MS PROJECT

Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial

OBJETIVOS
Conocer la importancia de la planificacin en los
proyectos
Conocer la Importancia del Ms Project
Conocer el entorno del Ms Project
PROYECTO
Segn el Project Management Institute (PMI)
un proyecto es: Una tarea temporal
desarrollada para crear un producto o servicio
nico. Temporal quiere decir que cada
proyecto tiene un comienzo definitivo y una
terminacin definitiva. nico quiere decir que
el producto o servicio es diferente de alguna
manera distintiva de todos los proyectos o
servicios similares.




PROYECTO
Un proyecto se caracteriza por lo siguiente:
Es temporal. La duracin de un proyecto puede ser tan breve
como una semana o tan extensa que cubra muchos aos.
Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales)
necesitan realizar un trabajo.
Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto,
el motivo por el cual se emprende un proyecto.

LA CASETA DE MI PERRO
Slo hace falta una
persona
No requiere un anlisis
previo, presupuestos,
documentacin, etc.
No es un proyecto.
UN EDIFICIO
Son necesarios varios
equipos de trabajo
Es necesario una
especificacin ,
requisitos, un anlisis,
una planificacin... esto
es un proyecto

FASES O ETAPAS DE UN PROYECTO
1. Identificacin del problema:
En esta fase se determina cul es el problema que
se quiere resolver, a quienes afecta, y cul es la
nueva situacin que queremos alcanzar con
nuestra actuacin. Adems, se concreta el modo
en que vamos a lograrlo y se valoran las
posibilidades de ello.



FASES O ETAPAS DE UN PROYECTO
2. Diseo o formulacin del proyecto
En general, se trata de una fase en la que se
organiza y formaliza la informacin obtenida en la
fase previa.
En esta fase se establece el presupuesto y el
cronograma del proyecto y se analiza la calidad del
diseo del proyecto.
Al finalizar esta fase se obtiene el documento
escrito del proyecto para iniciar su gestin o la
consecucin de los recursos para su ejecucin


FASES O ETAPAS DE UN PROYECTO
Ejecucin del proyecto
La fase de ejecucin es la intervencin
transformadora de la realidad o situacin que
inicialmente se consider insatisfactoria o
problemtica.
En esta fase se disean los planes operativos y se
clarifican las funciones y roles de cada uno de los
participantes en el proyecto.

FASES O ETAPAS DE UN PROYECTO
Seguimiento y evaluacin del proyecto
Indica actividades de seguimiento que no es ms
que el anlisis continuado de la ejecucin del
proyecto en todos sus aspectos, vigilando que se
ajuste a lo planeado y, actividades de evaluacin
que permiten comparar la situacin inicial con la
final y sacar las conclusiones sobre el xito o no
del proyecto.
EL TRINGULO DEL PROYECTO
Si bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes
aspectos, el ms reconocido es el denominado tringulo
del proyecto.
La idea bsica es que cada proyecto posee algn
elemento de tiempo, algn componente financiero y una
cantidad de trabajo o mbito definido.
Tiempo
mbito
Costo
EL TRINGULO DEL PROYECTO
Tiempo
Se est construyendo una casa, y debe estar terminada
antes de la temporada de lluvias.
Se est implementando un escenario, el cual debe estar
listo en un par de meses.
Costo
Se est desarrollando un software para el que se
ha fijado un importe. Si los costos superan el valor
acordado, qu actitud tendr el cliente?
Se le hace responsable de un proyecto, pero
deber limitarse a utilizar el personal y
equipamiento de su rea.

EL TRINGULO DEL PROYECTO
mbito
El resultado de un proyecto es un producto o servicio.
Pero respecto a este punto se consideran dos aspectos: el
mbito del producto y el mbito del proyecto. El mbito
del producto describe la calidad, caractersticas y
funciones del producto; en tanto que, el mbito de un
proyecto describe el trabajo requerido para lograr el
objetivo, el cual se mide en tareas y fases.
Desarrollar un producto con ciertas especificaciones.
Utilizar los servicios internos de un departamento, pero
aplicando una nueva metodologa.


DEFINIR UN PROYECTO
1.- El Nombre del Proyecto.
Debe ser preciso y expresar de manera precisa lo
que se desea hacer. Debe ser vlido durante todo el
ciclo de vida del proyecto
DEFINIR UN PROYECTO
2.- Resumen Ejecutivo del proyecto
Proporciona una visin general del documento de
Definicin de Proyecto. Explica los objetivos, alcance,
supuestos, riesgos, costos, duracin, enfoque y
organizacin
DEFINIR UN PROYECTO
3.- Visin General
Describe los antecedentes y el contexto del proyecto.
Habla del valor del negocio que ser generado por el
trabajo que ser realizado
DEFINIR UN PROYECTO
4.- Objetivos del Proyecto
Describe lo que el proyecto alcanzar y entregar,
deben ser metas mesurables, alcanzables y medibles
DEFINIR UN PROYECTO
5.- Alcances del Proyecto.
Define lo que esta dentro de las fronteras del
proyecto y lo que est afuera de estas fronteras
DEFINIR UN PROYECTO
6.- Entregables producidos
Se describe los entregables del proyecto y
proporcionar informacin detallada para entender lo
que ser producido
DEFINIR UN PROYECTO
7.- Organizaciones Impactadas o afectadas
Especifica las reas o grupos afectados, o que
pueden participar en el proyecto
DEFINIR UN PROYECTO
8.- Estimacin de esfuerzo duracin y costos del
proyecto.
Incluir costos por cada miembro del equipo, costos
por entregables, costos por cada hito o categora.
Presentar una grfica con fechas de inicio, hitos y
trmino del proyecto
OBJETIVOS DE UN PROYECTO
Es el resultado que quieres llegar a lograr con tu
proyecto

Tipos de Objetivos:
Objetivo Principal
Objetivos Especficos
Metas
Actividades principales
TIPOS DE OBJETIVOS:
Objetivo Principal
Es el objetivo que pretende resolver el problema
principal identificado y que requiere de la ejecucin
del proyecto
Ejemplo: Apcola en la Merced
OP. Asegurar la produccin apcola de la comunidad


TIPOS DE OBJETIVOS:
Objetivos Especficos
Son objetivos que expresan los productos
entregables del proyecto mismo. Se relacionan con
los problemas concretos que le dieron origen
Ejemplo
Dar las funciones de establecimiento de apiarios y
establecer el manejo tcnico operativo de la
produccin y comercializacin
Apiarios establecidos y en operacin
Capacitacin tcnica de apicultores
Organizacin de la comercializacin
TIPOS DE OBJETIVOS:
Metas
Medidas cualitativas y cuantitativas e indican con
claridad los resultados esperados en trminos de
cada objetivo especfico. Ejem.
Apiarios establecidos y en operacin
Nmero de apiarios establecidos
Tiempo de establecimiento( nmero de meses)
Capacitacin tcnica de apicultores
Nmeros de cursos de capacitacin
Tiempo de capacitacin y etapas


TIPOS DE OBJETIVOS:
Actividades principales
Son aquellas lneas de actividad que se ejecutarn
para lograr los resultados propuestos. Para la
coherencia del proyecto, debe haber una relacin
lgica entre los objetivos y las actividades

TIPOS DE OBJETIVOS:
DEFINIR LAS SUPOSICIONES DEL PROYECTO
Para comenzar la planificacin se hacen conjeturas
hipotticas y a continuacin, se utilizan esas
estimaciones para crear la programacin.
Es necesario considerar las reas del proyecto para
identificar las suposiciones adyacentes.
DEFINIR LAS SUPOSICIONES DEL PROYECTO
Entregas de otros proyectos o
departamentos.
Disponibilidad y uso de recursos.
Duracin de las tareas
Costos del proyecto
Tiempo disponible
Resultados
DELIMITACIONES DEL PROYECTO
Si la duracin del proyecto disminuye, podra
incrementar los costos, dado que deber contar
con ms recursos para realizar el mismo trabajo en
menos tiempo, o bien deber disminuir el mbito ya
que no cuenta con los recursos necesarios para
realizar el trabajo planificado.

DELIMITACIONES DEL PROYECTO
Si el presupuesto disminuye, puede que requiera
ms tiempo, ya que no podr contar con todos los
recursos necesarios o especializados. De no contar
con tiempo deber disminuir el mbito, sin causar
una deficiencia en el objetivo del producto.

DELIMITACIONES DEL PROYECTO
Si el mbito del proyecto aumenta, puede que
necesite ms tiempo y ms recursos (costo) para
realizar el trabajo adicional. En este punto se
requiere reconocer y planificar a tiempo los nuevos
requerimientos.

IMPORTANCIA DE LA GESTIN DE PROYECTOS
Las opciones informticas para administrar
proyectos nos permiten tener la seguridad de que
todos los recursos pueden utilizarse eficaz y
eficientemente, prevn el impacto que pudieran
tener las decisiones a tomar y muestran de manera
grfica como el proyecto puede o no lograr el
objetivo.



SEGUIMIENTO A UN PROYECTO
Tanto las soluciones manuales como las
informticas tienen un enorme problema: si el
usuario no proporciona la informacin veraz y
oportuna para la realizacin de cada una de las
tareas, no es posible generar una solucin
adecuada a la problemtica planteada.




METODOLOGAS EFICACES EN LA
ELABORACIN DE PROYECTOS
El diseo metodolgico corresponde al camino a
seguir para el logro del propsito general del
proyecto. El diseo metodolgico debe responder
al como lograr los objetivos

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO
RECURSOS HUMANOS
Define las personas y su funcin dentro del proyecto
PRESUPUESTO
Representan el presupuesto general del proyecto,
incluidos los recursos de presupuesto para costos,
trabajo y materiales
CRONOGRAMA
Es una lista de todos los elementos terminales de un
proyecto con sus fechas previstas de comienzo y
final.


ASPECTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO
Un diagrama de Gantt puede proporcionar una
representacin grfica de un cronograma del
proyecto
CMO FUNCIONA EL MS PROJECT?
Esta aplicacin de software permite planificar,
administrar y controlar las actividades que
conforman un proyecto, haciendo uso de grficas,
tablas, listas y resmenes, mediante las cuales se
pueden tomar decisiones con respecto al avance o
retroceso, de una tarea en particular y como afecta
a la consecucin de todo el proyecto.



USO
1. Mantenimiento y reparaciones de maquinaria y
equipos industriales.
2. Instalacin de plantas.
3. Preparacin de presupuestos.
4. Campaas de publicidad o estrategia de
introduccin de productos nuevos al mercado.
5. Estudios de mercado.
6. Implementacin de tecnologas (educativas,
informticas, etc.)
7. Investigacin y desarrollo de todos los campos.
ACCIONES A CONTROLAR EN MS PROJECT
Calendario: mediante esta opcin se puede llevar
el control de los das de la semana que durar el
proyecto, das de descanso, horario laborable,
precio por jornada o por trabajo realizado. Existen
plantillas pre diseadas o bien se puede generar un
calendario propio.

Actividades: en esta seccin, se detallan todas las
actividades que conforman al proyecto as como la
duracin de cada una de ellas, este apartado debe
de ser llenado a conciencia, a fin de no olvidar
ninguna, adicionalmente se controlan aspectos por
cada actividad como:

Secuencia de actividades.
Tareas y subtareas.
Los recursos a necesitar.
El costo por hora o por jornada de cada uno de los
recursos a necesitar.
Disponibilidad de recursos y costo presupuestado
sobre una tarea en particular.
Los responsables de cada actividad.
Porcentaje de avance o retroceso.
Anotaciones adicionales que permitan una mejor
consecucin.


Vistas: de manera original se presenta un diagrama de Gantt, pero
pueden utilizarse las plantillas definidas en el software para: Controlar
costos.
Asignar recursos.
Revisar el avances del proyecto.
Calcular utilidades obtenidas.
Determinar riesgos del proyecto.
Impacto de la postergacin en hitos.
Generar diagrama de redes.
Generar diagrama de Pert.
Generar diagrama de relaciones.
Generar Gantt de seguimiento.
Administrar el uso de tareas.
Calcular el grfico de recursos.
Presentar informe de barras.

ENTORNO DEL MS PROJECT


rea de trabajo
Diagrama de Gantt
PREGUNTAS DE REPASO
Qu es un proyecto?
Qu funcin cumple el tringulo del proyecto en
la elaboracin de un proyecto?
Definir los objetivos de un proyecto
Cules son los aspectos administrativos a
considerar en la realizacin de proyectos?
Qu aplicaciones para manipulacin y
planeamiento de proyecto existen en el mercado?
Menciona 2 como mnimo,