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de los Procesos
Empresariales
Ing. Oscar Alvarado Rodrguez
Introduccin
Por naturaleza, el hombre busca
respuestas a las diferentes interrogantes
que va encontrando a medida que
desarrolla su saber, y una vez que
consigue estas respuestas se realiza
nuevas interrogantes, cuestiona estas
respuestas.
Qu son los procesos?
Un proceso es un conjunto de
actividades relacionadas y
secuencia les que convierte unos
factores iniciales (inputs) en
bienes o servicios deseados
(outputs), aadiendo un valor a
los mismos.
Qu, y porqu, tiene lugar la
reingeniera de procesos?
A la vista de la intensa competencia y de las muchas
presiones a las que ven enfrentados en sus negocios las
grandes organizaciones, las iniciativas sobre calidad y
mejora continua y gradual de procesos ya no son
suficientes. Los objetivos anuales de mejora del 5 o del
10 % en todos los procesos deben dejar paso a
esfuerzos para conseguir niveles de mejora del 50, del
100 %, o incluso mas altos .
Hoy en da, las empresas no deben buscar niveles
porcentuales de mejora, sino niveles multiplicativos: no
el 10 %, sino el 10X. Unos niveles de cambio as de
radicales necesitan nuevas y potentes herramientas que
faciliten el rediseo fundamental del trabajo.
Que es reingeniera?
Reingeniera en un concepto simple: es el rediseo de
un proceso en un negocio o un cambio drstico de un
proceso.
Reingeniera es comenzar de cero, es un cambio de
todo o nada, adems ordena la empresa alrededor de
los procesos.
Para que una empresa adopte el concepto de
reingeniera, tiene que ser capaz de deshacerse de las
reglas y polticas convencionales que aplicaba con
anterioridad y estar abierta a los cambios por medio
de los cuales sus negocios puedan llegar a ser ms
productivos.
Una definicin rpida de reingeniera es "comenzar de
nuevo".
Qu es lo que dio lugar a las
primeras reingenieras?
Las primeras grandes recreaciones de los procesos
tuvieron lugar desde hace mucho tiempo y fueron tanto
producto de la creatividad como de las necesidades.
En su concepcin actual, la reingeniera es el producto de
la necesidad imperiosa de las empresas americanas para
recuperar el terreno perdido en materia de
competitividad frente al Japn en primera instancia, y
frente a Corea del Sur y Taiwn en un segundo lugar.
El hecho de que las empresas japonesas descubrieran e
implantaran la gestin de procesos mucho antes que
Occidente ayuda a explicar su xito econmico en todo el
mundo.
Cundo debera encararse una
reingeniera de procesos?
Cuando el rendimiento de la organizacin esta por detrs
de la competencia.
Cuando la organizacin esta en crisis; como una cada
en el mercado.
Cuando las condiciones del mercado cambian; como por
ejemplo tecnologa.
Cuando se quiere obtener una posicin de lder del
mercado.
Cuando hay que responder a una competencia agresiva.
Cuando la empresa es lder y sabe que debe seguir
mejorando para mantener el liderazgo.
Reingeniera versus el
mejoramiento continuo
Reingeniera significa cambio radical. La
tendencia de las organizaciones es evitar el
cambio radical, la mejora c6ntinua esta mas de
acuerdo con la manera como las
organizaciones se entienden naturalmente con
el cambio.
La mejora continua hace hincapi en cambios
pequeos, incremntales, pero se debe notar
que el objeto es mejorar lo que una
organizacin ya esta haciendo.
En que factores se basa la
reingeniera y porqu?
El xito de una empresa depende
de su capacidad para satisfacer
las necesidades de los clientes. A
su vez, esta capacidad depende
de la eficacia de los procesos
internos de la organizacin para
satisfacer esta demanda externa.
Por lo tanto, la organizacin
triunfa desde adentro hacia fuera.
Competir desde adentro significa
administrar a los empleados, no
slo para que se sientan cmodos
dentro de la empresa, sino para
que la firma pueda competir en el
mercado.
La satisfaccin
absoluta del
cliente.
Procesos internos
eficaces y
eficientes.
Qu factores influyen a la hora
de redisear los procesos?
Requerimientos de los clientes
Dirigir la atencin al mercado y a los clientes que lo
componen.
La tendencia de la demanda
Parte significativa para determinar el diseo o la
provisin de recursos del sistema de entrega.
Restricciones
Cualquier limitante en la operacin debe quedar
incluida en el rediseo de los procesos.
Metas de eficiencia
Estas metas tendrn un impacto sobre la cantidad y el
tipo de recursos que pueden utilizarse en el proceso.
Cmo pensar en trminos de
reingeniera?
Continuamente dispuesta a volverse
contra sus propias conclusiones.
Preparada para un constante y flexible
escepticismo, no para la incredulidad.
Abierta a todas las posibilidades,
incluidas las imposibilidades.
Abierta a todos los puntos de vista.
Que sea profundamente cuestionante.
Deseosa y capaz de someter a juicio
los procesos y los procedimientos.
Que admita la conviccin de que el
veredicto final sobre cualquier curso de
accin no lo emite la ciencia, la razn o
la tecnologa, sino los resultados
concretos.
Una Mente
Herramienta que utiliza la
reingeniera
Con los altos niveles tecnolgicos
alcanzados a nivel mundial, se dice que
una compaa no puede hacer una
reingeniera si no cambia su forma de
pensar acerca de la tecnologa informtica.
De igual forma, y aun de mayor
importancia es que una compaa que crea
que la tecnologa es lo mismo que la auto
matizacin no puede hacer reingeniera.
Cules seran las principales
fases para realizar una reingeniera
Fase 1 Preparacin del cambio
Fase 2 Planeacin del cambio
Fase 3 Diseo del cambio
Fase 4 Evaluacin del cambio
Cmo se hace una reingeniera?
Las empresas deben realizar estos 5 pasos
generales para dar un nuevo diseo a sus
procesos de operacin:
Desarrollar la visin y los objetivos de los procesos de
la empresa. Establecer prioridades y metas.
Identificar los procesos que es necesario volver a
disear. Identificacin de los procesos crticos, cuellos
de botellas, etc.
Entender y medir los procesos actuales
Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones
de trabajo.
Disear y elaborar un prototipo del proceso.
Implementacin tcnica.
Metodologa rpida reingeniera
Etapa 1 - Preparacin
Definir las metas y los objetivos estratgicos que justifiquen la
reingeniera .
Etapa 2 - Identificacin
Desarrollo de un modelo orientado al cliente, identifica procesos
especficos y que agregan valor.
Etapa 3 Visin
Desarrollar una visin del proceso capaz de producir un avance
decisivo en rendimiento.
Etapa 4 - Solucin
Producir un diseo tcnico y un diseo cultural organizacional de
la empresa ..
Etapa 5 - Transformacin
Realizar la visin del proceso implementando el diseo de la etapa
4.
Expectativas de la reingeniera
Los equipos de cambio deben comprender
las expectativas bsicas del cliente
potencial, luego crear estrategias
aceptables y, posteriormente, vender el
resultado .
Mejorar el apoyo al cliente tendr partes
tangibles y partes intangibles, de manera
similar mejorar la confiabilidad del producto
y, adems, aumentar el buen nombre de
la compaa y la lealtad del cliente.
Tipos de cambios que ocurren al
redisear los procesos
Cambian las unidades de trabajo:
de departamentos funcionales a
equipos de proceso.
Los oficios cambian: de tareas
simples a trabajo multidimensional.
Cules son las ventajas en la
aplicacin de la reingeniera?
Permitir un rpido reposicionamiento de la
empresa en el mercado, gracias a
importantes reducciones de costos, mejoras
rpidas en la calidad de servicios, tiempos de
reaccin, reduccin de desperdicios y
mejoras en los niveles de satisfaccin y
tiempos de ciclos, reducir costos y mejorar su
flujo de fondos, avances importantes en
materia tecnolgica - tanto a nivel productos
/ servicios, como a nivel procesos-.
Cules son los principales errores que se
cometen en los procesos de reingeniera?
No aplicar la reingeniera, pero decir que se lo est haciendo.
No centrarse en los procesos.
Dedicar una gran cantidad de tiempo al anlisis de la situacin
actual.
No contar con un fuerte liderazgo que apoye la recreacin de los
procesos.
No ser lo suficientemente atrevido a la hora de redisear y
reconfigurar los procesos.
Pasar directamente del diseo conceptual a la implantacin.
Implantar lentamente la reingeniera.
Ignorar las preocupaciones del personal, no tomando debidamente
en cuenta aspectos psicolgicos, entre ellos la resistencia al cambio.
Adoptar un estilo de implantacin convencional.
Centrarse slo en los aspectos tcnicos del cambio, dejando de lado
los cambios en materia de participacin, supervisin, liderazgo,
trabajo en equipo, y capacitacin.
Condiciones fundamentales del
proceso de reingeniera
Habilidad para orientar el proceso de reingeniera de
acuerdo con una metodologa sistemtica y amplia.
Administracin coordinada del cambio para todas las
funciones del negocio que se vean afectadas.
Habilidad para evaluar, planear e implementar el
cambio sobre una base continua.
Habilidad para visualizar y simular los cambios
propuestos.
Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base
continua.
Habilidad para asociar entre s todos los parmetros
administrativos de la compaa.
Qu es lo ltimo que hay en
materia de reingeniera?
Actualmente lo ltimo en materia
de rediseo consiste en lo que se
da en llamar Reingeniera de
Ventas, consistente la misma en
una reingeniera de "afuera hacia
adentro" o "basada en el cliente",
en contraposicin a las
reingenieras de primera
generacin las cuales registraban
una trayectoria combinada.
Conclusiones
La reingeniera es la herramienta fundamental y la ltima
del cambio. Ella dirige el proceso de negocios de una
organizacin. En su estado actual, ayuda a ajustar los
negocios a partir de antiguos paradigmas hacia uno
nuevo de servicio e informacin.
La reingeniera utiliza el cambio continuo para alcanzar
la ventaja competitiva. Las oportunidades de las
organizaciones continuaran creciendo si se tiene en
cuenta que de uno u otro modo, la mayor parte del
beneficio de estas organizaciones llegar a los negocios
sin mucho esfuerzo. Sin embargo, los negocios que
ganarn al mximo sern aquellos que puedan asimilar
la tecnologa ms reciente y tomar ventaja de las
oportunidades.