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ORGANIZACIN Y COMUNICACIN

PRACTICA INTEGRADA

ORGANIZACIN
La organizacin es una combinacin de los recursos

humanos y materiales con el objeto de alcanzar un fin, por


lo que es necesario estructurarlo. La estructura no nace
espontneamente, sino es creada por las direcciones en
donde se debe definir las actividades que se van a
efectuar, las unidades y puestos de trabajo y
procedimientos para la mejor utilizacin de los mismos.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es la divisin de todas las

actividades de una empresa que se agrupan para formar


reas o departamentos, estableciendo autoridades, que a
travs de la organizacin y coordinacin buscan alcanzar
objetivos.
La estructura de una organizacin se encuentra dividida
por dos grandes reas: La estructura formal e informal.

ORGANIZACIN FORMAL

ORGANIZACIN INFORMAL

FASES DEL PROCESO ORGANIZATIVO (ORGANIZACIN


FORMAL)
Determinar claramente la actividad que se va a realizar; esto es, qu vamos a hacer.
Efectuar la divisin de esta actividad.
Ordenar las divisiones y sealar las personas que se responsabilizarn de cada una de

ellas.
Establecer los medios materiales y humanos que requiera cada divisin, fijando el papel de

cada uno de ellos.


Implantar un sistema de comunicacin que permita que las distintas partes de la

organizacin tengan la informacin necesaria para tomar las decisiones de su


competencia.
Fijar un sistema de control.

DIVISIN DEL TRABAJO


El creciente nmero de tareas que se llevan a cabo en una empresa y la complejidad que

pueden llegar a alcanzar hacen necesaria la divisin del trabajo.


De este modo, la distribucin de la actividad de la empresa en las diversas tareas

individuales y la agrupacin de stas en bloques ms o menos homogneos conformarn


una serie de unidades que se denominan departamentos, divisiones o reas funcionales.
Estas unidades pueden estructurarse segn varios criterios:
-Organizaciones jerrquicas:
Funcionales
Por producto
Por mercados
Por grupo de clientes
Mixta

-Organizaciones no jerrquicas:

DEPARTAMENTALIZACIN

Es

la agrupacin en departamentos, de actividades


similares relacionadas entre s lgicamente y dirigidas por
un solo departamento. Departamentalizacin significa :
Agrupacin de actividades en unidades organizacionales y
agrupacin de estas unidades en una organizacin total

DIVISIN FUNCIONAL

La divisin funcional sucede cuando se establece una estructura basada en la

especializacin por conjuntos de tareas relacionadas entre s o por distintos procesos


dentro de cada nivel. Esta divisin se realizar segn las diferentes reas funcionales.

DIVISIN POR PRODUCTOS

Si las divisiones se hacen de acuerdo con las particularidades de fabricacin y

comercializacin de los productos, los sectores industriales o los proyectos, se


est llevando a cabo una divisin por productos.

DIVISIN POR MERCADOS

Cuando el criterio de especializacin que prevalece depende de los

diferentes tipos de mercado en los que la empresa acta, se trata


de una divisin por mercados. La tipologa puede ser amplia y surge
de la necesidad de segmentacin del mercado.

Muchas empresas suelen agrupar sus actividades para que reflejen un inters primordial

en los clientes, que son la clave de la estructura cuando cada grupo de clientes es
administrado por un gerente de departamento: un buen ejemplo de ello es el
departamento de ventas industriales de un mayorista que tambin vende a detallistas.
Los propietarios de empresas y sus gerentes a menudo conforman sus actividades de esta

manera a fin de atender los requisitos de grupos de clientes bien definidos

DIVISIN MIXTA

Al estructurar los distintos departamentos mediante algunos de los

criterios anteriormente citados, y aplicndolos a la vez


(funcionalmente, por productos y por mercados), se est fijando una
divisin mixta. Determinadas situaciones pueden requerir este tipo
de planteamiento.

UNIDADES ESTRATGICAS DE NEGOCIOS


Sin contradecir lo sealado hasta este momento, es posible

establecer en el nivel ms alto de la empresa unas unidades que se


gestionarn de forma individualizada, con su propia estrategia y
medios, como si se tratase de negocios distintos, llamadas Unidades
Estratgicas de Negocio (UEN).
Estas unidades se plantean en empresas que se dirigen a diferentes
clientes, y satisfacen diversas necesidades y/o utilizan tecnologas
que no tienen nada en comn.

AUTORIDAD

Es el derecho que posee una persona en decidir y mandar en una organizacin.


Autoridad de Lnea
Autoridad de Staf
Autoridad Funcional

CULTURA ORGANIZACIONAL

Se llama Cultura Organizacional al Conjunto de creencias y de

valores compartidos que proporcionan un marco comn de


referencia, a partir del cual las personas que pertenecen a una
organizacin tienen una concepcin ms o menos homognea de la
realidad y, por tanto, un patrn similar de comportamientos ante
situaciones especficas.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de

manera detallada las operaciones que integran los procedimientos


administrativos, en el orden secuencial de su ejecucin, y las
normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la
organizacin compatibles con dichos procedimientos.

OBJETIVOS
Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin.
Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada rea de trabajo.
Describir grficamente los flujos de las operaciones.
Servir como medio de integracin y orientacin para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar

su incorporacin a su unidad orgnica.


Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Cooperar a la correcta realizacin de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del

trabajo.
Establecen un sistema de informacin recuperable y accesible.
Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a travs de la descripcin de tareas, y requerimientos.
Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo, evitando la repeticin de instrucciones y

directrices.
Sistematizar la iniciativa, aprobacin, publicacin y aplicacin de las modificaciones necesarias en la

organizacin.
Hacen posible establecer una induccin, adiestramiento y capacitacin del personal, ya que describen

en forma detallada las actividades de cada oficina.

LA COMUNICACIN
Se entiende la comunicacin como el acto que permite la

transmisin e intercambio de ideas, pensamientos y


sentimientos entre las personas. Se considera una relacin
interactiva y dinmica y se define como el proceso
mediante el cual dos o ms personas intercambian ideas,
conocimientos, informaciones y opiniones por diferentes
medios, con la finalidad de lograr comprensin, dando
origen a un intercambio permanente de significados entre
ellas.

ETAPAS DEL PROCESO DE LA COMUNICACION

Transmisin del mensaje: transmitir el mensaje previamente elaborado a travs del canal o

canales seleccionados para unir el emisor con el receptor.


Recepcin: es cuando el receptor recibe el mensaje mandado por el emisor. Este tiene que

estar dispuesto a recibirlo.


Decodificacin del mensaje: al recibir el mensaje el receptor lo decodifica, traduciendo y

transformando el conjunto de seales transmitidas.


Retroalimentacin: se dice que es una comunicacin bilateral porque el emisor enva un

mensaje al receptor y este le enva su contestacin sobre el mensaje que el emisor le ha


mandado y as sucesivamente.

TIPOS DE COMUNICACIN

Interna
Externa
Formal
Informal

FORMAS DE COMUNICACIN
La comunicacin interna puede organizarse en tres tipos, teniendo

en cuenta la direccin en que circulan los mensajes. Conocerlos


permitir aplicar las herramientas ms convenientes para cada uno,
y as lograr una autntica cultura de comunicacin en la empresa,
que tenga en cuenta todas sus dimensiones.
Comunicacin Ascendente
Comunicacin Descendente
Comunicacin Horizontal

NIVELES DE LA COMUNICACIN
Nivel

cultural: La comunicacin se establece entre distintas


instituciones de una sociedad. Los cdigos utilizados son la lengua,
el dialecto o incluso el acento.
Nivel organizacional: El mbito de la comunicacin en este nivel es
el de las organizaciones de produccin. Se utilizan cdigos
especficos como los trminos tcnicos o la jerga propia de la
profesin.

Nivel interpersonal: La comunicacin se establece entre las

personas dentro de los grupos. A travs de este sistema el individuo


presenta su propia imagen a los dems.

PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
Anlisis- Diagnstico

Investigacin del pblico, tanto objetivo como potencial


Investigacin interna, a travs de anlisis de clima laboral y evaluacin del plan de comunicacin
interna
Investigacin externa, evaluacin de la imagen externa de la empresa
Investigacin de la competencia, para conocer qu es lo que nos falta ofrecer, lo que tenemos que
cambiar o lo que debemos explotar
Comit de comunicacin

Crear un grupo de especialistas en comunicacin (el jefe o director de comunicacin de la propia


empresa, un consultor externo, tcnicos, entre otros) que adems de evaluar al plan de forma
peridica, buscar implementar otras estrategias para mentalizar a la empresa de la necesidad de
dicho plan y de la importancia de llevarlo a cabo.

Objetivos de comunicacin

Establecer las metas que se quieren conseguir a travs del plan


Estrategias

De acuerdo a los resultados obtenidos de cada diagnstico y de acuerdo a los objetivos


propuestos, proponer estrategias que ayuden al logro de los mismos.
Lo dicho, estudiando tambin los puntos fuertes y dbiles de cada estrategia, as como sus
oportunidades de triunfo y sus amenazas.
Establecimiento de acciones concretas

Conocer lo que se quiere hacer, cmo, cundo, dnde, porqu, a travs de qu, etc. Es decir,
estableciendo adems de las estrategias, circunstancias, recursos, reas implicadas y
resultados previstos.

Calendario y presupuesto

Fijar fechas para las acciones que se llevarn a cabo, y dar a conocer cunto
costarn.
Herramientas de control
Despus de determinado tiempo, implementar mecanismos de evaluacin y control
de resultados.

HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIN
Existen muchas herramientas disponibles para ponerla en prctica. Cada empresa puede

optar por las que se adapten mejor a sus posibilidades u objetivos.


Manual de empleado.
Publicacin institucional o "newsletter".
Cartelera.
Circulares
Reuniones
Correo electrnico.
Buzn de sugerencias
Videoconferencia
Intranet

GRACIAS POR SU ATENCIN!!!