Automatizacin de

procesos
Gestin de Procesos y Servicios
Estas transparencias son una versin traducida
al espaol de las creadas por Marcello La Rosa
y Marlon Dumas para el Tutorial Process
Automation en BPM 2013. Disponibles en
http://fundamentals-of-bpm.org/supplementary-
material/lectures/
Introduccin
Dnde estamos?
Automatizar actividades del proceso
Automatizar la coordinacin del proceso
La automatizacin de procesos abarca:
Proceso de negocio
automatizado
Sistemas de gestin de procesos de negocio
(BPMSs)
Gestin de clientes (CRM)
Sistemas empresariales (ERP)
Sistemas de gestin de casos (ACM)
Sistemas de informacin conscientes del proceso
Explotan la definicin
explcita del proceso de
negocio
Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio
Business Process Management System (BPMS)
Sistema software genrico que est dirigido por la
representacin explcita de representaciones de procesos
para coordinar la realizacin de procesos de negocio
BPMS debe dar soporte a:
Modelado de procesos de negocio
Incluye visualizacin, simulacin, definicin de reglas de negocio
Ejecucin de procesos de negocio
Es habitual usar sistemas de workflow
Medicin de procesos de negocio
Anlisis, monitorizacin y auditora de procesos de negocio
Optimizacin de procesos de negocio
La arquitectura de un BPMS
BPMS
Invoked
Applications
Invoked
Applications
External
services
Process model
repository
Process model
repository
Execution
logs
Execution
logs
Administration
& monitoring
tools
Worklist
handler
Execution
engine
Process
modeling
tool
Process modeling tool
Crear y modificar procesos de negocio ejecutable
(permitiendo especificar propiedades de ejecucin)
Almacenar y cargar procesos de un repositorio
Puede importar de herramientas de modelado de proceso
conceptuales
Ejemplos de process modeling tools
Bonita Soft Bonita Open Solution IBM Business Process Manager
Execution Engine
Instancia modelos de procesos ejecutables (tambin
llamados casos)
Orquesta la distribucin de trabajo entre los participantes
de proceso y los sistemas software para ejecutar el
proceso de principio a fin
Guarda datos de ejecucin en un log
Worklist Handler
Se puede ver como una bandeja de entrada
Ofrece work items a los participantes del proceso y les
permite aceptarlos y empezar a trabajar en ellos
Maneja las listas de tarea de los participantes
Pueden proporcionar capacidades de redes sociales
Ejemplos de worklist handlers
Bonita Soft Bonita Open Solution
Administration & Monitoring Tools
Gestionar el BPMS
Configurar el acceso a los componentes del sistema
Monitorizar la disponibilidad de los participantes y el
rendimiento de la ejecucin del proceso


Ejemplos de monitoring & administration tools
IBM BPM Process Admin Console
IBM BPM Process Portal
Perspective BPMOne
External Services
Exponen una interfaz de servicio con la que interacta el
motor de procesos.
El motor proporciona al servicio los datos para que ejecute
la actividad
Ejemplos: motores de reglas, notificacin por email o
Twitter notification, conectores con DBs, CRMs
Ejemplo de external services
Bosch Visual Rules editor
Evolucin del panorama de BPMS
BPTrends
BPMS Landscape
Big vendors
IBM BPM
Oracle BPMS
Microsoft BizTalk,
Wf
SAP NetWeaver
BPM
Software AG
webMethods
Pegaystems
PegaRULES
Other
closed-source
Appian BPMS
BizAgi BPM Suite
Bosch inubit
Suite
OpenTex tBPM
Perceptive
BPMONe
Progress Savvion
TIBCO
ActiveMatrix BPM
Commercial
open-source
Bonita Open
Solution
Camunda
Intalio|BPM
JBoss jBPM
ProcessMaker
Community
open-source
Shark
YAWL
Activiti
Clasificacin de BPMS de acuerdo a su soporte a BPMN
1. BPMN puro: (re)diseado desde el principio para seguir
la especificacin
IBM BPM, Appian BPMS, Camunda, Activiti

2. BPMN adaptado: puede importar de BPMN pero lo
transforma a su representacin interna propia
Bonita Open Solution, BizAgi BPM Suite

3. No BPMN: lenguaje y semntica propietaria
Bosch inubit Suite, BPMOne, YAWL





Criterios de seleccin para el BPMS
Criterios de integracin
Qu facilidades da para integrar otros sistemas?
Criterios de interaccin con el usuario
Qu posibilidades ofrece para disear interfaces de usuario?
Criterios de diseo del proceso
Qu lenguaje de ejecucin de procesos soporta?
Criterios de pruebas y simulaciones
Soporta realizar pruebas/simulaciones sobre los procesos?
Criterios en tiempo de ejecucin
Soporta monitorizacin? Escala el sistema? Adapta dinmicamente los
workflows?
Criterios generales
Se integra bien en el entorno? Qu soporte tiene? Qu precio tiene?
Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio
Ventajas de los BPMS
Distribucin del trabajo
Coordinacin entre participantes del proceso
Recopilacin de la informacin relevante
Reduccin de la carga de trabajo
Separacin de aspectos
Punto de integracin
Integracin de sistemas flexible
Informacin del estado
Balanceo de carga
Anlisis del rendimiento
Ejecucin transparente
Acuerdos de nivel de servicio
Normativas / regulaciones
Segregacin de tareas
Aplicacin explcita de reglas
Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio
Ventajas de los BPMS
Problemas al introducir un BPMS
Problemas tcnicos: Integracin
Integracin con sistemas legacy: Screen scrapping
Orientado a casos vs orientado a lotes
Mitigado con el uso de tecnologas web y la orientacin a
servicios
Problemas organizacionales
Cambios contnuos en los procesos
Efecto de ser vigilado
Convertirse en autmatas
Problemas al tratar casos excepcionales

Introduccin
Sistemas de gestin de procesos de negocio
Ventajas de los BPMS
Problemas al introducir un BPMS
Haciendo ejecutable un modelo de procesos
Process
discovery
Process
identification
Process
analysis
Process
implementation
Process
monitoring and
controlling
Process
redesign
Process
implementation
El salto entre TI y negocio
To-be process
model
To-be process
model
Executable
process
model
Executable
process
model
El resultado: dos caras de la historia
Modelos conceptuales to be
Hechos por expertos del dominio
Proporcionan una base para la
comunicacin entre las partes
interesadas
Deben ser entendibles
Deben ser intuitivos y dejar
espacio a la interpretacin
Contienen nicamente un
conjunto relevante de la
informacin del proceso
Modelos ejecutables
Hechos por expertos de TI
Proporcionan la entrada a los
BPMS
Deben ser entendibles por la
mquina
Deben ser no ambiguos y no
contener nada abierto
Contienen detalles que son slo
relevantes para la
implementacin
34
to-be executed
process model
Pasos para convertir procesos en ejecutables
1. Identificar las fronteras de la automatizacin
2. Revisar tareas manuales
3. Completar el modelo de proceso
4. Ajustar la granularidad de las tareas
5. Especificar las propiedades de ejecucin





Adapted from teaching material of Remco Dijkman, TU/e.
Nuestro ejemplo
Customer
Supplier 1
Supplier 2
Seller
Nuestro ejemplo
1. Identificar las fronteras de automatizacin
Principio: no todos los procesos pueden ser automatizados.
-> Empieza identificando cada tipo de tarea:





Tareas automticas Tareas de usuario
2 1
Tareas manuales
3
En BPMN: especifica los marcadores de tareas
Tareas automticas
Tareas de usuario Tareas manuales
En nuestro ejemplo
automtica
usuario
manual
2. Revisar las tareas manuales
Principio: si no se ve en el BPMS, entonces no existe.
-> Busca formas de soportar tareas manuales va TI:
via tareas de usuario
via tareas automticas
-> Aslalas y automatiza el resto


Alternativa: asla tareas manuales
Alternativa: asla tareas manuales
Segmento 1 Segmento 2
Segmento 3
Proceso preparacin de recetas:
Cuando la receta pasa la comprobacin del seguro,
se asigna a un tcnico que recoge las medicinas de
las estanteras y las pone en una bolsa con la
receta grapada en ella.
Despus, la bolsa se pasa al farmacutico que
vuelve a comprobar que la receta se ha procesado
correctamente.
Despus del control de calidad, el farmacutico
sella la bolsa y la pone en la zona de recogida.
Cuando un cliente llega a recoger su receta, un
tcnico se la da y le solicita el pago.

Asume que el sistema de la farmacia automatiza
este proceso. Identifica el tipo de cada tarea y
enlaza las tareas manuales al sistema.
Consideremos este fragmento de proceso
Posible solucin
Objetos de datos fsicos (en la prctica todos los objetos de
datos porque los BPMS los gestionan de forma
simplificada)
Mensajes llevando objetos de datos fsicos
Data stores (en cualquier caso)
Pools y lanes
Anotaciones de texto

Eliminar o ignorar, segn el BPMS

Elementos de BPMN irrelevantes para la ejecucin
3. Completa el modelo de proceso
Principio: las excepciones son la regla
-> Aade manejadores de excepciones





Principio: sin datos = no hay decisiones.
-> Especifica todos los objetos de datos electrnicos (en funcin de
la forma en que los soporte el BPMS)




Huelga de controladores
En nuestro ejemplo
En nuestro ejemplo
4. Ajusta la granularidad de las tareas
Principio: Los BPMSs aaden valor si coordinan el paso
de trabajo de un recurso a otro.
-> Fusiona tareas consecutivas asignadas al mismo
recurso
-> Refina las tareas que tengan un grano muy grueso



Cuidado: Busca por todos lados
Tareas candidatas para la fusin pueden no ser consecutivas
debido a que el proceso no est correctamente modelado.
Una excepcin a la regla
Nuestro ejemplo
Before Step 1 Despus del paso 4
5. Especificar propiedades de ejecucin
-> Variables de proceso, mensajes, seales, errores
-> Variables de tareas y eventos y su mapeado a variables
de proceso
-> Detalles de servicio
-> Cdigo de las tareas de script
-> Reglas de asignacin de recursos y estructura de la
interfaz de usuario
-> Expresiones en tareas, eventos y flujos de secuencia
-> Otras especficas del BPMS: listas de tareas,
formularios, conectores
Fundamentals of Business Process Management
Captulo 9
Accesible en: http://0-
link.springer.com.fama.us.es/b
ook/10.1007/978-3-642-33143-
5/page/1
Ms informacin en:
http://fundamentals-of-bpm.org/