Capitulo 9

ACCOUNTING FOR
RECEIVABLES

Determining
maturity date
Computing interest
Recognizing notes
receivable
Valuing notes
receivable
Disposing of notes
receivable

Notes
Receivable

Types of
Receivables
Recognizing
accounts receivable
Valuing accounts
receivable
Disposing of
accounts receivable

Accounts
Receivable

Statement
Presentation and
Analysis of
Receivables

Presentation

Analysis
STUDY OBJECTIVE 1
1 Identify the different types of
receivables.
................................
El termino a cobrar (receivables) se refiere a las
cantidades adeudadas de individuos y otras compaas; son
reclamos que se esperan cobrar en efectivo
Existen tres clases de receivables que son:
1 Cuentas por cobrar cantidades adeudadas por
clientes que compran a crdito
2 Notas por Cobrar reclamos por los cuales
un instrumento formal de crdito fue emitido
3 Otras a Cobrar incluye receivables no
mercadales Ejemplos de estos son los intereses
por cobrar y adelantos a los empleados
RECEIVABLES
Tres asuntos primarios de contabilidad estn
asociados con las cuentas por cobrar:
1 Reconocer cuentas por cobrar
2 El Valorar cuentas por cobrar.
3 Disposicin de las cuentas por
cobrar
Cuentas por cobrar
Objetivo de estudio 2
2 Explicar como cuentas por cobrar
se reconocen en las cuentas
................................
RECOGNIZING ACCOUNTS
RECEIVABLE
Cuando un negocio vende mercancia a un cliente a crdito. ,
Debito a Accounts Receivable y crdito a Sales
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
July 1 Accounts Receivable Polo Company 1,000
Sales 1,000
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
RECOGNIZING ACCOUNTS
RECEIVABLE
When a business sells merchandise to a customer on credit,
Accounts Receivable is debited and Sales is credited.
Cuando un negocio recibe devoluciones de mercanca
vendida previamente a crdito, Se debita, Sales Returns and
Allowances y acreditamos Accounts Receivable de la
compaa que devolvi la mercanca
July 5 Sales Returns and Allowances 100
Accounts Receivable Polo Company 100
RECOGNIZING ACCOUNTS
RECEIVABLE
When a business sells merchandise to a customer on credit,
Accounts Receivable is debited and Sales is credited.
Cuando cobramos de un cliente por la mercanca
previamente vendida a crdito durante un periodo de
descuento, Cash y Sales Discounts son debitados y
Accounts Receivable se acredita.
Cash ($900-$18)

Sales Discounts ($900 x .02)

Accounts Receivable Polo Company

(To record collection of AR)


882
18
900
STUDY OBJECTIVE 3
................................
3 Distinguir entre los mtodos y emisin
usados para valorar las cuentas por
cobrar.
Para asegurarnos que los receivables no estn
sobreestimados en el balance sheet, se registran a su
valor realizable en efectivo (cash realizable value).
Valor realizable neto en efectivo (cash realizable value
es la cantidad neta que se espera recibir en efectivo y
excluye cantidades que la compaa estima que no va a
poder cobrar.
Perdidas por morosidad son debitadas a Gastos de
Deuda Malos (Bad Debts Expense y se consideran un
riesgo normal y necesario de hacer negocios.
Dos mtodos para contabilizar las deudas
incobrables:
1 Direct write-off method (Mtodo Directo) 2
Allowance method (Mtodo Acumulacin)
VALUING ACCOUNTS
RECEIVABLE
Bajo el mtodo directo (direct write-off method), las
perdidas por deudas malas no se anticipan y no se
hace alguna acumulacin.
No se hacen entradas para las deudas malas (bad
debts) hasta que la cuenta no se determina que es
incobrable que es en este momento que se carga a la
cuenta de Bad Debts Expense.
Ningn intento de parear las bad debt a los ingresos
de ventas o para presentar un valor en efectivo
realizable en el Balance Sheet.
Consecuentemente, a menos que las perdidas por
perdidas malas sean insignificantes este mtodo NO
es aceptable para propsitos financieros
DIRECT WRITE-OFF METHOD
DIRECT WRITE-OFF METHOD
Warden Co. elimina el balance adeudado de M. E. Dorans de
$200 como incobrable a diciembre 12. Cuando se usa el
mtodo directo el gasto de Bad Debt va a presentar solo las
perdidas actuales de lo incobrable.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Dec. 12 Bad Debts Expense 200
Accounts Receivable M.E. Doran 200
El allowance method es
requerido cuando las deudas malas
son de cantidades materiales.
Cuentas incobrables son estimadas
y se llevan contra las ventas en el
mismo periodo de contabilidad que
las ventas ocurrieron.

THE ALLOWANCE METHOD
Deudas Incobrables son estimadas y se
debitan a Bad Debts Expense y se
acreditan a Allowance for Doubtful
Accounts al final de cada periodo.
THE ALLOWANCE METHOD
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Dec. 31 Bad Debts Expense 12,000
Allowance for Doubtful Accounts 12,000
Incobrables actuales son debitados a Allowance for Doubtful
Accounts y acreditadas a Accounts Receivable en el mismo
periodo especifico que se elimino la cuenta.
THE ALLOWANCE METHOD
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Mar. 1 Allowance for Doubtful Accounts 500
Accounts Receivable - R. A. Ware 500
Cuando se recupera una cuenta que ha sido eliminada:
1 Se reversa la entrada de eliminacion.
THE ALLOWANCE METHOD
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
July 1 Accounts Receivable R. A. Ware 500
Allowance for Doubtful Accounts 500

THE ALLOWANCE METHOD
2 Registra el cobro de la manera usual.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
July 1 Cash 500
Accounts Receivable 500
Las compaas usan uno de estos mtodos
para la estimacin de incobrables:
1 Porcentaje de ventas
2 Porcentaje de recibos
Ambos mtodos siguen los
GAAP; la decisin es de la gerencia
En cuanto a cual van a usar.
BASES USED FOR THE
ALLOWANCE METHOD
ILLUSTRATION 9-5
Comparasion de bases para los
metodos de incobrables
Percentage of Sales Percentage of Receivables
Cash Realizable Value
Allowance
Accounts for
Receivable Doubtful
Accounts
Matching
Sales Bad Debts
Expense
nfasis en relacin de Estado de
Ingresos y Gastos
nfasis en relacin de Estado de
Situacin
En el percentage of sales basis, gerencia estima
que porcentaje de sus ventas a crditos ser
incobrable.
Deudas incobrables
se determinan aplicando
el porcentaje a las ventas
del periodo corriente.
Esta base parea mejor los gastos con los
ingresos.
PERCENTAGE OF
SALES BASIS
PERCENTAGE OF
SALES BASIS
Si las ventas netas a crdito para el ao son $800,000, el
estimado de deudas incobrables ser de 8,000 (1% X $800,000).
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Dec. 1 Bad Debts Expense 8,000
Allowance for Doubtful Accounts 8,000
Bajo el percentage of receivables basis, la
gerencia estima que porcentaje de los
receivable va a resultar en una perdida por
cuentas incobrables.
La cantidad de la entrada de ajuste es la
diferencia entre el balance requerido y el
balance existente de la cuenta de allowance
account.
Esta base produce un mejor estimado para el
valor en efectivo realizable de los receivables.
PERCENTAGE OF
RECEIVABLES BASIS
PERCENTAGE OF
RECEIVABLES BASIS
Si el trial balance presenta una cuenta de Allowance for
Doubtful Accounts con un balance credito de $528, un ajuste
por $,1,700 ($2,228 - $528) es ncecesario.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Dec. 1 Bad Debts Expense 1,700
Allowance for Doubtful Accounts 1,700
................................
STUDY OBJECTIVE 4
4 Descripcion de las entradas para
registrar la disposicion de cuentas
por cobrar
Compaas frecuentemente disponen de las
cuentas por cobrar de 2 maneras:
1 venden a un factor tal como una compaa
financiera o a un banco
2 hacen ventas a crdito
Un factor compra los efectos
a cobrar de los negocios
por unos honorarios y
cobra los pagos directamente
a los clientes
DISPOSING OF
ACCOUNTS RECEIVABLE
SALE OF RECEIVABLES
Hendrendon Furniture factura $600,000 de sus
efectos a cobrar a Federal Factors, Inc. Federal
Factors cobra un cargo por servicio de 2% del
total de los efectos a cobrar vendidos.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Cash 588,000
Service Charge Expense (2% x $600,000) 12,000
Accounts Receivable 600,000
Tarjetas de Crdito usadas frecuentemente por
aquellos comerciantes que quieren evitar el
papeleo de emitir crdito.
Comerciantes pueden recibir el dinero mas
rpido de los emisores de las tarjetas de crdito.
Una venta de tarjetas de crdito ocurre cuando
una compaa acepta una tarjetas de crdito
nacionales tales como Visa, MasterCard,
Discover, y American Express.
Ventas con tarjetas de
credito
3 partes estn envueltas en cuando se usan las
tarjetas de crdito para las ventas:
1 El emisor de la tarjeta,
2 El comerciante
3 El cliente
El comerciante paga al emisor de la tarjeta unos
honorarios de un 2-6% del precio de la factura
por sus servicios.
Desde un punto de vista de contabilidad, las
ventas usando Visa, MasterCard, y Discover son
tratadas diferente de las ventas usando American
Express.
CREDIT CARD SALES
VISA, MASTERCARD,
AND DISCOVER SALES
Ventas en las que se uso VISA, MasterCard,
y Discover son consideradas ventas en
efectivo por el comerciante.
Estas tarjetas son emitidas por los bancos.
Al recibir el talonario de venta
con tarjeta de crdito del
comerciante, el banco
inmediatamente aade la
cantidad a la cuenta
del comerciante
VISA, MASTERCARD,
AND DISCOVER SALES
Anita Ferreri compro unos
cuantos CD para su
restaurante de la compania
Karen Kerr Music Co. por
$1,000 using su VISA First
Bank Card. El cargo por
servicio del First Bank es 3%.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Cash 970
Service Charge Expense 30
Sales 1,000
AMERICAN EXPRESS
SALES
Ventas usando American Express
son reportadas como ventas a
crdito no como ventas en efectivo.
La conversin en efectivo no
ocurre hasta que la compaa
remite la cantidad neta a l
comerciante
AMERICAN EXPRESS
SALES
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Accounts Receivable American Express 285
Service Charge Expense 15
Sales 300
Un pagare es una promesa escrita para
pagar una cantidad especifica de dinero
cuando se solicite o a un periodo
definido de tiempo.
La parte haciendo la
promesa es el hacedor.
La parte al que el
pago se hace el payee.
NOTES RECEIVABLE
Cuando la vida de la nota se expresa
en terminos de meses, la fecha de
vencimiento se encuentra contando
los meses desde la fecha de emisin
Ejemplo: La fecha de
madurez de una nota
de 3 meses fechada
May 31 a Agosto 31.
NOTES RECEIVABLE
................................
STUDY OBJECTIVE 5
5 Compute the maturity date of
and interest on notes receivable.
Cuando la vida de la nota se expresa en
terminos de dias, necesitas contar el numero
de dias.
Al contar, la fecha de emision se omite pero la
fecha de vencimiento se incluye.
Ejemplo: La fecha de madurez de una nota
de 60-dias fechada en Julio 17 es:
ILLUSTRATION 9-11
DETERMINING THE MATURITY
DATE
Termino de nota 60
Julio 31 17 14
Agosto 31 45
Fecha de madurez
Septiembre
15


The basic formula for computing
interest on an interest-bearing note is:


The interest rate specified on the note is
an annual rate of interest.

ILLUSTRATION 9-13
FORMULA FOR
COMPUTING INTEREST
Face Value
of Note
Annual
Interest
Rate
Time
in Terms of
One Year
Interest X X =
Helpful hint: The interest rate specified is the annual rate.
Terms of Note Interest Computation
Face
X
Rate
X
Time
=
Interest
$ 730, 18%, 120 days
$1,000, 15%, 6 months
$2,000, 12%, 1 year
$ 730 X 18% X 120/360 = $ 43.80
$1,000 X 15% X 6/12 = $ 75.00
$2,000 X 12% X 1/1 = $240.00
ILLUSTRATION 9-14
COMPUTATION OF INTEREST
................................
STUDY OBJECTIVE 6
6 Explain how notes receivable
are recognized in the accounts.
RECOGNIZING NOTES
RECEIVABLE
Wilma Company receives a $1,000, 2-month, 12% promissory
note from Brent Company to settle an open account.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
May 1 Notes Receivable 1,000
Accounts Receivable Brent Company 1,000
................................
STUDY OBJECTIVE 7
7 Describe how notes receivable
are valued.

Como las cuentas por cobrar, las notas
a corto plazo son reportadas a su valor
en efectivo cash (net) realizable value.
The notes receivable
allowance account is
Allowance for
Doubtful Accounts.
VALUING NOTES
RECEIVABLE
................................
STUDY OBJECTIVE 8
8 Describe the entries to record the
disposition of notes receivable.

HONOR OF
NOTES
RECEIVABLE
A note is honored when it is paid in full at its maturity date.
For an interest-bearing note, the amount due at maturity is
the face value of the note plus interest for the length of time
specified on the note.
Betty Co. lends Wayne Higley Inc. $10,000 on June 1,
accepting a 4-month, 9% interest-bearing note.
Betty collects the maturity value of the note from Higley
on October 1.
Oct 1. Cash
Notes Receivable
Interest Revenue
(To record collection of Higley
Inc. note)
10,300
10,000
300
HONOR OF
NOTES
RECEIVABLE
If Betty Co. prepares prepares financial statements
as of September 30, interest for 4 months, or $300,
would be accrued.
Sept 30. Interest Receivable
Interest Revenue
(To accrue 4 months interest)
300
300
HONOR OF
NOTES
RECEIVABLE
When interest has been accrued, it is
necessary to credit Interest Receivable
at maturity.
Oct. 1 Cash
Notes Receivable
Interest Receivable
(To record collection of note at
maturity)
10 300
10,000
300
DISHONOR OF
NOTES RECEIVABLE
A dishonored note is a note that is not paid in full
at maturity.
A dishonored note receivable is no longer
negotiable.
Since the payee still has a claim against the maker
of the note, the balance in Notes Receivable is
usually transferred to Accounts Receivable.
Date Account Titles Debit Credit
General Journal
Oct. 1 Accounts Receivable 10,300
Notes Receivable 10,000
Interest Revenue 300
................................
STUDY OBJECTIVE 9
9 Explain the statement presentation
and analysis of receivables.
BALANCE SHEET PRESENTATION OF
RECEIVABLES
En el balance sheet, los cobros a corto
plazo son reportadas en la seccion de
activos corrientes debajo de las
inversiones a corto plazo
Se reportan ambos la cantidad bruta
de los por cobrar y la cuenta de
reserva para cuentas dudosas
ILLUSTRATION 9-15
ACCOUNTS RECEIVABLE TURNOVER
RATIO AND COMPUTATION
Coeficientes financieros son computados para evaluar
la liquidez de las cuentas por cobrar de la compania.
La rotacion de las cuentas por cobrar es usada para
verificar la liquidez de los por cobrar .
Si Kellogg tiene ventas netas a credito por $1,319.8
milliones para el ao y el balance inicial de cuentas por
cobrar es de $21.1 milliones, su rotacion de cuentas por
cobrar se computa de la siguiente manera



$1,319.8 / ( $21.1 + $17.8)/2 = 68 times
Net Credit
Sales
Average Net
Receivables

Accounts
Receivable
Turnover
/
=
ILLUSTRATION 9-16
AVERAGE COLLECTION PERIOD FOR
RECEIVABLES FORMULA AND
COMPUTATION
El periodo promedio de cobro en dias es una variante
en el coeficiente de rotacion hace que la liquidez se
haga mas evidente.
Esto es hecho al dividir el coeficente de trotacion en
365 dias. La regla general es que el periodo de cobro
no debe exceder el periodo de credito
Kelloggs turnover ratio is computed as:
365 days / 68 times = 5.4 days
Days in
Year
Accounts
Receivable
Turnover
/
=
Average
Collection
Period in Days