Surge de la necesidad de intensificar el

intercambio de ideas y adelantos que

contribuyan a satisfacer las necesidades de
una organizacin.
Origen de los eventos su auge fue despus
de la segunda guerra mundial
Los
principales
motivos,
fueron
el
esparcimiento y descanso.

Clasificacin de los diferentes

tipos de eventos

Negocios
Sociales
Culturales
Deportivos
Otros

Organizacin del departamento de

banquetes
Gente de
Banquetes

Vendedore

Matre

s
Auxiliares

Capitn

Meseros

Ayudantes

Jefe de Montajes

Funciones especificas del personal

de banquetes

Gerente de banquetes
Matre
Capitn
Meseros
Ayudantes
Vendedores
Auxiliares
Jefe de montajes

Descripcin de Eventos
Buffetes
Consiste
en que los asistentes degustan
canaps, botanas o entremeses, atractivamente
decorados y presentados en mesas de buffet.
Por lo general, los comensales permanecen de
pie y toman de los platones alimentos que
desean.
En otras ocasiones, los invitados degustan los
alimentos sentados a la mesa, pero sin sustituir al
autoservicio.

Definicin de evento

Es una tcnica de las ciencias sociales ya que

proporcionan la oportunidad de organizar la
investigacin.
Tambin puede convertirse en un procedimiento
para suscitar cambios en los individuos o en las
instituciones que ellos representan.
Toda tcnica grupal que facilite la movilizacin de
un grupo hacia determinada meta.

Ccteles y Recepciones.

Servicio de bebidas y canaps en un

ambiente informal (de pie), donde se
celebra un acontecimiento como Boda,
Promocin, Presentacin, Bienvenida, etc;
el montaje requerido es tipo Recepcin.

Desayuno, Comida y Cena

El servicio de alimentos y bebidas a la mesa ser

a la Rusa, donde el mesero cucharea los
alimentos del platn o sopera, al plato ya
colocado en la mesa.
Por lo general, se sirve un solo men, para todos
los asistentes, con tiempos de servicio
establecidos por el organizador. Este evento
podr tener la modalidad de Buffet, donde el
cliente se sirva directamente o lo ayude el
mesero.

Cena Baile

Se ofrecer un men especifico con

tiempos de servicio establecidos por el
organizador.
Se debe considerar que los invitados
bailaran durante el convivo, para lo cual se
instalara una pista apropiada al nmero de
concurrentes.

Coffe Break

Este servicio se proporciona en los

intervalos o descansos de juntas y
conferencias, en forma permanente o con
horario. Consiste principalmente en servicio
de caf, t, refrescos y pastas, con cargo
extra a la renta del saln, pero ya incluido
en el contrato.

JUNTA DE TRABAJO

Eventos especialmente enfocados a tratar asuntos que requieren

del trabajo y participacin de los reunidos, como: Seminarios,
Cursos de Capacitacin, etc.
Los participantes se acomodan en tablones para 3 personas cada
uno, o todas las mesas colocadas en forma de U. El montaje
recomendado ser tipo Escuela.
En las dos formas de colocar las mesas es necesario montar la
mesa de presidium, ceniceros y servicio de agua para todo el
saln.
Uso de apoyos audiovisuales

Conferencias, Seminarios y
Proyecciones.
Eventos donde solo existe un expositor
(persona o recurso audiovisual) y poca
participacin de los receptores. El montaje
utilizado ser de tipo Auditorio, donde al
frente se colocara, como para las juntas,
una mesa de presidium, con o sin
micrfono

MONTAJE PARA EVENTOS

Los diferentes tipos de montajes irn acorde
a las caractersticas del evento a realizar.

EVENTOS CORPORATIVOS

EVENTOS SOCIALES

MONTAJE PARA JUNTAS DE

TRABAJO

FORMA DE U
FORMA DE PEINE
FORMA DE T
FORMA DE I
TIPO AUDITORIO
TIPO ESCUELA

MONTAJE PARA EVENTO SOCIAL

TIPO COCTEL
RECEPCIN
BANQUETE
CENA BAILE
BUFFET

BODA
Una boda es una ceremonia religiosa
o civil, en la cual se celebra el
comienzo del matrimonio .
La ceremonia se compone de varias
partes, que pueden variar
dependiendo del rito, aunque las ms
comunes son el intercambio de anillos
y los votos nupciales

BAUTIZO
es un evento o ceremonia cristiana, un
rito de entrada a la religion cristiana.
En los bautizos, los bebs ( por norma
general) son recibidos por el
cristianismo. El sacerdote les bautiza
echandoles agua bendita sobre sus
cabezas iniciando as su vida cristiana.

PRIMERA COMUNION
La Primera comunin es la celebracin catlica que
conmemora la primera vez que alguno o algunos de
sus fieles reciben el sacramento de la Eucarista.
Generalmente son nios de entre siete y quince aos
quienes celebran su primera comunin, aunque es
posible tambin para cualquier miembro de la Iglesia
Catlica, siempre y cuando hayan recibido el bautismo

CONCIERTO
Funcin o evento pblico en la que
se cantan o se tocan
composiciones musicales:

FESTIVAL DEPORTIVO

CONGRESO
Reunin, generalmente peridica,
de varias personas previamente
elegidas para deliberar y tratar
sobre alguna materia o algn
asunto previamente establecido:

SEMINARIO
Es una tecnica de enseanza: basada en el
trabajo en grupo he intercambio oral de
informacion utilizada para trabajar y
profundizar desde el debate y analisis
colectivo en un tema predeterminado

CONFERENCIA
Conversar una o varias
personas con otra u otras
para tratar de algn asunto o
negocio.

DEBATE
Un debate es un acto de comunicacin en el
que participan dos partes o ms exponiendo
las diferentes ideas en torno a un tema que
resulta especialmente polmico. Por lo
general, se trata del encuentro entre dos
partes que tienen posiciones contrarias con
respecto a un mismo tema y exponen sus
ideas sostenindose sobre argumentos
slidos.

MESA REDEONDA
LA MESA REDONDA ES UNA DISCUSIN
INFORMAL, REALIZADA POR UN GRUPO
DE ESPECIALISTAS O EXPERTOS, PARA
ANALIZAR LOS DIFERENTES ASPECTOS
DE UN TEMA DETERMINADO, ACLARAR
CONTROVERSIAS O TRATAR DE
RESOLVER PROBLEMAS DE SU INTERS.

BUFFET
Mesa situada en la zona central o
visible del comedor en la que estn
expuestos los manjares y el comensal
esquien debe servirse

TIPOS DE MONTAJE
El montaje puede ser definido como la
ordenacin narrativa y rtmica de los elementos
objetivos del relato. Consiste en escoger (antes de
filmar o grabar la pelcula , o montar un evento),
ordenar y unir una seleccin de los planos a
registrar, segn una idea y una dinmica
determinada, a partir del guin, la idea del director
y el aporte del montajista.

HERRADURA

Servicios
Audiovisuales
con cargo
adicional:
Proyector de
Acetatos
Televisin y
Video
Videoproyector
Equipo de Audio
Laptop

O O RUSO

PARA BODAS, XV
AOS , O
EVENTOS
ESPECIALES

Tipo escuela

PARA
EVENTOS
COMO
CONFERENCI
AS,
SEMINARIOS.

Auditorio
PARA:
SEMINARIOS,
CONGRESOS,
CONFERENCIAS.
CUENTA CON
UN PODIUM Y
SERVICIOS
AUDIOVISUALES.

IMPERIAL

CENA, BAILE, COMIDA

PARA BODAS, XV
AOS , O
EVENTOS
ESPECIALES C/
ESPACIO PARA
MSICA, PISTA
DE BAILE TODO
SE HACE CON
MESAS Y
TABLONES.

MONTAJE TIPO O O RUSO:

MONTAJES TIPO U

MONTAJE TIPO U

MONTAJE TIPO T

MONTAJE TIPO PEINE

POLITICAS DE CONTRATACIN
ANTICIPOS
En caso de venta de A y B, no se cobrara la
renta del saln.
No incluye coffee break.
Anticipo de A y B se cobrar el 40% de la
venta total, incluyendo IVA y servicio.

Anticipo de renta sin venta de A y B se

cobrar el 50% de la renta
Horarios mixtos
Renta ms barata + 50% Renta ms alta
El saldo se liquidara con 48 hrs. de
anticipacin a la celebracin.
Cargos extras se liquidan el mismo da.

CREDITOS

LLENADO DE SOLICITUD

AUTORIZACIN DE CREDITO Y
COBRANZA

CARTA COMPROMISO DE LA CA
CONTRATANTE

GARANTIAS Y MONTAJE

En el momento del contrato se establecer

la cantidad de personas que se esperan
para el evento (GARANTIA).
Incremento de garanta %
10% para 200 personas
5% para mas de 200 personas
Pago extra si se rebasa la garanta pactada

CAMBIOS Y CANCELACIONES

Deber hacerse con un mnimo de anticipacin

de 10 das.
Se harn acreedores a una sancin econmica,
en caso de cancelar o cambiar en fecha posterior
a lo marcado.
Saln seleccionado requiere un mnimo de
personas, por lo que el evento se llevar a cabo
en el lugar que designe la empresa.

OTROS

La contratacin de msica o variedad, la

empresa se har cargo de permisos y
licencias ante las autoridades.
Cuando el cliente contrata de manera
independiente a los Msicos y Artistas el
ser el responsable de los permisos
requeridos.

Formas utilizadas en Organizacin de

eventos

Congreso
Reuniones que se realizan para estudiar
problemas de todo carcter.
Seminario
Tcnica de instruccin.
Simposio
Dialogo entre especialistas que se renen
para aportar puntos de e intercambiar
opiniones.

Elementos del proceso

administrativo
Etapa mecnica
a) Prevencin: qu se puede hacer?
b) Planeacin: qu se va hacer?
c)
Organizacin: Cmo se va hacer?
Etapa dinmica
a) Integracin: con qu y con quien se va hacer?
b) Direccin: ver que se haga
c)
Control

TIEMPO MNIMO DE
PLANEACIN DE UN VENTO
No DE
PERSONAS

MESES
MINMOS

MESES
MXIMOS

AOS

50 a 250

250 a 500

500 a 1000

1000 a 1500

1500 o ms

1 en adelante

LA ADMINISTRACIN DE REUNIONES
ES LA TCNICA DE COORDINACIN DE
RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y
FINANCIEROS PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS
ESTABLECIDOS
CON
MXIMA
EFICIENCIA
Y
MNIMOS
COSTOS

El proceso de la planeacin implica varios

aspectos, catalogados en niveles; las
tareas para elaborar este proceso tienen su
origen en lo que se desea realizar, el
objetivo al que se aspira llegar al termino
de un perodo determinado.

1.
2.
3.
4.

Objetivos o metas: Qu debe hacerse?

Polticas o principios: cmo y dnde
debe hacerse?
Planes o programas: Cundo y donde
debe realizarse?
Procedimientos y operaciones quin y
por qu es responsable?

Carcter de la convencin
Rama de actividad de los asistentes
Sexo y estado civil de los asistentes
Lugar y origen de los asistentes
Temas de desarrollo en el evento
No de convencionistas
Objetivo principal de la convencin
Duracin del evento

PARA PLANEAR UN EVENTO

OBJETIVO DEL EVENTO

TIPO DE EVENTO
TIPO DE ASISTENTES
SEXO Y EDAD DE LOS
ASISTENTES
No DE ASISTENTES
DURACIN DEL EVENTO
TIPO DE MONTAJE
TIPO DE SERVICIO
MEN

Contrato para un evento

Definicin:
acuerdo
de
voluntades
destinado a producir efectos jurdicos

Caractersticas: se llevaran de acuerdo a

las polticas de cada establecimiento.

Presupuesto para un evento

El presupuesto de un evento se calcula

tomando como base el nmero de
personas que asistirn y la forma de
recabar fondos. Cuando se elabora el plan
del evento hay que considerar varias
opciones, y despus, presupuestar a partir
de una serie de posibilidades, atendiendo
siempre a los costos.

Obtencin de cotizaciones:
Cuartos
Salones
Exposiciones
Determinar la cantidad de personal,
folletera y ayudas promocionales.

TIPO AUDITORIO
TIPO DE ESCUELA
TIPO CCTEL
TIPO RECEPCIN
TIPO BANQUETE
TIPO CENA-BAILE
TIPO BUFFET
FORMA DE T,U.I PEINE

FORMA DE

La organizacin de eventos dentro de una

comunidad, sea esta acadmica o no, cobra
importancia porque ellos constituyen una forma
ms de comunicacin entre los miembros al
interior del grupo y hacia el exterior, con otros
grupos.
Por lo tanto los organizadores debern contar con
elementos que apoyen su labor de tal forma que
los eventos programados cumplan sus cometidos

PORQUE SE ORGANIZA UN
EVENTO?

INTERCAMBIO DE IDEAS
PLANTEAMIENTO DE PROBLEMAS Y RESOLUCIN
ENSEANZA Y CAPACITACIN
DESARROLLO DE IDEAS PARA NUEVAS INICIATIVAS
RETROALIMENTACIN
EXPRESIN DE SENTIMIENTOS
FESTEJO DE DISTINTOS ACONTECIMIENTOS

Seleccionar una meta til.

As se identificaran los resultados especficos que
se desean obtener,
se seleccionaran las
herramientas y mtodos as como las
actividades para alcanzarlas.
UN EVENTO NO PLANEADO NI ORGANIZADO
CONDUCIR AL CAOS Y AL DESPERDICIO
DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES
1.

La planeacin es el curso de acciones por

seguir, de modo que se establezcan las
reglas, polticas y procedimientos que
habrn de orientar los objetivos, la
secuencia de las operaciones para
efectuarlos y la determinacion de tiempo,
elementos y presupuestos con que
lograrlos.

Son aquellos principios

generales que sirven
para
orientar
la
reunin; es decir son
Son
dictamenes
el objetivo de accin.
superiores que se
establecen, los cuales
no estan sujetos a
discusin, cambio o
alteracin.

Sealan la secuencia
cronolgica
ms
eficaz para obtener los
mejores resultados en
cada funcin concreta. Son aquellos planes que
establecen objetivos,
secuencia de acciones
y
tiempo
para
realizarlos.

El programa general de trabajo y su

calendarizacin de acciones muestra en
forma panormica la totalidad de acciones
que la reunin requerir a corto, mediano y
largo plazo y el organizador cuantificar
econmicamente cada una de las
acciones.

UNA VEZ ESTABLECIDOS LOS

PUNTOS DE LA PLANEACIN

EL COORDINADOR
Conformar un equipo de
personal que lo apoyara
en sus tareas.
De acuerdo a la magnitud
del evento se determinara
la cantidad y
caractersticas del
personal de apoyo para
las diferentes actividades
planeadas

Con la organizacin finaliza la etapa terica,

mecnica o estructural del proceso administrativo
de reuniones.
Define con toda claridad como se llevar a cabo
el evento, cuales sern los puestos establecidos
para tales efectos, que jerarquas tienen y que
responsabilidades, autoridad y funciones deber
desarrollar.

La organizacin se ha ideado con

base en la planeacin y las acciones
que esta requiera: adems se
manifiesta grficamente y por
escrito, establece las vas de
comunicacin
y
vincula
las
interacciones entre los diversos
comits

Es la primera etapa dinmica, practica u

operativa del proceso administrativo de
reuniones.
Se ejerce la integracin fsica de los
colaboradores que, en distintos niveles, se
harn cargo de acciones contempladas en el
plan de trabajo.
El equipo ser tan bueno como sus integrantes,
y de este depender el xito del evento

Aqu todo el equipo dirigido por el

organizador entra en juego y ejerce sus
conocimientos,
experiencias
y
profesionalismo para la realizacin exitosa de
cada compromiso.
Es decir la ejecucin de
las acciones
planeadas, as como las responsabilidad
de las personas a quienes se asignan,
ademas de las comunicaciones, la
supervisin y el logro acertado de cada
funcin, se manifiesta en esta etapa.

Con el control finaliza el proceso

administrativo de reuniones.
En un momento dado puede servir para
corregir desviaciones inadvertidas e
indiscutiblemente como base para realizar
eventos futuros.