Planning, Organizing and

Leading Effective Meetings

Planificar, Organizar y
Liderar Reuniones de manera
Eficaz
Objetivo
Al trmino de sta presentacin,
los presentes sabrn definir,
organizar y Liderar una Reunin en
cualquier situacin que se
encuentren.
Liderando Reuniones Eficaces
Leading Effective Meetings
DEFINICIONES
DEFINED
Definicin de una reunin
Juntarse unos con otros


Meeting (defined)
a getting together
?Porque tanta importancia en
querer reuniones eficaces?

A. Las reuniones son un aspecto clave del
proceso para hacer decisiones en nuestra
democracia

B. Reuniones bien estructuradas y
conducidas pueden ser provechosas
C. Reuniones eficaces son la fundacin de
las decisiones hechas en grupo

D Sabiendo como liderar reuniones eficaces
ayuda a los grupos a alcanzar sus metas
Puntos clave para las Reuniones
eficaces
Un lder eficaz
Compromiso de los miembros
Un propsito definido del grupo y de la
reunin
Planear de antemano
Usar un procedimiento eficaz que ayude a
los miembros a alcanzar sus metas a tiempo
Usar una agenda escrita
Sugerencias para una reunin
productiva
A. Todos participan
B. Ninguno domina la conversacin
C. Escuche cuidadosamente
D. Sea constructivo
E. Comparta nuevas ideas.
F. Respete las opiniones de los dems
G. Solamente una conversacin a la vez
H. Busque soluciones
Papeles que desarrollan los
Miembros del grupo
Los papeles de trabajo

Los papeles de mantenimiento

Los papeles individuales
El papel de Trabajo


Papeles Positivos: Para resolver un
problema o cumplir un trabajo
Papel de Mantenimiento

Papel positivo: Para ayudar a miembros del
grupo para obrar eficazmente
Papeles Individuales
Papeles negativos:Promueven las
necesidades personales e intereses propios
por encima del inters del grupo:

El Bloqueador El Dominante
El que Rehuye El que se separa
El suplicante de algn inters especial
El confesor El que busca lstima
El que cuenta El que compite
El que busca reconocimiento
El chistoso
Papeles de Trabajo
Los miembros del grupo desarrollan varios
papeles de trabajo durante la reunin. A
menudo las personas cambian de papel o
desarrollan varios papeles. Algunos trabajos
incluyen:
1. El Tcnico de Procedimiento: Esta
persona es responsable del ambiente fsico
de la reunin, tal como el arreglo de las
sillas, la temperatura, los materiales, el
equipo, la luz y los refrescos

Papeles de Trabajo
2. El Registrador: En la mayora de los
casos ayuda mucho tener a persona que
sirva como secretaria/o para captar las ideas
y decisiones del grupo.

3. El Contribuyente: Propone nuevas ideas o
diferentes maneras de hacer las cosas, un
generador de ideas que abre las mentes de
los dems a nuevas posibilidades
Buscador de Informacin
Pide clarificacin de datos e
informacin para promover
decisiones eficaces del grupo
Informante
Provee informacin actual y
respuestas a las preguntas. Esta
persona a menudo tiene
especializaciones en un cierto
tema.
Orientador
Define la posicin del grupo
relativo a las metas, ayudando al
grupo a mantener sus enfoques.
Coordinador
Demuestra la relacin entre varias
ideas y sugerencias.
Papeles de Mantenimiento
Las necesidades emocionales de
los miembros del grupo tambien
tienes que ser atendidos. Los
miembros de grupos eficaces
juegan varios papeles de
mantenimiento positivo para
ayudar con las necesidades y
sentimientos individuales.
Papeles de los Miembros del Grupo
Hoja de Trabajo - Papeles Individuales

(Tratando con personas Difciles)
Cmo tratamos con personas que
desarrollan papeles individuales?
Es natural que las personas sean guiadas por
opiniones personales, valores, e intereses
propios. Sin embargo, las necesidades
personales de las personas deben de ser
balanceadas con el inters ms grande del
grupo. Cuando personas asumen papeles
individuales y ponen sus intereses
personales por encima de las necesidades
del Grupo, ste comportamiento tiene un
efecto negativo en el funcionamiento del
grupo
Porqu se Rene la Gente ?
1. Para cumplir una meta de un grupo de
personas
2. Para hacer decisiones y desarrollar
acciones
3. Para compartir informacin
4. Para desarrollar mejores relaciones de
trabajo entre los miembros.
Maneras de Liderar Reuniones
Es deseable un proceso que sea....

Comprensible y abierto
Involucra a los miembros del grupo
Ayuda al grupo hacer decisiones a tiempo
Anima al grupo a tomar decisiones e ir a la
accin
Tipos de Reunin
FORMAL.(Proceso Parlamentario)
La mayora de los gobiernos
estadounidenses usan este proceso
Federal, municipal , escolar, etc.
Generalmente entre ms altas las
consecuencias, ms formal es el
proceso. La mayora gobierna
El proceso Parlamentario
La forma y las Defensas del PP fueron
inventadas por un gobierno democrtico

Estos procesos son importantes para los
grupos que comparten el poder y quien son
responsables para aquellos quienes los han
elegido para representarlos

No se usa en el sector privado, donde hay
ms secreto, rapidez, decisiones hechas por
ejecutivos e intereses privados
Tipos de Reunin
MENOS FORMAL
Un proceso parlamentario modificado
Mas enfocado en discusin, acuerdo,
trabajar en conjunto. El proceso es ms
abierto y amistoso
Se usa ms en comunidades y grupos no
lucrativos
Ms enfocado en ayudar al grupo a alcanzar
sus metas
Por que es importante tener y entender
el Proceso Parlamentario ?

La mayora de nuestros Negocios
Pblicos son conducidos por PP. Si
no sabemos el idioma del PP, como
vamos a participar y afectar en las
decisiones que hagamos?.
Que Proceso Debemos de Usar?
Esto Depende :
Los cuerpos Gubernamentales son
usualmente requeridos que sigan una
forma de Procedimiento Parlamentario

Grupos ms pequeos usan un proceso
menos formal, ms amistoso. Usa lo
que ayude a alcanzar las metas.
Cual es la Intencin del Proceso
Parlamentario?
Reglas bien Probadas que hacen que la
reunin siga adelante
Mantiene orden
Controla el Proceso de comunicacin
Ordenado, Democrtico
Algunos Principios del Proceso
Parlamentario
Hablar solamente de un asunto a la vez
Todos los miembros tienen los mismos
derechos bsicos - votar, ser
escuchado, oponer.
Es preciso respetar los derechos de las
minorias.
Nadie puede hablar sin ser reconocido
por el dirigente de la reunin

Cada miembro puede hablar del asunto
por decidir, nadie puede hablar por
segunda vez hasta que todos hayan
tenido la misma oportunidad de
hacerlo.
Mayora de votos decide la cuestin
El que dirige la reunin es
completamente imparcial
El Procedimiento Parlamentario,
Una mezcla cuidadosa de...
Due Process - resguardos y protecciones de
los derechos individuales
Igualdad. Tratamiento igual para todos los
participantes.
La necesidad para rutinas explcitas para
conducir los negocios del grupo, para que
todos sepan la manera de conducir la
reunin


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Alan Vandehaar
Norm Riggs
Iowa State University
Extension to Communities


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Luis Lugo, Mt. Pleasant, IA