ADMINISTRAC ION II

UNIVERSIDAD DE GUADALAJARA
CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS ECONOMICO
ADMINISTRATIVAS
C.U.C.E.A.

El sistema empresa y sus subsistemas (funciones)

La teora de la organizacin y la prctica

administrativa han experimentado cambios

sustanciales en aos recientes.
La informacin proporcionada por las ciencias de la

administracin y la conducta han enriquecido a la

teora tradicional.

El sistema empresa y sus subsistemas (funciones)

Tomar a la empresa como un sistema que se

interrelaciona y es interdependiente con su medio, es

fundamental para obtener una base slida del
conocimiento administrativo y de su importancia en
la organizacin. De esta manera, se pretende
involucrar los conceptos de los subsistemas que
hacen parte de la empresa y la relacin que tienen en
el contexto empresarial, buscando siempre la
obtencin de los objetivos propuestos.

Objeto del sistema empresa

Conocer de forma ms amplia todos los conceptos y

aplicaciones que tienen los sistemas de una

organizacin; obteniendo de sta forma una
identificacin de conocimientos referentes al sistema
de empresa y al sistema de produccin ms
especficamente.

Objeto del sistema empresa

a) Analizar la importancia que tienen los sistemas de
una organizacin, teniendo en cuenta sus
caractersticas esenciales.
b) Ampliar el marco conceptual referente acerca de
estos enfoques administrativos.
c) Identificar las diferencias existentes entre los
sistemas que son interdependientes y aquellos que
no lo son.

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

El concepto de sistemas ha sido utilizado por dos
lneas de pensamiento diferente, la primera es la
teora de sistemas generales, corriente iniciada por
Bertalanffy y continuada pot Boulding y otros que
buscaba llegar a la integracin de las ciencias.
La segunda es ms prctica y se conoce como
Ingeniera de Sistemas y fue iniciado por
Investigacin de operaciones, seguido por Ciencias
de la Admn. y el Anlisis de Sistemas

Que es un sistema?

Es un conjunto de partes en integracin para alcanzar un conjunto de objetivos.

Es un grupo de partes y objetos que interactan y que forman un todo o que se

encuentran bajo la influencia de fuerzas en alguna relacin definida.

Conjunto de partes y sus interrelaciones.

General Systems Society for Research

Es un conjunto de objetos y sus relaciones, y las relaciones entre los objetos y

sus atributos.
Hall

TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Sin embargo, adems de los anterior debemos agregar que:
a) La mayora de los sistemas que tienen importancia en el
mundo real posen controles.
b) Los sistemas son diseados por el hombre o la
naturaleza para alcanzar algo o realizar algo.
c) En un sistema implica la presencia de:
plano-> diseo -> propsito

Tipos de sistemas
Sistema cerrado: Es aquel que no intercambia

energa con el medio.

Sistema abierto: Es aquel que interacta con el

medio.
Sistema viable: Es aquel que sobrevive y es capaz de

adaptarse a las variaciones del medio.

Conceptos
Paradigma: Constelacin de logros compartidos por una comunidad.
Propiedades emergentes: Emergen del todo de un sistema y no se encuentran en sus partes.
Sinergia: Las propiedades emergentes dan lugar a la sinergia, la suma o unin de elementos

mas all de su esencia.

Autorregulacin: Tendencia de un sistema a autorregularse. en un equilibrio dinmico.
Ecologa: Ecosistemas son un conjunto de organismos interactuando entre si y con el medio

para mantener la homeostasis.

Entropa: Todo sistema tiende a su estado ms probable, el desorden o el caos.

-Informacin = entropa.
Estructuras disipativas: Estructuras que se generan en sistemas complejos con alta

fluctuacin lejos del equilibro.

Visin general de los subsistemas de las empresas

Qu son los subsistemas?

Un conjunto de elementos
Dinmicamente relacionados
Formando una actividad
Para alcanzar un objetivo
Operando sobre datos/energa/materia
Para proveer informacin/energa/materia

Qu es un subsistema ?

En general se puede sealar que cada una de las

partes que encierra un sistema puede ser
considerado como subsistema, as los subsistemas
son sistemas ms pequeos dentro de sistemas
mayores, o en su defecto de un Supersistema.

Orgenes de la teora de sistemas

La teora de sistemas (TS) es un ramo especfico de

la teora general de sistemas (TGS).

La TGS surgi con los trabajos del alemn Ludwig

von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968.

La TGS no busca solucionar problemas o intentar

soluciones prcticas, pero s producir teoras y

formulaciones conceptuales que pueden crear
condiciones de aplicacin en la realidad emprica.

Principios bsicos de la TGS son:

Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias

naturales y sociales.
Esa integracin parece orientarse rumbo a un teora de sistemas.
Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los

campos no-fsicos del conocimiento cientfico, especialmente en ciencias

sociales.
Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que

atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias

involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin cientfica.

TGS

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas,

no pueden ser descritos en trminos de sus

elementos separados; su comprensin se presenta
cuando se estudian globalmente.

La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro

de otro ms grande.
2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema

que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los

otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se
caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son
los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra,
esto es, pierde sus fuentes de energa.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los

sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos

musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una
estructura celular que permite contracciones.

Inters de la TGS

El inters de la TGS, son las caractersticas y

parmetros que establece para todos los sistemas.

Aplicada a la administracin la TS, en la empresa se

ve como una estructura que se reproduce y se

visualiza a travs de un sistema de toma de
decisiones, tanto individual como colectivamente.

Historia
La teora de la administracin cientfica us el concepto de sistema hombre-mquina, pero se limit al

nivel de trabajo fabril.

La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque hombre-mquina a las relaciones entre las

personas dentro de la organizacin. Provoc una profunda revisin de criterios y tcnicas gerenciales.
La teora estructuralista concibe la empresa como un sistema social, reconociendo que hay tanto un

sistema formal como uno informal dentro de un sistema total integrado.

La teora del comportamiento trajo la teora de la decisin, donde la empresa se ve como un sistema de

decisiones, ya que todos los participantes de la empresa toman decisiones dentro de una maraa de
relaciones de intercambio, que caracterizan al comportamiento organizacional.
Despus de la segunda guerra mundial, a travs de la teora matemtica se aplic la investigacin

operacional, para la resolucin de problemas grandes y complejos con muchas variables.

La teora de colas fue profundizada y se formularon modelos para situaciones tpicas de prestacin de

servicios, en los que es necesario programar la cantidad ptima de servidores para una esperada afluencia
de clientes.

Las teoras tradicionales han visto la organizacin

humana como un sistema cerrado.

Eso a llevado a no tener en cuenta el ambiente,

provocando poco desarrollo y comprensin de la

retroalimentacin , bsica para sobrevivir.

El enfoque antiguo fue dbil, ya que :

1) Trat con pocas de las variables significantes de la

situacin total .
2) Muchas veces se ha sustentado con variables
impropias.

Caractersticas de los sistemas y sus subsistemas

Que son un todo organizado y complejo; un conjunto

o combinacin de cosas o partes que forman un todo

complejo o unitario.
Que son un conjunto de objetos unidos por alguna

forma de interaccin o interdependencia.

Que los lmites o fronteras entre sistemas y su

ambiente admiten cierta arbitrariedad.

Bertalanffy

Deduce dos conceptos:

a) Propsito (u objetivo) .
b) Globalismo (o totalidad).

Propsito u objetivo

Los elementos (u objetos), como tambin las

relaciones, definen una distribucin que trata

siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad
Un cambio en una de las unidades del sistema, con

probabilidad producir cambios en las otras.

El efecto total se presenta como un ajuste a todo el

sistema.
Hay una relacin de causa / efecto.
De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenmenos:

entropa y homeostasis.

Entropa
Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a

desintegrarse, para el relajamiento de los estndares y

un aumento de la aleatoriedad.
La entropa aumenta con el correr del tiempo. Si

aumenta la informacin, disminuye la entropa, pues la

informacin es la base de la configuracin y del orden.
De aqu nace la negentropa, o sea, la informacin

como medio o instrumento de ordenacin del sistema

Homeostasis

Es el equilibrio dinmico entre las partes del

sistema.

Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con

el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los

cambios externos del entorno

Enfoques
Una organizacin podr ser entendida como un sistema

o subsistema o un supersistema, dependiendo del

enfoque.
El sistema total es aquel representado por todos los

componentes y relaciones necesarios para la realizacin

de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones.
Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en

paralelo.

Tipos de sistemas

En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o

abstractos.
En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o

abiertos.

Fsicos o abstractos

Sistemas fsicos o concretos: compuestos por

equipos, maquinaria, objetos y cosas reales. El

hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos,

planes, hiptesis e ideas. Muchas veces solo existen

en el pensamiento de las personas. Es el software.

Cerrados o abiertos
Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente que los

rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningn

recursos externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no
existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos
sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y que opera
con muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Se
aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados, donde los
elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rgida
produciendo una salida invariable, como las mquinas.
La empresa como sistema abierto: Una empresa se puede definir como un

sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e informacin

y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad, comportamiento
y resultados.

Parmetros de los sistemas

El sistema se caracteriza por ciertos parmetros.

Parmetros son constantes arbitrarias que

caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
descripcin dimensional de un sistema especfico o
de un componente del sistema

Los parmetros de los sistemas son

Entrada o insumo o impulso : es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energa para

la operacin del sistema.

Salida o producto o resultado : es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema.

Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Los
resultados de los sistemas son finales, mientras que los resultados de los subsistemas con intermedios.
Procesamiento o procesador o transformador : es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de

conversin de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la
que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos.
Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin : es la funcin de retorno del sistema que tiende a

comparar la salida con un criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel estndar o
criterio.
Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en constante interaccin con el sistema,

ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. La supervivencia de un sistema depende de su
capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el
ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.

Subsistemas existentes en la organizacin

La teora de la organizacin y la prctica administrativa evolucionan continuamente y as el nuevo

concepto de pensamiento sistmico ha modificado y ha enriquecido la teora tradicional

administrativa.
A pesar que la investigacin cientfica y la conceptualizacin a veces han producido teoras

divergentes, sin embargo este enfoque ofrece la oportunidad de que las teoras de administracin y de
organizacin converjan.
El enfoque de sistemas ofrece una base para la integracin al permitir visualizar la organizacin total

de la interaccin con su ambiente y la conceptualizacin de las relaciones entre los componentes

internos o subsistemas.
La teora de sistemas representa un nuevo paradigma para el estudio de las organizaciones y su

administracin, una base para pensar en la organizacin como un sistema abierto en interaccin con
su medio ambiente.
Para conceptualizar con mayor profundidad sobre las caractersticas y principios de la teora de

sistemas es necesario conocer algunos conceptos que hacen parte de esta teora de sistemas en la
organizacin.

Sistema

Es un conjunto organizado de cosas o partes nter

actuantes e interdependientes, que se relacionan

formando un todo unitario y complejo.

Funciones bsicas realizadas por el sistema

Entradas
Procesos
Salidas

Subsistemas

Estn formado por partes o cosas que forman el

todo.

Entradas
Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos

materiales, recursos humanos o informacin.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al
sistema sus necesidades operativas.
Las entradas pueden ser:

a)- En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el

cual el sistema en estudio est relacionado en forma directa.
b)- Aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el
sentido estadstico. Las entradas aleatorias representan entradas
potenciales para un sistema.
c)- Retroaccin: es la reintroduccin de una parte de las salidas del
sistema en s mismo.

Salidas
Las salidas de los sistemas son los resultados que se

obtienen de procesar las entradas. Al igual que las

entradas estas pueden adoptar la forma de
productos, servicios e informacin. Las mismas son
el resultado del funcionamiento del sistema o,
alternativamente, el propsito para el cual existe el
sistema.
Las salidas de un sistema se convierte en entrada de
otro, que la procesar para convertirla en otra salida,
repitindose este ciclo indefinidamente.

Relaciones

Las relaciones son los enlaces que vinculan entre s a

los objetos o subsistemas que componen a un

sistema complejo.

Las relaciones podemos clasificarlas en

a) Simbiticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir

funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es

cuando un sistema (parsito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y bipolar
o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.
b)Sinrgica: es una relacin que no es necesaria para el funcionamiento pero que
resulta til, ya que su desempeo mejora sustancialmente al desempeo del
sistema. Sinergia significa "accin combinada". Sin embargo, para la teora de los
sistemas el trmino significa algo ms que el esfuerzo cooperativo. En las
relaciones sinrgicas la accin cooperativa de subsistemas sami-independientes,
tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor que la suma de sus
productos tomados de una manera independiente.
c) Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razn de las relaciones
superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la
probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del
mismo. Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo
del sistema que sin ellas puede funcionar.

Relaciones
Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal

como lo conocemos u observamos. Los atributos

pueden ser definidores o concomitantes: los
atributos definidores son aquellos sin los cuales una
entidad no sera designada o definida tal como se lo
hace; los atributos concomitantes en cambio son
aquellos que cuya presencia o ausencia no establece
ninguna diferencia con respecto al uso del trmino
que describe la unidad.

Contexto

Un sistema siempre estar relacionado con el

contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos

exteriores al sistema, pero que influyen
decididamente a ste, y a su vez el sistema influye,
aunque en una menor proporcin, influye sobre el
contexto; se trata de una relacin mutua de contextosistema.

Tanto en la Teora de los Sistemas como en el

mtodo cientfico, existe un concepto que es comn a

ambos: el foco de atencin, el elemento que se asla
para estudiar.
El contexto a analizar depende fundamentalmente

del foco de atencin que se fije. Ese foco de atencin,

en trminos de sistemas, se llama lmite de inters.

Para determinar el lmite de inters se necesita

a) La determinacin del contexto de inters.
b) La determinacin del alcance del lmite de inters entre el contexto y el

sistema.
c) Se suele representar como un crculo que encierra al sistema, y que deja

afuera del lmite de inters a la parte del contexto que no interesa al analista.
d) En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa.

Es posible que slo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habr un
lmite de inters relacional.
Determinar el lmite de inters es fundamental para marcar el foco de

anlisis, puesto que slo ser considerado lo que quede dentro de ese lmite

RANGO

En el universo existen distintas estructuras de

sistemas y es factible ejercitar en ellas un proceso de

definicin de rango relativo.

Retroalimentacin

La retroalimentacin se produce cuando las salidas

del sistema o la influencia de las salidas del sistemas

en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como
recursos o informacin.

Centralizacin y Descentralizacin
Un sistema se dice centralizado cuando tiene un ncleo que

comanda a todos los dems, y estos dependen para su

activacin del primero, ya que por s solos no son capaces de
generar ningn proceso.
Por el contrario los sistemas descentralizados son aquellos

donde el ncleo de comando y decisin est formado por

varios subsistemas. En dicho caso el sistema no es tan
dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas
que actan de reserva y que slo se ponen en
funcionamiento cuando falla el sistema que debera actuar
en dicho caso.

Adaptabilidad
Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y

modificar un proceso, un estado o una caracterstica

de acuerdo a las modificaciones que sufre el
contexto. Esto se logra a travs de un mecanismo de
adaptacin que permita responder a los cambios
internos y externos a travs del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener

un fluido intercambio con el medio en el que se

desarrolla.

Organizacin

Es un sistema socio-tcnico abierto integrado

como de varios subsistemas y con esta

perspectiva con una visin de integracin y
estructuracin de actividades humanas,
tecnolgicas y administrativas.

Sistema de Planificacin

Este sistema inicia su accin con el anlisis y

cuantificacin del problema y su solucin,

comparando la situacin actual de cobertura de los
servicios y las metas establecidas de acuerdo a las
polticas socio-econmicas del pas dentro de los
planes sectoriales.

Fin de Sistema de Planificacin

El cumplimiento eficaz de los objetivos de la

organizacin (la empresa como un todo), mediante la

optimizacin de las partes para obtener una relacin
insumo / producto eficiente, obteniendo como
resultado la efectividad en el alcance de las metas.
Esto permite satisfacer las necesidades externas del
ambiente en que acta, al entender la demanda de
servicios expresada por comunidad.

Objetivos del Sistema de Planificacin

Formular los planes de la institucin para el anlisis de la alta gerencia

en sus diferentes etapas, a largo plazo (planificacin estratgica), a

mediano plazo (planificacin tctica) y a corto plazo (planificacin
operacional).
Establecer un sistema de informacin para control gerencial, con la

preparacin de modelos de planificacin y presupuesto por programa,

indicadores de gestin para control de resultados y anlisis de
problemas con soluciones alternativas, sirviendo como entrada para el
proceso de decisin.
Estructurar los correspondientes subsistemas de planificacin fsica

planificacin organizacional, planificacin econmico-financiera,

programacin y control.

Sistema Financiero

Comprende el conjunto de polticas y normas

establecidas por la institucin para la realizacin de

sus operaciones financieras, as como los
procedimientos y mtodos utilizados para registrar y
evaluar la gestin financiera, e informar sobre sus
resultados.

Estas actividades se agrupan convenientemente en los

subsistemas de: Administracin de recursos

financieros, que incluye la ejecucin y control de
todos los fondos de la institucin, gestiona y obtiene
recursos externos y vela por las obligaciones
contradas; y de Contabilidad, a travs del cual se
determina la situacin financiera de la institucin, as
como otros elementos para estudios econmicofinancieros y para control del costo de las operaciones
y cumplimiento del presupuesto por programa

Sistemas Administrativos de Apoyo

El Sistema de Administracin y Desarrollo de

Recursos Humanos definido por el conjunto de

polticas, normas y procedimientos que
proporcionan a la organizacin el elemento humano
necesario, estableciendo y manteniendo las
condiciones para su mejor utilizacin, su desarrollo y
renovacin oportunas.

Obligaciones de los Sistemas

Administrativos de Apoyo
Efectuar una planificacin de la demanda y oferta de

esos recursos, debiendo cumplirse las diferentes

actividades: las tcnicas de clasificacin y valoracin
de cargos, reclutamiento y seleccin de personal,
evaluacin del desempeo y adiestramiento, las
actividades de control a travs del subsistema de
control administrativo de personal, y las de
relaciones humanas mediante la asistencia social y
seguridad industrial.

Subsistemas que Forman la Empresa

Modelo bsico de comportamiento

Subsistema psicosocial
Subsistema tcnico
Subsistema administrativo