Instructor: Marcelo Rodrguez MAE, CPA

Marzo de 2004
Taller No. 2
Administracin de cuentas por cobrar y pagar
Por qu la administracin de cuentas
por pagar y cobrar es un punto crtico
en el anlisis de negocios?
?
Efectivo
Inventario de
mercancias
Cuentas por cobrar
Ventas
Cobranzas
Compras
Ciclo de negocio empresas comerciales
Al crdito
Pedido
Al contado
Compra de materias
primas o mercaderas
a un proveedor
Venta del
producto
Pagos a los
proveedores
Cobranza a
clientes
Das que faltan para cobrar Das en existencia
Das que faltan
para pagar
Ciclo del efectivo
Ciclo del efectivo
MERCADO DE BIENES
DE CAPITAL
MERCADO DE
CAPITALES
MERCADO DE
PROVEEDORES
MERCADO DE
MANO DE OBRA
MERCADO DE
CLIENTES
EFECTIVO
ACTIVO
FIJO
ACTIVO
CIRCULANTE
(Materias
Primas)
PRODUCTOS
EN
PROCESO
PRODUCTOS
TERMINADOS
ACTIVO
CIRCULANTE
(Deudores)
EFECTIVO
GASTOS
SUMIDERO
TRANSFORMACIONES
FINANCIERAS
TRANSFORMACIONES
COMERCIALES
ACTIVO CIRCULANTE
TRANSFORMACIONES
COMERCIALES
TRANSFORMACIONES
FINANCIERAS
PROCESO PRIMARIO
del Prof. Aquiles Limone
TRANSFORMACIONES
LABORALES Y DE PERSONAL
INDICA TRANSFORMACIN
FLUJOS INTERNOS
RETROALIMENTACIN
POSITIVA
FLUJOS DE INTERCAMBIO
CON EL MEDIO
El proceso de negocio el proceso primario
Qu precisa la Ley de Reestructuracin
Voluntaria de Empresas respecto a
deudores y acreedores?
Ley 2495 ..
Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuracin o liquidacin
voluntaria de empresas no sujetas a regulacin por la Super.
de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y
Seguros mediante un Acuerdo de Transaccin, que es un
convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores
dirimen derechos de contenido patrimonial mediante
concesiones recprocas y reconocimientos mutuos conforme al
procedimiento y a las mayoras establecidas en esta ley.
Ley #2495 de 4 de agosto de 2003
La reestructuracin voluntaria
Administracin de cuentas por cobrar
Primera parte
Contenido primera parte..
1. Clasificacin, concepto y objetivos del sistema
contable en la gestin del proceso de cuentas
por cobrar.

2. Indicadores contables (ratios) en la rotacin
cuentas por cobrar

3. Contabilidad y control interno de cuentas por
cobrar y ventas, mtodos de estimacin de
cuentas incobrables

4. Gestin de cuentas por cobrar - Polticas de
crdito, Anlisis de solicitud de crditos
1
Clasificacin de las cuentas por cobrar en la
situacin financiera
La Salvadora S.R.L.
Balance al 31/12/X3
Activo
Activo corriente
Disponibilidades
Inversiones (CP)
Crditos o exigible
Cuentas por cobrar
comerciales
Cuentas por cobrar
no comerciales
1
Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de
control y cuentas relacionadas con el proceso
- Cuentas por cobrar (crdito simple)
- Documentos por cobrar (documentario)
- Estimacin de incobrables (Previsin)
Cuenta por cobrar
comerciales
Cuentas de
control
- Ventas
- Impuestos (Debito fiscal IVA e IT)
- Descuentos comerciales
- Descuentos por pronto pago
- Devoluciones en ventas
OUT
- Caja o Bancos (entrada de efectivo)
Cuentas
relacionadas
Cuentas por cobrar
no comerciales
Descuento de documentos
Documentos en cobranza
Deudores con cargo de cuenta
Anticipos y prestamos al
personal
Dividendos por cobrar
Acciones suscritas pendientes
de pago
Crdito Fiscal IVA, etc
1
Cuentas por cobrar No Comerciales - Composicin
Representa un derecho monetario contra
un deudor y generalmente se
constituyen en un exigible a corto plazo
(menor a un ao), a consecuencia de la
venta de bienes y servicios.
Qu es una cuenta por cobrar ?
Cul es el aporte del sistema de contabilidad respecto
de este proceso?
Proporcionar informacin cuantificada y
detallada por deudor referente al monto
total de recuperaciones pendientes de
cobro.
1
Cuentas por cobrar
Vigentes
Vencidas
Incobrables
Clasificacin de control en cuentas por cobrar
1
Por antigedad:
Por su vigencia:
Partidas abiertas a:
- 30 das
- entre 31 y 60 das
- entre 61 y 90 das
- mayores a 90 das
Por tipo de cliente:
Tipo A
Tipo B
Tipo C
Clientes de alta
rentabilidad, y buena
voluntad de pago
Clientes rentables, y
buena voluntad de
pago
Clientes no rentables y
baja voluntad de pago
(-)
Riesgo
(+)
Ley de Pareto
80%
20%
Nmero de clientes
Rentabilidad del negocio
Dependencia estratgica
En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto cre una frmula matemtica para describir
la distribucin desigual de la riqueza en su pas, observando que el 20% de las personas
posean el 80% de la riqueza. En los aos 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuy la regla del
80/20 a Pareto, llamndola "Ley de Pareto".
Relacin
1
Los ratios se comparan con:

Ratios de la misma empresa para estudiar su evolucin.

Ratios presupuestados por la empresa.

Ratios de tipo ideal.

Ratios de tipo sectorial

Ratios de los principales competidores de la empresa.
Ratio
A
=
____
B
(Cociente)
Rentabilidad de los capitales propios
Utilidad neta
=
Patrimonio
Ejemplo:
Concepto y uso de ratios
Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos
en ingles, la Real Academia define al definir la palabra Razn aclara que proviene del latin
Ratio
2
2
Indicadores contables (ratios) en la rotacin de
cuentas por cobrar
Das de venta en la calle
a) El perodo en el que se completa en promedio la cobranza
Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 das
Ventas anuales + IVA
Evaluar la eficacia de la gestin de cobranzas mediante comparacin de
este indicador con los plazos y condiciones de venta
Para:
Dis de venta en la calle =
Cuanto ms bajo es, ms corto es el perodo de formacin del saldo
de cuentas por cobrar por ventas
Significado
PTIMO = LO MENOR POSIBLE
2003 2002
US$ US$
Saldo Cuentas por cobrar 90.000 80.000
(+) Ventas netas a crdito 415.000 393.000
Cuentas por cobrar
totales 565.000 473.000
(-) Saldo cuentas por
cobrar al final < 60.000> <70.000>

Cobranzas 445.000 403.000

2
Caso de ejemplo
Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no
existieron perdidas por incobrables
Cuentas por Cobrar Promedio 2003
2
Caso de ejemplo (Cont.)
(CxC al inicio + CxC al final) / 2 85.000
US$
US$ 85.000 x 365 das
US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)
Dis de venta en la calle =
= 65 das
Rotacin de cuentas por cobrar:
Rotacin CxC
2003
=
US$ 445.000
US$ 85.000
= 5.23 veces /ao
PTIMO = LO MAYOR POSIBLE
Cuentas por cobrar
(Clientes) MN; ME
Saldo periodo anterior
Ventas de crdito
Notas de cargo
Intereses
Otros
(+)
Cobranza parcial o total
Reclasificacin del crdito
con garanta de documentos
Devoluciones y descuentos
Bonificaciones
Castigo de incobrables
Cierre
(-)
Aspecto contable
Debe
Haber
3
Flujo contable Venta a crdito y cobranza
Cuentas por cobrar
Sr. Juan Perez
Ventas
Debe
Debe
Haber
La empresa ABC Ltda. vende mercaderas al crdito al Sr. Juan Perez
por Bs10.000 segn factura de venta No. 1511
Haber
Bs 10.000 (1)
Bs 8.700 (1)
Dbito Fiscal IVA
Debe Haber
Bs 1.300 (1)
I.T.
Debe Haber
Bs 300 (1a)
IT por pagar
Debe Haber
Bs 300 (1a)
Caja
Debe Haber
Bs 10.000 (2) Bs 10.000 (2)
(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alcuotas del IVA e IT son del 13% y 3%
respectivamente sobre el valor de la factura total
(2) Luego de 30 das el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.
3
Factores a considerar
para determinar la
previsin:
Estado de antigedad de saldos
Informes de la oficina de asesoria legal
Correspondencia cursada con el cliente
Comportamiento del cliente en relacin
con la empresa durante el tiempo.
3
Poltica contable Mtodo de estimacin de
incobrabilidad (Previsin para cuentas incobrables)
Evidencia definitiva de
cuenta incobrable
facturada el ao
1997
31/12/1997
Resultados
1997
Ajustes de
Cierre
Objetivos:
Reconocer la prdida por ventas al crdito a deudores incobrables
Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar
PCGAs: Exposicin y Prudencia
3
Estimacin de prdida
Por qu se estiman cuentas incobrables al cierre?
Resultados
1998
Algunos mtodos para la determinacin de la
estimacin de cuentas incobrables (Previsin)
Legislacin Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los ltimos
tres quebrantos entre los tres ltimos saldos de cuentas por cobrar)
Porcentaje sobre ventas al crdito
Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar
Clasificacin de cuentas por antigedad de saldos
Mtodo combinado
3
Previsin para cuentas incobrables.
Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo
es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las
deudas a cobrar a clientes a clientes.
(Egresos)
(Reg. Activo)
Prdida en cuentas incobrables
Previsin para cuentas incobrables
- Gasto de cuentas
de dudosa
recuperabilidad
- Cierre
- Castigos
- Recuperaciones
- Cierre
- Saldo inicial
- Estimacin de
incobrabilidad del
perido.
(+)
(+)
(-)
(-)
Aspecto contable Previsin para incobrables
3
ABC Ltda.
Balance al 31/12/20XX
Activo
Activo corriente
....
Cuentas por cobrar 10.000 100
Menos: Previsin para incobrables (300) (3)

Cuentas por cobrar neto de
incobrables
9.700
US$ %
97
Control interno
e. Comprobacin de facturas, notas de contabilidad.
f. Control individual de pagos parciales y/o totales y
saldos.
g. Identificacin de cuentas atrasadas.
h. Concialiacin peridica de registros principales y
auxiliares.
i. Circularizaciones de saldos perodicas a clientes
a. Autorizacin de extensin de crditos
b. Control de pedidos de mercancias o
servicios observando lmites de crdito
autorizados.
c. Control de despachos o entregas de
mercancas y/o servicios prestados.
d. Control sistemtico de devoluciones ,
descuentos y bonificaciones.
3
Venta a
Crdito
- Capacidad de pago
- Voluntad de pago
Dinero en
efectivo
Gestin de cuentas por cobrar
4
RIESGO
Factores determinantes al otorgar
crdito al cliente:
- Antecedentes en el negocio
- Solvencias en el negocio
- Garantas del cliente
- Dependencias y
concentraciones en el negocio
del cliente
- Seguimiento del riesgo
- Otros aspectos
Tiempo del crdito:
Al contado = COD
A treinta das = N/ 30 (neto 30)

Descuentos por pronto pago:
2% si se paga en 10 das = 2/10
COD = Cash on delivery (pago contra entrega)
CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)
Administracin de cuentas por pagar
Segunda parte
Contenido segunda parte..
1. Clasificacin, concepto y objetivos del sistema
contable en la gestin en el proceso de
cuentas por pagar.

2. Indicadores contables (ratios) en la
administracin de cuentas por pagar

3. Contabilidad y control interno de compras y
cuentas por pagar

4. Gestin de cuentas por pagar Ciclo de
maduracin del efectivo
Qu son los pasivos?
Los Pasivos son deudas con terceros a
quienes normalmente se los denomina
acreedores.
En esencia, los pasivos constituyen los
derechos que personas u organizaciones
ajenas a la empresa tienen sobre los activos
de esta ltima.
Pasivos por su origen..
Pasivo
Cuentas por pagar comerciales
(deudas y provisiones)
Servicios personales por pagar
(deudas y provisiones)
Impuestos y aportes por pagar
Prestamos bancarios
Otras cuentas por pagar
1
Pasivos por su exigibilidad..
Pasivo
Hasta un ao de plazo = Pasivo
corriente
A ms de un ao de plazo = Pasivo no
corriente
Pasivo
Sin garanta = Con compromiso verbal
de pago (financiamiento espontaneo)
Con garanta (Respaldo documentario
como letras y/o pagares)
Pasivos por su naturaleza..
Clasificacin de pasivos?
1
Cuentas del Pasivo
Por pago de deudas al
vencimiento de plazo
Por amortizaciones
Por traspaso a otras
cuentas de pasivo
Por cierre de gestin
(+)
Por el saldo inicial
Por deudas contraidas en el
perodo
Por actualizaciones, cuando
las deudas son con
mantenimiento de valor
(-)
Aspecto contable
Debe
Haber
1
Disponible 6 8
Realizable 8 11
Existencias 18 23


ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO
Exigible a corto plazo 45 58
Exigible a largo plazo 10 13
Capital Social 22 29
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100
U.M. %_ U.M. %_
Activo fijo 45 58

Capital Social 22 29
Conclusiones:

d
Disponible 6 8

e
Capital Social = 40% 50% del pasivo
CORRECTO: Empresa capitalizada


OPTIMO: Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del
pasivo
= 29% ; = 100% 29% < 40 - 50% del total del pasivo

d
e
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal
son genricas y podran no ser vlidas para determinadas empresas.
Ratio de endeudamiento
2
Disponible 6 8
Realizable 8 11
Existencias 18 23


ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO
Exigible a corto plazo 45 58
Exigible a largo plazo 10 13
Capital Social 22 29
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100
U.M. %_ U.M. %_
Activo fijo 45 58

Capital Social 22 29
Conclusiones:

d
Disponible 6 8

e

Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIN: Empresa endeudada
Capital Social > 50% del total del pasivo
ATENCIN: Empresa que infrautiliza los fondos

(continuacin)
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal
son genricas y podran no ser vlidas para determinadas empresas.
Ratio de endeudamiento
2
Disponible 6 8
Realizable 8 11
Existencias 18 23


ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO
Exigible a corto plazo 45 58
Exigible a largo plazo 10 13
Capital Social 22 29
TOTAL ACTIVO 77 100 TOTAL PASIVO Y PATR. 77 100
U.M. %_ U.M. %_
Activo fijo 45 58

Capital Social 22 29

d
Disponible 6 8

e

Conclusiones sobre el ejemplo:
= 29% ; = 100% 29% < 40 - 50% del total del pasivo

d
e
Capital Social < 40% del total del pasivo
PRECAUCIN: Empresa descapitalizada o endeudada.
DESCAPITALIZACIN, ENDEUDAMIENTO
(continuacin)
NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal
son genricas y podran no ser vlidas para determinadas empresas.
Ratio de endeudamiento
2
PROBLEMAS DE LIQUIDEZ
DESCAPITALIZACIN, ENDEUDAMIENTO
PARA EVITAR UNA
SUSPENSIN DE PAGOS
Aumentar los
capitales propios
Vender activos fijos
no imprescindibles
Mejorar el activo
circulante y exigible
a corto plazo
Mecanismos para evitar la suspencin de pagos a
proveedores
2
Anlisis del balance general.

Est la empresa capitalizada?
Se pueden atender los pagos?

Activo Corriente Deudas a corto plazo



Capitales propios suficientes
(40 50% del pasivo)



>
Indicadores de gestin de financiamiento de CP -
Resumen
2
3
Control interno cuentas por pagar
1. Autorizacin. Los gastos y las compras de bienes
y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo
con los criterios y procedimientos establecidos por la
direccin
2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse
oportunamente coordinando con tesoreria la
disponibilidad de fondos en los plazo ade pago
acordados
3. Clasificacin. La informacin relacionada con los
pasivos debetener toda la disgregacin suficiente para
su efectivo control.
4. Verificacin. Debe verificarse y evaoluarse peridicamente lows saldos de cuentas por
pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones
relacionadas.
5. Proteccin fsica. El acceso a los registros contables de compras y nmina, recepcin de
desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben
permitirse solo a personas autorizadas por la direccin de la empresa.
3
Riesgos compras y cuentas por pagar
- Efectuar compras no autorizadas
- Pagar en efectivo a personas no autorizadas
- Adquirir material de baja calidad
- Efectuar compras a precios excesivos
- Adquirir mercaderas no requeridas o no prioritarias
- Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos
- Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiacin
adecuada de los impuestos inherentes.
CICLO DE MADURACIN
Plazo de pago a proveedores
CICLO DE CAJA
Das de stock de
materias primas
Das de stock de
productos en curso
Das de stock de
producto acabado
Plazo de cobro a
clientes
Compra
materias
primas Produccin Almacenamiento Venta
Cobro
clientes
Pago de
materias
primas
Pago de mano de obra
y gastos de fabricacin
Pago gastos
de venta
Ciclo de maduracin del efectivo
N de das
de stock de
materia
prima
Plazo de
pago a
proveedores
N de das
de stock de
producto en
curso
N de das
de stock de
producto
acabado
Plazo de
cobro de
clientes
-
+
28 das 15 das 20 das 30 das 60 das
123 das
=
+ +
-
+ + +
EJEMPLO EMPRESA A
Ciclo de maduracin del efectivo
Calculo de RATIOS:
Plazo de cobro a
los clientes
=
Clientes + efectos
Ventas + IVA
x
365
Plazo de pago a los
proveedores
=
Proveedores
Compras
x
365
Plazo de stock de las
materias primas
=
Stock materias primas
Compras Anuales
x
365
Plazo de stock de los
productos en curso
=
Stock de prod. en proceso
Compras Anuales
x
365
Plazo de stock de los
productos acabados
=
Stock de prod. acabados
Costo de ventas anual
x
365
Ratios - ciclo de maduracin del efectivo