede mejorar
QU ES UNA TCNICA DE CONTROL?
Herramienta
instrumentos
Tecnologas de la informacin y comunicacin
Son un conjunto de servicios, redes, software y aparatos que tienen
como fin la mejora de la calidad de vida de las personas dentro de un
entorno, y que se integran a un sistema de informacin interconectado
y complementario.
Esta innovacin servir para romper las barreras que existen entre cada
uno de ellos.

Objetivo 1
Disear , desarrollar, fomentar, dar mantenimiento y administracin de la
informacin por medio de sistemas informticos.

Objetivo 2
Incluye todos los sistemas informticos no solamente las computadoras,
stas son slo un medio ms, el ms verstil, pero no el nico; tambin
las redes de telecomunicaciones, telemtica, los telfonos celulares, la
televisin,
la radio, los peridicos digitales, faxes, dispositivos porttiles, etc.
Reportes e informes
Se clasifican en

Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.

Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que
la gerencia pueda formular planes.
Para disear un informe se considera
Concentracin sobre las excepciones
Claridad y concisin
Complementarse con presentaciones graficas, audiovisuales y verbales
Frecuencia de los reportes
Evaluacin de la informacin
Administracin por objetivos

Principios generales de la administracin por objetivos
La administracin por objetivos constituye una especial actitud,
criterio o filosofa de la administracin, que consiste en que los jefes
superiores discuten en comn con los jefes que dependen
inmediatamente de ellos, la cuantificacin de los objetivos y
estndares que deben establecerse.

Descripcin general del sistema
El requisito bsico es que exista un pleno apoyo de la direccin o gerencia
general.

Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la empresa en
los trminos ms exactos que sea posible. Es necesario convertir los objetivos
en estndares.

Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales, y sobre
todo en la organizacin de la empresa.

Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estndares u objetivos.

El jefe superior deber ensayar la fijacin de los estndares o metas,
debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo estn haciendo
tambin sus subordinados.

Grafica de Gantt
Uno de los elementos ms importantes de controlar es el desarrollo de
la realizacin de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas
implica para este efecto las cartas o grficas.

Los grficos Gantt suelen utilizarse para mostrar el avance de los
proyectos, en virtud de que pueden comparar de forma conveniente la
planificacin original con el desarrollo real.
Auditorias
El trmino auditoria va ligado a la deteccin de fraudes. Las auditorias
tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y
justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crtica
para decisiones gerenciales.
Existen dos tipos de auditorias:
Las externas
Las internas
Auditorias externas
Es un proceso de verificacin que implica la evaluacin independiente
de las cuentas y los estados financieros de la organizacin. Se revisan
los activos y los pasivos, as como tambin los informes financieros
con el objetivo de verificar si estn completos y exactos. La auditoria es
realizada por personal contable.
Auditorias internas
Son realizadas por miembros d la organizacin. Su propsito es ofrecer
garanta razonable de que los activos de la organizacin estn
debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados
con la precisin y la confiabilidad suficiente para preparar los estados
financieros.