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Fundamentos da Funo Controle

Controle - funo da administrao representada
pelo esforo sistemtico de gerao de informaes
sobre a execuo das atividades organizacionais,
de forma a torn-las consistentes com as
expectativas estabelecidas nos planos e objetivos,
ou seja:
CONTROLAR SIGNIFICA MENSURAR,
MEDIR

O Controle avalia os resultados de uma
organizao. Serve como uma verificao
dos diversos aspectos organizacionais

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Controle - Atribuies


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Relao entre
Planejamento e Controle
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Abordagens ao Controle
Organizacional

Controle de Mercado

Utilizao de critrios e mecanismos de mercado
(EXTERNO): preos, participao de mercado,
lucros.

Tipo de empresa: com definio clara de
produtos/servios oferecidos e atuao em
mercado de forte competio.

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Abordagens ao Controle
Organizacional
Controle Burocrtico
Utilizao de mecanismos administrativos e burocrticos
INTERNOS (regras, normas, padres, polticas,
procedimentos e oramentos).

Controle de Cl
Baseado no compartilhamento de valores, crenas, rituais,
tradies, expectativas e outros aspectos da cultura
organizacional.
Tipo de empresa: onde o trabalho em equipe valorizado,
uma vez que se sustenta dos relacionamentos.



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Controle por nvel organizacional


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Controle Estratgico monitoramento do
desempenho organizacional como um todo;
acompanhamento das tendncias do ambiente externo.

Controle Ttico uso de mecanismos de controle
especializados em subsistemas da organizao ( divises
ou reas funcionais). Ex.: Marketing- volume de vendas,
participao no mercado, resultado de campanha
publicitria.

Controle Operacional - uso de mecanismos de
controle ainda mais especficos, focalizando as atividades
operacionais ( produo). Ex.: nvel de devoluo de
produtos, tempo de atendimento de um pedido.
OS TRS TIPOS DE CONTROLE:
- no so excludentes
- Para garantir a eficcia organizacional deve-se adotar
em conjunto os 3 tipos de controle, que garantiro
sempre um resultado mais satisfatrio

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Processo de controle
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Sistemas de controle
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... No se deve instituir controles isoladamente,
mas sim um Sistema de Controle, que :

Um conjunto coordenado de regras, princpios e
prticas que interagem de forma regular e
previsvel, buscando coletar informaes
essenciais ao processo de controle.


... Estes sistemas monitoram, avaliam e fornecem
feedback sobre o desempenho organizacional.


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Desenho de sistemas de controle...
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... a definio dos procedimentos e ferramentas
para a coleta, processamento e apresentao das
informaes sobre o andamento das atividades
organizacionais.

... A eficcia dos sistemas de controle est
diretamente relacionada presena de
determinadas caractersticas.


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Caractersticas dos sistemas de controle
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PRECI-
SO
Diz respeito confiabilidade das informaes geradas
pelos sistemas de controle. Sistema de controle
preciso gera informaes vlidas.
RAPI-
DEZ
Diz respeito ao sistema de controle que permite a tomada
de decises corretivas a tempo de evitar maiores
desvios no desempenho.
ECO-
NOMIA
Diz respeito ao sistema de controle que gera benefcios
que compensem os custos envolvidos em seu
desenvolvimento e manuteno.
FLEXIBI
LIDADE
Diz respeito ao sistema de controle que tem capacidade
de adaptao diante de novas condies, de forma a
corrigir com eficcia os problemas ou aproveitar
oportunidades.
INTELIGI
BILIDA-
DE
Diz respeito ao sistema de controle que de fcil
compreenso para os usurios.
ACEITAO Os sistemas de controle tm que ser aceitos pelas
pessoas, pois restringem a sua liberdade. A aceitao
reduz a resistncia. As pessoas precisam entender a
necessidade dos controles em seu trabalho.
CRITRIOS
MLTIPLOS
E
RAZOVEIS
Razoveis significa que os critrios devem se basear em
padres alcanveis, mas desafiadores.
Mltiplos significa que devem ter o foco amplo de anlise,
possibilitando avaliao apurada e precisa.
FOCO ES-
TRATGICO
impossvel controlar TUDO em uma organizao. Cabe aos
Dirigentes decidir quais so as atividades, as operaes ou
os processos tcnicos ESTRATGICOS a serem controlados
(os fatores crticos de desempenho)
NFASE NA
EXCEO
Garante que o Administrador no perca tempo com
informaes desnecessrias, que receba apenas aquelas
informaes relativas a problemas ou desvios que necessitem
de alguma ao gerencial.
ADOO DE
MEDIDAS
CORRETI-
VAS
Os sistemas no devem apenas apontar os desvios em
relao aos sistemas estabelecidos, mas tambm especificar
solues para os problemas.
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Instrumentos de controle do desempenho
organizacional - Controle Financeiro
O controle financeiro busca medir os impactos
financeiros das atividades econmicas de uma
organizao ou de uma unidade organizacional.
Os principais instrumentos de controle financeiro
so:
Demonstrativos financeiros
Anlise de ndices
Oramentos

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Instrumentos de controle do desempenho
organizacional - Auditoria
A Auditoria uma avaliao independente voltada
para o exame e a avaliao da adequao, eficincia e
eficcia dos sistemas de controle, bem como do
desempenho da organizao ou de um processo em
relao aos planos, objetivos e polticas planejados.

Os procedimentos e as tcnicas utilizados na
auditoria permitem a formao fundamentada de
uma opinio sobre o desempenho organizacional, a
qual permitir aos gestores tomar as medidas
necessrias para reforar ou corrigir processos e
procedimentos.








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Tipos de Auditoria

As auditorias administrativas podem ser:

Externas realizadas por auditores
independentes, externos organizao
(empresas especializadas)
ou
Internas realizadas por auditores internos
organizao (departamentos de consultoria e
auditoria).








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Efeitos comportamentais do controle


Fator Humano a garantia da eficcia ou
ineficcia de um sistema de controle.

As pessoas decidem se vo ou no respeitar os
procedimentos de controle definidos.

fundamental que os gestores garantam que os
sistemas de controle sejam reconhecidos como
legtimos pelos funcionrios.

COMPORTAMENTOS DISFUNCIONAIS DAS
PESSOAS NO PROCESSO DE CONTROLE
COMPORTAMENTO
BUROCRTICO
Direcionamento dos
esforos apenas na
realizao das atividades
medidas pelo sistema de
controle.
Os trabalhadores apresen-
tam bom desempenho dian-
te dos parmetros de
controle mas no se envol-
vem com outros aspectos
do desempenho como um
todo.
COMPORTAMENTO
TTICO
Tentativa de trapacear o
sistema de controle.
Manipulao de
resultados para dar
imagem de ter cumprido
o controle (ex.: fechar
uma solicitao de
atendimento antes de ter
reparado o problema
para cumprir metas de
atendimento)
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Tcnicas de controle comportamental
RECRUTA-
MENTO E
SELEO
Identifica e contrata pessoas cujos
valores, atitudes e personalidades
se encaixam no perfil desejado
ORIENTA-
O
Define comportamentos desejveis
e comportamentos inaceitveis
DESENHO
DE
CARGOS
Define tarefas, resultados deseja-
dos, ritmo do trabalho pretendido,
para o trabalhador executar
AVALIAO
DO DESEM-
PENHO
Direciona o comportamento dos
trabalhadores de forma a garantir
uma boa avaliao pelos superiores
Tcnicas de controle comportamental
TREINA-
MENTO
Ensina os trabalhadores a executar, com
eficcia e eficincia, suas atividades e
tarefas.
ESTABELE-
CIMENTO
DE
OBJETIVOS
Dirige e limita o comportamento dos
trabalhadores de forma a alcanar
objetivos especficos.
FORMALI-
ZAO
Define regras, procedimentos, polticas e
normas que estabelecem as prticas
aceitveis e restringem o comportamento
INCENTIVOS
E BNUS
Atua como reforo para encorajar o
comportamento desejado e extinguir
comportamentos desviantes
Tcnicas de controle comportamental
DISCIPLINA Refora as regulamentaes e
padres organizacionais.
SUPERVI-
SO DIRETA
Limita o comportamento dos
trabalhadores e permite a rpida
correo de comportamentos
desviantes
CULTURA
ORGANIZA-
CIONAL
Por meio de histrias, rituais e valores
partilhados, transmite o que a
organizao considera um
comportamento apropriado.
CONTROLE NO CONTEXTO ATUAL DA
FLEXIBILIDADE
Como garantir o controle sem engessar a
organizao?

1) Adotar Sistemas Tradicionais para os
Processos: detectam anormalidades nas
atividades da empresa por manter as
variveis crticas de desempenho nos
limites estabelecidos. Monitoram a
rentabilidade, a produtividade, alm de
avaliar o progresso organizacional em
relao aos objetivos estabelecidos.
CONTROLE NO CONTEXTO ATUAL DA
FLEXIBILIDADE
2) Estabelecer Sistemas de Crenas para
as Pessoas: devem inspirar e promover o
comprometimento com os valores
organizacionais fundamentais. um
controle internalizado pelos indivduos,
como se fossem valores.
CONTROLE NO CONTEXTO DA
FLEXIBILIDADE
3) Implantar Sistemas Delimitadores:
possuem como funo esclarecer os
limites a que se pode chegar, ou seja,
dizer claramente o que no se pode fazer.

Podem ser expressos por Cdigos de
tica ou de Conduta
CONTROLE NO CONTEXTO DA
FLEXIBILIDADE
4) Procurar Manter Sistemas Interativos de
Controle: procuram diminuir as distncias entre os
nveis hierrquicos elevando o fluxo da informao
entre a linha de frente e os administradores do
topo.


Os administradores do topo precisam receber
relatrios consistentes e objetivos. Logo, as
pessoas que trabalham com controles devem
ter a capacidade de informar com boa
comunicao.

CONTROLE DO DESEMPENHO
SOCIOAMBIENTAL
Este tipo de controle vem se materializando
em um conjunto diversificado de mtricas e
indicadores no-financeiros, que buscam
verificar se a empresa est criando valor
socioambiental.
preciso atender s Normas ISO 14000
(meio ambiente), SA 8000 (responsabilidade
social), ndice Dow Jones de
Sustentabilidade (solidez empresarial nos
aspectos econmicos-sociais-ambientais)