IMPORTANCIA

Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo

rutinario, le han dado siempre importancia a
controlar fsicamente sus principales activos como
son: los inventarios y cuentas por cobrar, de
quienes dependen para el funcionamiento normal
de la empresa.

No obstante, una empresa cuenta con una
inversin que sin ella sera imposible operar
normalmente y sta es: los Activos Fijos, pero
que, sin embargo, no se le ha prestado la debida
atencin en su control fsico.

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS
FIJOS
Histricamente, siempre se pens que la
responsabilidad del Control Fsico de los Activos
Fijos deba recaer en el Departamento Contable,
quien no respondi adecuadamente a la
importancia que tiene un control de los mismos,
limitndose a un registro contable global de las
adquisiciones y al prorrateo contable de las
depreciaciones para efectos del clculo
aproximado de sus costos.

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS HOY
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los
precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su
destino slo contable y pase a la Gerencia de Administracin y
Finanzas como encargada y responsable de un control fsico y
contables, pues con ello podr:

Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destin y
asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona
determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues
sus costos de depreciacin al estar focalizados individualmente,
se pueden asignar a cada producto o servicio.
Mejorar la negociacin de sus primas de riesgo con Compaas
de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos
Fijos.
Conocer perfectamente la necesidad de inversin que se
necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operacin
sin problemas.

INICIO DEL CONTROL
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un
Inventario Fsico al barrer; es decir, tomando todo lo
existente, durante el cual se identifica fsicamente cada
Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que
ser su identificacin definitiva. La identificacin se
hace en el lugar donde se encuentre el activo,
asignndole de este modo el rea Usuaria y el Centro
de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se
consignar tambin el estado fsico en que se
encuentra cada activo fijo.

Este primer inventario servir para la elaboracin de la
Base de Datos inicial de los activos fijos existentes en la
empresa.

CONCILIACIN CON LOS LIBROS CONTABLES
La Base de Datos Inicial resultante del Inventario
Fsico no es suficiente, pues debe relacionarse a
los costos de adquisicin de acuerdo al documento
contable con que se haya adquirido el Activo Fijo.
A esta fase se le llama Conciliacin y el objetivo
final es asignarle un valor contable a cada activo
inventariado fsicamente.

CONTENIDO DE UNA BASE DE DATOS DE UN SISTEMA DE
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos
Fijos, debe contener la siguiente informacin:

Cdigo de Identificacin fsica de cada activo
Cdigo de Equipo y Modelo
Descripcin amplia del activo
Fecha de adquisicin
Documento contable de adquisicin y nmero de registro
contable
rea Usuaria a la que pertenece
Centro de Costo Contable al que pertenece
Costo de adquisicin
Depreciacin anual y acumulada
Valor neto del activo
Estado actual
Vida til estimada


MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Como es normal, los Activos Fijos tendrn
movimiento futuro por:

Nuevas adquisiciones
Retiros por ventas
Retiros por bajas
Donaciones
Transferencias a otros departamentos
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de
Activos Fijos, se debera efectuar los debidos registros de
las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera l.

Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo
movimiento de los registros en el sistema, deber realizarse
dentro de un procedimiento definido, que indique:

Los documentos a utilizar a cada movimiento
Las rutas que debe seguir el documento
Las autorizaciones que debe tener el documento

Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable
permanencia en una empresa y que con toda seguridad,
diversas personas manejarn el sistema, la Administracin
moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual
de Procedimientos, que contiene el diseo tanto de los
documentos como del flujo diagramado de cada uno de los
SISTEMA COMPUTARIZADO CONTROL DE
ACTIVOS FIJOS
En la actualidad, existen muchos Softwares que
permiten un control individual del Activo Fijo, el
cual contempla todas las opciones descritas en el
Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la
rapidez de los Softwares, la Gerencia
Administrativa y/o la Gerencia Contable podran
mantener actualizado el Sistema Computarizado, el
cual podran consultar en cualquier momento.

INVENTARIOS PERMANENTES
Un Inventario
Un Manual de Procedimientos
Un Software



BASE
Son la base de un buen Sistema de Control de
Activos Fijos, es imprescindible que cada cierto
tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de
Contabilidad ambas involucradas, revisen cada
cierto tiempo la validez del Sistema de Control de
Activos Fijos, mediante:
Inventarios peridicos rotativos parciales
Inventarios totales cada cierto tiempo
Estos controles adecuados permitirn efectuar los
ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de
Control de Activos Fijos est siempre
actualizado.

FICHA DEL ACTIVO
Criterios:

Grupo
Tipo de Activo
Centro de Costos
Ubicacin
Responsable
Proveedor
INFORMES

Histricos y Ajustados
Diferidos
Otra Moneda
Activos Totalmente Depreciados
Novedades de Compra o Mejora
Detalle Tcnico
Activos Faltantes
Consultas Dinmicas (Filtrar, Agrupar...)

CARACTERSTICAS
Control de:
Activos Fijos
Plizas de Seguros
Garantas de Activos
Responsables
Pignoraciones
Centro de Costos
Mejoras de Activos
Traslados de Activos
Bajas de Activos
Activos Diferidos
Traslados Masivos
Reintegro de Activos
Otra Moneda (Ej. Dlar, Euro)
Depreciacin Lnea Recta y Reduccin de Saldos
Tablero Grfico: Indicadores de Gestin