Manejo del Control de Existencia

Rendiremos
cuentas por
cada galn!!!

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Metas del Mdulo

Comprender los roles de los individuos y del comit de
prdidas de petrleo con respecto a la identificacin y anlisis
de las variaciones de existencias

Ser capaces de preparar/analizar los informes diarios y

mensuales sobre existencias a granel

Saber como establecer las metas de prdidas en la terminal

para productos voltiles y no-voltiles

Ser capaces analizar y conciliar las variaciones de existencia

de las expectativas

Familiarizarse con las causas principales de variaciones en

existencias y las acciones correctivas posibles

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Responsabilidades del Gerente Sobre Inventarios

Manejar el inventario de productos segn los requisitos de

PCM
Establecer los Factores de Expectativa de Prdida (LEFs)
sobre base anual con la meta de reducir ganancias/ prdidas

Preparar y analizar mensualmente los informes sobre Control

de Existencia y variaciones

Someter mensualmente los resultados al Comit de Prdida de

Producto para anlisis y endoso cuando sea necesario

Desarrollar un plan de accin para reducir o eliminar las

variaciones

Entrenar al personal en los procedimientos de control de

existencias

Asegurar el cumplimiento de los requerimientos de seguridad

de la compaa

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Responsabilidades del Comit de

Prdidas de Producto
Conducir mensualmente las reuniones del Comit (Cluster)
Revisar y endosar los Factores de Expectativa de Prdida
Revisar/investigar las variaciones que excedan los lmites
Revisar/endosar un plan de accin para monitorear el
progreso

Publicar las minutas de las reuniones del Comit de Prdida

de Producto

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Factores de Expectativa de Prdida - LEFs

LEFs fijados para cada producto por volumen y porcentaje
LEFs calculados en Enero y endosados por el Comit de Prdida de

Producto
Revisar LEFs si condiciones previas varan significativamente durante
el ao

Basado en:
Datos histricos
Clculos del Modelo Teortico

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Datos Histricos
LEFs para destilados se calculan solamente con datos histricos
Los datos histricos se usan como un componente de la
determinacin del producto voltil

Usar mnimo de al menos 3 5 aos de datos histricos de

desempeo chequear por consistencia de las variables

Eliminar los datos que muestran puntos de variaciones inusuales

Corregir los cambios hechos para corregir los errores
Ganancia es posible pero requiere un anlisis cuidadoso

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Clculos con Modelo Teortico

Usado para productos voltiles Mogas/Avgas
Basado en las frmulas/datos API
Se puede usar una herramienta basada en PC para calcular
programas tales como ECISENA

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Entrada al Programa ECISENA

Nombre de la Terminal

Promedio de temperatura
ambiente

Cambio diario promedio de

temperatura

Promedio de la velocidad del

viento

Nmero de rampas de carga

Movimiento estimado por
tanque

Reid V.P. de los producto(s)

Llenado estimado por rack de
carga

Capacidad de trabajo para

tanques

Medida de vaco promedio

para cada tanque

Color de pintura/condicin

Tipos de tanques
Dimetro de cada tanque
Mtodo de carga en los racks

del tanque
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Entrada al Programa ECISENA

Reporte de Prdida de la Terminal

Expectativa anual de prdida (volumen / %)

Prdida esperada por tanque

Prdida esperada por producto
Prdida esperada de carga por rack

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Fijar LEFs de la Gasolina

Usar combinacin de modelo computarizado y datos histricos
Nunca colocar una meta por encima de los niveles histricos a
menos que:

Operaciones anteriores difieran sustancialmente de lo histrico

Cambios grandes en los equipos justifiquen nuevo nivel

Revisar datos/clculos si lo histrico y lo teortico varan

sustancialmente

Si lo calculado est muy por encima de las necesidades

histricas investigar si los medidores, etc. estn entregando de
ms

Si lo calculado est muy por debajo del histrico, necesita

mayor investigacin en todas las reas de control/medidas

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Fijar Porcentaje/Volumen de Expectativas

Expectativas anuales % =

100 x Prdida anual esperad (volumen)

Ene. 1 inventario + Ingresos anuales esperados

Expectativas mensuales (volumen) =

Prdida anual esperada (volumen)

12

Lmites reportables (mes) = LEF +/- 0.05%

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Efecto del Inventario del 1ro de Enero

Base Case
O Inv.
Jan
1067.0
Feb
1158.2
Mar
1169.7
Apr
1024.9
May
926.6
Jun
935.3
Jul
1199.8
Aug
1174.2
Sep
1248
Oct
1233
Nov
765.9
Dec
705.5
Jan
404.1

Rec
605.0
506.0
503.0
552.0
850.0
822.0
707.0
894.0
599.0
503.0
612.0
413.0

Del
512
493
646
648
839
555
730
817
612
968
670
713

7566.0

8203

Book
1160.0
1171.2
1026.7
928.9
937.6
1202.3
1176.8
1251.2
1235.0
768.0
707.9
405.5

Phy
1158.2
1169.7
1024.9
926.6
935.3
1199.8
1174.2
1248
1233
765.9
705.5
404.1

Loss OI + Rec 1/12 Jan OI+Rec

1.8 0.108%
0.259%
1.5 0.095%
0.252%
1.8 0.115%
0.304%
2.3 0.142%
0.359%
2.3 0.120%
0.245%
2.5 0.132%
0.274%
2.6 0.147%
0.327%
3.2 0.163%
0.326%
2.0 0.120%
0.291%
2.1 0.134%
0.355%
2.4 0.143%
0.342%
1.4 0.095%
0.279%
25.9

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0.300%

Efecto del Inventario del 1ro de Enero

Doubling O.Inv
Same monthly Rec/Del & Loss
O Inv.
Rec
Del
Jan
2134.0
605.0
512
Feb
2225.2
506.0
493
Mar
2236.7
503.0
646
Apr
2091.9
552.0
648
May
1993.6
850.0
839
Jun
2002.3
822.0
555
Jul
2266.8
707.0
730
Aug
2241.2
894.0
817
Sep
2315.0
599.0
612
Oct
2300.0
503.0
968
Nov
1832.9
612.0
670
Dec
1772.5
413.0
713
7566.0
8203

Book
2227.0
2238.2
2093.7
1995.9
2004.6
2269.3
2243.8
2318.2
2302.0
1835.0
1774.9
1472.5

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Phy
2225.2
2236.7
2091.9
1993.6
2002.3
2266.8
2241.2
2315.0
2300.0
1832.9
1772.5
1471.1

Loss
OI + Rec
1.8 0.066%
1.5 0.057%
1.8 0.068%
2.3 0.086%
2.3 0.077%
2.5 0.085%
2.6 0.092%
3.2 0.106%
2.0 0.073%
2.1 0.080%
2.4 0.087%
1.4 0.055%
25.9 0.267%

1/12 OI+Rec
0.230%
0.219%
0.264%
0.315%
0.224%
0.250%
0.294%
0.299%
0.257%
0.308%
0.304%
0.237%

Monitoreo de la Variacin del Inventario

Inventarios fsicos realizados al menos semanalmente
Revisin mensual de variaciones en los productos y conciliacin versus
expectativas

Se requiere verificacin total independiente del inventario al menos

anualmente incluyendo revisin de la medicin del tanque y de las
tablas de conversin de temperatura paralelo clculos manuales
versus sistemas

Reportes Mensuales de Prdida de Producto para determinar

integridad, por otro que no sea el preparador, al menos anualmente

Chequeo al azar de ajustes/dados de baja para chequear razonabilidad y

aprobacin/endoso adecuados

Tomar acciones correctivas si se descubren variaciones inusuales

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Investigacin de Variacin del Inventario

La conciliacin diaria de medidores es un importante paso

inicial (Ambiente)
Chequeo mensual inventario de libros versus fsico (neto)

Monitorear las variaciones acumulativas del ao a la fecha

A causa de las diferencias de divisor, los porcentajes no son tan
buenos como volmenes para comparaciones mensuales de
prdidas. (Mejor as que avance el ao)

Rpida investigacin si las variaciones exceden los lmites

reportables

Preparar reporte sobre los hallazgos de la investigacin al

Comit de Prdida de Producto

Tomar rpidas acciones correctivas:

Calibrar los medidores cuanto sea necesario

Entrenar personal cuando se requiere
Escribir/revisar los procedimientos escritos cuando sea necesario
Otras acciones segn aparezcan
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Ganancias / Prdidas en Temperatura

Debe ser chequeado contra el desempeo histrico para
cuidar de las manipulaciones de temperaturas usadas para
calcular los volmenes Netos especialmente cuando los
racks no estn automatizadas y la lectura de las
temperaturas es manual

El Reporte de Existencia a Granel debe ser chequeado

mensualmente, para verificar que las temperaturas
promedio ms bajas, ms altas
usadas estn dentro de los
parmetros esperados

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Informes de Inventario SAP

Plan Meter Reconciliation (YMMERE05)

Display Material Stocks Within a Time Interval (ZAMTPIR2)
List and Download Material Documents (YMSURP42)
Terminal Oil Gain/ Loss Report (YMSURP100)
Closing Inventory Control Report (ZAMINVC1)
Exchange Balance Report (MC10)

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Causas Potenciales de Variaciones

de Inventarios
Conciliaciones diarias de contadores no realizadas
apropiadamente

Medidores fuera de calibracin

Tanques fuera de calibracin tiempo, tipo de producto
Cintas / plomadas / Termmetros daados o imprecisos
Medidas de nivel / temperaturas de tanques imprecisas
Determinacin incorrecta de temperatura de entrega
Sensores de temperatura en localizaciones incorrectas

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Causas Potenciales de Variaciones

de Inventarios
Uso incorrecto de tablas de conversin
Lecturas / clculo de densidades equivocadas
Clculos de volmenes estndar equivocados
Prestamos de productos no realizados a condiciones
estndar

Lneas de recibo / entrega no empacadas

consistentenmente

Prdidas de producto durante el drenaje de tanques

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Causas Potenciales de Variaciones

de Inventarios
Prdida de producto no tomadas en consideracin durante
calibracin del contador

Agua contada como producto despus del recibo. Poco tiempo de

asentamiento. Fondo cnico

Contabilidad incorrecta de producto devuelto

Contabilidad deficiente de productos consumidos en la
operacin

Contabilidad incorrecta de lodos e interfases durante los recibos

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Causas Potenciales de Variaciones

de Inventarios
Rotura de fondo de tanques
Rotura de tuberas enterradas
Prdidas durante la limpieza de tanques
Seraphin con calibracin inadecuada
Daos en contadores
Aumento de niveles en tanques por pase durante los
recibos

Inadecuado manejo de contenido de lneas

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Causas Potenciales de Variaciones

de Inventarios
Tanques en condiciones deficientes - dando como resultado
prdidas mayores de las esperadas:
. Vlvulas de P&V mal calibradas
. Sello de pantallas / techos flotantes en mal estado
. Pintura en malas condiciones
. Juntas / soldaduras / vlvulas defectuosas permiten
escape
. Fondos con movimiento segn nivel de producto

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Causas Potenciales de Variaciones

de Inventarios
Robo siempre una posibilidad
. Vlvulas cerradas con candado ?
. Sellos colocados adecuadamente donde se requieren ?

. Sellos revisados peridicamente ?

. Sistemas de seguridad de computadores activados?
. Personal no autorizado en la planta ?

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Monitoreo de Variacin del Producto - Resumen

La meta del programa es reducir las variaciones de existencias
Los pasos importantes para alcanzar esa meta incluyen:

Monitoreo continuo de las variaciones versus LEFs

Rpida investigacin de todo exceso y tomas de acciones correctivas

Meta de afinar la variacin, como se necesite, para adaptarla a las

condiciones existentes

Mantenimiento apropiado del equipo

Entrenar al personal en los procedimientos de manejo del producto

Fomentar el enfoque en equipo dentro del personal de la terminal con

vistas al programa de control de inventario

Conocer los informes disponibles de control de inventario

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