SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIN EN

EL GRUPO SOCIAL Y EMPRESARIAL DE

LA DEFENSA: ESTUDIO DE CASO ALFM
Profesor: Jorge Andrs Salgado Castillo
jorge.salgado@unimilitar.edu.co

Pontificia Universidad Javeriana

Bogot, Octubre de 2011.

INTRODUCCIN
Los sistemas de control de gestin (SCG) son las prcticas y
procedimientos formales basados en informacin que utilizan
los gestores para mantener o modificar parmetros de una
organizacin. Los SCG han tenido una evolucin considerable
en los ltimos 30 aos debido a procesos mundiales de
intercambio, flujo de riqueza y cambio tecnolgico. La literatura
sobre sistemas de control de gestin puede ser validada por
medio de la intervencin de las investigaciones en los entornos
empresariales, es por esto que la investigacin de tipo
cualitativa apoyada de la metodologa del estudio de caso es
importante para comparar y observar la aplicacin de sistemas
de control de gestin en las empresas del Grupo Social y
Empresarial del Sector Defensa.

Objetivo General

Analizar las dinmicas de los sistemas de control

de gestin en las empresas del GSED a la luz de la
teora existente.

Objetivos especficos
Revisar la literatura (contexto internacional) acerca de
los Sistemas de Control de gestin. (SCG)

Examinar la aplicacin de los SCG por parte de las

compaas del GSED mediante la metodologa del
estudio de caso.

Identificar las variables que influyen en la aplicacin de

los SCG para el GSED.

Metodologa
Metodolgicamente se plantea realizar una delicada y extensa
exploracin a las fuentes que permiten entender los sistemas
de contabilidad y control de gestin, se trabajar con fuentes
consolidadas y permanentes en revistas especializadas,
posterior a esta revisin se pretende estudiar en las empresas
del GSED las variables de los SCG mediante la metodologa del
estudio de caso.

Estudio de caso
Investigacin Interpretativa
- Explicaciones basadas en un modelo patrn.

- La teora se utiliza para comprender la naturaleza de las prcticas contables.

Casos Exploratorios (Ryan, 2004):

- Explora las razones de la prctica contable.
- El investigador genera hiptesis sobre motivos de una prctica concreta.
- Usado en las primeras etapas de la investigacin interpretativa para identificar las
cuestiones que hay que explorar en estudios posteriores.

Estudio de caso (Herramientas)

Reuniones exploratorias del caso.

Encuestas y entrevistas a directivos y personal

responsables del funcionamiento de los SCG.
Cuestionarios aplicables a responsables del
funcionamiento de los SCG.

Asistencia a actividades clave dentro de las empresas.

Contabilidad de Gestin
Proceso de identificar, medir y comunicar informacin
econmica que permita juicios y decisiones fundamentadas
por parte de los usuarios de la informacin (American
Accounting Association, 1966)

Se ocupa de proporcionar informacin a las personas de una

organizacin empresarial para que puedan tomar mejores
decisiones (Drury, 1996)

Contabilidad de Gestin
La CG mide y proporciona informacin, tanto financiera como
de otros tipos, destinada principalmente a ayudar a los
directivos a alcanzar las metas de la empresa (Horngren,
1999)

Rama de la contabilidad que busca satisfacer las necesidades

de los gestores (Ryan et al, 2004)

Sistemas de Control de Gestin

Los Sistemas de Contabilidad de Gestin pueden observarse como las
prcticas y procedimientos formales que se utilizan para mantener o
modificar patrones en las actividades de la organizacin (Simons, 1990), los
SCG se relacionan con la estrategia de la empresa, por ende con sus objetivos
misionales y polticas.

Anthony y Govindarajan (2008) plantean que el xito de las organizaciones

est altamente influenciado por la implantacin de correctas estrategias de
forma que los empleados la ejecuten de la forma esperada, de tal forma, los
sistemas de control de gestin constituyen el proceso que permite a los
directivos influir en los miembros de la organizacin para implantar las
estrategias de la misma.

Sistemas de Control de Gestin

La investigacin en Contabilidad de Gestin ha tenido un

inters creciente por el estudio de los sistemas de informacin
y gestin empresarial, Ripoll (1989) lo atribuye a la evolucin
de los entornos empresariales y competencia, lo cual obliga a
las organizaciones a adaptar dichos sistemas para responder a
los nuevos retos de gestin.

Grupo Social y Empresarial de la

Defensa (GSED)
El GSED est conformado por 18 empresas al servicio del Sector
Defensa, es uno de los ms importantes del pas, organizado en tres
Unidades:

I) Apoyo Logstico,

II) Bienestar y
III) Apoyo a la Seguridad,

GSED - Misionalidad
Brinda el apoyo logstico para que las fuerzas militares y la
Polica puedan cumplir con su misin constitucional.

La atencin y prevencin de desastres y apoyo a la accin

social.

Rehabilitacin al personal lisiado en combate y apoyo a los

familiares vctimas de la guerra.

Transporte areo a zonas apartadas dentro del territorio

nacional.

Supervisin y control de los servicios de vigilancia y seguridad

privada.

MAGNITUD DEL GSED

El GSED es el 1.25% del PIB
2009

Presupuesto 2010 $7.9 billones

33% del Total

del Sector Defensa

Ingresos Operacionales $4.8

billones

Frente a las 100 empresas ms

grandes 8 y (3 pblicas)

Activos $7.2 billones

12 puesto

Patrimonio $2.2 billones

23 puesto

Utilidades Netas $22.516

millones

66 puesto

8.973 Funcionarios (5.500 de

planta)

9 puesto
Fuente: Revista Semana Mayo 2010

Unidades Estratgicas o Clusters

Bienestar
Vivienda, educacin y recreacin.
Apoyo Logstico

6. Caja Promotora de Vivienda Militar y

de Polica (Caprovim)
7.Instituto de Casa Fiscales del Ejercito
(ICFE)

Apoyo a la seguridad

1. Agencia de Logstica de las

8. Club Militar
FF.MM.
2. Fondo Rotatorio de la Polica 9. Universidad Militar Nueva Granada
Nacional
10. Sociedad Hotelera Tequendama S.A.

16. Defensa Civil Colombiana.

3. Industria Militar (Indumil)

18. Servicio Areo a Territorios

Nacionales (Satena)

11. Circulo de Suboficiales de las FF.MM.

4. Corporacin de la Industria Salud y Seguridad Social

Aeronutica (CIAC)
12. Hospital Militar Central
5. Corporacin de Ciencia y
Tecnologa para el desarrollo 13. Caja Sueldo de Retiro de las FF.MM.
de la Industria Naval, Martima (Cremil)
y Fluvial Cotecmar.
14.Caja de Sueldos de Retiro de la Polica
(Casur)
15.Corporacin Matamoros

17. Superintendencia de
Vigilancia y Seguridad Privada
(Supervigilancia)

Modelo de Gerencia Pblica Activa

El modelo surge como preocupacin del Ministerio de Defensa Nacional en materia de

mejorar el desempeo de la Administracin Pblica con el fin de contribuir de esta
forma a la calidad de las polticas pblicas en el Sector Defensa mediante la
implementacin de las mejores practicas de gerencia pblica por medio de la cultura
de responsabilidad, rendicin de cuentas y gestin por resultados.
El modelo de Gerencia Pblica Activa signific un complemento gerencial de la
Poltica de Consolidacin de la Seguridad Democrtica.
Los tres principios bsicos de la cultura de Buen Gobierno estn definidos por:
1.Calidad en las polticas publicas; 2. Responsabilidad Pblica Visible; 3. Gestin por
resultados.
Las herramientas gerenciales concentradas en cuatro mejores practicas propuestas en
el GPA: 1. Revisin estratgica gerencial, 2. Ingeniera Organizacional, 3. Planeacin
Estratgica y 4. Medicin Gerencial.
Todo esto est cimentado en una plataforma informtica que soporta el proceso
gerencial, llamado: Suite Gerencial GPA. Desde all se realiza el seguimiento y control
gerencial en lnea, tiempo real y permiti estandarizar procesos de planeacin,
direccin y control.
El modelo GPA como el nuevo paradigma de la Administracin Pblica y todo lo
relacionan con la cultura de la gerencia del conocimiento y la cultura de buen
gobierno.

Modelo de Gerencia Pblica Activa

CULTURA DE LA
RESPONSABILIDAD
PBLICA

CULTURA DE LA
GERENCIA Y
GESTIN POR
RESULTADOS

PRINCIPIOS
PARA UNA
CULTURA DE
BUEN
GOBIERNO

POLTICAS PARA
LA
ADMINISTRACIN
PBLICA

MEJORES
PRCTICAS
GERENCIALES

CULTURA DE LA
RENDICIN DE
CUENTAS

CALIDAD EN LAS
POLTICAS PBLICAS

RESPONSABILIDAD
PBLICA VISIBLE

GESTIN POR
RESULTADOS

POLTICA DE GERENCIA PBLICA ACTIVA : Por una cultura de Mejoramiento

Gerencial

MECI SGC SISTEMA PLANES DE MEJORAMIENTO

REVISIN
ESTRATGICA
GERENCIAL

ACTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS

LINEAMIENTOS - METODOLOGAS

INGENIERA
ORGANIZACIONAL
POR PROCESOS

PLANEACIN
ESTRATGICA

MEDICIN
GERENCIAL

CAJA DE HERRAMIENTAS: 10 Herramientas para el buen manejo gerencial

Metodologa para revisin
Estratgica Gerencial
Gua Procesos
Procedimientos
SIG -SISTEMA
DE
INFORMACIN
GERENCIAL

Gua de Planes
de Accin

Gua para la formulacin

de indicadores

CULTURA DE LA
GERENCIA DEL
TALENTO HUMANO

Gua SARRiesgos
Auditoras
Positivas

Estrategia Cero
Hallazgos
Tableros de
Control

GPA
Contable
Indicadores
de Gestin

SUITE GERENCIAL GPA: PLATAFORMA INFORMTICA PARA EL SEGUIMIENTO

Y EL CONTROL GERENCIAL EN LNEA Y EN TIEMPO REAL

CULTURA DE LA
MEDICIN
GERENCIAL

CULTURA DEL
CONTROL
GERENCIAL

GSED-Propsito Superior
Contribuir de manera eficaz y medible a
consolidar la seguridad y la paz en Colombia
a travs del suministro oportuno de bienes y
servicios que apoyen la Defensa Nacional

Reuniones Direcciones del GSED

Empata con el propsito de la investigacin
Se observa una empata con los objetivos del proyecto, la vinculacin de la
investigacin acadmica y la potencialidad que tienen procesos de investigacin .
Se resalta la importancia del proyecto y la vinculacin de procesos acadmicos en la
gestin empresarial del sector defensa, del cual hace parte la Universidad Militar.
Es visible la sintonizacin de las necesidades empresariales actuales y de la
investigacin propuesta variable que se encuentra a favor del desarrollo del proyecto.
Se cuenta con el apoyo del Viceministerio del GSED para la obtencin de la
informacin, las entrevistas y el permiso para la observacin directa de los procesos
que manejan.
Modelos de Gestin
Importancia de la Gerencia del talento humano y de la Cultura Gerencial que se ha
creado con el modelo GPA y MBS.
Resalta el Modelo de Gestin GPA y su importancia en la planeacin, ejecucin,
control y retroalimentacin de los procesos dentro de las organizaciones del GSED.

Apoyo Logstico

El Plan Estratgico 2011 - 2014 del GSED dispone para

Cluster de Apoyo Logstico el propsito de "Proveer a
fuerza pblica de una logstica efectiva centrada en
suministro adecuado de bienes y servicios y promover
desarrollo cientfico y tecnolgico en el Sector"

el
la
el
el

AGENCIA LOGSTICA DE LAS FUERZAS

MILITARES (ALFM)
La ALFM, surge de la fusin de los Fondos Rotatorios de la Armada
Nacional, de la Fuerza Area y del Ejrcito, ordenada por el gobierno
mediante decreto 4746 de 2005, en el marco del programa de renovacin
de la administracin pblica.

Dado el volumen de sus operaciones, esta organizacin se posiciona

dentro de las 70 empresas ms grandes del pas y es lder en materia de
apoyo logstico a las Fuerzas Militares y dems entidades del sector
Defensa
Su naturaleza jurdica la define como un establecimiento pblico del orden
nacional con personera jurdica, patrimonio independiente, autonoma
administrativa y financiera. Adscrita al Ministerio de Defensa Nacional.

ALFM
MEGA U OBJETIVO DIRECCIONADOR QUE UNIFICA
LOS ESFUERZOS DE LA ORGANIZACIN:
Satisfacer al 100% las necesidades de abastecimientos clase I, II, III, IV y VI
hasta nivel unidad tctica, y contratar otros bienes y servicios requeridos
por las fuerzas militares y sector defensa.

Estructura Organizacional

Estructura Organizacional Regional

Estructura por Procesos

RESULTADOS DESCRIPTIVOS DEL

CASO ALFM

Contexto ALFM
Aspectos de la
creacin

Caractersticas
ALFM

El proceso de fusin de los Fondos

Rotatorios se caracterizan por su falta
de planeacin
Adquiri los fuertes logsticos de
cada fondo rotatorio: alimentacin
en el caso del ejrcito, contratacin
de la armada y la administracin de
aeronaves de la fuerza area.
Consultora para la fusin fue post
decreto.
Establecimiento Pblico del Orden
Nacional.
El MDN slo dicta los cupos de gasto
y ejerce control en la legalidad de
egresos pero no brinda los recursos.
Se encuentra en el puesto No. 174
dentro de las 1.000 ms grandes y en
el puesto 15 de 350 empresas en el
ndice de trasparencia nacional.

Contexto ALFM
Caractersticas
Estratgicas

El GSED es posterior a la Agencia.

La poltica de calidad y los objetivos
estratgicos son formulados por la
Agencia
buscando
generar
credibilidad y confianza.

Avances

En cuanto a cobertura se ha
ampliado en temas: alimentacin
y combustible.
Se logr la certificacin de
calidad y se quiere avanzar a la
certificacin ambiental.

Puntos
destacados

Se coment que irnicamente en

Colombia se alimenta mejor un
preso que un soldado, sin querer
decir que el preso desmerece.
La Agencia tiene que ser muy
eficiente en la compra.

Sostenibilidad
Financiera

Se busca generar negocios alternos

para garantizar la viabilidad.
No es bien visto en el sector que la
Agencia genere utilidades en sus
operaciones de carcter misional.
Las fuerzas se han dado cuenta que
les cuesta ms asumir los gastos.

Sistemas de
Control de
Gestin

Se trato implementar SAP pero

fracaso porque se tienen 14
diferentes plataformas y falta de
un integrador ERP-SAP, costoso y
cerrado en licencias. MDN SAP.
No existe una plataforma de
control de gestin para la toma
de decisiones. La cadena de
suministro y el seguimiento a la
contratacin.

Enfoque Comercial
Unidades de Negocios Especiales
Las unidades de negocios especiales estn dirigidas a lograr bienestar y a generar
recursos financieros para el sostenimiento de la Agencia.
Esta direccin pertenece a un proceso misional y su objetivo es disear estrategias
de mercado y lograr comercializar los bienes y servicios producidos.

Dificultades y limitantes
Cultura Organizacional

Se necesitan polticas y
mecanismos fijos que
aseguren la contratacin
de las fuerzas con la
Agencia y no se dependa
de los deseos de cada
comandante.

Al fusionar los fondos se

perdi identidad y cultura
de permitir administrar
actividades a terceros.

Las dificultades del

entorno se basan en la
cultura del sector pues
las fuerzas son reacias a
pagar los gastos
administrativos, (ingreso
real ) y no son
consecuentes con la
misin de la Agencia.

Dificultades y limitantes
Comunicacin
Inconformidad al presentar informes a distintas entidades cada una de
forma diferente. Se propone que se unifique la forma de presentar estos
informes.

Consolidacin de la informacin: restringida por la ubicacin geogrfica

de las unidades militares y las redes de comunicacin dificultan la
recopilacin de la informacin.

Los tiempos de respuesta en las comunicaciones en las distintas

regionales, los cuales llevan, en buena parte, al incumplimiento de los
trminos

Los procesos de comunicacin pueden ser limitados y eso provoca una

baja integracin entre reas, lo que se puede derivar en complicaciones
que impactan incluso en el clima organizacional.

Dificultades y limitantes
Objetivos y procesos de control
Comenta que ellos tienen una meta muy retadora, que les han sugerido cambiarla
o reformularla, pero en el GSED se considera que no deben hacerlo.

Cultura del autocontrol: no se visibiliza en mayor medida en el personal de la

Agencia que labora en las regionales, el cual no asume su rol de prevencin en la
ejecucin de los procesos.

La falta de control sobre el personal asociado pues no existe forma ms all del
control que ejercen los funcionarios de planta sobre ellos, debido a que la
responsabilidad disciplinaria recae en el trabajador de planta.

Se considera que no se ha cumplido con todos los objetivos que se pretendan con
el GSED y se ha desperdiciado la oportunidad de generar sinergias y
conocimientos. (Reuniones dependencias similares)

Proyectos
Construccin de
plantas de comidas
listas con el fin de
reducir costos de
intermediacin, la
consolidacin de la
marca AGLO para
lograr la trazabilidad,
posicionamiento y
reduccin de costos.
Se piensa lograr
liderar el suministro
en combustibles en
todas las FF.MM para
el ao 2012.

Se pretende implantar un
sistema de administracin
electrnico de combustibles a
nivel nacional para el control
del recurso y de las flotas por
medio satelital.
Nuevo formato de las servitiendas (Aguachica y Quibd) que
pretende incluir diferentes servicios: comidas rpidas, servicio
de internet, telfono.
Pasajes AGLO
que incluye
planes tursticos
para miembros
de las fuerzas
militares.

Crditos para
vivienda no en
UVR pero sin
competir con
CAPROVIMPO.

REFLEXIONES

Las reuniones concluyeron con xito, los directores y colaboradores

expresaron su inters y apoyo a la investigacin.
En general se presenta la asociacin de los sistemas de control con
mecanismos de informacin al relacionarlos con el proyecto de
implantacin de la ERP adelantado por la Oficina de Tecnologa.
Se presenta una inconformidad en algunas direcciones y oficinas alrededor
del aspecto contractual por parte de las fuerzas pues se percibe que en
algunos casos no son consecuentes con la misin de la Agencia Logstica y
con el logro del propsito superior del GSED.
Se necesitan mecanismos permanentes que aseguren la contratacin de
las fuerzas con la Agencia y reglamentaciones coherentes de los
porcentajes cobrados por los gastos de administracin garanticen la
sostenibilidad financiera de la organizacin.

REFLEXIONES

Se percibe que las intenciones que se queran lograr con la conformacin

del GSED requieren un esfuerzo mayor para su materializacin, teniendo
en cuenta las particularidades organizacionales de las empresas.
Se considera que se ha desperdiciado la oportunidad de generar sinergias
y conocimientos a raz de la relacin de las empresas del GSED. (Reuniones
dependencias similares)
Se reconoce la importancia de algunas herramientas de control de gestin
como es el caso del Balanced Scorecard, sin embargo, advierte de la
capacitacin y la interiorizacin que debe darse de estas herramientas
dentro de la organizacin. Comenta que el GSED y el ministerio ha querido
implementar estas herramientas pero sin la difusin y apropiacin
necesaria.
Se debe hacer especial nfasis en los SCG y la complejidad de
implantacin.

Propuestas
Reglamentacin de las sinergias en aspectos contractuales de las empresas
del Grupo y las Fuerzas Armadas.

Asumir el papel del Viceministerio como Centro Corporativo como asesor

permanente a partir del seguimiento y diagnstico del desempeo del Grupo
ejerza el liderazgo en el cumplimiento de los objetivos.

Definir el perfil de los cargos directivos, partiendo del nivel de competencias

administrativas y gerenciales necesarias en cada organizacin.

Consolidar el manejo de herramientas y tcnicas de gestin estratgica como

el Cuadro de Mando Integral, evolucionando su funcin de simple valoracin y
monitoreo.

Propuestas
Se debera implantar un sistema que unifique la informacin para facilitar la
generacin de informes (flujo de informacin) y la evaluacin de la gestin.

Transformar la cultura dentro de las organizaciones que conforman el GSED y

crear ms conciencia de trabajo en equipo frente al propsito superior del
Grupo. Verificar que todos estn encaminados hacia el.

Se debe analizar el verdadero papel de la ALFM frente al apoyo que presta a

las Fuerzas Militares.

Identificar los problemas claves en la planeacin y ejecucin de las

estratgicas tanto del GSED como en sus organizaciones . Construir una
verdadera visin colectiva.

Variables Influyen en los SCG

Legal: Derecho pblico.
Informacin y comunicacin: Flujos, Sistemas, usuarios internos y
externos.
Contexto particular: Entidades pblicas, Estructura organizacional.
Mercado: Clientes, Competencia, Relacin con el entorno (GSED
FFMM).
Factores
Culturales:
Implementacin
de
las
practicas
organizacionales, herramientas de control.
Competencias del personal: Desarrollo profesional. Capacidades
administrativas y gerenciales.
Perspectiva Estratgica: Modelo Gerencial.
Objetivos del Control de Gestin.

GRACIAS POR SU ATENCIN

Jorge Andrs Salgado Castillo
jorge.salgado@unimilitar.edu.co

Centro de Investigaciones
Universidad Militar Nueva Granada
Pgina Web: www.geconta.org
Tel. 650 00 00 Ext.1306