1

Temas:
Algunos alcances de Control Interno
Carta de Control Interno
Carta de Confirmacin de Gerencia

Curso: Auditora Financiera Bsica
Organizadores:Colegio de Contadores Pblicos de
Arequipa
Expositor: CPC Leonardo Caldern Peralta
2
El nuevo Paradigma Competitivo.Creando y
Entregando Valor Superior al Cliente





La Visin del Proceso Cadena de Valor
Entiendo lo que
es el Valor para
el Cliente
Crear el
Valor Para
el Cliente
Entrega
el Valor
al Cliente
Captura
Valor
del
cliente

Sostener
el Valor
del
Cliente

3
PROCESO DE AUDITORIA FINANCIERA
Conocer Negocio
Planificacin
Evaluacin del
Control Interno
Areas Riesgo
Pruebas de
Cumplimiento
Pruebas
Sustantivas
Discusin Hallazgos
Comunicar Resultados InformeEEFF
Carta Control Interno
Programas
Evidencia
4
DEFINICIN DE CONTROL INTERNO
Sistema administrativo y de control establecido
por la Gerencia de la compaa a travs de
manuales, normas, polticas y directivas, con el fin
de obtener informacin adecuada y oportuna y
proporcionar una seguridad razonable de poder
lograr los objetivos especficos de la entidad.
5
ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
SAS N55 - Control Interno
AMBIENTE
DE
CONTROL
SISTEMA
CONTABLE
PROCEDIMIENTOS
DE
CONTROL
6
AMBIENTE DE CONTROL
Organizacin
Funcionamiento de Comits
Composicin y labores de auditora interna
Filosofa y estilo gerencial
Sistema de informacin gerencial
Poltica de personal
Informacin administrativa/financiera
actualizada
7
AMBIENTE DE CONTROL
Permite conocer con
cierto grado de certeza
LA CONCIENCIA Y
LA ACTITUD hacia el
control de la gerencia y
los principales
funcionarios de una
entidad
8
SISTEMA CONTABLE: consideraciones a
tomar en cuenta (eficiencia y efectividad)
Integridad de la informacin
Perodo contable adecuado
Adecuada clasificacin de transacciones
Presentacin y revelacin suficiente en EEFF
Valuacin adecuada de transacciones
9
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Arqueos
Autorizaciones adecuadas de transacciones y
operaciones
Segregacin de funciones incompatibles
Seguridades sobre acceso y uso de activos y
registros
Documentos y registros que permitan el
seguimiento de operaciones
10
COMUNICACIN DE RESULTADOS DE LA
EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO
Aplicacin de
PRUEBAS DE
CUMPLIMIENTO
Puede IDENTIFICAR
situaciones o debilidades
en los Sistemas Contables
y de Control
Deben ser
REPORTADAS
11
Disgregacin del Control Interno
Son los controles que la entidad
ha aplicado para lograr sus
objetivos.Ayudan a prevenir

Son aquellos que pueden afectar
a una o ms cuentas o
componentes de los EEFF
CONTROLES
DIRECTOS
Controles Clave
CONTROLES
GENERALES
12
CONTROLES DIRECTOS: Controles que se prueban
Tipo de Control Concepto
Gerenciales e
Independientes


De Procesamiento


Proteccin de Activos
Control realizado por
persona diferente a la que
realiz el trabajo,
generalmente de mayor nivel
Establecido para que se
culmine una operacin.Puede
ser manual o computarizado.

Medidas para salvaguarda de
activos.
13
CONTROLES GENERALES:
Tipo de Control Concepto
Separacin de funciones




Controles del Area de
Sistema
Separar las funciones
incompatibles bajo la
relacin costo-beneficio,
para disminuir riesgos de
error e irregularidad.

Establecidos para asegurar el
adecuado funcionamiento del
PED.
14
SAS 78 Evaluacin de la Estructura del Control Interno en una
Auditora de Estados Financieros (Dic 1995) Corrige SAS 55
INFORME COSO
COMPONENTES:
Ambiente de Control
Evaluacin del Riesgo
Actividad de Control
Informacin y Comunicacin
Monitoreo
15
CARTA DE CONTROL
INTERNO
16
.Significado de la carta de control interno

El objetivo fundamental de la carta de control interno es:

( )informar a los clientes sobre la deficiencia o
inexistencia de controles internos apropiados que
les permita salvaguardar sus recursos en forma
ordenada y completa;
( )motivar a los clientes a tomar acciones apropiadas
con el propsito de superar aquellas situaciones
observadas durante nuestro examen, para cuyo efecto
les formulamos recomendaciones o alternativas para su
adecuada implementacin.

17
.Significado de la carta de control interno

La carta de control interno contendr en consecuencia:
las observaciones o puntos de control interno (PCI)
determinados como consecuencia del trabajo de
auditora realizado y
las recomendaciones que les permita a nuestros
clientes solucionar o superar dichas
observaciones.
La experiencia del encargado de cada trabajo se
reflejar en la medida en que esta carta de control interno
sea efectiva y de una verdadera ayuda para el cliente.
18
Responsabilidad de su preparacin
El encargado de cada trabajo de auditora .

los asistentes deben estar perfectamente informados o
motivados por el encargado de la necesidad de desarrollar los
PCI.
La responsabilidad de la discusin con los funcionarios
directamente afectados ser del encargado y/o del
supervisor previa discusin y coordinacin con el gerente
asignado a cada trabajo.
La responsabilidad de la revisin final y remisin al cliente
ser de cargo del supervisor y gerente.


19


PREPARACION Y REDACCIN DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO
.Identificacin de los puntos de control interno

Es necesario que el encargado as como
sus asistentes dejen una completa
impresin de los sistemas que utiliza el
cliente para determinar los puntos
dbiles susceptibles de ser mejorados,
con el propsito de lograr la mxima
utilidad de la carta de control interno que
formulemos.
20
PREPARACION Y REDACCIN DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO
.Identificacin de los puntos de control interno

Cuales son los pasos que
subconscientemente seguimos?
Cundo buscamos respuestas para
preguntas tales como:
Es adecuado este procedimiento?
Est clasificado este saldo de cuenta en forma
correcta?
Es razonable este gasto?
21

LA COMPARACIN DE LO QUE ES CON LO
QUE DEBERA SER

Las observaciones en auditora
comienzan a tomar forma mediante un
proceso de comparacin.
Comparamos lo que es con lo que
debera ser.
En el momento en que identificamos la
diferencia , se ha dado el primer paso en
el desarrollo de un punto de control
interno.
22

Y Qu?

Habiendo identificado la diferencia por el mtodo de
comparacin, a continuacin nos preguntamos Qu
significa todo esto? - Hemos establecido una
diferencia entre lo que es y lo que debera ser; y qu?
- Qu importancia tiene? -- Cul ha sido o pudo
haber sido el Efecto de esta diferencia?.

Si el efecto es significativo tendremos que informar.
Si la diferencia carece de significativo prctico es posible
que no tengamos que informar o dar a conocer.

23

Por qu sucedi?

Si la carta de control interno ha de ser constructivo, la
observacin de auditora no podr consistir en slo los
tres atributos, hasta aqu mencionados. Deberemos
identificar y explicar las razones de la diferencia entre
lo que es y lo que debera ser. De modo contrario, cmo
puede iniciarse una accin correctiva apropiada? -
Con el fin de proporcionar una base para dicha accin
correctiva debemos agregar un cuarto atributo a nuestra
lista:


24

Causa

Una observacin no encuentra plena
expresin a menos que contenga
informacin relativa a la causa de la
discrepancia.


25

Qu es lo que se debe hacer?

Habiendo identificado la causa, el
siguiente paso lgico es:
considerar el tipo de accin que
deber tener lugar para eliminar o
reducir al mnimo la posibilidad de que
se repita la situacin negativa. Bajo estas
circunstancias formulamos una
Recomendacin; ste es el quinto y ltimo
atributo de una observacin de auditora.

26

RESUMEN

Consideramos que una observacin para la
carta de control interno tiene los
siguientes atributos:
. Declaracin de Condicin
. Criterio
Efecto
Causa
Recomendacin.
27
Ausencia de algn atributo
Cuando falta uno o ms de estos atributos casi siempre
se plantean interrogantes.Los Lectores Comentan:
Cuando es omitido el criterio, No entiendo por qu
el auditor comenta sobre esto.

Cuando falta el efecto, el lector pregunta Qu
importancia tiene? Cmo pudo suceder?.

Si se omite una Recomendacin, la gerencia comenta
Con todo lo que ha averiguado el auditor por qu no
ha mencionado cmo puede remediar la situacin?.

28
Ausencia de algn atributo
No importa nuestra destreza en la
redaccin, sino inspeccionamos cada
uno de los atributos en el desarrollo de la
auditora, llegado el momento de redactar
el informe final, enfrentaremos problemas
debido a que nuestras observaciones no se
desarrollaron satisfactoriamente.

29
Estructura de la carta de control interno

La Carta de Control interno en la firma,
contendr la siguiente estructura:
.Carta de presentacin

.Indice, agrupando las observaciones por
rubros, incluyendo el ttulo de la observacin y
la pgina.

.Las observaciones agrupadas por rubros.

30

.Carta de presentacin

La carta de presentacin es la primera hoja de
nuestra carta de control interno. En ella, debe
explicarse a nuestro cliente, el objeto de la carta y
el alcance que bsicamente es la consecuencia del
examen practicado a sus estados financieros.
Ejemplo: en relacin con el examen de los
estados financieros de Compaa Industrial del
Sur S.A., hemos observado algunas deficiencias
en el sistema de control interno que podrn
superarse mediante una adecuada
implementacin.
31
.Carta de presentacin

Si existiesen observaciones de
importancia, sobre las cuales se debiera
llamar la atencin a la Gerencia de nuestro
cliente, se deber indicar en esta carta
de presentacin aquellas observaciones
importantes, motivando su lectura y la
accin correctiva que podra
implementarse con el objeto de superar la
deficiencia.
32

.Carta de presentacin

Tambin es importante mencionar en
esta carta de presentacin la persona o
personas con que se discuti
bsicamente el contenido de la
observacin con el objeto de que la
gerencia tome nota de esta situacin.

33

.Indice, agrupando las observaciones por rubros,
incluyendo el ttulo de la observacin y la pgina.

El ndice deber emplearse nicamente en los casos en que
existan muchas observaciones con el objeto de guiar al lector
hasta aquellos puntos de mayor inters. Deber indicarse el ttulo de
la observacin agrupada por rubros y el nmero de la pgina.

El ndice deber iniciarse de la siguiente manera:

CARTA DE CONTROL INTERNO
INDICE

No Concepto de la observacin Pgina


34
.

Las observaciones agrupadas por rubros:


Cada observacin deber contener los siguientes
puntos:

Un ttulo breve que en forma significativa presente las
observaciones. En lo posible el ttulo debe identificar
el asunto y el contenido de la observacin.

El desarrollo de la observacin

35
Las observaciones agrupadas por rubros:

El desarrollo de la observacin debe iniciarse con:
La situacin encontrada.

El criterio o situacin ideal en los casos en que
sea posible su inclusin.

El efecto que ocasiona la deficiencia y
La causa que la est originando.

Finalmente, la recomendacin que supera la
observacin planteada.


36
Redaccin del borrador de la Carta de Control Interno

En los papeles de trabajo el encargado deber asegurarse
bsicamente de los siguiente:
.La fecha en que se efectu la revisin y que
determin la observacin.
.El nombre del auditor o asistente que efectu el
trabajo
.La identificacin especfica de los documentos
examinados
.Resultados de la revisin, incluyendo la descripcin
especfica del procedimiento de auditora aplicada.
.Indicacin de que el comentario u observacin fue
discutido con el personal autorizado del cliente
relacionado directamente con el rea afectada.

37
Redaccin del borrador de la Carta de Control Interno

Con respecto a las discusiones con los funcionarios afectados
debern tener presente lo siguiente:

.La fecha en que se efectu la discusin
.El nombre del auditor o asistente
.Nombre del personal del cliente
.Cargo con que se discuti
.Resultados de la discusin, es decir, la redaccin del
cliente sobre nuestra observacin, incluyendo la
recomendacin.
.Verificar la informacin por parte del encargado.

38
Redaccin del borrador de la Carta de Control Interno

Concluda esta revisin, el encargado debera iniciar
la redaccin del borrador de la carta de control
interno, procurando que en su redaccin se incluya todos
los elementos de juicio para que el lector de la carta
comprenda la naturaleza de la observacin.
En el borrador de la carta de control interno, se
deber referenciar con los papeles de trabajo para
efecto de la revisin posterior a cargo del gerente o del
socio.

39

SUGERENCIAS PARA REDACTAR UNA EFECTIVA
CARTA DE CONTROL INTERNO

En resumen en la redaccin de la carta de control interno
se debe tener presente:
Absoluta exactitud de los hechos, la ortografa, la
puntuacin, la gramtica y el uso.

La BREVEDAD Prefiera siempre la palabra corta y concreta;
la oracin breve sencilla; la carta o informe del tamao o
tensin correcta de suficiente largo para cubrir el tema y
suficientemente corto para ser interesante como quien dice
una minifalda.

La CLARIDAD Es el resultado de un razonamiento claro,
nfasis y ejemplificadora apropiada

40
SUGERENCIAS PARA REDACTAR UNA EFECTIVA
CARTA DE CONTROL INTERNO

La DICCIN O LENGUAJE Eviten siempre la jerga , los
auditores tienen mucha propensin al uso de la jerga o
palabras comprendidas por otros auditores pero quizas
ignoradas por los gerentes de operaciones.

La EFECTIVIDAD Que viene a ser algo ms que la suma de
la exactitud ms la brevedad, ms la claridad, ms el buen
lenguaje. Est enraizada en el planeamiento precavido. Toma
en cuenta la importancia de la presentacin fsica y la
legibilidad de la comunicacin y siempre incluye alguna
providencia para que le sea fcil al lector responder con una
accin o una respuesta.

41
SUGERENCIAS PARA REDACTAR UNA EFECTIVA
CARTA DE CONTROL INTERNO

Resumiendo estas ideas, se deber tener en mente la
ecuacin

EXPRESION = IMPRESIN

Para resumir an ms este aspecto debe tenerse
presente tres puntos de una publicacin sobre
comunicaciones que merecen recordarse:
La habilidad de comunicar no nace con nosotros,
tenemos que aprenderla muchas veces a la
fuerza.

42
CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DE
LA CARTA DE CONTROL INTERNO
Piense primero en el cliente: se debe hacer nfasis en
los beneficios de la recomendacin antes que en la
deficiencia.
Positivo ante todo: Las recomendaciones deben
contener palabras justas y moderadas que enfaticen los
beneficios que resultan de su aplicacin.
Sea breve y especfico:slo lo esencial para el lector
43
CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DE
LA CARTA DE CONTROL INTERNO
Evite la jerga tcnica: Perjudica la comunicacin
efectiva.
Evite superlativos: Tales como mejor ms
efectivo prometen ms de lo que se puede entregar y
denotan absoluta certeza. En cambio probablemente
puede ayudar a evitar malos entendidos.
Asumir una actitud de empata
Acompaar cifras y cuadros
44
CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DE
LA CARTA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTES REVISADOS
Identificacin de Debilidades o Ausencia de Controles
Se prepara
OBSERVACIN
Causa
Efecto
Resultante
Riesgos
Involucrados
45
SECTOR PBLICO
Lo que debe ser (Norma)

Lo que identificamos (Observacin)

Por qu sucedi

Resultado de la deficiencia
De acuerdo a lo anterior

Criterio
Condicin
Causa
Efecto
Recomendacin
46
Cmo debe efectuarse una Recomendacin?
Basada en Trminos de:
COSTO
BENEFICIO
47
MODELO DE CARTA DE CONTROL INTERNO
Arequipa, 3 de noviembre del 2000
Seores
Compaa Industrial del Sur S.A.
Presente.-
At. :Sr. Eduardo Montes
Ref.: Carta de control interno
Visita Preliminar
Muy Seores Nuestros:

Como consecuencia de nuestra visita preliminar sobre la auditora de los
estados financieros de compaa Industrial del Sur S.A. por el periodo que
terminar el 31 de diciembre del 2000, presentamos a consideracin de
vuestra gerencia las observaciones, as como sus correspondientes
recomendaciones.

48
MODELO DE CARTA DE CONTROL INTERNO
Nuestro examen incluy la revisin de los procedimientos de contabilidad y del sistema
de control interno, con el objeto de fijar el alcance de nuestro trabajo en relacin con la
auditora de sus estados financieros.

Queremos llamar su atencin en forma especial respecto a las siguientes situaciones:
. La poltica de compras a corto plazo que sigue la Compaa origina sobre
estocamiento en los inventarios.
.Los clientes estn gozando de descuentos sobre ventas en forma injustificada
.Las instrucciones para la toma de inventarios fsicos contienen debilidades de
control interno.

Estamos a su disposicin para atender cualquier informacin adicional que deseen
ustedes obtener.

Atentamente,


49
CARTA DE REPRESENTACIN DE
GERENCIA
50
QU ES ?
Es un documento donde el cliente nos
confirma datos relevantes que nos fue
proporcionado durante el examen hasta su
culminacin.
51
Para que la requiere el Auditor?
Para LIMITAR su responsabilidad ante la
posibilidad de :
haber recibido informacin incompleta o
no haber recibido, o
existieron cambios no comunicados de cifras de
los estados financieros.
52
Quin debe firmar la Carta?
Debe ser firmada por el Gerente General y/o el
mximo ejecutivo del manejo financiero de la
compaa auditada, como requisito para la
entrega del informe
53
Para qu le sirve al Auditor?
Esta carta permite al auditor CUBRIRSE de
situaciones que los procedimientos normales de
auditora no podran verificar.
EJEMPLO:
La gerencia nos confirme que todos los
acuerdos de importancia del Directorio y Juntas
de Accionistas han sido transcritos en las actas
que nos fueron proporcionados.
54
Modelo de Carta de Responsabilidad de Gerencia
ABC S.A.
Arequipa, de de 2002

Seores AUDITORES XXXXX
Presente.-
Estimados Seores:
En relacin con su examen de los estados financieros de la empresa ABC S.A. al 31 de
diciembre del 2001, para los fines de expresar una opinin sobre s los estados
financieros presentan razonablemente la situacin financiera, los resultados de las
operaciones y los cambios en los flujos de efectivo de la empresa ABC S.A. de
acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, CONFIRMAMOS a
ustedes las siguientes manifestaciones hechas durante su examen:
55
Modelo de Carta de Responsabilidad de Gerencia
Es de nuestra responsabilidad la presentacin razonable en los estados financieros, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Hemos proporcionado a ustedes todos los registros contables y la informacin
relacionada con los mismos. Los registros contables que respaldan los estados
financieros reflejan correcta y razonablemente, en suficiente detalle, las transacciones
de la empresa.
La empresa tiene ttulo de propiedad de todos sus activos y al 31 de diciembre ha
prendado lo siguiente:por US$tiene
hipotecado lo siguiente:.por un valor de US$para
garantizar:.
No existen reclamos o demandas no resueltas o acotaciones que la Gerencia y
nuestros Asesores Legales consideremos como probables y que deben ser expuestos
en los estados financieros.

56
Modelo de Carta de Responsabilidad de Gerencia
No ha habido:
a) Irregularidades que involucren a la Gerencia o a los empleados que tienen funciones en
el sistema de control contable interno.
B)Comunicaciones recibidas de organismos reguladores relacionadas con el
incumplimiento o deficiencias en las prcticas de informacin financiera que pudiera
tener un efecto importante sobre los estados financieros.
C) Pasivos importantes o ganancias o prdidas contingentes que sea necesario registrar o
exponer.
No han ocurrido eventos subsecuentes a la fecha de los estados financieros que
requeriran ajustes o exposicin de los mismos.

FIRMA GERENTE GENERAL ABC S.A.
57
Algunos ejemplos :
La empresa no ha aperturado un fondo fijo para el pago
en efectivo de gastos menores, por lo que se utiliza
dinero de las cobranzas del da.
Recomendamos que la administracin de la empresa
establezca un fondo fijo renovable por un monto
razonable para atender pagos en efectivo, normando su
manejo y control.
58
Algunos ejemplos :
Debe comunicarse oportunamente a las entidades
financieras las modificaciones de poderes, otorgados para
efectuar operaciones bancarias, a fin de que la relacin de
las personas autorizadas se mantenga permanentemente
actualizada.
A travs de las confirmaciones bancarias recibidas al 31de
diciembre de 2001, hemos observado que los bancos con que
opera la empresa no cuentan con informacin actualizada
respecto al personal autorizado para efectuar operaciones
bancarias, por lo que mantienen en sus registros a ex -
funcionarios de la compaa.
Comentario de la Gerencia : De acuerdo
59
Algunos ejemplos :
Deben establecerse polticas en relacin con el destino final de los
inventarios deteriorados.
Durante nuestra visita al almacen notamos la existencia de aproximadamente
300 Kilos de Material xxxx que se encuentran deterioradas, lo cual ocasiona
costos de almacenaje.
Debe establecerse un registro auxiliar para el control individual de los bienes
del activo fijo, el mismo que debe incluir la siguiente informacin
mnima:cdigo, fecha de compra, costo, revaluaciones, depreciacin
acumulada, ACM y valor neto. Asimismoeste registro auxiliar debe estar
conciliado con el mayor general.
Actualmente, la empresa no cuenta con esta herramienta de control