Proceso Administrativo

Lic. Armin Vargas Herrera

Es el conjunto de actividades que el
empresario debe realizar para manejar y
desarrollar su empresa.
La planeacin
La organizacin
La direccin
El control
La planeacin es el fundamento del
proceso administrativo porque ella
determina todas sus actividades
Es el conjunto
de decisiones
que tomo para
realizar el
futuro.


El Futuro Es Lo Que No Ha Sucedido
Todava
Deseable
Posible
Probable
E
l

f
u
t
u
r
o

p
u
e
d
e

s
e
r
:

La planeacin es el arte de
convertir el futuro deseable en
probable!!
Mis deseos
Lo que igual puede o no
suceder
Lo que es casi seguro que
suceda



DIAGNOSTICO
Exacto y acertado
OBJETIVOS
Bien definidos
ESTRATEGIAS EFICACES
Para lograr los objetivos
CRITERIOS DE
EVALUACION
Para medir el logro de los
objetivos
El buen Diagnostico debe ser
siempre:
Realista: quiere decir que ve las
cosas tal como son, sin falsas
ilusiones.
Completo: quiere decir que toma
en cuenta la realidad de la
empresa y la realidad del medio
que la rodea.
El diagnostico
es el
conocimiento
exacto de la
realidad
presente
Muy sencillo! Hacer un diagnostico
quiere decir analizar a fondo la situacin
de las empresas para reconocer sus
problemas y oportunidades y establecer
sus necesidades prioritarias.
Son los resultados que me
propongo a alcanzar en la
empresa en un plazo
determinado
Los Objetivos
pueden ser:
A LARGO PLAZO
Lo que me propongo realizar mas all de
los prximos dos aos

A MEDIANO PLAZO
Lo que me propongo realizar en los
prximos dos aos

A CORTO PLAZO
Lo que me propongo realizar
en los prximos seis meses
Los deseos y las buenas intenciones
nunca son verdaderos objetivos
porque son vagos e imprecisos
VOY A AUMENTAR LAS VENTAS
Los verdaderos OBJETIVOS siempre
son:
Concretos, claros, factibles, ubicados en
tiempo, medibles
CONCRETO, quiere decir que
especifiquen lo que me propongo
hacer de una manera precisa
Voy a vender cien camisas ms
CLAROS, quiere decir que
especifiquen la manera como me
propongo realizarlos
Vender las camisas en tales almacenes
Encargare a tal vendedor de promoverlas,
Utilizare tales medios de publicidad
FACTIBLES, quiere decir que sea
posible realizarlos
Vender las cien camisas porque la
capacidad de mi empresa no es suficiente
para vender doscientas
UBICADOS EN EL TIEMPO quiere decir
que se pueda determinar cuando y en
cuanto tiempo me propongo realizarlos
Voy a vender las camisas en el
prximo mes
MEDIBLES quiere decir que se pueda
medir hasta que punto se han realizado
Me fue muy bien; en la primera
semana vend el 30% de las camisas
que me propuse vender en el mes
Es fcil establecer verdaderos
objetivos!!
Para ello contesto las siguientes
preguntas
Que voy a
hacer?
Donde lo
voy a
hacer?
A quien
encargar de
hacerlo?
Cuando y
en cuanto
tiempo lo
voy hacer?
Como lo voy a hacer?
Que me propongo realizar para lograr mis
objetivos.
En la empresa tambin hay muchas formas de lograr un
mismo objetivo!!
POR EJEMPLO:
Puedo vender las cien camisas
En la calle, de puerta en puerta
En un punto de venta mo
A los distribuidores!!
Hay muchos caminos que llevan a una
misma meta!!
ANTES DE ELEGIR UNA ESTRATEGIA TENGO QUE
ANALIZAR MUY BIEN LOS BENEFICIOS E
INCONVENIENTES DE CADA UNA, PARA ESCOGER
MEJOR
Por eso, cuando formulo un proyecto defino las
estrategias para actuar en todas las reas de la
empresa.
Comprar mas
maquinas o trabajar
mas tiempo en las
maquinas que
tengo


Conseguir dinero
para comprar mas
materia prima

Contratar mas
trabajadores o
hacer que los que
tengo trabajen mas
tiempo


Conseguir dos
nuevos
distribuidores


POR EJEMPLO:
El proyecto de vender cien camisas mas en el
prximo mes requiere;
AREA DE
PRODUCCION


AREA DE
FINANZAS


AREA DE
PERSONAL


AREA DE
MERCADEO


Los Planes de cada rea deben
estar de acuerdo con los planes de
la otras reas para que haya
armona y lo planeado se pueda
realizar!!
POR EJEMPLO:
No puedo vender mas camisas de las que puedo
producir, ni puedo producir mas de las que puedo
financiar.
Claro!
adems!
La planeacin debe
ser flexible para
superar los problemas
que pueden
presentarse en el
camino
POR EJEMPLO:
Si se daa una maquina y hay que disminuir el ritmo
de produccin, compro menos materia prima y
modifico mi plan de ventas.
LA PLANEACIN SE HACE Y SE REAJUSTA
PERMANENTEMENTE DE ACUERDO CON LAS
CIRCUNSTANCIAS
Los criterios que miden si cada uno de los planes
se ha ido realizando.
Muy Fcil! Para fijar mis criterios
de evaluacin, simplemente
determino con precisin lo que
espero lograr en cada paso de lo
que he planeado realizar.
POR EJEMPLO: si mis planes son: 1. Incrementar
la produccin en 25 camisas semanales. 2.
Vender camisas semanales mas a travs de los
nuevos distribuidores. Mis criterios de evaluacin
son: 1. La produccin semanal de camisas. 2. Las
ventas semanales de cada uno de los nuevos
distribuidores.
Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para
facilitar el logro de sus objetivos.
ESTA CLARO!!
Organizar la
empresa es ordenar:
El espacio, tiempo,
trabajo, las personas
y el dinero
ZONA DE
PRODUC.
ZONA
ADTIVA.
FINANZAS
BODEGA
MAT. PRIM
ventas
contabilida
d
UN LUGAR
PARA CADA
COSA Y CADA
COSA EN SU
LUGAR
Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su
debido tiempo.
La organizacin del tiempo requiere:
Una agenda para
apuntar los
compromisos


Tener en cuenta las
prioridades


Puntualidad para
alcanzar a hacer
todo lo programado


Dedicacin
exclusiva a cada
tarea


ESTA CLARO!!
Si trato de
hacer dos
cosas al mismo
tiempo, no hago
ninguna de las
dos
PRODUCCIO
N
FINANZAS PERSONAL MERCADOTE
CNIA
Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que
se realizan en la empresa, agrupndolas por reas para
ordenarlas de la manera mas lgica y eficiente posible.
Comprar materias
primas
Hacer los
inventarios
Cortar las prendas
Armar las prendas
Terminar las
prendas
Empacar las
prendas
Registrar las
cuentas
Pagar las cuentas
Cobrar a los
clientes
Conseguir
prstamos
Conseguir
operarios
Entrenar operarios
Dirigir al personal
Estimular al
personal
Sancionar las faltas
Contratar
publicidad
Visitar clientes
Tomar pedidos
Buscar nuevos
clientes
En las empresas pequeas una misma
persona puede realizar tareas de diferentes reas,
siempre y cuando organice bien su tiempo para
dedicar un tiempo determinado a cada rea.
1. Hago la lista de todas todas las tareas que se
realizan en mi empresa y las agrupo por reas.
2. Determino quien es la persona responsable de
realizar cada tara o cada grupo de tareas.
3. Analizo la relacin que existe entre las diferentes
tareas y las organizo en diferentes secuencias.
4. Escojo la secuencia mas adecuada.
ATENCION!!- La secuencia mas adecuada es la que permite que
las cosas se hagan muy bien y en el menor tiempo posible.
Un cargo para cada persona y cada persona
en su cargo!!
UNIDAD DE MANDO quiere decir que cada persona
recibe ordenes y le rinde cuentas a una sola persona
Gerente
Contabilidad
Secretaria Mensajero
Operario
ESTA CLARO!!
Para que haya una
buena
organizacin, debe
haber una UNIDAD
DE MANDO Y
UNIDAD DE
DIRECCION.
Unidad de
mando!!
Que a todas las tareas estn asignadas a un
responsable permanente!!
CLARO! En la empresa representada por las abejas si
existe una unidad de mando, en cambio, con las
hormigas, hoy HAY, porque nadie tiene la
responsabilidad asignada
Estas personas no tienen
autoridad para mandar a
nadie ni tienen
responsabilidades
concretas en el
funcionamiento de la
empresa porque su misin
consiste nicamente en dar
una asesora
Por ejemplo:
los asesores de
programa!
Para analizar la
organizacin de las
personas en mi
empresa y determinar si
en ella hay unidad de
mando y direccin,
Hago un grfico que se
llama ORGANIGRAMA
Es la distribucin de los recursos de la
empresa, para obtener de ellos el mayor
rendimiento posible!!
Para aprender a
organizar el
dinero,
estudiare con
mucho inters
los temas de
contabilidad y
costos!
La direccin consiste en guiar y
coordinar a las personas para que
realicen su trabajo con entusiasmo
y responsabilidad.
El buen director es un LIDER!!
Lder es la persona que despierta en los
dems el deseo de imitarla o de seguirla
adelante porque:
*Es entusiasta* *Tiene ideas
novedosas*
*Hace las cosas bien* *Esta siempre
dispuesta a aprender* *Trabaja en
equipo con sus colaboradores*
LA DIRECCIN ES LA COORDINACIN DE
ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LOS
TRABAJADORES PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
HAY DIRECTORES QUE SE PREOCUPAN
NICAMENTE POR LA PRODUCCIN SIN
PRESTAR ATENCIN A LAS NECESIDADES
DE SUS TRABAJADORES!!
CLARO!... Los jefes duros y
autoritarios son malos
directores porque los
subalternos no los quieren y
les trabajan de mala gana
Y tambin hay algunos
que se preocupan tanto
por las personas que
descuidan las otras reas
de la empresa. Sin
embargo, para ser buen
director hay que atender a
las personas y a las
dems reas de la
empresa con igual
esmero.
PERO LOS JEFES DEMASIADO
CONDESCENDIENTES TAMBIEN
SON MALOS POR NO SABER
MANTENER LA DISCIPLINA
DENTRO DE LA EMPRESA
Cuatro habilidades!!!
1. Habilidad para
comunicarse


2. Habilidad para
motivar a los
dems


4. Habilidad para
tomar decisiones


3. Habilidad para
ejercer la autoridad


LA COMUNICACION
Es la transmisin de un
mensaje de la persona
que lo enva a la
persona que lo recibe a
travs de un medio de
comunicacin.
PERMANENTE
Porque la empresa es una organizacin muy viva que
siempre genera mensajes y noticias importantes de
comunicar.
PRECISA Y
CLARA
Porque hay que ir al grano y comunicar el mensaje
exacto para que el interlocutor lo entienda sin riesgo de
confundirlo.
DIRECTA
Porque los intermediarios pueden distorsionar el
mensaje.
RESPETUOSA
Y SINCERA
Porque el mal trato, la falsedad y el engao destruyen el
buen ambiente de trabajo.
La habilidad para comunicar consiste en lograr que
la otra persona comprenda el mensaje tal como
quise comunicrselo!
*LA BUENA COMUNICACIN ES LA MEJOR MANERA DE
EVITAR LOS CONFLICTOS*
Noticias e
informaciones
Instrucciones,
Ideas y
sugerencias,
Solicitudes,
Ordenes, Palabras
de estmulo,
Llamadas de
atencin, etc!!
Noticias e
informaciones
Ideas y sugerencias
Solicitudes
Reclamos
Etc!!
Noticias e
informaciones
Ideas y
sugerencias,
Indicaciones,
Solicitudes, etc.
El jefe
comunica:
El trabajador
comunica:
El trabajador
comunica:
A sus
compaeros:
A su jefe:
A sus
trabajadores:
Es el deseo de realizar el
trabajo con esmero y
buena voluntad
El buen director entusiasma a sus
colaboradores y logra que trabajen con gusto
y responsabilidad!!
El salario es un elemento muy importante de la
motivacin, pero no es el nico, porque el
hombre tiene tambin otras necesidades que
no se pueden satisfacer con dinero.
ESTOS ASPECTOS TAMBIEN SON
IMPORTANTES DE LA MOTIVACION:
La estabilidad en el trabajo, el trato
amable y respetuoso, la justicia en el
manejo de los conflictos, las
oportunidades de capacitacin y de
progreso de la empresa, el
reconocimiento y estimulo, la
oportunidad de tomar parte en la toma
de decisiones y en el manejo de la
empresa.
Es la capacidad de dar
ordenes y hacerlas cumplir
Mi capacidad para ejercer la autoridad depende de:
MIS CONOCIMIENTOS
Mis trabajadores atacarn mi autoridad si
reconocen que estoy mejor preparado que
ellos y confan en mi capacidad de guiarlos
por un camino acertado y seguro. Por eso
tengo que hacer siempre el esfuerzo de
aprender para mejorar mi nivel educativo.
MI BUEN EJEMPLO
Mis trabajadores reconocern mi autoridad si
encuentran en mi cualidades dignas de
admirar. Por eso tengo que tratar de corregir
mis defectos y de cultivar en mi las virtudes
humanas.
LA VERDADERA AUTORIDAD ES COMO UNA FUERZA QUE
IMPULSA A LOS DEMAS A SEGUIR MIS INDICACIONES O A
OBEDECER MIS ORDENES
Consiste En Escoger Una Entre Varias
Alternativas!!
DIRIGIR es asumir la responsabilidad
de tomar decisiones, para manejar la
empresa para resolver los problemas,
y para aprovechar las oportunidades.
Las decisiones son buenas cuando
dan buenos resultados y son malas
cuando llevan al fracaso.
Por eso, el arte de dirigir consiste
precisamente en TOMAR BUENAS
DECISIONES..
NO SORTEE LAS
DECISIONES QUE
DEBE TOMAR
TODAS LAS
DECISIONES TIENEN
CONSECUENCIAS; POR
ESO ES TAN
IMPORTANTE
APRENDER A
TOMARLAS BIEN!
1. Identifico cuales son las alternativas que
tengo para escoger.
2. Analizo cada una de las alternativas
buscando la siguiente informacin
Cules son sus inconvenientes
Cules son sus riesgos
Qu resultados puedo esperar si la escojo
3. Comparo las diferentes alternativas.
4. Escojo la alternativa que ofrezca los mayores
beneficios y tenga menores riesgos.
La informacin
completa, exacta
y actualizada
sobre la empresa,
sobre el medio
que la rodea y
sobre la realidad
del pas es la
clave del xito en
la toma de
decisiones
Es la comparacin de los planes con los resultados
para verificar si se han cumplido y para corregir las
desviaciones en la realizacin de los proyectos.
El control consiste en realizar las siguientes actividades:
1. RETOMAR LAS METAS QUE SE HAN
ESTABLECIDO
Las metas son los proyectos expresados de tal
manera que su realizacin se pueda comparar
con un punto de referencia concreto. POR
EJEMPLO: La meta es reducir al 5% el
desperdicio de la materia prima utilizada. El
consumo de materia prima es el punto de
referencia con el cual comparo el desperdicio
para verificar si he logrado la meta.
2. RECOGER INFORMACION SOBRE LOS
RESULTADOS
La informacin es el conjunto de datos
necesarios para verificar el cumplimiento de las
metas. POR EJEMPLO: Mantener el registro
actualizado del desperdicio y del consumo de
materia prima.
3. COMPARAR LAS METAS CON LOS RESULTADOS
Es la comparacin permanente de las metas con las
relaciones
para verificar hasta que punto se estn logrando.

POR EJEMPLO: Cada semana averiguo cunta materia
prima utilic y cuanta desperdici para
comparar el porcentaje con la meta del 5%.

4. CORREGIR LAS DESVIACIONES
Es el anlisis de las causas por las cuales no
se cumplen las metas para corregirlas
inmediatamente.
POR EJEMPLO:
El nuevo cortador no sabe colocar bien los
moldes; hay que entrenarlo para que aprenda
a hacerlo correctamente.
MA VALE PREVENIR QUE
LAMENTAR.
EL MEJOR CONTROL ES EL QUE
COMIENZA A APLICARSE DESDE
EL COMIENZO DEL PROCESO
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