GESTIN ESTRATGICA DE COMPRAS

CASO: HOSPITAL GUACIMARA-BENEHARO

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1. Cules son los principales problemas que detectas en la gestin de los
aprovisionamientos del Hospital Guacimara-Beneharo. Agrupar los problemas en
los 2-3 principales que engloben y sinteticen todo.

1. Gestin de almacenes e inventarios:
Existencia de 15 almacenillos con sistemas de gestin independiente, criterios de distribucin
distintos y asociados a varios centros de costes.
Se generan automticamente pedidos no reales
Gestin incontrolada. Un nico RH para toda la gestin.
Inseguridad sobre el stock existente y se precisa hacer un inventario en breve.
No existe control sobre los movimientos internos entre almacenillos con el almacn central
Duplicidad de control administrativo

2. Gestin de proveedores
No existe una Base de Datos actualizada de los mismos.
No se ha realizado un ABC de los proveedores.
No se emiten nuevos concursos
Lneas de pedido a proveedores no optimizadas

3. Gestin de compras
Los productos no estn agrupados por familias
Clasificacin de precios de proveedores codificada con 4 dgitos. Eel sistema admite slo 2.


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2. Cuantifica el nmeros las principales variables y actividades que se expone en el caso,
all conexita esa informacin y saca tus propias conclusiones sobre dichas cifras. A
modo de ejemplo sugerimos:

Cuantificar el volumen de compra realizado Stock en Almacn









Unidades de Compra Volumen compra
(mill.ptas)
Cuotas
Aprovisionamientos 3.500 39%
Farmacia 1.500 17%
Contratacin 4.000 44%
Total 9.000 100%

Almacn Artculos
Quirfano (Deposito y material quirfano) 1.000
Central (artculos 1,3 y 5) Por valor de 175 millones
Economato (artculo 4) ?
Almacenes planta (artculo 7) ?
Almacenes (artculo 6) ?

Proveedores disponibles, artculos disponibles y compra media.
Proveedores totales 3.000
Se usan de esos proveedores 50%
Proveedores reales 1.500
Artculos 30.000
N pedidos en lnea/proveedor 8,5
Unidades promedio 20

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Proveedores disponibles, artculos disponibles y compra media.

Suponemos la ley 20/80 :

El 20% de las ventas las hacen tambin el 20% de los proveedores y son el
80% de los costes.
6000 artculos producto A (20% de 30000) 2800 millones de
pesetas (80% de 3500) coste medio de 466.666 pesetas.
Compras media proveedores producto A 2800/(0,2*1500)=9,33
millones de pesetas.

24000 artculos 700 millones de pesetas coste medio
unitario de 29.166 euros Compras media resto de proveedores
700/(0,8*1500)=583.333 pesetas.

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Otras Conclusiones:

Compras totales realizadas: Aproximadamente 9.000 millones de Pts.
A pesar que la unidad de almacenamiento es la que mayor nmero de
compras hace, el coste mayor viene de la unidad de contratacin,
(proveedores) con 4.000 millones de Pts.
Compras medias a cada proveedor = 4.000.000.000 / 1.500 = 2,6 millones
de Pts.
Artculos comprados de media a cada proveedor = 30.000 / 1.500 = 20
artculos
Coste medio por artculo = 9.000.000.000 / 30.000 = 300.000 Pts
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3 Cul es la organizacin actual de compras y almacenes? Explcala
pensando en el negocio.
SISTE
MA
CENTR
AL
Almacenill
o 1
Almacenill
o 2
Almacenill
o 3
Almacenill
o 15
Sistema
Generacin
Pedidos 1
Sistema
Generacin
Pedidos 2
Sistema
Generacin
Pedidos 3
Sistema
Generacin
Pedidos 15
Centro
de
costes C
Centro
de
costes B
Centro
de
costes A
Almacn.
4-13
Sistema
Generacin
Pedidos 4-13
Los nicos almacenes que estn realmente controlados son los almacenes de
planta, va lector ptico de cdigo de barras, diariamente se revisan y se
generan las reservas y movimientos entre almacenes. Pero esta forma no est
funcionando, la generacin de reservas no es correcta.
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4 Plantear alternativas posibles y su valoracin. Seleccionar una
alternativa, justificndola, con los objetivos y estrategias a seguir.

a) Establecer un Sistema de Gestin de inventarios y provisin de
compras eficientes:

Agrupacin de los artculos por familias o grupos
Implantacin de un sistema informatizado de gestin de inventarios
Gestin de Almacenes: Establecer un sistema centralizado de
compras y suministro, con un almacn Central que gestiona las
provisiones para el resto de Almacenillos y Almacenes internos.

b) Mantener un sistema descentralizado en el que cada almacenillo se auto
gestionase pero consideramos esta solucin ms cara, requiere de mayores
recursos y no es ptima.



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c) Gestin de Proveedores
Se requiere una optimizacin importante de la gestin de proveedores.
Actualizar la BBDD de Proveedores
Hacer el ABC de los proveedores con objeto de identificar aquellos
productos tipo A en los cuales centraremos nuestros esfuerzos con los
profesionales mejor preparados
Reducir el nmero de proveedores de modo que se establezca una
relacin de partnership con ellos, mejorando nuestra posicin de
negociacin

Todas las alternativas tendran los siguientes objetivos:
Mejorar la calidad.
Reducir costes.
Mejorar los servicios del hospital.
Optimizar el espacio.
Mejorar los procesos internos.
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5. Cul sera la organizacin que propondras?
Inicio y fin
del proceso
Inicio y fin
del proceso
Actividad Actividad
Decisin
Conector
Pedido
Control de entrada de
stock
Almacn
General
Almacn
Quirfano
Almacn
Economato
Almacenes
Plantas
Controller
Financiero
Almacenes
plantas
Salidas
Almacenes
Gestin de
proveedores
Control de
Stock
Reservas
Supervisin
Gestin de
Concursos
Puntos clave en la organizacin sugerida:

Una estructura de Compras, separada de las reas
operativas.
Centralizar la gestin del stock en el almacn
central.
Generacin de pedidos automticos cuando se
llegue a los mnimos de stock.
Centralizar las operaciones en el sistema
informtico.
Gestin del almacn Farmacia de modo
independiente.
Revisiones fsicas del inventario determinando las
unidades disponibles, obsoletas, deterioradas y
diferencias de inventario.
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6. Disear las lneas principales de un plan de accin:

Etapa 1:
Diagnstico de las principales fuentes de problemas:
- RRHH disponibles
- Herramientas informticas de apoyo
- Procedimientos aplicados en la gestin
Clarificacin de la situacin actual, realizando un inventario de todos los
productos existentes
Organizacin del inventario en jerarquas de grupos, familias, subfamilias, etc
Depuracin de BBDD de proveedores

Etapa 2:
Definicin de pedidos tipo para los almacenes de planta
Implantacin de sistema ERP
Eliminacin de controles manuales y doble contabilidad

Etapa 3:
Agrupacin de compras en grandes volmenes
Implantacin de sistema de gestin de compras
Como acciones concretas podemos sealar entre las ms importantes:

Reunirse con los departamentos involucrados
Centralizar la organizacin de operaciones en el almacn central
Subordinar el resto de almacenes de planta
Clasificar los artculos para que el sistema informtico pueda gestionarlo
Implantacin de un sistema informatizado de gestin de pedidos y de
movimientos de mercancas
Actualizacin de la BBDD de proveedores
Implantacin de la herramienta ERP
Gestin del cambio
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