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Conarq Conselho Nacional

de Arquivos
Nota Importante!!! O
Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de
Gesto Arquivstica de
Documentos (e-ARQ Brasil)
elaborado no mbito da
Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos
(CTDE) do Conselho Nacional
de Arquivos.
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Conceitos Importantes!!!
O que documento digital? a
informao registrada,
codificada em dgitos binrios e
acessvel por meio de sistema
computacional.
O que documento arquivstico
digital? um documento digital
que tratado e gerenciado
como um documento
arquivstico, ou seja,
incorporado ao sistema de
arquivos.
O que documento arquivstico
convencional?
um documento arquivstico
no digital.
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O que e-ARQ Brasil?
uma especificao de requisitos a serem cumpridos
pela organizao produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos
prprios documentos, a fim de garantir sua
confiabilidade e autenticidade, assim como sua
acessibilidade.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um
Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de
Documentos (SIGAD), independentemente da
plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ou
implantado.
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Nota importante!!!
O e-ARQ Brasil
especifica todas as
atividades e operaes
tcnicas da gesto
arquivstica de
documentos, desde a
produo, tramitao,
utilizao e
arquivamento at a sua
destinao final.
Todas essas atividades
podero ser
desempenhadas pelo
SIGAD, o qual, tendo sido
desenvolvido em
conformidade com os
requisitos aqui
apresentados, conferir
credibilidade produo e
manuteno de
documentos arquivsticos.
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SIGAD (Sistema
Informatizado de
Gesto Arquivstica
de Documentos)
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar,
simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais.
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as
referncias sobre os documentos e,
para os documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso
so feitos por meio do SIGAD.
Os requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas
informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de
produzir, receber, armazenar e acessar documentos
arquivsticos.
Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado, entre
outras funes da gesto arquivstica de documentos.
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O QUE SIGAD?
um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas,
caracterstico do sistema de gesto arquivstica de
documentos, processado por computador. Pode
compreender um software particular, um determinado
nmero de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinao destes.
Nota importante!!! Para se assegurar que documentos
arquivsticos digitais sejam confiveis e autnticos e possam
ser preservados com essas caractersticas, fundamental que
os sistemas acima referidos incorporem os conceitos
arquivsticos e suas implicaes no gerenciamento dos
documentos digitais. 6
Gerenciamento eletrnico de
documentos (GED)

Conjunto de tecnologias utilizadas para organizao da informao no
estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas
seguintes funcionalidades:
captura,
gerenciamento,
armazenamento
distribuio.

Entende-se por informao no estruturada aquela que no est
armazenada em banco de dados, como :
mensagem de correio eletrnico,
arquivo de texto,
imagem ou som,
Planilhas, etc.
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Gerenciamento eletrnico de
documentos (GED)

O GED pode englobar:
tecnologias de digitalizao,
automao de fluxos de trabalho (workflow),
processamento de formulrios,
indexao,
gesto de documentos,
repositrios, entre outras.

A literatura sobre GED distingue, geralmente, as seguintes funcionalidades:
captura (ou entrada),
armazenamento,
apresentao (ou sada)
gerenciamento,
A literatura tambm cita as tecnologias de digitalizao, automao de fluxos
de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, no como componentes
obrigatrios.
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Sistema de informao

Conjunto organizado de
polticas,
procedimentos,
pessoas, equipamentos
e programas
computacionais que
produzem, processam,
armazenam e provem
acesso informao
proveniente de fontes
internas e externas
para apoiar o
desempenho das
atividades de um rgo
ou entidade.
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SIGAD, GED,
sistema de informao???
Um sistema de informao abarca todas as fontes de
informao existentes no rgo ou entidade, incluindo o
sistema de gesto arquivstica de documentos, biblioteca,
centro de documentao, servio de comunicao, entre
outros;
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada,
enquanto o SIGAD parte de uma concepo orgnica, qual
seja, a de que os documentos possuem uma inter-relao que
reflete as atividades da instituio que os criou.
Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre
incorpora o conceito arquivstico de ciclo de vida dos
documentos;
Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica
de documentos e, como tal, sua concepo tem que se dar a
partir da implementao de uma poltica arquivstica no rgo
ou entidade.
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Pastas de arquivos normais e Pastas de
arquivamento de registros informatizados
J vimos que o GED
consiste na converso de
documentos em formato
fsico para o meio digital,
ou seja, a substituio
daquelas pastas
abarrotadas de papel,
suspensas dentro
daqueles famosos e
pesados arquivos por uns
poucos CDs.
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Pastas de arquivos normais e Pastas de
arquivamento de registros informatizados
Benefcios do GED:
Acesso mais dinmico a
documentos, ou seja, numa
pasta suspensa, os
documentos ficam
guardados por um ndice:
nome, nmero de matrcula,
cdigo ou data, etc. No GED
no existem limites, uma vez
que a cada documento
podem ser atribudos vrios
ndices.


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Pastas de arquivos normais e Pastas de
arquivamento de registros informatizados
Aplicao Prtica do GED:
Na hora de procurar o comprovante
de pagamento de um fornecedor
(que ningum sabe direito em que
ms foi feito), ao invs de passar
horas aspirando poeira, no GED
simplesmente digita-se o nome do
fornecedor e navega na lista de
pagamentos apresentada em
segundos (depois s imprimi-lo, se
for o caso).Logo temos: o fim da
poeira, da perda de tempo e dos
arquivos perdidos.

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