Fredy Orlando Charchalac Baltazar

2008 109 48
Administracin y Organizacin
Escolar
Hannia Nineth Girn A.

CONCEPTO Y CLASES DE OFICINA

ORGANIGRAMAS
TIPOS DE ORGANIGRAMAS

DOCUMENTOS MERCANTILES
Son todos aquellas constancias escritas
que sirven para probar la realizacin de
una operacin mercantil. Estos pueden
ser negociables y no negociables.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
MERCANTILES
Negociables
No negociables

CLASES DE OFICINA

La pequea Oficina

La Oficina Centralizada

Es la que funciona con pocos Es aquella donde el control de las

de
diferentes
empleados, el dueo es el jefe y actividades
dependencias se realiza bajo la
tambin el gerente.
autoridad y poder de una persona.

CLASES DE OFICINA

La Oficina departamentalizada
Es aquella que se divide por
secciones, unidades, departamentos,
oficinas donde cada una es la que
realiza
sus
actividades:
Departamentos
de
importacin,
Departamento de suministros.

La Oficina parcialmente
centralizada
Es aquella que tiene secciones por
departamentos y otras actividades
estn centralizadas.

DIVISIONES IMPORTANTES DE LA
EMPRESA
La palabra empresa tiene un contenido muy amplio puesto que
abarca todas las sociedades mercantiles, civiles, de hecho,
individuales; todas ellas para realizar negocios, transacciones,
construcciones y proyectos.
Los elementos que le dan Recursos
forma a una empresa son:

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Humanos

Elemento vivo y
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Al formular la
organizacin deben
considerarse todas las
funciones que se van a
desarrollar dentro de
la empresa.

Entre las
divisiones de una
empresa se puede
mencionar:

1) Gerencia
2) Subgerencia
3) Secretaria
4) Contabilidad
5) Personal y Recursos Humanos
6) Compras
7) Ventas
8) Importacin y Exportacin
9) Produccin
10) Control y Supervisin de Productos
11) Publicidad
12) Almacn o Bodega
13) Relaciones Publicas
14) Informacin
15) Computo
16) Archivos

Niveles de Organizacin de
una Empresa
En la organizacin de una empresa se
consideran tres niveles:
1. Nivel directivo, institucional o
estratgico.
Se encuentran los accionistas,
propietarios, dirigentes y
funcionarios, los cuales establecen
estrategias, planes, funciones,
direccin y coordinacin.
2) Nivel corporativo, gerencial o
intermedio.
Se encuentran los gerentes, jefes,
mandos medios como la
contabilidad y la estadstica; es el
nivel que administra al nivel inferior
y cuida las decisiones que toma el
3) Nivel operativo, tcnico u
nivel.
operacional.
Es el que se encuentra en la parte
inferior de la organizacin, es el rea
de produccin donde las tareas son

NIVELES ORGANIZACIONALES
Existen dos instrumentos importantes a
travs de los cuales se explicitan las
estructuras organizativas:
El Organigrama
Es la representacin grafica de la
estructura
organizativa. Es un modelo abstracto
y
sinttico que permite obtener una
idea
uniforme de una organizacin.
Permite que los integrantes de la
organizacin
y las personas vinculadas a ella
conozcan, a
nivel global, sus caractersticas
generales.

El manual de organizacin
Es un instrumento sumamente til,
a travs de el cada jefe sabe
cuales son las funciones o
actividades, autoridad delegada y
responsabilidad exigida al rgano a
su cargo.

Dependiendo su
Contenido:

Estructurales: su objetivo es
representar grficamente los
rganos o unidades
administrativas que integran la
empresa, as como su jerarqua
o dependencia.
Funcionales: son los que
indican en el cuerpo de la
grafica las unidades y sus
interrelaciones y las funciones
principales que realizan los
rganos representados.
De integracin de puestos:
Estos indican dentro del marco
de cada administrativa, los
diferentes puestos
establecidos para la ejecucin
de funciones asignadas, plazas
existentes y requeridas y los
nombres de los que ocupan los

Dependiendo de su mbito de
aplicacin

Generales: Que son los que

representan los rganos
principales de la empresa y
sus interrelaciones bsicas.

Especficos: Son los que

ofrecen mayores detalles sobre
ciertos aspectos de la
organizacin de una unidad o
rea de la empresa.

Dependiendo de su
presentacin
Verticales: Se representan
las unidades de arriba para
abajo. El titular es quien
encabeza y los niveles
jerrquicos se ubican en
reglones: las lneas de
relaciones entre unidades se
colocan verticalmente.
Horizontales: Estos
representan unidades
ramificadas de izquierda a
derecha, colocando el rgano
superior en el extremo
izquierdo. Los niveles
jerrquicos se ubican en
Mixtos:
Se grafica la
columnas.
estructura organizacional de la
empresa, colocando
combinaciones verticales y
horizontales con el propsito
de superar las limitaciones de
un solo tipo.

ORGANIZACIN LINEAL

Ventajas

Es la forma estructural mas simple y llana que

se uso en la antigedad por los ejrcitos y clero
de la Edad Media.
Centralizar las decisiones, une al rgano o cargo
subordinado con su superior, y as
sucesivamente hasta la cpula de la
organizacin.

Su forma es simple y fcil de

comprender.
Presenta limpieza y transparencia
en las responsabilidades de cada
rgano.
Es fcil de crear.

Desventajas

La estabilidad y la constancia de
las relaciones formales pueden
conducir a la rigidez y a la
inflexibilidad de la organizacin
lineal.
No se responde de manera
adecuada a los cambios rpidos y
constantes de la sociedad moderna.

Es muy estable.
Es da fcil manejo.

Esta basada en la direccin nica

y directa, puede volverse
autoritaria.

ORGANIZACIN FUNCIONAL
Es la que aplica el principio de la especializacin
de las funciones para cada tarea; adems
separa, distingue y especializa.
Descentralizacin de las decisiones: las
decisiones de delegan a los rganos o cargos
especializados.

Ventajas

Desventajas

Existe ms especializacin en los

rganos.

Perdida de la autoridad de
mando.

Proporciona una mejor

supervisin tcnica.

Subordinacin mltiple.

Desarrolla comunicaciones
directas.

Tendencia a la competencia entre

los especialistas.

Ahorra tiempo y esfuerzo.

Tendencia a la tensin y a los

conflictos en la organizacin.

Divide las funciones de control y

planeacin de las de ejecucin.

Confusin en cuanto a los

objetivos.

ORGANIZACIN LNEA-STAFF
Esta organizacin surge de la unin de las
organizaciones lineal y funcional para aumentar
las ventajas de ellas y minimizar las
desventajas.
Uso simultaneo de caracteres lineales y
funcionales con predominio de las lneas.

Ventajas

Desventajas

Define la asesora especializada y

nueva bajo el principio de autoridad
nica.

El asesor generalmente tiene

mejor informacin acadmica, pero
menor experiencia.

Las actividades se juntan y

coordinan entre rganos de Lnea y
de Staff.

Al planear y recomendar, el
asesor no asume responsabilidad
inmediata por los resultados de los
planes que presenta.
Dificultad en la obtencin y el
mantenimiento del equilibrio
dinmico entre lnea y staff.

CENTRALIZACIN
Existe el rgimen de centralizacin
administrativa cuando los rganos se agrupan
colocndose unos respecto a otros en una
situacin de dependencia tal que entre todos
ellos existen un vinculo que, desde el rgano de
ms alto grado el rgano de nfima categora, a
travs de diversos grados en los que existen
ciertas facultades.
La relacin de jerarqua consiste en una relacin
de dependencia que implica ciertos poderes de
los rganos superiores sobre los inferiores.

DESCENTRALIZACIN
Segn Gabino Fraga, consiste en confiar la realizacin de
algunas actividades administrativas a rganos que guardan
con la administracin central una relacin que no es la de
jerarqua y termina diciendo; el nico carcter que se puede
sealar como fundamental del rgimen de descentralizacin
es el de que los funcionarios y empleados que lo integran
gozan de una autonoma orgnica y no estn sujetos a los
poderes jerrquicos.
Una diferencia fundamental entre la descentralizacin y la
centralizacin administrativas, es que en la centralizacin
todos los rganos que la integran estn ligados por la relacin
jerrquica que implica una serie de poderes superiores
respecto de los actos y de los titulares de los rganos
inferiores

Modalidades de la descentralizacin
Descentralizacin por regin: consiste en el establecimiento
de una organizacin administrativa destinada a manejar los
intereses colectivos que correspondan a la poblacin radicada
en una determinada circunscripcin territorial.

Descentralizacin por servicio

El estado tiene encomendada la satisfaccin de necesidad de
orden general, que requiere procedimientos tcnicos solo al
alcance de funcionarios que tengan una preparacin especial.

Descentralizacin por colaboracin

Se origina cuando el estado adquiere mayor injerencia en la
vida privada y cuando, como consecuencia, se le presenta
problemas para cuya resolucin se requiere una preparacin
tcnica de que carecen los funcionarios polticos y los
empleados administrativos de carrera.

DEPARTAMENTALIZACIN
Es el proceso que consiste en agrupar tareas o
funciones en conjuntos homogneos,
especializados en el cumplimiento de cierto tipo
de actividades. Generalmente adopta la forma
de gerencias, departamentos, secciones.
Existen dos modelos de departamentalizacin:

a) Por procesos: se
agrupan las actividades por
procesos o actividades,
maximizando el aspecto
especializacin.

b) Por objetivo: se divide cada sector

en subsectores que cuentan con iguales
objetivos que la unidad a la cual
representan, con lo que se optimiza la
coordinacin.
1. Departamentalizacin por
productos: se agrupan en las
funciones en relacin con las lneas
de productos.
2. Departamentalizacin por
mercadeo: se agrupan las
actividades en funcin del tipo de
cliente o canales de distribucin.

Tipos de
Diagramacin
Diagramacin Piramidal
vertical
Sus cargos jerrquicos superiores en el vrtice superior y los inferiores en la base.
Diagramacin Piramidal Lineal
Esta forma de representacin grafica no utilizada smbolos grficos, pero su
estructura es similar a la modalidad piramidal vertical.
Diagramacin AFNOR antiguo
La representacin de las posiciones se efecta en parte en el sentido horizontal
(para los niveles de mayor jerarqua) y el parte en el sentido vertical (para los
niveles inferiores).
Diagramacin Piramidal Horizontal
En esta grafica el perfil de la pirmide no se muestra apoyada sobre la base, sino
que se desarrolla de izquierda a derecha.
Diagramacin AFNOR actual
Se representa las posiciones de izquierda a derecha.
Diagramacin Circular
El grafico se muestra en forma de crculos. La jerarqua mxima se representa
dentro del circulo central. A partir de este los puestos continan en orden jerrquico.
Diagramacin Semicircular
Sigue los mismos lineamientos grficos, con la diferencia se su limitacin a la
representacin dentro de la mitad de un circulo.

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