Aspectos Generales

del Control e
I ndicadoresde Gestin
Prof. Heriberto Rivero
Control
Robbins y De Cenzo (1999, citado en Mairena, R., 2004: proceso de regular
actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas
y corrigiendo cualquier desviacin significativa. (Pg. 654).
Stoner, Freeman y Gilbert (1996): El control administrativo es el proceso
que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades
proyectadas. (Pg. 610).
Burfk Scanlan (1987): Funcin de la administracin organizacional que se
ejecuta para asegurar que los hechos o actividades realizados concuerden
con los planificados. Es universal y abarca todas las reas de la
organizacin.
Conceptos bsicos
PLANIFICACIN:
objetivos y
procedimientos
adecuados para
alcanzarlos
ORGANIZACIN:
estructuracin de
RRHH, RRFF,
fsicos y materiales,
para alcanzar
objetivos
EJECUCIN:
Puesta en marcha
de las acciones
planificadas
CONTROL:
Sistema de Administracin y Gestin Organizacional
Retro y pro alimentacin
Sistema de Control de Gestin
Conjunto de procedimientos, RRHH e informacin que representa un
modelo organizativo complejo para realizar la planificacin, la gestin y el
control de las actividades que se llevan a cabo en la organizacin.
Conceptos bsicos
Control de Gestin
Actividad organizacional que comprende a todos los niveles de la
organizacin en su variedad de funciones y procesos, y que tiene por
finalidad impulsar la accin e incentivar conductas hacia el logro de los
objetivos utilizando para ello estndares tanto internos como externos,
apoyndose en tecnologa de informacin y teniendo como centro de
inters el ser humano en su perspectiva de gestor y de observador, con el
propsito de alcanzar un mejoramiento organizacional permanente.
Actividad organizacional que comprende a todos los niveles de la
organizacin en su variedad de funciones y procesos, y que tiene por
finalidad impulsar la accin e incentivar conductas hacia el logro de los
objetivos utilizando para ello estndares tanto internos como externos,
apoyndose en tecnologa de informacin y teniendo como centro de
inters el ser humano en su perspectiva de gestor y de observador, con el
propsito de alcanzar un mejoramiento organizacional permanente.
Dimensiones de la funcin de Control
Sub-sistemas de indicadores de Gestin
NIVEL
ESTRATGICO
NIVEL FUNCIONAL
NIVEL OPERATIVO
Indicadores estratgicos
organizacionales
(Planes corporativos,
I nstitucionales)
Indicadores nivel tctico o
gerencia media
(Planes a nivel de G. G.s
nivel central)
Indicadores nivel operativo
(unidades operativas)
El Estado y el Control
Los objetivos genricos del control en las administraciones pblicas:

1. El rgano o entidad cumple las disposiciones legales.
2. La informacin del rgano o entidad se presenta adecuadamente de
acuerdo con los principios contables que le son aplicables.
3. La gestin de los recursos se desarrolla de acuerdo con criterios de
economa y eficiencia.
4. Se estn logrando los objetivos y fines previstos en los planes y
programas.
Sistema Nacional de Control en Venezuela
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial N 37.347 de
fecha 17-12-2001 Sistema Nacional de Control Fiscal.
I ndicador de Gestin
Conceptos bsicos
Instrumento metodolgico que permite expresar
el comportamiento o desempeo de un programa,
proyecto o actividad, cuya magnitud, al ser
comparada con algn nivel de referencia (o
estndar), podr sealar cun bien se est
llevando a cabo su ejecucin o indicar una
desviacin sobre la cual se han de tomar
acciones correctivas o preventivas segn sea el
caso.
Clasificacin de los I ndicadores de Gestin
I ndicadores de 1
er
nivel
I ndicadores de 2
do
nivel
Cantidad de Bs. Invertidos en el programa
Nmero de obreros adiestrados en el estado
Total de horas-hombre gastas en reparacin de
Tasa de mortalidad del estado
% de productos defectuosos en la planta
Tasa bruta de egresados en el ncleo
IDH
CONTROL DE
RESULTADOS
RECOPILACION DE
INFORMACION
EVALUACION DE
IMPACTO
SELECCION DE
INDICADORES
DEFINICION DE
OBJETIVOS
meta
1
meta
2
meta
n
SISTEMA DE
SEGUIMIENTO Y
EVALUACION
Componentes de un sistema de
evaluacin y seguimiento
Criterios para la medicin de la Gestin
MISIN
VISIN
OBJETIVOS
METAS
INSUMOS RESULTADOS
PROCESOS
BENEFICIARIOS
ENTORNO
COMUNIDAD
ECONOMA
EFICIENCIA
EFICACIA
CALIDAD
IMPACTO
Productos
Servicios
Estimar avances
(seguimiento)
Actividades
realizadas, gasto
ejecutado ( ind . de
insumos y
productos)
Alta (mensual,
trimestral)
De procesos
Evaluar
cumplimiento de
objetivos
especficos
Productos o
resultados
propuestos
Anual o al final del
proyecto
De resultados
Estimar el impacto
en la poblacin
Cambios
sustanciales en el
nivel de la
poblacin objetivo
Baja, luego de un
tiempo de
maduracin
De impacto
PROPOSITO INDICADORES FRECUENCIA TIPO
Estimar avances
(seguimiento)
Actividades
realizadas, gasto
ejecutado ( ind . de
insumos y
productos)
Alta (mensual,
trimestral)
De procesos
Evaluar
cumplimiento de
objetivos
especficos
Productos o
resultados
propuestos
Anual o al final del
proyecto
De resultados
Estimar el impacto
en la poblacin
Cambios
sustanciales en el
nivel de la
poblacin objetivo
Baja, luego de un
tiempo de
maduracin
De impacto
PROPOSITO INDICADORES FRECUENCIA TIPO
Tipos de Evaluacin fundamentales
Alineamiento estratgico
Anlisis de directrices y lineamientos estratgicos
del Plan de Desarrollo Nacional y Plan
Ministerial/sectorial).
Revisin de objetivos propuestos en el POAI
Articulacin o vinculacin de objetivos
Plan de Desarrollo
Econmico y Social
Objetivo X
Objetivo Y
Objetivo Z
Programa A
Programa C
Programa B
M I N I S T E R I O P A R A L A E C O N O M A P O P U L A R
Programa D
Programa E
Programa F
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Actividad 1
Actividad 2
Alineamiento estratgico horizontal: flujo de gestin multifuncional
Impacto
Producto
Insumo
Resultado
PROCESOS
Prof. Aureliano Fernndez - USB
Clasificador
funcional
programtico
Indicadores de
desempeo
Impacto
Actividad/
Proyecto
Producto Insumo
Funcin
Programa
Sub-programa
Resultado
Visin/Misin
Objetivo Estratgico
General
Objetivo Estratgico
Especifico
Accin Permanente/Accin
Temporal
Proveer de eduacin a
toda la poblacin
Venezolana
Disminuir el indice de
analfabetismo en un 25% en
3 aos
Crear 500 escuelas para el sector
rural
Licitar contratistas para la
construccn de escuelas
Descomposicin de los indicadores
Prof. Aureliano Fernndez - USB
Establecimiento de indicadores
Clasificador
funcional
programtico
Metasde
desempeo
Impacto
Impacto
Actividad/
Proyecto
Actividad/
Proyecto
Calidad
Calidad
Eficiencia
Eficiencia
Funcin
Funcin
Programa
Programa
Sub -
programa
Sub -
programa
Resultado
Resultado
Eficacia
Eficacia
Economa
Economa
Indicador1
Indicador2
Indicador3
Indicador4
Insumo - proceso Producto
Indicador5 Indicador6
Desencadenamiento de los I ndicadores
Objetivo General
Objetivos especficos
Acciones especficas
Factores claves de xito
Indicadores de gestin
Metodologa para el diseo del Control de Gestin
R
e
l
a
c
i

n

c
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u
s
a
-
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f
e
c
t
o

e
n
t
r
e

o
b
j
e
t
i
v
o
s

Perspectiva de
responsabilidad social
Perspectiva del
usuario/beneficiario
Perspectiva de
procesos internos
Perspectiva de
aprendiz/crecimiento
Perspectiva
financiera
Vertiente de gestin 1
Vertiente de gestin 2
Vertiente de gestin 3
Vertiente de gestin 4
Vertiente de gestin ... n
Factores crticos
Aspectos claves para
lograr el xito de la
gestin. Ejemplo:

No ms de 2 semanas de plazo para
la entrega de..
Tipos de I ndicadores
Estructura del I ndicador
Objetivo Estratgico del PNCTI : Desarrollar una ciencia y tecnologa para la inclusin social donde los actores de la sociedad venezolana
sean sujetos de accin en la formulacin de polticas pblicas de ciencia, y tecnologa y partcipes del nuevo pensamiento cientfico que se
gesta en el pas (OE2)
1. Nombre del indicador: Inters poblacional por la ciencia y la tecnologa. 2. Cdigo: OE2-01
3. Objetivo del indicador: Medir el grado de inters poblacional por temas medulares de la C y T.
4. Tipo: Impacto X Efecto o Resultado Inversin
6. Unidad de medida: Porcentaje (%) 5. Frmula de clculo:
%Inters de la gente por nuevos descubrimientos mdicos * % Inters de la
gente por nuevos inventos tecnolgicos * Inters de la gente por nuevos
descubrimientos cientficos
7. Fuente(s): Encuesta de Percepcin Pblica de la C y T
2004 y 2006
8. Lnea de base (2004) 9. Valor actual (2006) 10. Var 11. Situacin al 2010 12. Situacin al 2013 13. Situacin al 2030
56,4% 63% 6,6% 100%
14. Criterios de interpretacin:
Este indicador debe mostrar una variacin positiva, en forma incremental.
Al 2006, el grado de inters del venezolano por temas medulares de la C y T ha mejorado en un 6,6% con respecto al ao 2004, lo
cual significa un avance en la cultura cientfica venezolana.
15. Periodicidad: Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual X
16. Responsable: Director(a) Gral. de Planificacin 18. Usuario(s): Ministro, Viceministro de Planificacin y Director(a)
Gral. de Planificacin
17. Dependencia Responsable: Dir. Gral. de Planificacin 19. Dependencia(s) Usuario(s): Dir. Gral. del Despacho del
Ministro, Viceministerio de Planificacin y Dir. Gral. de Innovacin
Planificacin





VALIDACIN
IMPORTANCIA
FACTIBILIDAD
UTILIDAD
CLARIDAD
OPORTUNO
TEORICA
OPERATIVA
(usuarios)
TCNICA
Criterios de validacin de los indicadores
N Ind. Imp. Fact. Clar. Util. Valor Orden






















Validacin
Biliografa
D. Beltrn, J. (1998). Indicadores de Gestin. Herramientas para Lograr la
Competitividad. Bogot: 3R Editores.
Zambrano D, K (2004). Planificacin y Control de la Produccin Pblica.
Caracas. Ediciones de S-PlanyCG Kilian ZD.
Callaos, N. (2000). Control e Indicadores de Gestin: Un Enfoque
Sistmico. Caracas: Universidad Simn Bolvar. Documento.
Kaplan, R., y Norton, D. (1997). Cuadro de Mando Integral (The Balanced
Scorecard). Barcelona, Espaa: Ediciones Gestin 2000.
Robbins, S. y De Censo, D. (1996). Fundamentos de Administracin.
Mxico: Prentice-Hall.
Serna, H. (2000). Gerencia Estratgica, Planeacin y Gestin - Teora y
Metodologa. Santa Fe de Bogot: 3R Editores.
Repblica Bolivariana de Venezuela (2001). Ley Orgnica de la Contralora
General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta
Oficial N 37.347. Diciembre 17. Caracas.
Visin
/Misin
Funcin
Objetivo
Estratgico
Programa
Objetivo
Especfico
Sub-programa
Activ. Perm./
Activ. Temp.
Tarea/proyecto
Misin/Visin OE1;OE2
OE1
OE2
OT/E1
OT/E2
OT/E1
OT/E2
AP/T-Pr1
AP/T-Pr2
Visin
/Misin
Funcin
Visin
/Misin
Funcin
Objetivo
Estratgico
Programa
Objetivo
Estratgico
Programa
Objetivo
Especfico
Sub-programa
Objetivo
Especfico
Sub-programa
Activ. Perm./
Activ. Temp.
Tarea/proyecto
Activ. Perm./
Activ. Temp.
Tarea/proyecto
Activ. Perm./
Activ. Temp.
Tarea/proyecto
Misin/Visin OE1;OE2
OE1
OE2
OT/E1
OT/E2
OT/E1
OT/E2
AP/T-Pr1
AP/T-Pr2


Perfil Estratgico de la unidad

Objetivo Estratgico

Objetivo Especfico

Actividad
1.1 Presentar el Libro de Presupuesto del INCE
ante los Organismos Externos, en los plazos
establecidos por la Ley.



1.1.1 Actualizar el Cronograma de Actividades,
diseado para la Formulacin del
Presupuesto.
1.1.2 Elaborar oportunamente y de manera
clara, los lineamientos internos para la
formulacin del Presupuesto.
1.1.3 Consolidar un Anteproyecto de
Presupuesto, para la revisin y aprobacin
de las autoridades del INCE.
1. Promover el desarrollo y prestacin
de servicios de asesora con criterios
de eficacia, eficiencia y calidad para
la formulacin y gestin del
presupuesto. 1.2 Orientar la metodologa del contenido del
Libro en su parte literal Polticas
Institucionales, en funcin de los
proyectos y programas prioritarios del
INCE, alineados con las directrices
emanadas del Ejecutivo Nacional.
1.2.1 Alinear los aspectos metodolgicos para la
Formulacin del Presupuesto con los
planes y proyectos institucionales en
concordancia con las directrices del
Ejecutivo Nacional.
2. Desarrollar y mantener actualizado
un marco normativo para el proceso
de formulacin y gestin
presupuestaria.

2.1 Normar los procesos de: Formulacin
Presupuestaria y Modificaciones
Presupuestarias.


2.1.1 Elaborar los manuales de: Formulacin
Presupuestaria y Modificaciones
Presupuestarias, conjuntamente con la
Gerencia de Evaluacin Organizacional y
Procesos.
3. Planificar y programar en forma
eficiente la asignacin de los
recursos presupuestarios del
INCE, mediante la aplicacin de
instrumentos y tcnicas
metodolgicas que faciliten el
establecimiento del desembolso en
funcin del desarrollo de la
gestin.

3.1 Desarrollar una metodologa que contemple
el uso de instrumentos y tcnicas que
faciliten el establecimiento del programa de
desembolso en funcin del desarrollo de la
gestin.
3.1.1 Elaborar las bases conceptuales que
fundamentarn la metodologa a aplicar
para el establecimiento del programa de
desembolso en funcin del desarrollo de la
gestin.
3.1.2 Disear la estructura de los instrumentos
(formatos) que se aplicarn el
establecimiento del cronograma de
desembolso.

Objetivo Estratgico

Objetivo Especfico

Actividad
4. Promover el desarrollo de los planes
institucionales en sintona con el
presupuesto.
4.1. Incrementar los niveles de articulacin del
Presupuesto con los planes, programas y
proyectos de las distintas dependencias de
la Organizacin y otros procesos de gestin
administrativo-financieros.
4.1.1 Analizar y priorizar los planes y proyectos
de cada una de las dependencias y
determinar las fuentes de su
financiamiento.
5. Reforzar la capacidad analtica del
recurso humano para un mejor
desempeo de la Unidad.

5.1 Mantener actualizado al personal adscrito a
la Divisin de Formulacin Presupuestaria,
Elaborar un plan de trabajo que garantice
el cumplimiento del programa de reuniones e
intercambio.
6. Optimizar los sistemas de
evaluacin y control del proceso de
Formulacin y Ejecucin del
Presupuesto.
6.1. Promover la implantacin del Sistema de
Control de Gestin en la Divisin.
6.2. Desarrollar la propuesta para el Sistema de
Control de Gestin en la Divisin de
Formulacin Presupuestaria.
6.1.1. Exponer ante los supervisores de la
Divisin de Formulacin Presupuestaria,
la propuesta para el establecimiento del
control de gestin.
6.1.2. Proponer la incorporacin del Control
como una actividad bsica de la gestin,
en los respectivos Manuales
Institucionales.
7. Adoptar moderna tecnologa y
sistemas de informacin para mayor
efectividad de la gestin
7.1. Garantizar la automatizacin del Sistema de
Control de Gestin de la Divisin de
Formulacin Presupuestaria.
7.1.1 Realizar un estudio de mercado de los
softwares existentes, para el uso efectivo
del Control de Gestin.
Alineamiento de objetivos y metas
Misin Ciencia - Propuesta de Esquema
para la Matriz de Indicadores Estratgicos
ndice Logro Objetivos
Territorial Local Temtico Servicios
Conocimiento Aplicado
Incremento Capacidades
Cientfico-tcnicas
Extensin
Popularizacin
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
Indicador 4
Indicador 5
Indicador 6
Indicador 7
Indicador 8
Indicador 9
Indicador 10
Centros I+D
Indicador 11
Indicador 12
Indicador 13
Indicador 14
Indicador 15
Indicador 16
Indicador 17
Indicador 18
Indicador 19
Indicador 20
Indicador 21
Indicador 22
Indicador 23
Indicador 24
Herramienta de toma de decisiones concebida mediante un sistema de alertas tipo semforo - colores: Rojo=alerta (indicador por debajo de
lo esperado); amarillo=indicador en el lmite mnimo aceptable y verde=indicador dentro de los parmetros aceptables establecidos.
Vertiente
Componente
Cantidad centros I+D Actualizados/dotados:
Valor Esperado = 4
Valor de Ejecucin = 4
Tipo centros I+D Actualizados/dotados:
Valor Esperado = 2 Biotecnologa; 2 agroqumica
Valor de Ejecucin = 1 Biotecnologa; 3 Biologa
Centros I+D: