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Administracin

del
Cambio

Noviembre 2005

1
El Cambio requiere de individuos y
organizaciones que piensen, acten y se
desempeen de una forma diferente.



2
Por qu ?

Quienes desean impulsar un cambio (en sus empresas,
comunidades, familias, etc...), se esfuerzan porque las
personas mejoren su desempeo y cambien sus conductas
inefectivas
En respuesta a este desafo, los impulsores del cambio
emprenden diversas acciones:
brindan retroalimentacin sobre el desempeo,
ofrecen capacitacin,
ponen a disposicin de las personas ms recursos y
tecnologa y
ensayan diferentes medios para motivarlas
Sin embargo, en ms de una ocasin estas medidas no
resultan en un cambio sustancial y sostenible.
Por qu ?
3










Actividad
IDENTIFICACIN DE EXPECTATIVAS


Responder de manera individual y por

escrito,

por favor antes de
Comenzar escriba su nombre, Empresa o Institucin, puesto y la
fecha:


1.
Qu sabe

de Administracin del cambio ?
2.
Cmo creo que opera?
3.
Cmo me podra ayudar en mi trabajo ?
4.
Yo creo que es:

til

intil

no s


4
Contenido
Administracin del Cambio
Introduccin
Enfoque
Por qu Administracin del Cambio?
Cuantificacin del Cambio y la Aceptacin
Metodologa de Administracin del Cambio
Mitos Comunes sobre Administracin del
Cambio
Comunicacin (ms detalles)
5
Introduccin
Administrar el Cambio:
Consiste en preparar a las personas involucradas para asumir
el cambio (en cualquiera de sus modalidades) a travs de diversas
acciones como:
Apoyo (a travs de todo el proceso)
Empata con sus emociones y sentimientos
Compartir las ventajas y los beneficios del cambio
Informacin del proyecto y del proceso de un cambio
Involucrarlos, hacerlos partcipes, escucharlos
Lograr en conjunto los objetivos de Negocio

El nivel requerido para lograr el xito en cualquier cambio que
se emprenda va directamente proporcional a la adecuada
planeacin y ejecucin de las estrategias de cambio y al
verdadero compromiso de los lderes del proyecto


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Aceptacin Interna
Es fundamental para el xito de cualquier cambio
.
Las iniciativas de cambio organizacionales generan preocupacin y
resistencia, por ejemplo, las personas tienden a pensar que puede
ocurrir:
-Una reduccin en la plantilla del personal
-Reduccin en los tramos de control
-Mas trabajo por el mismo sueldo
-Cambio en las responsabilidades de la posicin

Estos pensamientos combinados con la resistencia universal al
cambio, constituye uno de los retos para el xito del cambio
Cuando las personas entienden lo que se est cambiando, cul ser
su nuevo rol y vislumbran las ventajas del mismo, la resistencia al
cambio se minimiza y los resultados planeados por la empresa se
pueden lograr
7
Aceptacin Externa
.

Se recomienda una campaa de mercadotecnia que
logre posicionar y vender las ventajas competitivas
del cambio, as como el logro del mismo, con el
compromiso del personal
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Administracin del Cambio
Utiliza la metodologa propia de Deloitte. con
varias estrategias, herramientas y tcnicas
enfocadas a la gente y a la organizacin
Aplicadas adecuadamente dan como resultado
un cambio fundamental y sustentable en la
cultura de la organizacin, en los
comportamientos deseados y el desempeo
planeado
Enfoque
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Enfoque (contnua)
El proceso de cambio pasa a travs de varias
etapas. El enfoque de administracin del cambio
abordan cada etapa en un esfuerzo para
minimizar los efectos y disminuir las barreras:
Se consideran a todos los niveles de la
organizacin: ejecutivos, gerentes, posiciones
staff. Todos tienen diferentes responsabilidades y
son impactados y reaccionan en forma diferente
eant el cambio
Se focalizan acciones, se relacionan con las
etapas del proceso
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El ciclo de cambio - Estrategias
Terminar Explorar Empezar
Retroalimentar
Ser parte del cambio
Hacer
seguimiento
Informarse
Conocer lo
que viene
Respetar
el pasado
Estudiar
posibilidades
Ser flexible
Escuchar
Pedir
ayuda
Definir metas
personales
Estamos aqu
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Enfoque (contina)
Se proporcionan diferentes formas para
comunicar e informar
Se reafirmar y confirmar que la gente comprenda
las razones del cambio.
Se trabaja para que las personas conozcan,
describan su nuevo rol y comprendan su valor
agregado
Se enfocan las primeras etapas de la estrategia
en la efectividad del objetivo del cambio y no
tanto en la eficiencia (tiempo y costo)
Se debe considerar a administracin del cambio
no slo como parte del proyecto, sino como un
sustento (engrane, piedra medular) para la fluidez y
xito del mismo

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Enfoque (contina)

La metodologa Deloitte de administracin del cambio utiliza
un enfoque integral que considera todos los aspectos que se
requieren en un proyecto, durante todas las etapas del
proceso de transformacin.

Propone:
cambios comportamientos a travs de la sensibilizacin
promueve nuevas habilidades y conocimientos mediante,
capacitacin y entrenamiento
planes de administracin del desempeo, que acompaen y
permitan un adecuado desenvolvimiento
sugiere planes de motivacin e incentivos no monetarios
etc.

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Por qu Administracin del Cambio?
Fuente: Encuesta Deloitte de segunda ola
36%
41%
43%
44%
44%
46%
54%
65%
72%
82%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
Sin integracin con sistemas
Sin visin de procesos
Sin plan de Administracin del Cambio
Cambio de alcance
Equipo con habilidades inadecuadas
Imperativo de cambio poco convincente
Administracin del proyecto inadecuada
Expectativas poco realistas
Apoyo insuficiente de la Direccin
Resistencia al cambio
% de Empresas
Directamente relacionadas con Administracin del Cambio
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Cuantificando del Cambio y la Aceptacin
Administracin del Cambio acortar el ciclo del tiempo para logar el xito, minimizar la perdida de
productividad y optimizar los beneficios de la implantacin.
Medir en donde se encuentra la gente en la curva del cambio provee informacin valiosa sobre el
progreso.
Escenario 2:
Enfoque Reactivo Admn.
Cambio
El Valle de la Desesperacin
Nivel esperado de Desempeo
Organizacional ( estado deseado)
Retorno Inversin (ROI)
Escenario 3:
Enfoque Pro-activo
Admn. Cambio
Equilibrio
Organizacional
(estado actual)
Escenario 1:
Sin Administracin del Cambio
Regresa el
Equilibro
Inicia la implantacin
de la
Iniciativa
Prctica pro-activa de Administracin del Cambio Maximiza el ROI
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Liderazgo
inefectivo
Confusin acerca del propsito del
cambio
Enfoque en el corto plazo
Los lderes no tienen claro el imperativo
del cambio y no lo promueven
No se observan comportamientos
modelo en los lderes
Direccin e instrucciones confusas
Personal no
preparado
Grupos
compitiendo
Cultura
incongruente
Falta de compromiso por cotos de poder
establecidos
Intereses particulares
silos enfoque funcional de las acciones
Iniciativas compitiendo
Cultura no promueve el cambio
Valores y normas incongruentes con el cambio
Realizan los cambios en la misma forma que
siempre los han hecho
No estn abiertos a ideas nuevas
Las personas no apoyan el cambio
Resistencia, miedo a lo
desconocido
Falta de habilidades de cambio en
las personas
Falta de informacin
Expectativas poco realistas
Sin Administracin del Cambio, las posibles
barreras son
:
Metodologa de
Administracin
del
Cambio

Noviembre 2005

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Metodologa
18
Deloitte propone el uso de
nuestra metodologa de
Administracin del Cambio
del cambio que da como
resultados
una alineacin efectiva entre las
personas, procesos y tecnologa
permite que las conductas y
comportamientos de los
involucrados se adecuen para
soportar un nuevo modelo
operativo a implantarse
Capacitacin
Desempeo
Organizacin
Liderazgo
Cultura
Gestin de
Involucrados
Comunicacin
Gente
Procesos Tecnologa
Metodologa de Administracin del Cambio
.
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Metodologa de Administracin del Cambio
(contina)
Administracin al cambio mide el nivel de resistencia y
las barreras al cambio de cada uno de los grupos
involucrados, con el fin de aplicar programas que permita
la transicin de un estado actual a un estado deseado.
Esto se logra mediante:
el conocimiento de las expectativas e inquietudes de
las personas
la informacin, en tiempo y forma, de las ventajas y
beneficios del proyecto, as como de los avances y
dificultades del mismo
fomentar el compromiso y la participacin de las
personas involucradas en el proyecto

Acciones, que en su conjunto permiten disminuir el
riesgos del rechazo al cambio.


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Comunicacin
Objetivo:
Crear e implantar estrategias y planes de comunicacin, as como dirigir eventos de comunicacin.
Apoyar a difundir los mensajes del proyecto a las diferentes audiencias identificando los medios ms eficientes para impactar
positivamente a los personas involucradas en el proyecto.
Metodologa de Administracin del Cambio
Organizacin
Objetivo:
Analizar el impacto de la tecnologa, procesos, estructura para disear acciones que ayuden al personal a transitar este
cambio.
Analiza dentro de la estructura los puestos, perfiles para alinear el modelo e identificar a las personas correctas en el
puesto para el proyecto.
Evaluar Infraestructura de Comunicacin
Desarrollar plan especfico de Comunicacin
Difundir, Comunicar
Evaluar el impacto del cambio de Estructura Organizacional
Disear acciones para alinear a las personas a la nueva Estructura Organizacional
Desarrollar Estrategia de Transicin Organizacional
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Desempeo
Objetivo:
Disear estrategias Institucionales de administracin del desempeo que estn alineados con lasnuevas metas y objetivos
estratgicos del proyecto.
Evaluar Administracin del Desempeo actual
Disear Marco de Administracin del Desempeo
Medir el impacto de la Administracin del Desempeo
Desarrollar Marco de Administracin del Desempeo
Alinear Sistema de Administracin del Desempeo
Metodologa de Administracin del Cambio
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Cultura
Objetivo:
Identificar normas y comportamientos de la cultura actual
Identificar la predisposicin al cambio mediante herramientas y mtodos que facilitan la identificacin de riesgos potenciales
para la implantacin del proyecto.
Evaluar Cultura Organizacional
Identificar resistencias al cambio
Desarrollar Plan para la mitigar el riesgo de la resistencia al cambio
Metodologa de Administracin del Cambio
Gestin de involucrados
Objetivo:
Identificar a las personas involucradas en la iniciativa de implantacin del proyecto.
Asegurar que lderes y personal involucrado en la iniciativa tengan la informacin, capacidades y herramientas que
necesiten para evaluar opciones, planear e implantar programas de transformacin

Identificar Grupos clave Involucrados
Preparar planes para los Grupos clave Involucrados -
Realizar actividades con Grupos Involucrados
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Metodologa de Administracin del Cambio
Liderazgo
Objetivo:
La metodologa conlleva una visin estratgica del proyecto y es el equipo directivo la que lo determina (ayuda de Value
Map)
El involucramiento y participacin activa de patrocinadores y lderes es fundamental para el xito del proyecto.
Lograr el nivel de alineacin del equipo gerencial y generar su alineacin, motivacin y compromiso con la iniciativa del
proyecto.
Proveer asesora individual e Institucional a los lderes, as como facilitar el uso de un liderazgo efectivo para mejorar el
desempeo y cumplir con los objetivos y lineamientos del proyecto
- Preparar Liderazgo -Involucrar Liderazgo -Apoyar Liderazgo
Capacitacin
Objetivo:
Crear estrategias Institucionales de aprendizaje, facilitar el diseo de nuevos procesos de aprendizaje.
Proveer servicios relacionados con el entrenamiento para la implantacin de sistemas, desarrollo de contenido y
administracin global de la capacitacin.
Desarrollar Estrategia y Programas de Aprendizaje para el Usuario Final
Desarrollar Estrategia y Plan de Transferencia del Conocimiento
- Desarrollar Enfoque de Capacitacin para Equipo del Proyecto
- Monitorear Programas de Aprendizaje
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MITO

REALIDAD
Se pueden hacer todas las
actividades de cambio 30 das
antes de salir en vivo

Se requiere tiempo para que la gente
entienda y se prepare para el cambio.

Necesitamos saber todas las
respuestas posibles a las
preguntas antes de comunicar

Se requiere estar comunicando
continuamente. Se debe comunicar lo
que se sabe en cada etapa/ punto. Es
correcto decir que se esta trabajando en
las respuestas. La comunicacin del
proyecto debe ser pro-activa para evitar
que la comunicacin informal sea el
boletin del proyecto.

Esperemos para informar a la
organizacin, ya que as ser
demasiado tarde para estar en
desacuerdo.

Los usuarios finales son expertos en
como darle la vuelta al sistema.

La gente sabe .. ya tienen el
correo electrnico.

El mismo mensaje requiere de ser
enviado mas de una vez, por diferentes
medios.

Mitos Comunes sobre la Administracin del
Cambio
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A member firm of
Deloitte Touche Tohmatsu
2005 Deloitte & Touche/Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.
Todos los Derechos Reservados
Laura Trejo, ltrejo@dttmx.com,
5080 6543 7104

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