GESTION DE INVENTARIOS

Gestin de Stock o Inventario

1. introduccin.
Stocks - Inventarios
Se entiende por stock a un conjunto de artculos que se
tienen almacenados para su venta o utilizacin posterior
La gestin de stocks consiste en el control de los niveles
de artculos depositados en los almacenes de la
empresa.
Su inters se debe a que es una de las facetas
empresariales en las que es ms factible reducir gastos
(y consecuentemente, aumentar beneficios)
La problemtica implcita es la diferencia temporal y
espacial de la demanda y el reabastecimiento


Durante mucho tiempo la poltica comn en las empresas
era tener sus almacenes repletos de existencias con el
fin de resolver problemas tales como demandas
imprevistas, huelgas, averas
Se consideraba un que una empresa con grandes
cantidades de stocks era altamente eficiente por su
capacidad de prestar un buen servicio a sus clientes
A partir de los aos 70, se observ que aquellas
empresas que gestionaban sus existencias haban
afrontado ciertas crisis industriales mucho mejor que
aquellas que no lo haban hecho.


Desde entonces, se empez a considerar que los stocks eran
necesarios, pero que tambin era necesaria una gestin eficiente del
inventario tendente a determinar su tamao adecuado con el fin de
optimizar costes.

Un nivel bajo de inventario: puede ocasionar constantes
interrupciones en el sistema de fabricacin o continuas desatenciones
de la demanda de los clientes
Un nivel alto de inventario: lleva consigo altos costes que pueden
arruinar el margen de ganancia del negocio

Hoy en da, en amplios sectores empresariales se considera que tener
stock es un signo de ineficiencia del sistema productivo, y que la
situacin ideal es la eliminacin total de los stocks. Esto es lo que se
conoce como gestin con stock cero, que est en relacin con la
filosofa empresarial de producir justo a tiempo (JIT-just in time)

2 Que son Inventario?
Inventario o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una
empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual
pertenece al patrimonio productivo de la empresa.

La administracin de un inventario es un punto determinante en el
manejo estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de
servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se
relacionan con la determinacin de los mtodos de registro, la
determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y
el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el
cual determina las cantidades a ordenar o producir, segn sea el
caso).




La administracin de un inventario es un punto determinante en el
manejo estratgico de toda organizacin, tanto de prestacin de
servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se
relacionan con la determinacin de los mtodos de registro, la
determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y
el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el
cual determina las cantidades a ordenar o producir, segn sea el
caso).

La gestin de inventarios busca la coordinacin y eficacia en la
administracin de los materiales necesarios para la actividad.



Objetivos de la gestin de inventarios
Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias.
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado,
producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la
empresa, colocndolos a disposicin en el momento indicado, para
as evitar aumentos de costos o perdidas de los mismos.




Costos asociados a los inventarios

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo
asociado al mismo, los costos asociados al proceso de sostener un
inventario se diferencian segn la naturaleza de la organizacin y
consisten en:
COSTO DE ORDENAR.
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una
orden de pedido (llamadas telefnicas, preparacin de formatos,
gastos administrativos de papeleo, adems de los gastos intrnsecos
a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son
los asociados a los procesos de recepcin).
- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste
en los costos asociados a los procesos de alistamiento de corridas de
produccin, adems del proceso logstico de transmisin de rdenes
"concepto de cliente interno".



COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO.
- Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organizacin) se ven preponderantemente determinados por la permanencia
de la media de las unidades logsticas en un lugar determinado para ello en
funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de
manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y
despacho.
- Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de
oportunidad, el cual se relaciona con la inversin realizada en la operacin
de los inventarios y que axiomticamente ocasiona que la organizacin
prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la
generacin de valor agregado.
- Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es
el riesgo, este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de
averas y los costos de traslado.




COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS).
- El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a
cada unidad en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la
bsqueda de un equilibrio entre costos de operacin de inventario.

- Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un
proceso de prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan
en tres bsicos grupos:
Prdida de ingresos por ventas.
Gastos generados por incumplimiento de contra.
Repedido y sustitucin.

- Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de
stock es una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede
generar la prdida de un cliente y la prdida de credibilidad de la
organizacin.

TAREA: Significado de Shadow Price con ejemplos.





A pesar de los costos asociados, por qu tener inventarios?
son los inventarios un mal necesario?

La realidad de las organizaciones ensea que carecen de supuestos
totalmente determinsticos en materia de la estimacin de la
demanda de sus bienes y servicios.
se buscan alternativas que logren establecer un equilibrio entre la
disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de servicio
ofrecido por la organizacin) y los costos que generen estas medidas
contingentes.
Los inventarios aunque carecen de generacin de valor agregado
para las organizaciones permiten de una u otra manera proporcionar
una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas
adems de asegurar la continuidad de los procesos que realiza la
misma.
Como encargado de la administracin de los inventarios de
una organizacin se deber establecer los siguientes
lineamientos (tomar decisin respecto a):

Cuantas unidades debern ser ordenadas o producidas.

En qu momento deber de ordenarse o producirse.

Que artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo cual
se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.



Tipos de inventarios

Clasificacin segn su nivel de terminacin.

- Inventarios de Materias Primas.
- Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de
segundo orden).
- Inventarios de Productos en proceso.
- Inventarios de Productos terminados.
- Inventarios de Productos en Embalaje.

Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones de la
empresa.

- Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la
empresa, y que no se encuentran en sus instalaciones fsicas
destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo: Mercanca en
ruta, en control de recepcin (y su ubicacin puntual es otra), en
transporte interno, en paqueteo, etc.

- Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la
empresa y que se encuentran en sus instalaciones fsicas puntuales,
por ejemplo: Almacn de materias primas, almacn intermedio,
almacn de embalaje, almacn de herramientas, almacn de
mantenimiento, etc.

Clasificacin segn su funcin. Segn la funcionalidad, los
inventarios pueden clasificarse en:

- Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen
del reaprovisionamiento de las unidades que son vendidas o
utilizadas en la produccin.

- Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se
dispone para responder a las posibles fluctuaciones de la
demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los
procesos de reabastecimiento por parte de los proveedores.


PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO
1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro
que bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.
2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son
los bienes que corresponde incluir en el inventario, habr que tener
presente todos los lugares en los que estn para no omitirlos.
3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia
este tema porque adems de hacer la tarea de manera ms eficiente,
es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte de las
personas que hacen parte del almacn.
4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos
anteriores estamos en condiciones de comenzar el inventario
propiamente dicho. Para ello se fijar un da y hora en que se llevar
a cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo
momento en toda la comunidad). Es importante que se familiaricen
con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una
ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo.


Funcin de los Inventarios

Ayudar a la independencia de operaciones-continuidad
de las variaciones de demanda.

Determinar condiciones econmicas de
aprovisionamiento.

Determinar la ptima secuencia de operaciones.

Uso ptimo de la capacidad productiva.
APLICACIONES DEL ABC
ESTRATEGIAS A B C
80% - 20%
POLITICA DE SEGMENTACION