Auditora

Administrativa
Lic. Jeyling Alfaro Manzanares
INTRODUCCIN
En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los
cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a
este siglo en donde la globalizacin impera y en
consecuencia donde las empresas estn cada vez
ms inmersas en un ambiente de mercados abiertos,
implicando para ellas, la necesidad de ser cada da
ms competitivas.
La administracin es el eje central sobre el cual
gira la empresa, por lo que resulta importante el
revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el
propsito de detectar problemas y solucionarlos.
Lic. Jeyling Alfaro
ANTECEDENTES
En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association
sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras,
consista en "una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su
ambiente presente y futuro probable.

1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin,
proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual
estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se
encuentra, hacia dnde va con los programas presentes, cules deberan ser sus objetivos
y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos.

En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento
Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en
organizaciones pblicas y privadas.

Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con
Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de
aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de
trabajo y sistemas de informacin


Lic. Jeyling Alfaro
DEFINICINES
La auditora Administrativa es
una rama de la Auditora que
tiene por objeto investigar,
revisar y evaluar a la
administracin de la empresa ya
sea en forma total o por reas
especficas para luego presentar
un informe y dar las
recomendaciones que se
juzguen necesarias.
Es un examen detallado de la
administracin de un organismo
realizado por un profesional de
la administracin con el fin de
evaluar la eficiencia de sus
resultados, sus metas fijadas
con base en la organizacin, sus
recursos humanos, financieros,
materiales, mtodos y controles,
y su forma de operar.
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OBJETIVOS
De control
De productividad
De organizacin
De servicio
De calidad
De cambio
De toma de decisiones
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VENTAJAS
Facilita una ayuda primordial a la direccin al
evaluar de forma independiente los sistemas
de organizacin y de administracin.
Facilita una evaluacin global y objetiva de
los problemas de la empresa, que
generalmente suelen ser interpretados de una
manera parcial por los departamentos
afectados.
Pone a disposicin de la direccin un
profundo conocimiento de las operaciones de
la empresa.
Contribuye eficazmente a verificacin de los
datos contables y financieros.
evitar las actividades rutinarias y la
inercia burocrtica que generalmente se
desarrollan en las grandes empresas.
Favorece la proteccin de los intereses y
bienes de la empresa frente a terceros.
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ALCANCE DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Enfoque estratgico
Proceso administrativo
Giro industrial
Sector de actividad
mbito de operacin
Tamao de la empresa
Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e
informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes (internos
y externos)
Entorno
Productos y/o servicios
Sistemas de calidad
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ORGANIZACIN

Estructura organizacional
Divisin y distribucin
de funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos

PLANEACIN

Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias / tcticas
Procesos
Polticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizontes


Adquisiciones
Almacenes e inventarios
Asesora externa
Asesora interna
Coordinacin
Distribucin del espacio
Exportaciones
Globalizacin
Importaciones
Informtica
Investigacin y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Sistemas

DIRECCIN

Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos y equipos de trabajo
Manejo del estrs, el conflicto y
la crisis
Tecnologa de la informacin
Toma de decisiones
Creatividad e innovacin

CONTROL

Naturaleza
Sistemas
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Herramientas
Calidad


ELEMENTOS
ESPECFICOS

PROCESO ADMINISTRATIVO
REAS DE APLICACIN
Lic. Jeyling Alfaro
PRINCIPIOS DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
Se debe analizar el criterio a utilizar
en la Auditoria, tomando en
consideracin las siguientes
premisas:
Debe ser objetiva

Debe tener relacin con el presente
y el futuro

El resultado de la Auditoria debe
ser fcil de entender y aplicar.
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PARTES DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
Evaluacin de la planeacin de la
empresa.
Evaluacin de contabilidad y finanzas.
Evaluacin de la funcin de
mercadotecnia.
Evaluacin de la funcin de
produccin.
Evaluacin de la funcin de personal.
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El AUDITOR
El Auditor Administrativo es la persona con
capacidad tcnica y analtica suficiente para
investigar, revisar y evaluar a la empresa y
con conocimientos adecuados que acrediten
su idoneidad profesional.
El trabajo puede desarrollarlo:

Un Contador Pblico (especializado en Administracin).
Un Administrador de Empresas.
Un Ingeniero Industrial.
Un Economista.
Un profesional especializado en Administracin Pblica.
Otros profesionales.
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AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La investigacin y evaluacin del
proceso administrativo puede
enfocarse a nivel general de la
empresa, a nivel de departamento,
o de un puesto especfico.
As pues, habr ocasiones en que
corresponde hacer un examen
sistemtico de toda la empresa, en otro
ser necesario una investigacin
profunda sobre algn rea especifica.
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CLASIFICACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVO
A. ADMITIVA
I
N
T
E
R
N
A
E
X
T
E
R
N
A
Financiera
Operacional
Examen crtico, sistemtico y
detallado hecho por una persona o
firma independiente
Lic. Jeyling Alfaro
AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Auditoria
Administrativ
a
Investiga, revisa
y evala
La empresa
En sus
aspectos
IN
T
E
R
N
O
S
E
X
T
E
R
N
O
S
Analtico
Procesal
Medio
Ambiente
Puestos
Tiempos
Proceso
Administrativo
Demanda.
Precio.
Comunicacin
Otros
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AUDITORIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE
VENTAS
ASAMBLEA GENERAL
PERSONAL PRODUCCIN FINANZAS
AUDITORA
ADMINSITRATIVA
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METODOLOGA DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
Estudios
preliminares
Planeacin del
Trabajo
La
Investigacin
Anlisis y
evaluacin de
informacin
Elaboracin del
informe
Implementar
recomendaciones.
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ESTUDIOS PRELIMINARES
Visita en la planta.
Entrevistas.
Definir reas a investigar.
Captacin de necesidades.
Estadsticas.
Observacin de graficas
Identificacin de los problemas.
ACTIVIDADES
Formarse un criterio sobre el
campo de trabajo y tener un
concepto general sobre el
desarrollo de las operaciones
PARA
Lic. Jeyling Alfaro
PLANEACIN DEL TRABAJO.
Definir el alcance y limitaciones
del estudio
Conocer los recursos,
disponibles y los necesarios
tales como: Costos, tiempo,
personal, etc.
Tipo de informacin requerida.
ACTIVIDADES
Prever el trabajo que se va a
desarrollar Mtodos de
investigacin, hojas de anlisis
cuestionarios.
Integrar todos los elementos que
se necesitan y a la vez definir las
guas a seguir para la
generacin de las actividades y
analizar los controles existentes
PARA
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INVESTIGACIN
Descomponer los problemas en sus
elementos.
Anlisis de documentos legales.
Medio ambiente.
El proceso administrativo.
reas funcionales.
Registros Contables.
Grficas y diagramas.
Aspectos generales y administrativos.
Elaboracin de papeles de trabajo:
Cuestionarios de evaluacin, encuestas,
entrevistas, etc.
ACTIVIDADES
Obtener la informacin necesaria
y concreta para efectuar un
anlisis y dar las
recomendaciones.
PARA
Lic. Jeyling Alfaro
ANLISIS Y EVALUACIN DE INFORMACIN.
Compilacin de hiptesis
Obtencin de evidencias.
Comparacin de lo que existe
con un patrn previsto. Qu falta
o qu
sobra?
ACTIVIDADES
Conocer la eficiencia con que se
ha operado en la empresa.
Detectar causas que impiden el
logro de los objetivos.
PARA
Lic. Jeyling Alfaro
ELABORACIN DEL INFORME
Una vez definida la parte
preliminar, su contenido y el uso
que va a drsele, se elabora el
mismo, teniendo el cuidado de
redactarlo adecuadamente y
presentarlo oportunamente: Debe
contener la apreciacin sobre la
empresa y las conclusiones y
recomendaciones.
ACTIVIDADES
Dar a conocer a los directivos la
situacin administrativa actual,
discutir sus fallas y dar
recomendaciones o proponer
medidas correctivas
PARA
Lic. Jeyling Alfaro
IMPLEMENTAR RECOMENDACIONES
Poner en prctica las medidas
de mejoramiento administrativo.
ACTIVIDADES
Dar solucin a los diferentes
problemas que se presentan
PARA
Lic. Jeyling Alfaro
IMPORTANCIA
Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o
pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los
sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su
realidad.
Mediante la Auditoria administrativa se pueden conocer los problemas
que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la
empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los
problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e
implantarlas.
Lic. Jeyling Alfaro
CONCLUSIONES
La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la
direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas,
programas de trabajo, estructura orgnica, controles operativos, sistemas y
procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del personal. Asimismo, se
determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de un
organismo social, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los
factores determinantes que afectan su operacin.
El proceso de la Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto,
partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones
administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro
de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras.
Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por parte de sus integrantes, como
va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y
requerimientos del entorno.
Lic. Jeyling Alfaro
Gracias por
su atencin
Lic. Jeyling Alfaro Manzanares