2. Qu mejoramos? 3. Atacamos los despilfarros ocultos. 4. A por la mejora sostenible. 5. El proyecto 5S digital. 2 1. ENTORNO FSICO Y DIGITAL Disposicin de un ptimo entorno fsico de trabajo: punto de partida para la mejora. 5S fsico Disposicin de un ptimo entorno digital de trabajo: punto de partida para la mejora. 5S digital 3 ENTORNO FSICO Y DIGITAL El escritorio fsico 5S El escritorio digital 5S 4 ENTORNO FSICO Y DIGITAL El escritorio fsico 5S 1. Organizado: eliminados los innecesarios. 2. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario. 3. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaos. 4. Visualmente controlado: actuando rpido ante la desviacin. 5. Sostenible: generado el hbito para mantenerlo. 5 ENTORNO FSICO Y DIGITAL 1. Organizado: eliminados los innecesarios. 2. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario. 3. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaos. 4. Visualmente controlado: actuando rpido ante la desviacin. 5. Sostenible: generado el hbito para mantenerlo. El escritorio digital 5S 6 ENTORNO FSICO Y DIGITAL La capacidad de almacenamiento se rige por la primera ley de Moore: la capacidad de los chips (tanto los de memoria como los de proceso) se duplica cada 18 meses: donde todo cabe todo entra. Lo digital ha agredido a la gestin y ha conducido a situaciones de bloqueo cultural frente a las nuevas tecnologas: ya te deca yo que el .com iba a fracasar. Sin embargo, en ocasiones slo mediante lo digital podemos ser competitivos. El iceberg digital Lo fsico oculta las 9/10 partes de la documentacin digital, oculta bajo el mar y generando constantes prdidas de eficacia y eficiencia. 7 2. QU MEJORAMOS? 1 - La gestin de la informacin: Just-In-Time. Valor de uso: s para qu me sirven y las uso. 2 - Las competencias ante las nuevas tecnologas. Accesible: s dnde est. Fiable: s que es correcta. til: s que es la adecuada para este problema. A tiempo: cuando me hace falta. Slo la necesaria. Decisiones de mayor calidad 8 3. ATACAMOS LOS DESPILFARROS OCULTOS 1. La informacin digital innecesaria (contra la polucin informativa): Duplicados, triplicados... Obsoletos. 2. La escasa capacitacin y actitud para manejar lo digital. 3. Las fuentes de suciedad que provocan retrabajos. 4. Los movimientos digitales innecesarios: lo necesario a mano, ubicado e identificado. Menos tiempo 9 4. A POR LA MEJORA SOSTENIBLE 1. Usuario, directivo, rea de TIC y facilitador: el equipo necesario. 2. Capacitamos al tiempo que implantamos. 3. Eliminamos vicios y creamos rutinas saludables ayudados por la tecnologa. 4. Tres mbitos de actuacin: La tecnologa. La organizacin de la informacin. La cualificacin y las actitudes. 10 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 Alcance y Marco Estratgico 1 Formacin Bsica 5S + digital 2 Revisin y Anlisis de Resultados 4 Alineacin con la estrategia. Configuracin del equipo de proyecto. Alcance del proyecto. Indicadores y resultados esperados. 1 2 Visin global de 5S. Lo digital y lo fsico: particularidades en 5S. Gestin de la informacin en soporte digital. El PC, herramienta y almacn, logstica avanzada. Escritorio. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red (Intranet), la Red (Internet). La gestin del correo electrnico a travs de 5S. Buscar... y encontrar. 3 Formacin. Accin. Revisin. 4 Revisin general. Anlisis para la extensin. 11 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Alcance y Marco Estratgico 1 Alineacin con la estrategia. Configuracin del equipo de proyecto. Alcance del proyecto. Indicadores y resultados esperados. 1 Cmo se alinea el proyecto de mejora de 5S digital dentro de los objetivos estratgicos de la empresa. Nivel del proyecto 5S digital: 1. Organizacin personal de la informacin digital. 2. Organizacin de la informacin digital en el rea/proceso. 3. Organizacin de la informacin digital en la organizacin. 4. Organizacin de la informacin digital con el entorno. Actores implicados en el proyecto: 1. El rea TIC. 2. El nivel directivo. 3. Los usuarios. 4. El facilitador. Tctica de implantacin: qu rea, con qu expectativas de mejora, con qu barreras de entrada, con qu actitudes previas... Predefinicin de indicadores: en qu vamos a impactar. 12 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Formacin Bsica 5S + digital 2 Capacitar tcnicamente y generar las actitudes adecuadas para el xito para el proyecto. 1. Visin global de 5S. La metodologa 2. Lo digital y lo fsico: particularidades en 5S. 3. Gestin de la informacin en soporte digital. Empresa = informacin Niveles de la informacin 4. El PC, herramienta y almacn, logstica avanzada. 5. Escritorio. El nuevo entorno de trabajo virtual. 6. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red (Intranet), la Red (Internet). 7. La gestin del correo electrnico a travs de 5S. Defensas activadas y rigor 8. Buscar... y encontrar. 13 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formacin. Accin. Revisin. Orden y organizacin Cultura de manejo de la informacin digital en la empresa. Estructura: personal-rea/proceso-empresa-entorno. Describir la estructura de la informacin que manejamos: los cajones del armario. Identificar los documentos duplicados, triplicados...y eliminarlos! Consensuar criterios de identificacin de documentos. Plantear el paralelo fsico-digital: escritorio (fsico-digital), armarios (fsicos-digitales). Criterios de archivado de la documentacin. Criterios del rea de TIC. 14 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formacin. Accin. Revisin. Limpieza Hbitos a generar en el usuario. Lugares prohibidos y focos de suciedad: repaso peridico. Activar la tecnologa para rastrear. Elementos no usados. La seguridad, en dos planos: el usuario y el rea TIC. Eliminacin de apaos (cuando la gente se busca la vida). Retroinformacin para la limpieza. 15 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formacin. Accin. Revisin. Control visual Alarmas sobre lo que tiene riesgo de no cumplirse. Sitios despejados: la cultura del escritorio. Ejemplo en escritorio Windows: Mesa despejada. Iconos de acceso directo. Barra de tareas. Men Inicio. Apariencia de carpetas e identificacin de documentos: propiedades. Ventanilla nica. Integracin en un puesto de control. Ejemplo en Microsoft Outlook. Integracin en un puesto de control. Ejemplo en Internet Explorer. 16 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Reunin de Trabajo + Formacin Despliegue de Actividades Validacin del avance Resultados Despliegue de cada fase 3 3 Formacin. Accin. Revisin. Disciplina y hbito: la sostenibilidad del proyecto Monitorizacin desde el rea de TIC. Tareas automatizadas ejecutadas por el usuario: Duplicados. Ubicaciones nicas. Documentos sin acceso. Documentos de tamao excesivo. Ciberpaseos. Rutinas para mantener el sistema Auditoras de informacin, segn plan anual. 17 5. EL PROYECTO 5S DIGITAL Balance del proyecto implantado. Recursos invertidos / Resultados conseguidos. Anlisis de las mejoras conseguidas. Documentacin. Cualificacin y actitudes en el equipo de proyecto. Situacin antes despus. Anlisis de la extensin. Impacto / Facilidad de implantacin. Plan de avance del proyecto. Recursos necesarios. Integracin en las rutinas de gestin. Marco EFQM. Ciclo anual de plan de gestin. Ciclo plurianual de reflexin estratgica. Revisin y Anlisis de Resultados 4 4 Revisin general. Anlisis para la extensin.