Noviembre 2012 DIPLOMADO ADMINISTRACION ADMINISTRACION : PRINCIPIOS, CONCEPTOS CONCEPCION SISTEMICA Se ha dado en llamar a la Administracin: El arte de hacer las cosas a travs de la gente
Definicin de: Mary Parker Follett
La administracin es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y el empleo de todos los dems recursos organizacionales para lograr los objetivos establecidos. F. Stoner.
PLANIFICACION:
El proceso en que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de las metas
Establecer las metas correctas y despus elegir los medios correctos para alcanzar dichas metas. El primer paso en la planeacin es la seleccin de las metas de la organizacin. Despus se fijan los objetivos de las secciones (sus divisiones, departamentos, etc.). Una vez escogidos los objetivos, se fijan los programas para alcanzarlos en una forma sistemtica.
Importancia de las Metas:
Necesitamos establecer metas especificas, medibles y con fechas realsticamente alcanzables.
1. Las metas proporcionan un sentido de direccin 2. Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos 3. Las metas guan nuestros planes y decisiones 4. Las metas nos ayudan a evaluar nuestro progreso Importancia de la Planificacin: Es una de las cuatro funciones interactivas de la administracin, se le ve como una funcin principal. Sin planes los administradores no pueden saber como organizar a la gente y los recursos, puede que no tengan ni siquiera la idea clara de que es lo que necesitan organizar. Sin un plan no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los administradores y sus seguidores tienen muy pocas probalidades de lograr sus metas o de saber cuando y donde se estn desviando de su camino. Proceso Formal de Planeacin: 1. Formulacin de metas 2. Identificacin de los objetivos y estrategia 3. Anlisis ambiental 4. Anlisis de recursos 5. Identificacin de oportunidades 6. Determinacin del grado de cambio estratgico 7. Toma de decisiones 8. Puesta en practica de las estrategias 9. Medicin y control del progreso
ORGANIZACIN.- Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin en una forma tal que pueden lograr los objetivos de las organizaciones de manera eficiente Estructura Coordinacin - Diseo Organizacional
Los administradores deben de adecuar la estructura de la organizacin con sus objetivos y recursos, un proceso que se denomina Diseo Organizacional ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Se refiere a la forma en que las actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan. Organizar es un proceso de cinco pasos: 1. Hacer una lista del trabajo que necesita realizarse para alcanzar los objetivos de la organizacin. 2. Dividir todo el trabajo en actividades que puedan desempear lgicamente y cmodamente individuos o grupos. Divisin del Trabajo 3. Combinar las actividades de manera lgica y eficiente. Departa mentalizacin 4. Establecer mecanismos para la coordinacin. Esta integracin de los esfuerzos individuales, de grupo y de departamento, facilita el logro de los objetivos.. 5. Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Organizacin Funcional Organizacin Producto / Mercado Organizacin Matricial
COORDINACION.- Es el proceso de integrar los objetivos y actividades de unidades independientes ( departamentos o reas funcionales) de una organizacin , a fin de conseguir eficientemente las metas organizacionales. Sin la coordinacin los individuos y departamentos perdern de vista sus funciones en el seno de la organizacin. Empezaran a buscar sus intereses especiales, a menudo a costo de las metas mas generales de la organizacin. Enfoques para Alcanzar una Coordinacin Efectiva Tcnicas Bsicas de Administracin.- Cadena de Mando, reglas y procedimientos para manejar actividades rutinarias Aumento de Potencial de Coordinacin-. Necesidad de mayor informacin, aumentar en relaciones laterales y sistemas verticales de informacin. Reduccin de la Necesidad de Coordinacin.- Crear unidades independientes, libertad para satisfacer la demanda de cada quien. DISEO ORGANIZACIONAL
La determinacin de la estructura organizacional mas apropiada para la estrategia, la gente, la tecnologa y las actividades de la organizacin. Proceso de seleccionar una estructura organizacional apropiada para una estrategia y un ambiente dados, puede ser crucial para la supervivencia de una organizacin. ENFOQUES: Enfoque Clsico Enfoque Neoclsico Enfoque Ambiental: Estable, Cambiante, Turbulento y Adaptar la estructura al Ambiente. Enfoque Task-Technology LA NECESIDAD DE REORGANIZAR Hay varias seales que indican que el DO de una compaa no funciona. Los administradores pueden fallar una y otra vez en preveer los cambios en el ambiente comercial o pueden ser incapaces de adaptarse a dichos cambios. Es posible que la informacin no llegue nunca a la persona indicada en el momento preciso.Cuando las compaas enfrentan estos problemas, es hora de replantear el DO. DIRECCION: LIDERAZGO Liderazgo implica dirigir y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales. A diferencia de la plantacin y la organizacin que se ocupan de los aspectos mas abstractos, el liderazgo es una actividad muy concreta requiere trabajar directamente con la gente. Al establecer la atmosfera adecuada, los administradores contribuyen a que los empleados den lo mejor de s. Un administrador puede ser un planificador capaz, un perspicaz estudiante de la organizacin, e incluso fallar si no puede establecer la relacin hunama necesaria para motivar a los otros. Consideramos: 1. Motivacin 2. Liderazgo 3. Comits 4. Comunicacin MOTIVACION: Modelo tradicional: trabajo desagradable, menos importante que lo que ganan, pocos realizan el trabajo creativo control. Modelo Relaciones Humanas: Trabajadores se quieren sentir tiles, pertenencia y reconocimiento, son mas importante que el dinero. Modelo de RR HH: No es desagradable, contribuye a las metas, mucha creatividad, autodireccin y control. JERARQUIA DE LAS NECESIDADES DE MASLOW
Nece - sidades de autorrealizacin Necesidades de Estima Necesidades de Pertenencia Necesidades de Seguridad y Proteccin Necesidades Fisiolgicas LIDERAZGO.-
Proceso de dirigir e influir en las actividades de los miembros de los grupos relacionadas con las actividades .
Tres implicancias importantes:
1. Incluye otras personas 2. Poder: Recompensar, coercitivo, legitimo, referente y experto 3. influencia
ENFOQUE : DE CONTINGENCIA.- La administracin tcnica, que mejor contribuye a la obtencin de metas de la organizacin debe de variar en diferentes tipos de situaciones y circunstancias. Factores: Personalidad del lder Las expectativas y el comportamiento de los superiores Necesidades de actividades Expectativas de los colegas y la conducta Caractersticas de los subordinados Polticas y cultura de la organizacin GRUPOS Y COMITES Grupos: Dos o mas personas que interactan e influyen a otros a travs de un propsito comn. Grupos Formales.- Creados por la administracin para la consecucin de metas de la organizacin Grupos Informales.- Surgen cuando la gente interacta de manera regular. Se desarrollan dentro del grupo formal, promueven los intereses de la organizacin, por ejemplo: Los juegos de ftbol pueden fortalecer los lazos de los jugadores con la organizacin. COMITE Una organizacin de grupo, usualmente de relativa larga duracin creado para hacerse cargo de actividades organizacionales especificas. Lineamientos: Comit Lideres - Miembros Las metas del comit deben ser definidas con claridad Debe estar especificada la autoridad Debe determinarse el tamao optimo del comit El director debe de ser seleccionado por su habilidad para manejar una reunin. La agenda y material de apoyo debe distribuirse anticipadamente Las reuniones deben empezar a tiempo LA COMUNICACIN .- Proceso por el cual la gente intenta compartir significados mediante mensajes simblicos. Importancia.- Dos razones: 1. Es el proceso mediante el cual se cumplen la funciones administrativas de: Plantacin, Organizacin, Direccin y Control. 2. Es una actividad que los administradores dedican una abrumadora cantidad de su tiempo. Definicin del papel de la comunicacin- Segn Mintzberg Papeles interpersonales, actan como representantes interactuando con subordinados, clientes, proveedores y colegas de la empresa Papeles informacionales, buscan informacin con los subordinados, clientes, proveedores y colegas sobre cualquier cosa que afecte el trabajo y responsabilidades Papeles decisionales, realizan nuevos proyectos, solucionan conflictos y asignan recursos a los miembros y departamentos de su unidad. BARRERAS DE LA COMUNICACION
Percepciones diferentes
Diferencias de lenguaje
Emotividad
Comunicacin verbal y no verbal
Desconfianza
CONTROL EFICAZ .-
Es un proceso para garantizar que las actividades reales se ajustan a las actividades planeadas. Parte del punto donde termina la planificacin Ayuda a los administradores a realizar el seguimiento a la eficacia de su plantacin, organizacin y direccin y a tomar medidas correctivas cuando se necesitan. Divisin del control en 4 etapas:
1. Establecer parmetros y mtodos para medir el rendimiento. 2. Medir el desempeo 3. Determinar si el rendimiento concuerda con el estndar 4. Tomar medidas correctivas. Tomar medidas correctivas Establecer estndares y mtodos para medir el desempeo Medir el desempeo Corresponde el desempeo a los estndares? No hacer nada no si NECESIDAD DE CONTROL Vigilar el avance y corregir errores, ayuda a hacer el seguimiento a los cambios ambientales y las repercusiones que estas producen en el avance de las organizaciones. Como enfrentar el cambio Como crear ciclos mas rpidos Como agregar valor Como unificar a los trabajadores Como facilitar la delegacin y el trabajo en equipo
TIPOS DE CONTROL.-
Control anteriores a la accin Controles directos Controles directivos Controles si / no de seleccin Controles posteriores a la accin
Controles Financieros.- Estados Financieros Balance General Estado de Resultados Flujo de efectivo Aplicacin de recursos Presupuestos Auditorias Administrador Siglo XXI En la actualidad los administradores enfrentan desafos muy particulares. Uno de los mas acuciantes es la competencia de compaas extranjeras; cada de ellas esta dedicada a proveer productos de calidad a clientes cada vez mas exigentes en todo el mundo. En consecuencia deben transcender las inquietudes de orden local o nacional y ubicarse en la economa internacional. Este desafo ha suscitado un lucha entre administradores y trabajadores por encontrar nuevas formas de productividad esto es la cantidad de trabajo de calidad que cada empleado desarrolla.
Caractersticas.- Visin tica.- Deben de reconocer y alentar el cambio, anticipar a los problemas, oportunidades de expansin y desarrollo. Necesidad de diversas culturas.- Igualdad de oportunidades, confianza en sus colaboradores sin distincin racial, culturales o de sexo. Necesidad de capacitacin.- Los administradores no nacen se hacen. Tres cualidades:Necesidad de administrar, Necesidad de poder y capacidad de comprensin. EL EMPRENDEDOR Nuestra sociedad siempre a tendido empresarios, pero el actual ambiente de cambios rpidos ha creado oportunidades y un numero proporcional de empresarios. Primero adquirieron experiencia trabajando para otros. Caractersticas: 1. Necesidad de Triunfo 2. Posicin de control 3. Tolerancia ante el riesgo 4. Tolerancia ante la ambigedad 5. Tipo A de comportamiento, realizar mas con menos El emprendedor necesita confianza en si mismo, control, optimismo, y coraje para iniciar y manejar un negocio, mas all de la seguridad de contar sueldo de pago fijo. Inician una empresa porque no pueden ignorar sus sueos, su visin y estn deseando arriesgar la seguridad por el triunfo financiero. Asume funciones de administrador y capitalista Necesitan un plan de negocios y reconocer las barreras que impiden ingresar. ENFOQUES MODERNOS DE ADMINISTRACION ENFOQUE DE SISTEMAS Sistema unificado y dirigido por partes relacionadas entre s. Subsistemas, Sinergia, Sistema Abierto / cerrado. ENFOQUE DE CONTINGENCIAS Tcnica de administracin que mas contribuye al logro de objetivos organizacionales puede variar en diferentes situaciones o circunstancias. MOVIMIENTO DE LAS RELACIONES HUMANAS Combina un concepto humano con el estudio cientfico para prescribir como debe actuar los administradores en las circunstancias.
EMPRESA.- La empresa es una entidad conformada bsicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades tcnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la produccin y transformacin de productos y/o la prestacin de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio". FINES PRODUCIR UN PRODUCTO O PRESTAR UN SERVICIO SATISFACER LAS NECESIDADES DEL MERCADO OBTENER GANANCIAS EXCEDENTES FUNCIONES PRODUCCION COMERCIALIZACION FINANCIERO RECURSOS HUMANOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS
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